Eure Fragen zu Workflows mit GoodNotes und MeisterTask, SAP mit iPadOS und mehr

Workflows mit GoodNotes und MeisterTask, Nutzung von SAP mit dem iPad unter iPadOS, diese Fragen sind nur einige, die uns über die E-Mail fraglars@larsbobach.de und über die Kommentare im YouTube Kanal erreichten. Mittlerweile bekommen wir wieder deutlich mehr Fragen, als wie wir hier beantworten können. Wir lesen aber alle und suchen dann die Fragen aus, die uns für die Community interessant erscheinen. Kurz zu beantwortende Fragen, werden aber auch von Wolfgang direkt beantwortet, ohne das wir sie veröffentlichen. Herzlichen Dank auch an Euch für Eure Informationen und Anregungen zu den Fragen, die wir auch an den jeweiligen Fragesteller weiterleiten.

Links

Deine Adresse für Fragen, Anregungen, Lob und Kritik: fraglars@larsbobach.de
Die erwähnten Online-Kurse findet Ihr unter https://akademie.larsbobach.de
Unsere MDD Selbstmanagement-Botschafter (https://selbstmanagement-akademie.de/die-mdd-botschafter/)

Handschriftliche Kalender:
The paperlike interactive digital Journal https://paperlike.com/pages/interactive-digital-journal
Digitales Journal „Paperless Movement“ von Tom Solid https://shop.paperlessmovement.com/collections/digital-journals

Urlaubsplanung:
GoodNotes
Evernote
Google Docs
Office 365

Synchronisation und Datensicherheit von GoodNotes:
OneNote – https://www.onenote.com/download?omkt=de-DE

SAP mit iPadOS – Infos und Links:
1. SAP pdf-Dokument: SAP GUI for HTML Limitations
2. First parts of SAP Fiori 3 available for on-premise customers – SAP S/4HANA and SAP Business Suite
3. Touch-Enablement of the Classical UIs

Verlinkung auf externe Dateien in GoodNotes
OneNote – https://www.onenote.com/download?omkt=de-DE

Was kommt in den Kalender, was in die ToDo-Liste?
YouTube Video „Big rocks“ (https://youtu.be/zV3gMTOEWt8)
Der perfekte Kalender – Online-Kurs

MeisterTask
MeisterTask testen und dann mit 15 Prozent Rabatt upgraden unter: https://meistertask.de/lars

MeisterTask Workshop

Die Themen

1. Handschriftliche Kalender

Vor einigen Folgen ging es um handschriftliche Kalender. Dazu erreichten uns zwei Rückmeldungen. Die erste kam von Volker, er empfiehlt „the paperlike interactive digital Journal„. Das ist ein vorgefertigtes Journal für das iPad, für Noteshelf und GoodNotes mit Verlinkungen zwischen Monat und Tagen, wo man in Kästchen seine handschriftlichen Eintragungen vornehmen kann. Der zweite Vorschlag kam von Daniel aus der Schweiz. Es gibt von Tom Solid ein digitales Journal namens „Paperless Movement„, was mit Notizprogrammen genutzt werden kann.

Diese Lösungen beinhalten aber alle nicht, dass meine handschriftlichen Eintragungen auch in Maschinenschrift, zum Beispiel in meinem Google-Kalender eingetragen werden, so dass auch weitere Teammitglieder die Termine zur Verfügung haben. Darauf zielen die dazu gestellten Fragen doch meistens ab.
Wer also eine Lösung weiß, wo die handschriftlichen Termine auch in Maschinenschrift umgewandelt, synchronisiert und für das Team einsehbar sind, bitte teilt sie uns mit.

2. Mehrfachnutzung mit GoodNotes

Horst und seine Frau möchten eine Urlaubsreise machen und planen dafür mit GoodNotes. Nun möchte Horst wissen, ob es möglich ist, dass sie auf dasselbe Notizbuch zugreifen und Änderungen durchführen können.

Grundsätzlich kann man in GoodNotes keine Notizen oder Notizbücher teilen. Wenn Ihr allerdings mit der gleichen Apple-Id arbeitet, so habt Ihr den gleichen Datenbestand in der Cloud. Das ist aber keine elegante Lösung und Lars rät auch dazu, dass jeder eine eigene Apple-Id haben sollte, sonst wird es sehr kompliziert bei anderen Dingen.

Apps für Urlaubsplanung
Je nachdem wie umfangreich geplant wird, kann man für eine ganz einfache Planung eine Evernote-Notiz benutzen. Wenn einer Evernote schon hat, kann er andere dazu einladen, ohne das der einen eigenen zahlbaren Evernote-Account haben muss. Dazu muss dann nur die Notiz geteilt werden. Es könnte aber auch ein Google Docs-Dokument sein oder etwas in Office 365. Ist jedoch etwas Größeres und Umfänglicheres geplant, kann man auch MeisterTask dazu nutzen und dort ein Board dafür einrichten.

3. Synchronisation und Datensicherheit von GoodNotes

Marc muss mit drei verschiedenen Betriebssystemen arbeiten. Auf der Arbeit verwendet er einen Windows PC, unterwegs ist er geschäftlich über ein Android Samartphone zu erreichen. Notizen und E-Mails bearbeitet er außerhalb des Büros mit dem iPad und speichert geschäftliche wichtige Notizen und Informationen in GoodNotes. Was ihn nun beschäftigt ist Folgendes: GoodNotes synchronisiert die Daten in die iCloud, wo es für die anderen von ihm genutzten Geräte keinen Zugriff gibt. Daher exportiert er die relevanten Daten manuell. Falls sein iPad einmal defekt sein sollte, muss er, um an seine Daten zu gelangen erst ein neues Apple Gerät besorgen, um dann dort wieder Zugriff auf seine in der iCloud gespeicherten Daten zu erhalten.
Er fragt nach einer Möglichkeit, auch außerhalb des „Apple-Universums“, auf die Daten zugreifen zu können.

Die erste Möglichkeit, die Lars einfällt, wäre ein Wechsel zu einen System, was auf allen Plattformen funktioniert, wie zum Beispiel OneNote. Wenn man auf all den drei genannten Plattformen unterwegs ist, wäre das eine Möglichkeit seine Daten synchron zu halten.

Falls Marc aber mit GoodNotes auf dem iPad weitermachen möchte, gibt es gute Nachrichten. Es kommt jetzt wieder die automatische Synchronisation für GoodNotes mit dem neuen iPadOS. Die Beta-Version gibt es bereits. Damit lassen sich die Daten wieder automatisch in die Dropbox oder auch Google Drive synchronisieren, so dass diese dort dann in lesbarer Form auch für andere Plattformen zur Verfügung stehen.

4. SAP mit iPadOS

Die nächste Frage kommt von Christian, einem unserer Botschafter der MDD-Selbstmanagement-Akademie. Er schreibt, dass in seiner Firma SAP als Warenwirtschaftssystem genutzt wird. Er fragt, ob wir Kenntnis darüber haben, ob das Programm mit dem neuen iPadOS ausschliesslich mobil nutzbar ist?

SAP ist nun nicht gerade ein Thema, das in unser Repertoire fällt. Wolfgang hat es sich aber nicht nehmen lassen und hat Kontakt zu SAP aufgenommen. Er hat auch Informationen zurückbekommen, der Tenor hierbei: Es kommt darauf an …. Unter bestimmten Bedingungen, ab bestimmten Versionen und wenn bestimmte ältere Technologien im Hintergrund (z.B. Active-X) nicht verwendet werden, sollte es laut SAP sehr gut möglich sein. Wolfgang hat Euch die Infos zum Download zusammengestellt. Im Zweifelsfall solltet Ihr Euch aber an SAP wenden.

5. Digitales Briefpapier

Joachim schreibt: „Ich arbeite mit macOS und iOS und suche eine Möglichkeit pdfs mit digitalem Briefpapier (z.B. Angebote / Rechnungen) zu erstellen. Unter Windows geht das mit dem Programm pdf24 ganz prima, nur leider habe ich im Apple-Universum (wenn möglich für das iPad Pro) noch keine Lösung gefunden. Könnt Ihr mir helfen?“

So ein Programm hat Lars bisher noch nicht benötigt, denn das Briefpapier ist in der Warenwirtschaft hinterlegt. Für Konzepte oder ähnliches verwendet er bzw. sein Team eine Google Docs Vorlage, wo das Logo ebenfalls bereits hinterlegt ist. Rechnungen und Angebote sollte man direkt mit einem ERP-System erstellen. Da gibt es viele gute Programme auf dem Markt.

Wolfgang würde generell so ein „mergen“ von Dokumenten nicht empfehlen, sondern man sollte sich direkt ein entsprechendes Programm suchen, dass cloudbasiert ist und mit dem man auch mit dem Steuerberater direkt zusammenarbeiten kann. In diesen Programmen kann man dann auch sein digitales Briefpapier hinterlegen.

6. Verlinkung auf externe Dateien in GoodNotes

Martin arbeitet bereits seit einiger Zeit mit dem iPad Pro. Er nutzt GoodNotes 5 und hat eine VPN-Verbindung zu seinem Server. Auf dem Server hat er in Kundenordnern weiterführende Dokumente abgelegt auf die er zugreifen möchte. Wenn er sich in einem GoodNotes Dokument auf seinem iPad befindet, möchte er dort einen Link einbauen, mit dem er dann über die Dateien-App auf den Server kommt.

Diese Form der Verlinkung wird durch GoodNotes nicht unterstützt. GoodNotes bietet die Möglichkeit Requests einzureichen, über die auf der Seite für zukünftige Funktionalitäten auch abgestimmt werden kann. Da gibt es auch schon diese Anfrage, aber es funktioniert zur Zeit nicht und es ist auch nirgendwo angekündigt, dass es zeitnah kommen wird. Hier nochmal der Hinweis auf OneNote. OneNote kann das, ist aber eben anders. Also da einfach mal mit einem Kunden ausprobieren.

7. Was kommt in den Kalender, was in die ToDo-Liste?

Otmar hat unseren GoodNotes-Kurs durchgearbeitet und hat nun noch eine Frage zu ToDo-Listen. Es geht ihm um die Abgrenzung zwischen Kalender und ToDo. Wann ist etwas eine Aufgabe, also ein Todo und wann trägt man es in den Kalender ein?

Grundsätzlich ist der Kalender das wichtigste Selbstmanagement-Tool was man hat. Darin wird die wichtigste Resource, nämlich Deine Zeit, verwaltet. Dort sollte auch alles notiert sein, was Dir wichtig ist. Wenn man beispielsweise ein wichtiges Konzept oder Angebot erstellen muss, sollte man sich dafür Zeit im Kalender reservieren. Todo-Listen kann man beliebig voll machen, die meisten Aufgaben werden sowieso nie abgehakt und erledigt werden. Laut einer Umfrage werden nur etwas 40 Prozent aller in ToDo-Apps erfassten Aufgaben erledigt. Grund, man hat gar keine Zeit dafür. Eben diese Zeit wird im Kalender verwaltet. Man sollte also die wichtigen Dinge fest im Kalender eintragen und einplanen. Lars hat für sich jeden Morgen „Fokus-Zeit“ eingeplant, in der er dann solche wichtigen Dinge erledigt. Insofern gehören für Lars auch wichtige Aufgaben in den Kalender. Stephen Covey, der amerikanische „Selbstmanagement-Papst“, laut Forbes-Liste einer der fünfundzwanzig einflussreichsten Amerikaner überhaupt, nennt das „big rocks first“. Schaut Euch dazu gerne mal das Video auf YouTube an.

8. MeisterTask: Aufgaben aus E-Mails generieren

Die letzte Frage kommt heute von Marco. Er hat sich ein MacBook Air zugelegt und fragt, wie er aus einer empfangenen E-Mail eine Aufgabe in MeisterTask generieren kann. In Outlook klappte das ganz gut, aber wie funktioniert es mit Apple-Mail?

Grundsätzlich bietet MeisterTask für jede Spalte eine eigene E-Mail Adresse an, an die man seine E-Mails weiterleiten kann. Für jede E-Mail, die ich an diese Spalte schicke, erstellt MeisterTask dann eine eigene Karte. Dabei wird die Betreff-Zeile zur Bezeichnung der Karte. Der Rest der E-Mail landet in der Beschreibung der MeisterTask-Karte. Auch eventuelle Anhänge der weitergeleiteten E-Mail werden als Anhang in der Aufgabe abgespeichert.

Falls man Spark als E-Mail Programm benutzt, kann man MeisterTask direkt in Spark verlinken, so dass man mit einem Swipe die E-Mail an die betreffende Spalte in einem MeisterTask-Board weiterleiten kann.

Mit der Weiterleitungsfunktion arbeiten wir auch hier in der Redaktion. So sammeln wir Eure eingehenden Fragen in einem MeisterTask-Board, wo sie gesichtet und im besten Fall ausgewählt werden. In dieser Weise kann man auch ein kleines Ticket-System einrichten, indem man eine spezielle E-Mail Adresse direkt über eine Weiterleitung an ein MeisterTask-Board in eine Eingangs-Spalte schickt. Dort können sich dann die Mitarbeiter, die für sie interessanten E-Mails heraussuchen oder sie werden zugeteilt.

Am 30. Oktober 2019 gibt es zu MeisterTask auch einen Tages-Workshop mit Lars in Leverkusen. Informationen und die Anmeldemöglichkeit findet Ihr unter https://larsbobach.de/meistertask/.