Eure Fragen zum papierlosen Büro, Rechnungsablage und mehr

Auch diesmal starten wir mit einem Feedback von Euch, bevor wir dann auf Eure Fragen zu den Themen Rechnungsablage, papierloses Büro, richtige iPad Größe, zum Klarheit-Kalender und zur Umsetzung einer Wochenplanung eingehen.

Falls auch Ihr uns ein Feedback geben möchtet, freuen wir uns auf Bewertungen auf iTunes oder per E-Mail an fraglars@larsbobach.de.

Zusammenfassung Eurer Fragen

1. Kritisches Feedback

Dieses kritische Feedback von FM_26 erreichte uns wieder über iTunes:

Mach Dein Ding Akademie mit Lars Bobach

Feedback aus iTunes

Erstmal vielen Dank für dieses Feedback. Dass FM_26 die Podcast-Beiträge als weniger liebevoll empfindet, tut Lars leid, denn die Folgen werden nach wie vor mit viel Herzblut von ihm erstellt. Zum Thema Werbung bittet Lars um Verständnis, es ist doch nachvollziehbar, dass er seine Produkte bewerben will. Die Werbeblöcke sind aber nie länger als eine Minute und können von Euch gerne übersprungen werden.

Nun zum dem Hinweis, dass mehr Wert auf den Inhalt und die Richtigkeit gelegt werden soll. Hierbei bezieht das Feedback sich auf die Beantwortung einer Frage zu Evernote. „Filterize“ ist ein Frontend, es nennt sich auch Evernote-Assistent, das sozusagen auf Evernote draufgelegt werden kann und das dann verschiedene zusätzliche Funktionen bietet. Mit diesem Tool ist es möglich, Notizen zu schützen. Gehe ich aber ohne das Tool in den Evernote-Client, werde ich die Notizen aber wahrscheinlich trotzdem löschen können.

Wenn Du, lieber FM_26 etwas mit diesem Tool zu tun hast, es vielleicht sogar mit entwickelt hast, können wir auch gerne eine separate Podcast-Folge mit Dir zu dem Thema Filterize machen.

2. Speicherung von Rechnungen

Erwin erfasst die Eingangsrechnungen seines Versandhandels digital und legt sie auf einer Netzwerkfestplatte in verschiedenen Ordner wie privat, Eingangsrechnungen etc. ab. Er öffnet dann die Dokumente und benennt sie nach einer speziellen Syntax um, mit Lieferantenname, Lieferantenkürzel, Rechnung oder Gutschrift, Belegnr. usw. Das ist natürlich ein extremer Pflegeaufwand. Eine von Erwins Fragen ist, er möchte wissen, ob es sinnvoll ist, diese Ablage nach Evernote zu transferieren, um dort die Belege zusätzlich zu sichern und wie Lars seine Belege verwaltet. Desweiteren fragt er, ob man das auch automatisieren kann und sich so das Renaming der Dateinamen dann ersparen kann.

Wir verwenden die Buchhaltungssoftware „Unternehmen online“ von der DATEV in der Cloud, zusammen mit unserem Steuerberater. Für kleinere Betriebe gibt es aber andere Tools, wie zum Beispiel Buchhaltungsbutler, SevDesk oder Lexoffice. Auf keinen Fall würde Lars die Daten doppelt ablegen. Da ist so ein Dienst viel besser geeignet, da die Daten direkt für die Buchhaltung zur Verfügung stehen.

3. Papierloses Büro, wie fange ich an?

Andreas möchte sein Büro papierlos machen. Er ist von Windows auf Apple umgestiegen und nutzt iMac, iPhone und möchte sich auch noch ein iPad kaufen. Die erste seiner Fragen lautet, wie er am besten anfängt papierlos zu werden.

Das ist schwierig zu beantworten, da Lars nicht weiß, wie Andreas sich organisiert hat. Generell ist es wichtig, dass man bei sich selbst mit einem kleinen Schritt anfängt. Also überlegen, was kann ich jetzt sofort für mich umsetzen? Das könnte zum Beispiel der Kalender sein. Im zweiten Schritt kann man dann seine Mitarbeiter miteinbeziehen. Und so geht es Stück für Stück weiter. Der nächste Schritt könnte dann die Buchhaltung sein.

4. Die richtige iPad Größe

Eine weitere Frage von Andreas bezieht sich auf den geplanten iPad Kauf. Welche Größe kann Lars ihm da empfehlen?

Das kommt natürlich darauf an, wie man es nutzen will. Da Andreas bereits einen iMac hat, reicht da eventuell das kleine iPad aus. Wenn es unterwegs genutzt werden soll, ist es handlicher. Wer nur mit dem iPad arbeiten möchte, dem ist das größere iPad angeraten, weil das dann ein echter Laptop-Ersatz ist.

5. Kalender Klarheit

Antonios Frage ist, ob Lars schon mal etwas von dem Kalender Klarheit gehört hat, den man unter der www.halloklarheit.de findet und wie seine Meinung dazu ist.

Lars versucht sich zur Zeit ohne digitalen Taskmanager zu organisieren (Das Ohne-Taskmanager-Experiment) und testet momentan noch mehrere Planer, wozu auch der Klarheit Kalender gehört. Er findet den Ansatz interessant, es geht aber mehr in die mentale Richtung, während Lars sich persönlich lieber taskorientiert organisiert. Es ist halt eine Geschmackssache.

6. Wochenplan auf Whiteboard und iPad

Die nächste etwas umfangreichere Frage kommt von Uwe. Um sich seine Wochenaufgaben gut zu verinnerlichen, plant er diese handschriftlich auf einem Whiteboard. Leider kann er so nicht von unterwegs auf seine Planung zugreifen. Seine Idee ist es nun, auf dem iPad eine Maske für eine Notiz-App zu erstellen, um dann dort seine Wochenplanung hineinzuschreiben. Für zu Hause möchte er sich das Ganze dann über einen Fernseher anzeigen lassen. Er sucht nun eine geeignete App für iOS, womit er seine Idee umsetzen kann. Es sollte sich natürlich auch automatisch synchronisieren.

Dazu fällt Lars und auch Wolfgang spontan nichts ein. Die Hürde ist in diesem Fall die Synchronisation, Möglichkeiten das iPad mit einer Fernsehanzeige zu koppeln, gibt es genug. Was Lars nicht einleuchtet, ist, wofür Uwe die Synchronisation braucht. Er hat mit dem iPad seine Wochenplanung unterwegs dabei und kann diese dann auch mit einer Notiz-App bearbeiten. Im Büro kann er sie dann zum Beispiel mit Hilfe von Apple TV auf dem Fernseher visualisieren und auch gleichzeitig auf dem iPad mit Hilfe des Splitscreens parallel noch arbeiten.

Wolfgang hat noch eine Bastellösung parat: Man kann den letzten Stand beispielsweise auf eine Netzwerkfestplatte exportieren, wo der Fernseher dann drauf zugreifen kann. Das funktioniert aber alles nicht solide.

Wenn es Uwe um das parallele Arbeiten geht, also Visualisierung des Wochenplans und gleichzeitiges Arbeiten auf dem iPad, könnte er seine Wochenplanung in Papierform machen.

Falls jemand von Euch eine Idee dazu hat, schreibt uns in die Kommentare oder per E-Mail und wir leiten es gerne an Uwe weiter und stellen es auch gerne hier in einer „Frag Lars“-Folge vor.