Eure Fragen zu Workflows auf dem iPad, G Suite und mehr

Diesmal werden Eure Fragen zu den Themen Workflows auf dem iPad, MDD Selbstmanagement-Akademie, G Suite, MeisterTask und zu Notiz-Apps beantwortet. Also eine bunte Mischung, da sollte für jeden etwas dabei sein. Ab Mitte Juni 2019 dürft Ihr Euch dann zusätzlich zu Podcast und Blogartikel wieder auf „Frag Lars“ Video-Folgen bei YouTube freuen.

Die Themen dieser Ausgabe

1. Feedback zur MDD Selbstmanagement-Akademie“

Chris hat über die MDD Selbstmanagement-Akademie gelesen, was es da so gibt und an wen sich die Akademie richtet. Er glaubt, auch auf Grund von den Aussagen der Teilnehmern, dass das nichts für normale Angestellte ist, sondern nur etwas für Führungskräfte und Selbstständige. Denn so Dinge, wie den perfekten Kalender oder die morgendliche MDD-Zeit, hält er für normale Angestellte für unrealistisch.

Lars sieht das komplett anders. Natürlich ist die MDD Selbstmanagement-Akademie für Führungskräfte und Selbstständige gedacht, aber auch für jeden, der es werden will. Wenn man vorwärts kommen will, sind das Tools, die man umsetzen muss, gerade auch „der perfekte Kalender“. Im Webinar zum perfekten Kalender werden auch Beispiele gegeben, wie das für jemanden im Angestelltenverhältnis aussehen kann.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

2. MeisterTask und Kalender

Samuel ist von Trello zu MeisterTask umgestiegen. Neben den Vorteilen, die MeisterTask ihm bietet, gefällt ihm jedoch die Kommunikation zwischen MeisterTask und seinem Kalender nicht. Samuel fragt nach einer Best Practice, um den Kalender mit MeisterTask synchron zu halten.

Das Erste, was Lars sich da fragt, ist, warum will man die beiden miteinander verknüpfen? Lars hat keine Verknüpfung und kann daher auch kein Best Practice geben.

Es gibt aber wohl eine iCal-Integration. Dieser „iCal-Feed“ lässt sich bei MeisterTask aktivieren, so dass man dann seine aktiven Tasks bzw. Karten in seinem iCal-Feed angezeigt bekommt. Dieser Feed lässt sich dann in jedem Kalender abonnieren. Es gibt bei MeisterTask auch eine gute Anleitung dazu. Einfach mal in der Hilfe danach suchen.

3. Notiz-Chaos verhindern

Nadine macht sich während einer Weiterbildung handschriftliche Notizen. Im Moment nutzt Sie dafür vier parallel geöffnete Notizbücher bei GoodNotes und entscheidet beim Hören, in welches Notizbuch eine Info fällt. Doch manchmal landen die Notizen nicht im richtigen Notizbuch. Sie möchte wissen, ob es dafür nicht einen effizienteren Workflow bzw. eventuell eine andere App gibt.

Nicht zuviel Gedanken an die Struktur verschwenden, ist der Ratschlag von Lars. Er macht es sich da einfach. Er hat ein Notizbuch, in das er zunächst alles hineinschreibt. Später entscheidet er dann, ob er die Notizen auf andere Notizbücher oder Ordner verteilt. GoodNotes kann mittlerweile auch alles über die Suche wiederfinden.

4. Datenschutz in der G Suite

Christian hat eine Frage zum Datenschutz bzw. Datensicherheit. Er fragt, ob wir Erfahrungen haben hinsichtlich des Zugriffs von US-Behörden auf Daten und Konten bei G Suite. Christian würde die G Suite gerne privat nutzen.

In erster Linie richtet sich G Suite an Firmen. Wenn man die G Suite nutzt, dann verpflichtet sich Google nicht mitzulesen und auch keine Werbung zu machen. Lars vertraut in dieser Hinsicht seinem Bauchgefühl, dass Google sich daran hält. Zum Beispiel ist 2018 das Unternehmen Airbus mit seinen 30.000 Mitarbeitern zur G Suite gewechselt. Lars schätzt an Google die Stabilität, die Verfügbarkeit und auch die Sicherheit.

Wenn Du die kostenlosen Google-Dienste als Privatperson nutzt, also ohne zu bezahlen, liest Google mit und schickt Dir daher auch personalisierte Werbung. Damit verdient Google das Geld, das muss einem klar sein.

5. iPad only Experiment

Tobias ist inspiriert von dem iPad only Experiment. Er möchte wissen, welche Mittel es gibt, um am iPad mit Textbausteinen zu arbeiten.

Für Textbausteine gibt es zwei Möglichkeiten, zum einen gibt es Textbausteine von Apple. In den Einstellungen unter Tastatur gibt es die sogenannten Textersetzungen. (Einstellungen > iPad > Allgemein > Tastatur > Textersetzung) Dort kann man Textbausteine hinterlegen, die sich auch mit dem MacBook und dem iPhone synchronisieren. Wenn man es umfangreicher braucht, gibt es Phrase Express. Das gibt es auch für iPad und Mac und auch da synchronisiert sich das Ganze. Auf dem iPad muss man dazu die Tastatur Phrase Express mit den entsprechenden Rechten hinzufügen.

Wer es nicht so verfolgt hat, Lars hat sich vorgenommen im Jahr 2019 nur noch mit dem iPad zu arbeiten. Wenn es Euch interessiert, warum er das macht, solltet Ihr Euch die Podcast-Folge „5 Gründe, warum Du nur mit dem iPad arbeiten solltest“ mit Barbara anhören.

6. Workflow auf dem iPad für Rechnungsfreigabe im Verein

Alexander ist Finanzvorstand in einem Verein. Die Rechnungsfreigabe erfolgt im Vier-Augen-Prinzip. Alexander bekommt die freizugebenden Rechnungen einzeln per E-Mail und möchte diese annotierten und die von ihm abgezeichneten Rechnungen aber gesammelt in einer einzigen E-Mail an den Kollegen weiterleiten. Er fragt nach einem passenden Workflow, den man auf dem iPad umsetzen kann.

Lars würde das nicht über E-Mails machen. Man kann es zum Beispiel mit der kostenlosen Version von MeisterTask machen. Dort ein Board „Rechnungsfreigabe“ anlegen mit den Spalten „Rechnungseingang“, dann eine Spalte für sich selber und eine für den Kollegen. Eventuell noch eine weitere Spalte für „in Bezahlung“ für die Buchhaltung. Dann kann die Rechnung durch die einzelnen Spalten „wandern“ und es ist somit auch sehr transparent. Eine Automation gibt es in MeisterTask ab der Pro-Version. Mit dieser Funktion lassen sich E-Mails an die einzelnen Spalten weiterleiten.

Alternativ kann man es auch mit Evernote umsetzen. Dort könnte man dann entsprechend mit verschiedenen Notizbüchern arbeiten.

7. iPad Notiz-App für die Uni

Ron geht zur Uni und möchte gerne mit dem iPad handschriftlich arbeiten. Er weiß nicht, welche Notiz-App er nehmen soll, zumal die Uni Office 365 und OneNote empfiehlt.

Da kann man keinen allgemeingültigen Rat geben. Der Favorit von Lars ist bekannterweise GoodNotes, was nicht heißt, dass es auch Eurer ist. Es gibt sicherlich für jede App gute Gründe. Bei Ron spricht sicherlich sehr viel dafür, dass er es mal mit OneNote probieren sollte, zumal es kostenlos ist. Gerade wenn die Uni mit OneNote arbeitet und Ron dann auch Freigaben für Notizbücher bekommt, die er mit anschauen muss, spricht viel dafür OneNote mal auszuprobieren. Wenn es einem dann nicht gefällt, kann man immer noch eine andere App, wie zum Beispiel GoodNotes, ausprobieren.

8. Präsentationen mit iPad, Apple TV und dem Presenter von Logitech

Harald möchte wissen, ob es schon etwas Neues zum Thema Präsentationen mit Apple TV und dem Logitech Spotlight auf dem iPad gibt.

Dazu gibt es bereits ein Video, in dem Lars den Logitech Spotlight mit dem iPad vorstellt. Es funktioniert, allerdings mit Einschränkungen für das iPad. So kann man mit dem Presenter auf dem iPad nur vor- und zurückschalten. Das Highlighten und das Schwarzschalten der Präsentation funktioniert nur auf dem MacBook.

Apple TV funktioniert auch, ich brauche da ja nur in den Einstellungen auf Bildschirm synchronisieren gehen. Dort wird Apple TV dann vorgeschlagen.

Habt auch Ihr Fragen? Schickt uns diese gerne an fraglars@larsbobach.de. Ihr könnt uns aber auch gerne Anregungen geben, wie Ihr die „Frag Lars“-Folgen, die es ab Mitte Juni 2019 wieder auf YouTube geben wird, gerne haben wollt. Wir wünschen Euch wie immer mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.