Emails im Griff – Der Weg zum Inboxzero

Viele von Euch kennen das: Du wirst von einer niemals endenden Flut von Emails erschlagen. Der Email-Eingangskorb füllt sich und ehe Du Dich versiehst, sind dort unzählige unbearbeitete Emails aufgelaufen.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Und es geht immer weiter, da der Strom an elektronischer Post nie abschwächt. Er nimmt eher zu und somit herrscht früher oder später das Gefühl der Ohnmacht und der Resignation.

Dieses Gefühl kenne ich nur zu gut. Vor ein paar Jahren wurde ich von der Email-Lawine erfasst und überrollt. Ich stellte mir damals die Frage:

Ist es überhaupt möglich, meinen Email-Eingangskorb wieder in den Griff zu bekommen?

Nach mehreren Jahren kann ich mit Sicherheit behaupten: Ja, es ist möglich und es fühlt sich ausgesprochen gut an. Du wirst den Tag mit einem leeren Email-Eingangskorb beenden, einem Inboxzero, und Du wirst das Gefühl lieben.

Es ist aber kein einfacher Weg. Du musst Deine ganze Herangehensweise an das Thema Emails ändern. Aber es lohnt sich. Du wirst das Gefühl, wieder Herr der Lage zu sein genießen und nicht mehr missen wollen.

Auf dem Weg zum Inboxzero sind die folgenden fünf Punkte essentiell:

1. Emails nur bearbeiten, wenn die Zeit dazu ist

Gucke nur dann in Deine Email Eingangskorb, wenn Du wirklich Zeit dazu hast, die Nachrichten direkt zu bearbeiten. Auf keinen Fall solltest Du zwischen zwei Terminen, mal eben die Emails überprüfen. Ich rate in diesem Zusammenhang auch davon ab, Emails mit dem Mobiltelefon abzurufen.

Nimm Dir für die Bearbeitung der Emails die dafür notwendige Zeit und gucke wirklich nur dann in Deinen Email Eingangskorb.

2. Leere den Eingangskorb komplett – Inboxzero

Das ist das wichtigste Ziel! Bevor Du schlafen gehst, müssen alle Emails bearbeitet und die Inbox komplett geleert sein. Das bedeutet nicht, dass Du alle Emails beantwortet hast, aber Du hast alle Emails bearbeitet.

Den Unterschied zwischen ‚bearbeitet‘ und ‚beantwortet‘ erkläre ich unter Punkt 3.

3. Bearbeiten, bis zum Inboxzero

Jetzt heisst es loslegen. Lese oder überfliege jede einzelne Email nur ein mal und entscheide sofort, wie Du damit weiter verfahren möchtest. Fordert Dich die Email zu einer Handlung auf, gibt es die folgenden drei Möglichkeiten:

Machen

Ich verfahre hier strickt nach der Zwei-Minuten-Regel von David Allen. Wenn die Email in zwei Minuten beantwortet werden kann, mache ich es sofort, egal ob wichtig oder unwichtig. Somit ist die Email direkt bearbeitet und ich kann Sie aus meinem Eingangskorb entfernen.

Delegieren

Ist jemand in Deinem Team besser geeignet die Email zu beantworten, schicke die Email direkt weiter. Wie Du richtig delegierst, habe ich in einem Blogpost beschrieben:

‚Delegieren, aber richtig‘

Um die delegierten Emails nachzuhalten, empfiehlt es sich, einen eigenen Ordner im Email Programm anzulegen. Ich verschiebe solche Emails, nachdem ich sie delegiert habe, direkt in den Ordner ‚Waiting for‘. So kann ich bei Gelegenheit und Bedarf nachfassen.

Zurückstellen

Alles was ich machen muss, mich aber mehr als zwei Minuten kostet, nehme ich in meine To-Do-Liste auf. Dort versehe ich die Aufgabe mit einem festen Datum, bis wann ich die Email beantwortet haben möchte.

Viele Task-Management-Programme haben eine Email-Unterstützung. Oftmals kann ich die Email einfach an das Programm weiterleiten oder ich kann innerhalb des Email-Programms sofort eine Aufgabe aus der Email generieren.

Jetzt bleiben noch die Emails, welche mich nicht direkt zu einer Handlung auffordern. Die sind ganz einfach zu handhaben:

Löschen

Das ist die einfachste und auch beste Möglichkeit. Wenn Du die Informationen auch später nicht brauchst, einfach löschen.

Archivieren

Wenn Du glaubst, dass Du die Information der Email zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen könntest, archiviere die Email. Google Mail und auch Mail von Apple bieten diese Funktion direkt und unkompliziert an.

Sollte Dein Email-Programm diese Funktion nicht anbieten, erstelle einfach einen Ordner ‚Archiv‘ und verschiebe die entsprechenden Emails in diesen Ordner.

Fange aber nicht an, Dir ein kompliziertes Ablagesystem zu überlegen. Lege einfach alles in einen Ordner. Mit Hilfe der modernen Suchfunktionen findest Du auch so alles direkt wieder.

4. Benutze Email-Regeln und Filter

Mit Regeln und Filtern landen von vornherein schon viele Emails nicht mehr in Deinem Eingangskorb. Aber keine Angst, für die Einrichtung musst Du kein Computerexperte oder Programmierer sein.

Hier ein paar Beispiele, welche Filter absolut Sinn machen:

Alle Emails, bei denen ich nur in CC gesetzt werde, wandern bei mir automatisch in den ‚CC‘ Ordner. So muss ich mich in meinem Posteingang nicht mit solchen Emails beschäftigen. Diesen Ordner gucke ich mir nur an, wenn ich viel Zeit habe.

Für Newsletter und andere regelmäßigen Emails habe ich eine ‚Newsletter‘ Regel mit einem entsprechenden Ordner. So bleibt mein Eingangskorb auch frei von solchen Emails.

5. Setze sinnvolle Hilfen und Werkzeuge ein

Als echter Email-Ninja solltest Du bei der Bearbeitung Deiner Emails weitestgehend auf die Maus verzichten und möglichst alles über Tastaturkürzel erledigen. Du wirst feststellen, dass spart eine Menge Zeit.

Ein weitereres wichtiges Werkzeug, welches ich nicht mehr missen möchte, ist mein Autovervollständiger oder auch Textbaustein-Programm.

Auf meinem Mac benutze ich dazu DashExpander. Alle wiederkehrenden Textbausteine habe ich dort hinterlegt. Über ein Kürzel werden diese abgerufen und ich spare bei dem Beantworten von Emails wertvolle Zeit.

Fazit

Du wirst am Anfang ein wenig Zeit brauchen, Dich an diese Vorgehensweise zu gewöhnen. Aber mit der Zeit wirst Du feststellen wie schnell Du mit dieser Methode wirst.

Selbst als 200-plus-Emails-am-Tag Mensch solltest Du so nie mehr als zwei Stunden am Tag für die Abarbeitung Deiner Emails benötigen.

Bleibe am Ball und lasse Dich nicht von anfänglichen Rückschlägen entmutigen. Spätestens nach ein paar Wochen wirst auch Du wieder Herr über Deine Emails sein und jeden Abend beruhigt mit einem leeren Email Eingangskorb den Arbeitstag beenden.

Wie gehst Du mit Deinen Emails um? Bist Du ein echter Email-Ninja und Inboxzero? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.