Evernote, Folge 1

Um Evernote ist es zur Zeit etwas ruhig geworden und somit unserer Meinung nach ein guter Zeitpunkt in zwei Folgen Eure Fragen zu Evernote zu beantworten.

Bevor es mit der Beantwortung der Fragen zu Evernote losgeht, möchten wir Euch noch über einige Änderungen bezüglich der „Frag Lars“-Folgen informieren. Es wird wieder „bunter“ werden, denn es ist geplant, dass wir von den Schwerpunktthemen weggehen und wieder Eure Fragen zeitnaher beantworten.

Dazu drücken wir jetzt sozusagen den „Reset“-Knopf. Das heißt, wir starten mit einem leeren Fragenpool. Sollte Eure Frage also bisher noch nicht beantwortet sein, schickt sie uns gerne nochmal zu.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Also Fragen zum praktischen Einsatz von Apps (z.B. GoodNotes, MeisterTask, Evernote etc.) und Gadgets (iPhone, iPad, Apple Watch etc.), zum Unternehmertum, zu Workflows, zum Mindsetting und natürlich zum MDD Selbstmanagement-Board, dem Lieblingsthema von Lars.

Eure Fragen zu allen Themen mit denen Lars sich beschäftigt sind unter der bekannten E-Mail fraglars@larsbobach.de willkommen.

Hier nun aber die behandelte Themen zu Evernote:

Alternativen zu Evernote

Andreas verwendet Evernote seit 2012. Sein ganzes Wissen, sowohl privat als auch beruflich, legt er in Evernote ab. Nach dem ganzen Chaos der Evernote Company im letzten Jahr ist er wieder auf die Suche nach Alternativen gegangen. Andreas fragt, ob Lars sich schon mal die Evernote-Alternative Nimbus-Web angeschaut hat? (https://nimbusweb.me/)

Es gibt natürlich Alternativen zu Evernote, einige, die sich viel versprechend anhören, hat Lars auch schon für kleinere Projekte oder für spezielle Ablagen paralell eingesetzt. Bislang konnte keine der getesteten Alternativen Lars überzeugen zu wechseln. Allerdings muss man dazu wissen, dass Lars bereits über 20.000 Notizen in Evernote abgelegt hat. Da wechselt man natürlich nicht einfach mal so, obwohl viele der Tools Importfunktionen anbieten. Ein Video mit den getesteten Programmen und deren Vor- und Nachteilen ist bereits in Planung und wird in Kürze, voraussichtlich im Mai 2019 veröffentlicht werden. Man kann aber sagen, dass es eben stark von den eigenen Anforderungen und Prioritäten abhängt oder auch, ob man von null anfängt, welches Programm für einen persönlich bzw. für sein Unternehmen am geeignetsten ist. Auch sollte man an seine Mitarbeiter denken und diese nicht durch einen ständigen Toolwechsel überfordern. Bei einem Wechsel sollten da schon die Vorteile des neuen Tools überwiegen.

Schreib- oder Löschschutz in Evernote

Tobias hat einige wichtige Dokumente, die er in Evernote ablegen möchte und fragt, ob man diese entsprechend schützen kann.

Es ist möglich, wenn man zum Beispiel in einem Team in der Business-Version arbeitet, nur Lesezugriff zu erlauben. Lars arbeitet zur Zeit nur mit dem iPad und da ist es definitiv nicht möglich. Unbeabsichtiges Löschen ist in Evernote nicht mit einem direkten Datenverlust verbunden. Es wandert zwar alles in den Papierkorb, aber dieser löscht sich jedoch nicht automatisch. Lars hat seinen Papierkorb zum Beispiel noch nie gelöscht.

Nachtrag: Es ist nicht möglich eine Notiz zu schützen, man kann nur einzelne Textpassagen in einer Notiz verschlüsseln. Dazu markiert man den Text und kann dann über das Kontext-Menü, das mit der rechten Maustaste erreichbar ist, die Option Verschlüsselung auswählen und eine Verschlüsselungsphrase eintragen. Schutz vor dem Löschen der ganzen Notiz bietet dies aber nicht.

Evernote in Verbindung mit Penultimate

Christoph nutzt Evernote zusammen mit Penultimate, wodurch die Notizen gleich in Evernote synchronisiert werden. Dies war für ihn ein entscheidender Vorteil. Nun hat er das Gefühl, dass diese App, Penultimate, von Evernote nicht mehr gepflegt wird. Das Schöne an der App ist, dass die vorgenommen handschriftlichen Änderungen direkt auch in Evernote drin sind. Was gibt es da für einen Ersatz für ihn?

Es stimmt, an Penultimate wird nichts mehr gemacht. Lars war ohnehin kein großer Fan von Penultimate. Im April 2019 ist die 5.0-Version von Noteshelf 2 erschienen. Noteshelf 2 ist eine sehr gute Notiz-App, die auch eine automatische Synchronisation mit Evernote unterstützt. Man kann für jede Notiz einstellen, ob sie mit Evernote synchronisiert werden soll und dann passiert dies automatisch. Wolfgang hat schon damit gearbeitet. Ihn hat die Umsetzung nicht so überzeugt. Zum Beispiel wurde die mit Noteshelf 2 erstellte Notiz in Evernote nicht als schlanke PDF abgelegt, wie es bei einem manuellen Export der Fall wäre. Auch war die Synchronisation ab 30, 40 Seiten großen Notizbüchern nicht mehr zuverlässig.

Vorteile von Evernote Business

Eine weitere Frage von Christoph ist, ob es sich lohnt die Evernote Business Version für sein Unternehmen mit 14 Mitarbeitern anzuschaffen.

Bei 14 Mitarbeitern lohnt es sich laut Lars 100-prozentig. Beispiele für den Mehrwert sind eine komplette und durchsuchbare Datenablage, für jeden einsehbare Notizbücher, d.h., es ist nicht nötig die Mitglieder explizit dazu einzuladen. Auch gibt es eine separate Nutzerverwaltung, mit der Zugriffe erteilt und entzogen werden können. Allerdings will Lars es nicht verheimlichen, dass noch nicht geklärt ist, wie es mit der Business-Version zukünftig weiter geht. Natürlich werden die Daten nicht verloren sein.

Evernote Online-Kurs

Dagmar ist ein Evernote-Neuling und vermisst einen Kurs über die Grundlagen von Evernote. Sie fragt, ob es einen Online-Kurs gibt, bei dem sie Evernote „von der Pike auf“ lernen kann.

Bei der Frage bietet es sich natürlich direkt an Werbung für die Selbstmanagement-Akademie von Lars zu machen. Hier findet man natürlich auch einen Online-Kurs zu Evernote, indem beantwortet wird, wie Evernote funktioniert, wie man es organisieren kann und vieles mehr. Da die Akademie nur dreimal im Jahr für Neuanmeldungen geöffnet wird, solltet Ihr Euch unbedingt in die Vormerkliste unter https://larsbobach.de/akademie/ eintragen, um das Anmeldefenster nicht zu verpassen.

Notiz in Evernote mit dem Pencil bearbeiten

Eine zweite Frage von Dagmar ist ganz praktischer Natur. Sie möchte Notizen auf dem Ipad Pro mit dem Apple Pencil bearbeiten. Wenn sie auf das Symbol des Pencils geht, macht Evernote jedesmal eine neue Seite auf. Im Netz steht etwas von „Seite bearbeiten“, das findet sie nicht.

Um eine handschriftliche Notiz zu bearbeiten, muss man beim iPad einfach auf die entsprechende Notiz tippen. Dann kann man direkt weiterschreiben. Das Stiftsymbol hingegen öffnet immer eine neue Notiz.

Evernote vs. selbst erstelltes Archiv

Rolf bezeichnet sich als Fan des papierlosen Büros. Er hat mittlerweile seine 10 Papierordner mit Dokumenten und 15(!) Fotoalben digitasiliert und in einem Archiv auf dem virtuellen Schreibtisch und in der iCloud seines Macs abgelegt. Er fragt, ob es sich lohnt eine Premium-Version von Evernote anzuschaffen und was sich daraus für Vorteile gegenüber seinem Archiv ergeben würden.

Die Vorteile von Evernote gegenüber anderen Dateisystemen sind natürlich groß. Spotlight (Suchfunktion) auf dem Mac ist natürlich erstmal sehr gut, das ist gar keine Frage. Die Evernote Suchfunktion geht da aber noch einen Schritt weiter und kann pdf-Dokumente und Fotos durchsuchen. Auch können E-Mails direkt mit einer Weiterleitungsfunktion abgelegt werden. Auch die Tags, also Schlagwörter, sind nicht so begrenzt wie im iOS. Durch die Schlagwörter wird Evernote erst richtig mächtig, dadurch kann alles wiedergefunden werden, auch wenn die Ablage unorganisiert ist. Das iOS ist auch eher als Betriebssystem und nicht als Ablagesystem zu sehen. Sehr schön ist es auch, dass man statt Dateien, Links zu den Dokumenten weitergeben kann, so dass man sichergestellen kann, dass das Dokument immer aktuell ist. Was und wie man Evernote am besten nutzt, findet Ihr aber auch in bereits erschienenen Blogbeiträgen. Einfach mal suchen!

Tipps zum Finden in Evernote

Manchmal findet Sonia Notizen mit der Suchfunktion in Evernote nicht. Ein Beispiel: Eine Notiz mit dem Titel „MeisterTask“. Wenn man nach „Task“ sucht, findet man nichts, bei „*task“ ebenso wenig. Gibt es da einen Trick?

Evernote hat einen sehr großen Suchsyntax, der auch teilweise sehr kompliziert und komplex ist. Auch Lars hat die Erfahrung gemacht, dass die Suche nach dem hinteren Teil eines Wortes nichts ergibt. Es gibt den Asterisk/Sternchen-Platzhalter, der aber nur hinter dem Wortteil funktioniert. In Sonias Beispiel würde Meister* zu einem Ergebnis führen. Es gibt also nur die Suche nach dem ganzen Wort oder mit „beginnt mit“.

Nächste Woche gibt es dann noch einmal eine „Frag Lars“-Folge zum Thema Evernote bevor wir dann wieder mit den „bunten“ Folgen starten und Fragen zu verschiedenen Themen beantworten. Schreibt Eure Fragen, egal ob zu Tools, Workflows oder Unternehmertum, gerne an fraglars@larsbobach.de.
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