In der Serie ‚Emails nach dem LGTD-Prinzip‘ gebe ich Tipps zum bewussten Umgang mit dem Dauerthema Email. Denn eines ist klar, Emails sind ein ewiges Ablenkungs-Störfeuer gegen konzentriertes und produktives Arbeiten.

In dem ersten Teil der Serie, habe ich mich mit der wichtigsten Aufgabe des Tages befasst. Mit der einen Aufgabe, die unbedingt vor dem Öffnen der Email-App erledigt werden sollte.

Falls Dir das an einem oder mehreren Tagen der Woche gelingt, wäre das schon einmal ein Meilenstein und ein Riesenschritt, sich erfolgreich dem Email-Diktat zu entziehen.

Heute widme ich mich einem aus meiner Sicht mindestens genau so wichtigen Thema: Der Blockbearbeitung.

Was ist Blockbearbeitung?

Aufgaben, die denselben Fokus, dasselbe Umfeld und die gleiche Ebene haben, werden zusammengefasst und hintereinander weg abgearbeitet. Als Block, ohne Unterbrechungen und Ablenkungen durch andere Dinge.

Blockbearbeitung ist somit vom Prinzip her genau das Gegenteil von Multitasking, was aus meiner Sicht der Killer jedweder Produktivität ist und sowieso nicht funktioniert.

Wir brauchen nach einer Ablenkung von unserer Arbeit 15 Minuten, um wieder voll konzentriert bei der eigentlichen Sache zu sein. 15 Minuten!

Irre, wenn man bedenkt, was man in diesen 15 Minuten alles hätte erledigen können, wäre man bei dieser einen Aufgabe geblieben. Und genau da setzt die Blockbearbeitung ein.

Und bei Emails?

Die Email-Bearbeitung ist das perfekte Umfeld für eine Abarbeitung in Blöcken. Aber was heißt das konkret?

Die Email-App nur öffnen, wenn Du die Zeit und Lust hast, Deine Emails direkt abzuarbeiten. Nicht mal eben Emails ‚checken‘, während man noch bis zu den Ellenbogen in einer anderen Arbeit steckt. Nein, nur dann anfangen, wenn Du wirklich die notwendige Zeit und Muße hast. Am Ende der Email-Bearbeitung sollte ganz konsequent der Inboxzero , d.h. der leere Eingangskorb erreicht werden.

Das bedeutet natürlich auch, dass Du, wenn Du alle Emails erledigt hast, die Email-App auch gleich wieder schließt und sie nicht im Hintergrund weiter laufen lässt.

Und erst dann wieder öffnen, wenn wieder Zeit für den nächsten Email-Block ist.

Bei mir gibt es in der Regel nur drei Email-Blöcke am Tag: gegen 10:00, 14:00 und 18:00 Uhr.

Gibt es Hilfsmittel?

Als ein sinnvolles und sehr gutes Hilfsmittel kann ich die Pomodore-Technik empfehlen. Diese Technik hat mir gerade zu Beginn der Blockbearbeitung sehr geholfen.

Die Grundidee hinter der Pomodore-Technik ist ein Timer, den man in der Regel auf 25 Minuten stellt. In den 25 Minuten macht man nichts anderes als die Abarbeitung eines Blocks, wie zum Beispiel die Emails. Nach 25 Minuten kommt immer eine fünfminütige Pause. Danach kommt der nächste 25 Minuten-Pomodore-Block.

Der Name kommt übrigens aus dem Italienischen für Tomate. Wie eine Tomate werden auch die Aufgaben und Konzentrationsphasen in kleine Scheiben geschnitten.

Für die Pomodore-Technik gibt es natürlich auch einfache kleine Apps. Ich nutze auf meinem Mac dazu das kleine kostenlose Menulet Pomodore Time. Die Pro-Version der App kann Tasks mit dem iPad und dem iPhone synchronisieren.

Wo funktioniert es noch?

Blockbarbeitung kannst Du in vielen Deiner Arbeitsbereiche einsetzen. Ich nutze es zum Beispiel bei den folgenden Arbeiten:

• Schreiben von Artikeln
• Social-Media Aktivitäten
• Beantworten von Kommentaren
• Telefonaten
• Erstellen von Präsentationen
• Aufzeichnen von Videos

und natürlich Emails.

Dir werden für Deinen Arbeitsbereich bestimmt noch weitere und sinnvolle Möglichkeiten der Blockbearbeitung einfallen.

Fazit

Das ständig geöffnete Email-Programm ist eine schlechte Angewohnheit und ein echter Produktivitätskiller. Ablenkungen und Unterbrechungen sind Tür und Tor geöffnet. Ein fokussiertes Arbeiten ist auf Dauer nicht möglich.

Daher das Email Programm immer nur bewusst ein paar Mal am Tag öffnen und die Emails direkt in einem Rutsch abarbeiten bis zum leeren Eingangskorb, dem Inboxzero. Nach getaner Email-Abarbeitung das Programm direkt wieder schließen.

Ein gutes Hilfsmittel für das konzentrierte Arbeiten in Blöcken ist die Pomodore-Technik.

Hast Du Fragen zur Blockbearbeitung? Wo setzt Du bereits Blockbearbeitung ein? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.