Evernote, Teil 2

Dies ist der zweite Teil unserer Microserie zu Evernote, eine Software für das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos. Den ersten Teil findet Ihr unter: Evernote, Folge 1.

Danach werden wir wieder auf „Frag Lars“-Folgen mit gemischten Themen zurückgehen, um zeitnaher und aktueller auf Eure Fragen eingehen zu können. Da wir dafür sozusagen wieder bei Null anfangen, schickt uns gerne nochmal Eure Fragen zu, die bisher nicht beantwortet wurden. Alle Fragen zu Tools, Gadgets, Workflow, aber auch Teamfragen und Unternehmer-Fragen, also zu allen Themen mit denen sich Lars beschäftigt, könnt Ihr schicken an: fraglars@larsbobach.de.

Bald könnt Ihr Euch auch wieder auf die „Frag Lars“-Folgen in neuer Form als Video auf YouTube freuen. Wir sind sehr gespannt, wie Euch das neue Format dann gefallen wird.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Hier kommen Eure Fragen zu Evernote:

Löschschutz

Die Frage von Tobias hatten wir in der letzten Woche nicht direkt beantworten können. Daher greifen wir sie heute nochmals auf: Tobias hat einige wichtige Dokumente, die er in Evernote ablegen möchte und fragt, ob man diese entsprechend schützen kann.

Es ist nicht möglich eine Notiz zu sichern bzw. zu schützen. Lediglich einzelne Textpassagen in einer Notiz lassen sich verschlüsseln. Dazu wird die entsprechende Textpassage markiert und über das Kontextmenü (d.h. mit der rechten Maustaste) die Option Verschlüsseln ausgewählt und eine Verschlüsselungsphrase festgelegt. Ein Löschen der kompletten Notiz kann man aber auch damit nicht verhindern.

Schlagwörter wiederfinden

Claudio hat eine Frage zum Thema Schlagwörter, einem sehr mächtigen Instrument in Evernote:
„Ich habe zum Beispiel ein Dokument, sagen wir einen Artikel über Stockenten in Evernote archiviert. Dafür habe ich 3 Schlagwörter, „Vögel“, „Enten“, „Gewässer“ vergeben. Ein paar Tage oder Wochen später, kommt mir ein neuer Artikel in die Hände, z.B. über Reiherenten. Diesen Artikel möchte ich mit den selben Schlagwörtern versehen, kann mich aber nicht mehr genau erinnern, welche Schlagwörter ich dem ersten Artikel gegeben habe. Wie finde ich das am einfachsten und schnellsten heraus?“

Evernote bietet, sobald man ein Schlagwort eingibt, eine Vorschlagsliste der bereits vergebenen Schlagwörter. Aber es kann durchaus sein, dass man ein Schlagwort vergisst. Hier heißt es also Mut zu Lücke haben. Lars hält es da mit der 80/20 Regel. Auch Tippfehler bei den Schlagwörtern nimmt er dabei in Kauf. Wolfgang guckt sich seine Schlagwortliste regelmäßig einmal im Quartal an und korrigiert beim schnellen Drüberschauen eventuelle Tippfehler oder löscht Überflüssiges.

Ein Tipp dazu wäre auch noch die Kontextsuche. In der Desktop-Version der Premium- oder Businessversion von Evernote werden unterhalb der Notiz Dokumente mit ähnlichem Inhalt angezeigt. Klicke ich dann auf ein Dokument aus den Kontextergebnissen, so öffnet sich dieses und ich kann mir die Schlagwörter aus dieser Notiz herauskopieren. So finde ich Sachen, die ich gar nicht gesucht habe, was nach Meinung von Lars manchmal sehr hilfreich sein kann. So hat er erst kürzlich bei der Ablage von Recherche-Ergebnissen festgestellt, dass er bereits vor zwei Jahren einen Vortrag zum gleichen Thema gehalten hatte.

Editierfunktion

Patrick hat folgende Frage zu Editierfunktion:
„Sehr gerne editiere ich PDFs mit dem Apple Pen auf dem iPad. Wenn ich ein PDF in Evernote öffne, werde ich mit der entsprechenden handschriftlichen Editierfunktion von Evernote jedes Mal schier wahnsinnig. Sehr ausgereift scheint mir diese nicht zu sein oder ich mache irgendetwas falsch.

Momentan sieht mein Workaround so aus, dass ich das PDF von Evernote heraus in der iCloud speichere, von dort aus mit dem Apple-Standard-PDF-Viewer öffne und editiere, wieder in die Cloud speichere und dann in Evernote übertrage. Ziemlich kompliziert also. Hast du einen Tipp für mich?“

So besonders ist die Editierfunktion in Evernote leider nicht. Lars fragt sich an dieser Stelle, wie sinnvoll ist es, die Notiz schon abzulegen, die man noch annotieren will? Besser wäre es doch, erst die fertige Notiz in Evernote zu speichern.

Beispielsweise man erhält einen Vertragsentwurf per E-Mail. Diesen kann man direkt in Apple Mail oder auch Spark annotieren. Man braucht ihn gar nicht zwischenzuspeichern, sondern kann den annotierten Vertrag direkt per E-Mail zurückschicken. Erst wenn der Vertrag fertig unterschrieben ist, wird er in Evernote abgelegt.

Alternativ, wenn man ab und zu an das Dokument muss, kann man die PDF auch in einer handschriftliche Notiz-App wie GoodNotes oder Noteshelf bearbeiten oder auch in dem Apple-Standard-PDF-Viewer. Die Ablage in Evernote erfolgt dann erst für das endgültige Dokument.

Freigaben

Folgende Frage schickte uns Rene:
„Moin Lars,
ich möchte gerne Notizen für Meetings oder Projekte über das Firmennotebook erstellen, da ich einfach keine Papiernotizen haben möchte und diese Notizen später gleich weiter am PC bearbeiten will. Wir nutzen zwar in der Firma Evernote, aber es gibt dort viele Manangementnotizen, die ich in meiner Position nicht sehen darf. Daher teilte man mir nun mit, dass ich Evernote nicht nutzen darf. Gibt es alternative Lösungen, ohne einen neuen ADV für diese Lösung (aufgrund cloudbasierter Nutzung) dafür abzuschließen oder kann ich Evernote evtl. mit Freigabegrenzen nutzen? Vielen lieben Dank für die Antwort“

In Evernote ist es sogar schon in der Basic-Version möglich Notizbücher freizugeben bzw. nicht freizugeben. Dazu kann man Zugriffsrechte festlegen. Auch gibt es die sogenannten Arbeitsbereiche, bei denen festgelegt werden kann, welche Teammitglieder Zugriff haben. Ein zweiter Evernote-Account ist auf keinen Fall nötig. Es reicht eine vernünftige Organisation der Rechtevergabe.

Ist Evernote für meinen Workflow geeignet?

Roland hat eine sehr umfangreiche Frage:
„…Jetzt suche ich für meine Arbeit (keine Kundenprojektabwicklung), sondern für die Inhalte meiner Arbeit ein Hilfsprogramm, welches ein gutes Preismodell hat. Evernote hat das ja.

Was ich will, ist einfach. Es geht um Dokumente .pages .xls .word etc.

Ich will meine Dokumente wieder auffindbar, strukturiert und nach logischen Rubriken verwalten, um diese dann mit wenig Aufwand immer wieder schnell für neue Kunden zur Hand zu haben und schnell variabel neu zu kombinieren.

Zusatzinfo: Meine Arbeitsweise braucht kein professionelles Projektmanagementprogramm.

Meine SEHR SEHR SEHR ZAHLREICHEN Dokumente sind:
Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, Schulungsfilme, Bilder, Wiederverwertbare Vorlagen aller Art, Fachliteratur z.b. technische Regeln / Normen / BGI`s, chronologische Protokolle, was ich für jeden Kunden wann gemacht habe, Dokumente vom Kunden aller Art und mehr.

Zusatzfunktionen:

– Schnelles Zusammenstellen von Dokumenten für neue Projekte z.B. Unterweisungen
– Eventuell aus Evernote heraus Dokumente per Mail senden
– Fachliche Arbeiten für Kunden innerhalb Evernote abschließen und die Dokumente in vom Kunden gewünschte Formate konvertieren.
– Das ganze soll intuitiv sauber geordnet sein. Bisher sortiere ich halt in meinen Ordnern im Mac die Dokumente hin und her.
– Saubere Baumstrukturen und selbsterklärende Dokumentennamen mit einem intelligenten Suchmanagement nach Schlagwörtern.
– etc. etc.

Vielen Dank“

Evernote wird da auf jeden Fall passen und Lars hat dazu folgenden Vorschlag: Die Dokumente werden in Evernote abgelegt und so mit den entsprechenden Schlagwörtern versehen, dass es zusammenpasst. Das ermöglicht eine spätere Suche mit dem jeweiligen Schlagwort bzw. Tag nach zusammengehörenden Dokumenten zu einem Fall. So können diese dann kopiert und zu einem neuen Dokument zusammengefügt werden. Evernote kann da sogar ein Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken zu erstellen. Der Link zu dieser Notiz kann dann an Dritte verschickt werden. So ist auch mit dem Link auf die Notiz, die das Inhaltsverzeichnis enthält, sichergestellt, dass immer auf die aktuellen Dokumente zugegriffen werden kann.

Evernote bietet große Freiheiten, weil es eher rudimentär ist und wenig Struktur vorgibt. Eine strukturiertere und organisiertere Alternative ist mit DEVONthink umzusetzen. Dort ist alles in einer Ordnerstruktur abgelegt und wird sozusagen von der Datenbank in einen logischen Kontext gebracht.

Was ist mit dem Begriff @inbox gemeint?

Dieter hat in der Akademie ein Video zu Evernote gesehen, in dem es um die Ablagestruktur von Evernote geht, dort fiel der Begriff @inbox. Er fragt, was damit gemeint ist.

Mit Inbox ist einfach nur ein Notizbuch gemeint, in dem alles zunächst gesammelt wird. Das ist vergleichbar mit dem Ablagefach/Briefablage, was man auf dem Schreibtisch stehen hatte. Dort wurde alles gesammelt, bevor man es dann in die Ordner im Aktenschrank abheftete. Genauso sammelt Lars seine Dokumente zunächst in der Inbox, bis er Zeit hat die Sachen dann in die entsprechenden Notizbücher in Evernote wegzusortieren. Lars nennt es @inbox, wobei er das „@“ davorsetzt, damit das Notizbuch immer an erster Stelle der Notizbuchliste steht, wenn diese alphabetisch sortiert ist. Diese Inbox lässt sich als Standardnotizbuch festlegen, wo dann weitergeleitete E-Mails oder auch die eingescannten Dokumente, die mit Scannable gemacht werden, landen.

Wir werden Evernote im Auge behalten, ob es, wie angekündigt, Verbesserungen geben wird. Auch wird es demnächst ein Video von Lars zum Thema Evernote geben.