Gestern war wieder einer dieser Tage. Obwohl ich es eigentlich besser wissen sollte, hatte ich den Arbeitstag mit einem Blick in meinen Email-Eingangskorb begonnen.
Für den Tag hatte ich mir viel vorgenommen, doch dann, nach dem ersten Blick in meine Inbox, rückten die wichtigen Aufgaben in weite Ferne. Ich war sofort im eher hektischen ‚Reaktionsmodus‘. An konzentriertes und vor allen Dingen fokussiertes Arbeiten war nicht mehr zu denken.
Und so verbrachte ich den großen Teil des Vormittags mit der Abarbeitung meiner Emails. Gegen Mittag war ich schon ziemlich erledigt und ausgepowert. Ihr kennt das…
Dabei ist es doch so einfach und erfordert ‚nur‘ etwas Disziplin, sinnvoll und produktiv in den Tag zu starten.
Die wichtigste Aufgabe
Am Ende jedes Arbeitstages überlege ich mir immer, welche die eine wichtige Aufgabe ist, die ich morgen unbedingt erledigen möchte. Dies ist meistens eine wirklich wichtige Aufgabe. Ein Aufgabe, die mich meinen Zielen und Träumen ein Stück näher bringt.
Diese Aufgabe versehe ich in meinem Taskmanager Todoist mit der Priorität 1. Grundsätzlich versehe ich immer nur eine Aufgabe am Tag mit der höchsten Priorität.
Der Morgen
Noch bevor ich überhaupt mein Email-Programm starte, erledige ich immer als Erstes diese eine wichtige Aufgabe.
Ganz frisch und konzentriert gehe ich ans Werk und ich lasse mich dabei auch durch nichts ablenken. Soweit zumindest die Theorie… aber ganz im Ernst: Mit der Zeit und einiger Übung gelingt es mir immer besser.
Erst nachdem ich die Aufgabe erledigt und in Todoist abgehakt habe, öffne ich mein Email-Programm.
Die Umstellung
Mir ist die Umstellung sehr schwer gefallen. Anfangs war es richtig hart, die Email-App erst gegen Mittag zu starten. Lächerlich? Vielleicht, aber ich hatte wirklich Probleme und anfangs ständig ein ungutes Gefühl.
Zu Anfang habe ich es nur an ein bis zwei Tagen in der Woche versucht, meinen sogenannten Produktivitätstagen. Dadurch war die Umstellung nicht so radikal und deutlich einfacher.
Wenn sich der Erfolg einstellt, wird es Dir gehen wie mir und Du wirst jeden Tag genau so beginnen wollen.
Fazit
Auch wenn es sich anfangs etwas ungewohnt anfühlt, den Arbeitstag nicht mit dem Blick in den Email-Eingangskorb zu beginnen, wirst Du später, nachdem Du die wichtigste Aufgabe des Tages erledigt hast, dieses Gefühl lieben.
Bevor die tägliche Email-Flut auf Dich einfällt wie eine Lawine auf ein verlassenes Schweizer Alpendorf, warst Du schon richtig produktiv, Du hast schon richtig was geschafft und vor allen Dingen: Du hast eine wirklich wichtige Aufgabe erledigt.
Versuche also das Email-Programm erst nach der wichtigsten Aufgabe des Tages zu öffnen. Und wenn es Dir wie mir geht und Du am Anfang Schwierigkeiten bei der Einhaltung hast, fange mit ein bis zwei Tagen in der Woche an.
Wie startet Ihr produktiv in den Tag? Wann beantwortet Ihr Euer Emails zum ersten Mal? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
Wunderbarer Tipp. Allein schon deshalb hat es sich für mich gelohnt, deinen Newsletter abonniert zu haben. 🙂
Da gebe ich Dir uneingeschränkt recht. Auch ich kämpfe hier immer wieder… aber wenn man es oft genug praktiziert, gelingt es einem immer wieder!
Hallo Lars,
vielen Dank für deinen Artikel. Du zeigst hierbei direkt einen wichtigen Punkt, wenn es um produktiven Arbeiten geht. Ablenkungen abschalten und E-Mail gehört sicher zu einen der Dinge, durch die wir uns mit am leichtesten ablenken lassen.
Einen sehr wichtigen Aspekt bringst du aber erst hier in den Kommentaren. Es geht nicht darum, sich ’sklavisch‘ an eine Zeit zu halten an der man mit den E-Mails beginnt. Es geht um den bewussten Umgang mit den E-Mails. Ich persönlich bin ja der Meinung, dass genau das der Punkt ist; die Dinge mit der notwendigen Achtsamkeit anzugehen.
Wir hetze alle oft genug von Aufgabe zu Aufgabe. Ohne dabei den Wert dieser zu erkennen, ohne zu wissen ob sie (für mich!) wichtig oder dringend ist, ob ich meinen Zielen näher komme.
Liebe Grüße Frank
schnell ein paar Zeilen aus Hamburg. Ich bin intensiver Nutzer von Schlagworten, das gibt einem eine große Flexibilität. Zusätzlich versuche ich Schlagwörter zu vereinheitlichen, also nicht nur evernote sondern auch bei Day One, MoneyControl, aber auch bei meinen social media Aktivitäten, dort heißen sie nur #hashtag. Ansonsten versuche ich meine Rechnungen sofort zu begleichen und nur einmal in EN zu archivieren. Ich lese diesen Blog ausgesprochen gern!
Hallo Lars, Deinen Ansatz kann ich nachvollziehen. Bei meinem Setup würde das so allerdings nicht funktionieren, da ich im Büro mit Outlook arbeite. Daher gehe ich etwas anders vor. ich öffne morgens mein Outlook und „scanne“ in wenigen Minuten meinen Posteingang. Dinge die nur gelesen werden müssen, lege ich mit Hilfe einer vordefinierten Aktion direkt im Lesen Ordner ab. Wichtige Aktionen kommen direkt in den Action Ordner. Schnell zu beantwortende (< 2min.) E-Mails arbeite ich fix ab. Somit ist mein Eingang in der Regel nach maximal einer halben Stunde leer. Dann arbeite ich meine von mir angelegten Aufgaben konzentriert ab. Danach geht es an Aufgaben im Action Ordner und bei entsprechender Zeit an den Lesen Ordner.
Hallo Herr Bobach, Danke für den Artikel. Bis von Kurzem hätte ich auch die Idee „unterschrieben“, den Posteingang möglichst selten zu checken. Inzwischen wurde mir jedoch klar, dass das so nicht funktioniert. Warum?! Nun, Informationen sind für die Bearbeitung der Themen wichtig. Und Informationen kommen meist per E-Mail. Wenn es um zeitkritische Themen geht, ist ein halber Tag eine „Ewigkeit“. Das bedeutet, ich muss immer ein Auge auf die Informationslage haben. Sonst kann ich meinen Auftrag nicht zielgerichtet bearbeiten. Viele Grüße Erwin Zauner
Danke für Deinen Kommentar, lieber Erwin.
Deine Herangehensweise und die Aussage, ein halber Tag sei eine Ewigkeit, halte ich für bedenklich. Wenn wir uns und unserem Gegenüber heutzutage nicht mal einen halben Tag für die Reaktion auf einem Email lassen, ist das bedauernswert.
Ausnahmen sind aus meiner Sicht nur Arbeitsplätze im Bereich Helpdesk, Callcenter, o.ä. Da kommt es auf eine schnelle Reaktion an.
Lieber Herr Bobach, Sie haben natürlich vollkommen recht. Aber ich bewege mich derzeit in einem Umfeld, in dem sich sehr schnell vieles ändert. Und diese neuen Informationen müssen entsprechend verarbeitet werden. Sonst leidet das Ergebnis. Ggf. ist da E-Mail nicht mehr das richtige Tool.
Das kann schon sein. Für Teams gibt es viele gute und sinnvolle Email-Alternativen.
Bzgl. Emails: Vielleicht ist der sanfte Übergang etwas für Dich und Du versuchst es mal mit nur einem Produktivitätstag in der Woche. Du wirst erstaunt sein, wie produktiv Du plötzlich bist 🙂
Lieber Herr Bobach, tolle Idee, die Gewohnheit des morgendlichen Blicks in den E-Mail Eingang mit vorerst einem Produktivitätstag zu ändern.
Mir hilft auch der Vorsatz: Nur heute (!) schaue ich nicht vor 16 Uhr in meinen E-Mail-Eingang. Und wer nichts dringendes verpassen möchte, kann ja mit E-Mail-Regeln und der Benachrichtigungsfunktion experimentieren. Toll ist dafür auch die VIP-Funktion auf dem iPhone.
Herzliche Grüße
Thomas Kiefer
Danke für Deine Ergänzung, lieber Thomas.
Toller Artikel! Ich werde das auch versuchen – zuerst mit einigen Tagen in der Woche. Denn email und social media sind echte Zeiträuber. Danke für den Anstoß!
Immer gerne. Berichte mal, wie es bei Dir klappt und ob Du produktiver bist. Würde mich über Dein Feedback freuen 🙂