Eure Fragen zu Phrase Express, GoodNotes, zum Fokus Planer und mehr

Eure Fragen bezogen sich wieder einmal auf GoodNotes, aber auch zu der App für Textbausteine „Phrase Express“. Auch zum neuen Fokus Planer von Lars gingen Fragen ein. Also wieder viele interessante Themen, die wir hier für Euch zusammengestellt haben.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Links

MDD Workshop
Der Fokus Planer von Lars
Produktiv mit Textbausteinen – Gunnar Bartels
Phrase Express
Evernote
Evernote Online-Kurs
GoodNotes
GoodNotes 5 Online-Kurs
MeisterTask Workshop
MeisterTask Online-Kurs

Die Themen

1. Apple Pencil mit Word und Excel

Ralf hat uns den Hinweis gegeben, dass es in den aktuellen iPad Versionen möglich ist, in den Word und Excel Programmen von Office 365 den Apple Pencil zu benutzen.

2. Tipps für Office Programme

Pius darf beruflich nur die Office 365 Tools einsetzen. Von ihm kommt die Frage, ob es in den „Frag Lars“ Folgen auch etwas mehr Infos und Tipps zu den Office-Programmen gibt.

Lars kann natürlich nur Tipps zu Produkten geben, die er oder seine Mitarbeiter auch benutzen und mit denen er sich auskennt. Bislang setzt er keine Microsoft Produkte ein, was aber nicht heißt, dass es in Zukunft so sein wird. Die Office-Anwendungen sind weit verbreitet und Microsoft hat nach der Meinung von Lars eine gute Entwicklung gemaacht. Sollte er zukünftig mit den Microsoft Produkten arbeiten, was er nicht ausschließen möchte, so wird es dann auch dazu Tipps geben.

3. Fokus Planer

Katharina hat von dem Fokus Planer gehört, den Lars herausbringen wird. Ihre Frage ist, ob es diesen dann auch in digitaler Form geben wird.

Ja, den Fokus Planer wird es auch digital für das iPad geben. Wobei Lars noch nicht sicher ist, ob er das gut findet, da das handschriftliche Planen ein großer Erfolgsfaktor ist. Man schafft sich durch das Planen auf Papier eine Insel der Ruhe und kann viel fokussierter arbeiten. Auf dem iPad können Störungen auftreten, wie E-Mail Popups oder andere Arten von Ablenkungen.
Deshalb ist Lars gespannt, wie der Fokus Planer in Papierform oder auch digital bei Euch ankommen wird und hofft dann auf Euer Feedback.

4. Phrase Express

Sebastian hat eine Frage zu Phrase Express. Lars hatte Gunnar Bartels, den Kopf und Erfinder des Tools auch schon als Interviewgast. Das Interview könnt Ihr Euch hier anhören oder lesen: Produktiv mit Textbausteinen – Gunnar Bartels.
Sebastian nutzt Phrase Express auf dem Windows-Rechner auf der Arbeit und möchte es auch mit dem iPad Pro nutzen. Dabei hat er das Problem, dass die iOS Version von Phrase Express keinen richtigen Support für eine Hardware-Tastatur bietet. Er würde gerne formatierten Text in Textbausteinen mit einer Hardware-Tastatur verwenden. Er fragt, ob Lars eine Lösung dafür kennt.

Leider kennt Lars da auch keine Lösung. Er nutzt auch die boardeigenen Mittel für Kurzbefehle und da eben die Textbausteine. Er hat sich aber auch bei Phrase Express Textbausteine hinterlegt und hilft sich dann mit Copy & Paste, indem er zwei Fenster aufmacht und die Bausteine mit Drag & Drop rüberzieht. So ist dann die Formatierung dabei. Sicher nicht sehr komfortabel, am besten ist, wenn alle, die daran interessiert sind, den Chef von Phrase Express mal bezüglich einer Hardwaretastaturunterstützung anschreiben. Die Kontaktdaten findet Ihr in dem erwähnten Interview

5. Ablage mit GoodNotes statt mit Evernote

Keine Folge ohne eine GoodNotes Frage. Diesmal kommt sie von Kevin. Wenn GoodNotes mittlerweile soviel kann, Dokumente einscannen, ablegen, Text erkennen usw., warum benutzt Lars dann noch Evernote?

Evernote hat gegenüber GoodNotes doch noch einige Vorteile. Zum Beispiel lassen sich in Evernote sehr einfach E-Mails ablegen und bietet auch Schnittstellen zu E-Mail Programmen wie z. B. Spark. Oder mal eben einen Screenshot oder eine Webseite hinterlegen, nicht zu vergessen, die kontext-basierte Suche. Da bietet Evernote doch noch deutlich mehr als GoodNotes.
Zum anderen hat Lars mittlerweile über 15.000 Dokumente in Evernote. Die kann man nicht so einfach nach GoodNotes exportieren.

Da hat Lars folgenden Workflow: Wenn er ein Projekt hat, sammelt er zunächst alles, was dazu gehört in einen Ordner in GoodNotes, wie beispielsweise Scans, Rechnungen etc. und bearbeitet die Dokumente dort. Ist das Projekt dann abgeschlossen, nimmt er das Ganze und exportiert es nach Evernote, das er als zentrales Archiv zur Datenablage benutzt.

Teamkollaboration ist bei GoodNotes nicht möglich, Evernote bietet da rudimentäre Ansätze, wie zum Beispiel die Möglichkeit Dokumente zu teilen.

6. Scans in vorhandenes GoodNotes 5 Dokument einfügen

Ralfs Frage ist, ob es möglich ist Scans in ein vorhandenes GoodNotes Dokument einzuzufügen.

Das ist möglich. Dazu geht man aus dem Dokument in die Miniaturansicht, drückt dort auf das Pluszeichen und bekommt dort dann die Scanfunktion angeboten. Voraussetzung ist, man hat das neue iPadOS installiert.

Screenshot Scan in GoodNotes-Dokument einfügen

7. Scanvorgang in GoodNotes 5 verkleinert Dokumente

Michaela ist aufgefallen, dass ein mit GoodNotes eingescanntes DIN A4 Blatt später nicht mehr in DIN A4 vorliegt. Anscheinend kommt das Seitenformat während des Vorgangs abhanden. Es wird immer kleiner dargestellt.

Lars ist das noch nicht aufgefallen. Wenn er etwas digitalisiert hat, hat er es danach nicht wieder ausgedruckt. Ist das denn wirklich so wichtig? Wolfgang hat einen Tipp aus seiner Praxiserfahrung: Beim Drucken nie das Druckformat vom Drucker nach Seitenformat auswählen lassen, sondern immer skalieren lassen.

8. MeisterTask Alternative

In Helges Firma werden MS Office Produkte eingesetzt, andere sind nicht zugelassen und dürfen nicht installiert werden. Bislang wird in seiner Firma OneNotes eingesetzt, um im Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Um die E-Mails zu reduzieren, fragt er nun nach einer Alternative zu MeisterTask, das von Lars immer angeführt wird, um damit alle kontextbezogenen Nachrichten abzulegen.

Das kann Lars auch nicht beantworten. In der Office-Welt gibt es da seines Wissens nichts vergleichbares, um die Teamkollaboration mit dem Workflow so umzusetzen, wie mit Trello oder MeisterTask. Bei MeisterTask braucht aber nichts installiert zu werden. Man kann es komplett im Browser nutzen. Da es ein deutscher Anbieter mit deutscher Cloud ist, sollte der Datenschutz auch kein Thema sein. Vielleicht sollte Helges Überlegung in diese Richtung gehen.

Ansonsten ist für Lars zur Reduzierung von E-Mails eine kontext-basierte Ablage wichtig. Man muss also überlegen, wo soll die Kommunikation zu einem Dokument, wie zum Beispiel der BWA, stattfinden? Da sollte es doch auch im OneDrive die Möglichkeit geben, dort an einer Stelle sich über Dokumente auszutauschen. Oder wenn es um ein Projekt oder um einen Kunden geht, dass man in der Kundenakte kommuniziert.

Das war es mal wieder für heute. Möchtest auch Du mit einer Frage Teil der „Frag Lars“ – Folge sein? Dann schreibe eine E-Mail mit Angabe Deines Themas aus den Bereichen Selbstmanagement, Unternehmertum, Selbständigkeit oder papierloses Büro an fraglars@larsbobach.de.

Interessierst Du Dich für den „Mach Dein Ding“- Workshop? Die neuen Termine für 2020 sind online. Worauf wartest Du? Informationen unter https://larsbobach.de/mdd/