Es gibt 13 Möglichkeiten, Notizen und Dokumente in Evernote abzulegen. Dazu hatte ich bereits einen Artikel geschrieben.
Jetzt möchte ich Euch kurz zeigen, wie Ihr sämtliche Informationen in Evernote wiederfindet. Das ist genauso einfach, wenn nicht sogar einfacher als die Ablage.
Hier sind meine 4 Wege, Dokumente und Notizen in Evernote zu suchen:
Eigentlich müsste ich diese ‚Suchmethode‘ nicht erklären. Sie darf aber auch nicht fehlen, da dies mit 100%iger Sicherheit die Suche ist, die die meisten von uns anfangs am häufigsten nutzen.
Später, wenn die Anzahl der Notizen und Dokumente steigt, wird es immer schwieriger, durch einfaches Durchblättern Gesuchtes zu finden.
Rechts oben, ganz prominent, ist das Suchfeld in den Evernote Desktop Programmen. Hier einfach den gesuchten Begriff eingeben, wie bei Google. Sehr praktisch: Evernote sucht schon während der Eingabe und zeigt die ersten Ergebnisse live, während Du tippst.
Solltest Du vorher ein Notizbuch ausgewählt haben, wird nur innerhalb dieses Notizbuchs gesucht. Die Suche kann mit einem Klick auf ‚Alles‘ auf den gesamten Datenbestand erweitert werden.
Die Evernote Suche kann durch eine mächtige Syntax sinnvoll präzisiert werden. Dies ist bei einer umfangreichen Datenbank umumgänglich.
Die aus meiner Sicht wichtigsten Funktionen:
Und-Verknüpfung
Mehrere hintereinander eingegebene Suchbegriffe verknüpft Evernote automatisch zu ,und‘, d. h., es werden nur Dokumente gefunden, bei denen alle eingegebenen Begriffe gefunden werden.
Die Suche ‚Bier Pizza‘ ermittelt alle Dokumente, welche die Begriffe Pizza UND Bier enthalten.
Oder-Verknüpfung
Es gibt aber auch eine Verknüpfung mit ,oder‘. Einfach den Suchbegriffen ‚any:‘ voranstellen:
Die Suche ‚any: Bier Pizza‘ ermittelt alle Notizen mit den Begriffen Pizza ODER Bier.
Weitere Suchoptionen wie die Einschränkung auf Notizbücher, Schlagworte, Quellen etc. können über das Auswahlmenü im Suchfeld hinzugefügt werden.
Manchmal kann es auch sinnvoll sein, gewisse Schlagwörter oder Notizbücher bei der Suche auszugrenzen, d. h. nicht einzubeziehen. Das funktioniert leider nicht so komfortabel wie über das Menü. Hier müssen die Befehle händisch eingetippt werden.
Möchte ich ein bestimmtes Schlagwort ausschließen, so muss ein ‚-‚ dem Begriff ‚tag:‘ vorangestellt werden:
Die Suche ‚-tag: bezahlt‘ schließt die Dokumente mit dem Schlagwort ‚bezahlt‘ aus der Suche aus.
Das funktioniert bei Notizbüchern oder anderen Suchbegriffen genau so.
Ein umfangreiche Beschreibung der gesamten Suchfunktionalität findet Ihr in der Evernote-Knowledge Base.
Generell können selbstverständlich alle Suchoptionen kombiniert werden.
Jede Suchanfrage kann gespeichert und abgelegt werden. Dies ist bei immer wiederkehrenden Suchen äußerst praktisch.
Im Menü unter Bearbeiten -> Suchen -> Suche sichern kann die gerade getätigte Suchanfrage ganz einfach abgelegt werden.
Die abgespeicherten Suchanfragen könnt Ihr mit einem einfachen Klick auf das Suchfeld abrufen.
Ich nutze gespeicherte Suchanfragen zum Beispiel bei der Verwaltung meiner Offenen Posten und Zahlungen.
Erst eine vernünftige und mächtige Suche macht eine gute Ablage und Datenbank aus. Und hier glänzt Evernote.
Gut zu wissen, dass die Evernote-Suche sogar pdf-Dokumente, handschriftliche Notizen und auch Texte in Bildern mit in die Suche einbezieht.
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Habt Ihr Fragen zur Evernote-Suche oder eventuell einen Tipp? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
Hi Lars, danke für deine Erklärungen zur Suche in Evernote. Ich schreibe seit Jahren ein Tagebuch und suche deshalb oft nach Datumsangaben, die bei mir folgendes Format haben: „20.3.2016 So.“ z. B.
Wenn ich jetzt nach einem Datum suche, bekomme ich Ergebnisse, bei denen ich mich frage, wo das Datum auftaucht. Ich finde es nicht.
Kannst du mir da weiter helfen?
Ich hoffe, ich habe Deine Frage richtig verstanden:
Nach Datum suchst Du mit dem folgenden Suchsyntax ‚created:YYYYMMDD‘
YYYY: Jahr (4-stellig)
MM: Monat (2-stellig)
DD: Tag (2-stellig)
Dann werden Dir alle Notizen, die an dem entsprechenden Tag oder danach erstellt wurden angezeigt.
Hallo Lars, ich bin auch gerade daran mich neu zu organisieren und orientiere mich gern an deiner Strategie. Besten Dank auch für den LGTD Leitfaden. Einiges fühlt sich noch ungewohnt an und mit Evernote bin ich zur Zeit auch noch nicht so richtig grün. Aber so ging es dir ja anfangs wohl auch. Ich hänge gerade noch an der Strukturierung fest und bin mir nicht Sicher ob ich lieber mehrere Stapel und Bücher anlege oder die Struktur eher Flach halte und dann mit der Suche arbeite. Die Suche ist ja schon sehr umfangreich. Mal zwei Beispiele. Geschäftlich habe ich regelmäßig mit den gleichen Kunden zu tun. Es sind in summe rund 140 aber mit Prio betreue ich ca 60 Kunden davon. Jetzt überlege ich ob ich ein Ordner bzw. Buch mit „Kunden“ anlege und alles dort ablege. Dann komme ich aber wohl um die Suchfunktion nicht drum herum um mir dann die Historie von einem Kunden anzusehen. Alternativ würde ich einen Stapel „Kunden“ anlegen und für jeden Kunden mit Prio ein eigenes Buch. Das hätte auch den Vorteil, wenn man ein Buch mal exportieren möchte, dass es für einen Kunden im Zusammenhang funktioniert. Ein anderes Beispiel ist im privaten Bereich die Ablage von Versicherungen. Auch hier stelle ich mir die Frage, ob ich Pro Gesellschaft oder Pro Versicherungsart ein Notizbuch anlege oder eben alles, ohne Struktur – so wie es kommt und ein Buch „Versicherungen“ ablege. Vielleicht denke ich noch zu kompliziert aber die Frage brennt mir auf den Nägeln. Daher wäre ein Expertenrat super. Viele Grüße Michael
Danke für Deine gute Frage, lieber Michael.
Wir machen das in der Agentur genau so wie Du es beschrieben hast: Pro Kunde ein Notizbuch und dann einen Stapel für alle Kunden Notizbücher.
Im privaten Bereich kenne ich die Fragestellung mit den Versicherungen nur zu gut. Ich habe ein Notizbuch ‚Versicherungen‘ und da wandern alle Versicherungsdokumente hinein. Da die Sucherei mit der Zeit etwas unübersichtlich wurde, habe ich vor ein paar Monaten angefangen Schlagworte für die Versicherungsart und die Gesellschaft zu vergeben. Funktioniert perfekt!
Hallo Lars,
leider bin ich nirgends fündig geworden – deshalb hier die Frage an den „Spezialisten“ :-).
Ich habe folgende Tags:
„. Angebot erstellen“
„HI Kundenname“ (statt dem Wort Kundenname wird natürlich der tatsächliche Name des Kunden erfasst. Die Zeichen HI stehen immer am Anfang)
„: HI Mitarbeiter“ (statt dem Wort Mitarbeiter wird der tatsächliche Name des Mitarbeiters erfasst. Die Zeichen : HI stehen immer am Anfang)
Wiedervorlage 01
Wiedervorlage 02
bis Wiedervorlage 12
Jetzt möchte ich für die 12 Wiedervorlagetags 01-12 jeweils folgende Suche speichern
tag:“HI*“ OR tag:“. Angebot erstellen“ OR tag:“: HI*“ UND tag:“Wiedervorlage 01″
Als Ergebnis möchte ich jetzt alle Notizen mit „Wiedervorlage 01“ Tag die einen der drei vorgenannten Tags enthalten.
Egal wie ich das bisher erfasst habe funktioniert die Suche leider nicht.
Mir ist bewusst, daß „OR“ nicht eingegeben werden braucht. Dies habe ich hier nur zur Verdeutlichung geschrieben.
Auch mit any: bin ich nicht weitergekommen. Bei any liefert das Suchergebnis auch Notizen ohne Tag „Wiedervorlage*“
Was das ganze soll: Ich will ein Wiedervorlagesystem für die Monate 01-12. Die Erinnerungsfunktion will ich bewusst nicht benutzen.
Die oben genannten Tags kennzeichnen Notizen aus einem bestimmten Geschäftsbereich von mir. Die Suche soll mir also alle Wiedervorlagen dieses Geschäftsbereiches liefern.
Da ich verschiedene Notizbücher verwende kann dies auch nicht auf ein einzelnes Notizbuch beschränkt werden.
Gibt es hierfür eine Lösung?
Viele Grüsse Wolfgang
Hallo Wolfgang,
Lars hat mich über Twitter gebeten hier zu helfen.
Dein Problem ist die Syntax mit der Du Deine Suche eingibst.
Evernote kann keine gemeinsame UND ODER Suchen durchführen.
Evernote könnte alle deine Notizen finden, die entweder „.Angebot erstellen“ ODER „Wiedervorlage 01″ enthalten indem Du folgendes eingibst.
any: tag:“.Angebot erstellen“ tag:“Wiedervorlage 01″
dies findet dann ALLE Notizen die entweder den einen oder den anderen oder beide Tags tragen.
Da du Deine Geschäftsbereiche anscheinen mit Tags und nicht in Notizbüchern organisiert hast, und die genannten Tags auch in anderen Geschäftsbereichen verwendest findet das System nun ALLE Notizen aus ALLEN Geschäftsbereichen.
Wenn ich dich richtig gelesen habe, sind alle Notizen des Geschäftsbereichs HI mit einem tag:“HI*“ gekennzeichnet, was dir die Suchanfrage erschwert.
Hättest du alle Notizen zum Geschaftsbereich HI in einem Notizbuch Namens HI, dann müsstest du eben nur nach:
notebook:HI any: tag:“.Angebot erstellen“ tag:“Wiedervorlage 01″
suchen und würdest nur die betreffenden und von dir gesuchten Notizen finden.
ABER ES IST WIE ES IST; UND DU HAST DEINE GESCHÄFTSBEREICHE DURCH TAGS GETRENNT.
DIE LÖSUNG IST:
(ich erkläre anhand eines Notizbuches, dass alle Paragraphen des StGB AT und BT enthalten.)
Alle Notizen in diesem Buch tragen den tag:StGB
— Also bei dir gehe ich davon aus, dass alle Notizen des Geschäftsbereichs HI einen Tag tragen der mit HI beginnt. Ich arbeite hier nun mit tag:“HI*“
Ich will, dass nur die 2 Notizen mit dem tag:Freiheitsstrafe UND die 4 Notizen mit dem tag:Geldstrafe , welche alle den tag:StGB tragen, angezeigt werden (siehe Screenshot)
(KEINE NOTIZ IN DIESEM NOTIZBUCH TRÄGT BEIDE DIESER TAGS.) um eine gespeicherte Suche zu erstellen.
Ich muss dem System also sagen, dass es nach allen anderen Tags im Bereich StGB NICHT suchen soll.
— Ich gehe bei Dir davon aus, dass keine Deiner Notizen beide Tags
tag:“. Angebot erstellen“ UND tag:“Wiedervorlage 01″
trägt.
Also willst du dass die Suche folgendes findet:
NOTIZ A: trägt tag:“HI*“ UND tag:“. Angebot erstellen“ aber NICHT tag:“Wiedervorlage 01″
NOTIZ B: trägt tag:“HI*“ UND tag:“Wiedervorlage 01″ aber NICHT tag:“. Angebot erstellen“
Das heißt, dass du eine AUSSCHLUSSSUCHE durchführen musst.
Du suchts:
tag:“HI*“ -tag:“Wiedervorlage 03″ -tag:“Wiedervorlage 03″ -tag:“Wiedervorlage 04″-tag:“Wiedervorlage 05″-tag:“Wiedervorlage 06″-tag:“Wiedervorlage 07″-tag:“Wiedervorlage 08″-tag:“Wiedervorlage 09″-tag:“Wiedervorlage 10″-tag:“Wiedervorlage 11″-tag:“Wiedervorlage 12″ – alle anderen Tags die du weiterhin auf Notizen mit dem tag:“HI*“ vergeben hast.
Die einzigen zwei Tags die du in der suche nicht ausschließt, sind tag:“. Angebot erstellen“ UND tag:“Wiedervorlage 01″
Somit bleiben am ende nur die Notizen übrig, die du nicht ausgeschlossen hast.
—- in meinem Beispiel müsste ich also alle tags benennen die im StGB nicht gesucht werden sollen.
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GANZ SCHÖN KOMPLIZIERT; WENN DU DAS FÜR ALLE 12 MONATE MACHEN WILLST.
ABER… Du machst es im besten Falle nur einmal! Und kannst es dann immer unbeschwert nutzen.
Ich hoffe ich konnte Dir bei der Lösung helfen.
Gruß
Enrico
Vielen Dank an Lars für die Weiterleitung und vor allem an Enrico für die ausführliche Antwort. Ich habe heute erst die Antwort gesehen.
Ja das wäre viel zu kompliziert. Habe zwischenzeitlich gesehen, daß die Suche auf einzelne oder auf Gruppen von Notizbüchern eingeschränkt werden kann. Damit komme ich gut klar.
Aber Dir Enrico nochmals ausdrücklich vielen lieben Dank für Deine Mühe und die detaillierte Beschreibung. Es ist ja schon eine große Hilfe wenn man weiß, daß etwas nicht geht. Dann braucht man nicht weiter probieren.
Hallo Lars,
Danke für die Beschreibung. Aber wie sucht man nach einer genauen Satzphrase zB in einem Word Dokument? Wenn ich die exakte Wortfolge: „oder äquivalente Methoden“ suche. Und nicht alle drei Worte einzelnv
Danke für Deine gute Frage, lieber Saad.
Du hast Dir die Antwort quasi schon selber beantwortet: Die gesuchte Phrase einfach mit Anführungszeichen einschließen 🙂