Evernote für Dummies: Das Evernote 1×1

Ich lebe in Evernote. Es wurde meine digitale Ablage für quasi alles. Wie in einen großen digitalen Aktenschrank, stopfe ich alles hinein.

Anfänger tun sich jedoch mit dem Programm oft sehr schwer. Das kann ich nachvollziehen, mir ging es schließlich anfangs genau so. Die Funktionalität und der enorme Nutzen von Evernote gehen einem erst im Laufe des Gebrauchs richtig auf.

Wenn Du einmal Blut geleckt hast, wirst Du Evernote nicht mehr missen wollen. Siehe auch hierzu mein Artikel: 4 Bereiche, in denen Evernote mein Leben vereinfachte.

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Um den Einstieg etwas zu erleichtern, habe ich die Begriffe und den Nutzen von Evernote kurz zusammengefasst:

1. Dein virtuelles Gedächtnis

Evernote ist nicht einfach ein Programm zur Erstellung von Notizen. Es ist viel mehr. Es ist Dein Gedächtnis, Deine zentrale Ablagestelle für alle Dokumente in Deinem Leben.

Das hört sich jetzt pathetisch an, stimmt aber!

Ich speichere von meiner Steuererklärung über alle Rechnungen, Quittungen und Controlling-Auswertungen bis hin zu Etiketten von Weinflaschen alles in Evernote ab.

2. Cloud

Evernote speichert alle Daten in der Cloud, d.h. auf einem Server im Internet ab. Damit müssen Du Dich anfreunden können. Ich habe damit keine Probleme, da aus meiner Sicht die Vorteile einer Cloud-Lösung klar überwiegen.

Zu den generellen Vorzügen von Cloud-Systemen gehören die Verfügbarkeit, Datensicherung (Backup) und die Kompatibilität und Synchronisation über mehrere Geräte.

3. Das Evernote-Konto

Die Erstellung eines Evernote Kontos und die damit verbundene Grundversion ist kostenlos, allerdings ist das monatliche Upload-Volumen beschränkt.

Man kann maximal 60 MB an Dateien seinem Evernote-Konto hinzufügen. Diese Beschränkung gilt pro Monat, d.h. sie erneuert sich automatisch und es stehen nach 30 / 31 Tagen weitere 60 MB zur Verfügung.

Zum Einstieg und Schnuppern ist die Grundversion absolut ausreichend.

4. Evernote-Client

Für die Arbeit mit Evernote stehen Programme (Clients) für Mac und Windows zur Verfügung. Diese sollte man auf jeden Fall installieren. Mit diesen Clients können die Dokumente und Strukturen der Evernote-Ablage am besten angelegt und verwaltet werden.

Zusätzlich gibt es Apps für alle gängigen mobilen Plattformen wie iPad, iPhone und Android. Auf Grund des Cloud-Services greifen alle Anwendungen immer auf den selben Datenbestand in der Cloud zu und sind somit immer aktuell.

5. Dokumente

Du kannst alles in Evernote abspeichern: Notizen, Fotos, pdf-Dateien, Tonaufnahmen, Videos, Webseiten, Office-Dokumente, etc.

In den Evernote Desktop-Varianten (Mac / Windows) gibt es eine direkte Möglichkeit, Notizen einzugeben.

Wie nutze ich evernote, evernote für einsteiger

In den mobilen Apps können neben Notizen auch direkt Tonaufnahmen und Fotos erstellt werden. Diese Funktion nutze ich gerade auf meinem iPhone sehr häufig und gerne.

Evernote beginners guide, wie benutze ich evernote, was ist evernote

5. Notizbücher

Alle Dateien und Dokumente werden in Notizbüchern verwaltet. Diese musst Du Dir wie Ordner in Deinem Aktenschrank vorstellen. Es empfiehlt sich, für alle wesentlichen Bereiche eigene Notizbücher anzulegen.

Hier als Beispiel alle meine privaten Notizbücher:

evernote für anfänger, nutzen von evernote

6. Stapel

Notizbücher können zu Stapeln zusammengefasst werden. Du solltest für jeden Deiner Arbeitsbereiche einen Stapel anlegen.

Ich habe die folgenden sechs Stapel:

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7. Tags

Jede Datei kann mit Schlagwörter, so genannten Tags, versehen werden. Dies soll die Suche vereinfachen und bietet eine weitere Organisationsmöglichkeit.

Ich persönlich nutze Tags nicht. Siehe hierzu auch meinen Artikel:

Effektiv Nutzung von Evernote in 8 Schritten.

8. Ablegen von Dokumenten

Dateien können auf unterschiedlichsten Wegen in Evernote abgelegt werden. Auf den Desktop-Clients kannst Du per ‚Drag and Drop‘ die Datei einfach nach Evernote verschieben.

Zusätzlich vergibt Evernote zu jedem Konto eine einmalige Email-Adresse. Alle Dateien, die an diese Adresse geschickt werden, speichert Evernote ab. Siehe hierzu auch meinen Artikel:

Wie DU Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst.

9. Suchen / Finden

Die Suchfunktion bei Evernote ist sehr mächtig. Für mich ist es daher auch mehr ‚Finden‘ als ‚Suchen‘.

Man braucht sich daher gar nicht so viel Mühe mit der Organisation seiner Ablage zu machen. Die Suchfunktion findet immer die passenden Dokumente.

10. Evernote Premium

Im Gegensatz zu der Grundversion steigt bei Evernote-Premium das monatliche Upload-Volumen auf 4 GB. Premium kostet € 40 im Jahr.

Wer noch mehr Daten hochladen möchte, kann zusätzlich Volumen dazukaufen. In den knapp drei Jahren meiner Nutzung bin ich aber nicht einmal annähernd an die 1 GB Grenze gestoßen.

Zusätzlich steigt bei Evernote-Premium der Funktionsumfang um einige sehr sinnvolle Funktionen an:

* Volltextsuche in pdf-Dokumenten und anderen angehängten Dateien

* Offline Notizbücher (Daten liegen lokal, also nicht in der Cloud)

* Freigegebene Notizbücher für die Arbeit in Teams

Gerade die Volltextsuche in pdf-Dokumenten und Dateien ist ein aus meiner Sicht sehr wichtiges Feature.

Hast Du hierzu noch Fragen? Ist etwas zu Evernote nach wie vor unklar? Wie war Dein Start in das ‚Papierlose Büro‘? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.