Als ich in den 90er-Jahren in das Berufsleben startete, waren E-Mails ein revolutionäres Kommunikationsmedium. Diese schnelle, einfache, unkomplizierte Art der Kommunikation begeisterte mich.
Damals war die E-Mail-Adresse auf der Visitenkarte eine Art Statussymbol. Sie war ein Zeichen, dass man mit der Zeit ging. Lang ist’s her…
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Von der E-Mail-Euphorie zum E-Mail-Hass
Über die Jahre war die anfängliche Euphorie schnell verflogen. Die Begeisterung war dahin. Irgendwann nervten E-Mails nur noch und so entwickelte sich daraus ein richtiger E-Mail-Hass.
Diese Phase habe ich mittlerweile überwunden. Heute habe ich eine entspannte Einstellung zu E-Mails. Mit einfachen Techniken und Tools habe ich meine E-Mail-Last deutlich reduziert und den E-Mail-Stress hinter mir gelassen.
Was E-Mails mit uns machen
Aber warum stressen uns E-Mails? Warum habe viele Unternehmer und Führungskräfte, eine echte Abneigung gegen dieses Medium?
Die Antwort ist relativ einfach. Dazu müssen wir uns nur vor Augen führen, was E-Mails mit uns machen.
Denn eins ist 100% sicher:
 | Mit E-Mails bist du beschäftigt, aber nie produktiv! |
E-Mails sind Aufgaben anderer
E-Mails sind immer Aufgaben, die andere für uns haben. Die Zeit, die wir im E-Mail-Eingangskorb verbringen, arbeiten wir an Aufgaben anderer und nicht an unseren eigenen Aufgaben. Wir arbeiten nicht an den Dingen, die uns persönlich und geschäftlich voranbringen.
Somit machen uns E-Mails reaktiv. Wir reagieren, statt zu agieren. Wir sind im Reaktionsmodus gefangen. Wir arbeiten nach den Prioritäten anderer.
E-Mails machen uns fremdbestimmt
Und so kommt durch die E-Mail Bearbeitung unweigerlich das Gefühl auf, fremdbestimmt zu sein und nicht selbstbestimmt seinen Tag zu gestalten. Wir lassen uns von unserem E-Mail-Eingangskorb den Tag diktieren. Nicht wir bestimmen über unsere Zeit, sondern die Menschen, die uns E-Mails schreiben.
| Lässt du dir von deinem E-Mail-Eingangskorb den Tag bestimmen? |
Die E-Mail App nur zu festen Zeiten öffnen
Die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Öffne deinen E-Mail-Eingangskorb nur zu festen Zeiten, maximal fünfmal am Tag. Nur während dieser Zeiten arbeitest du an deinen E-Mails. Und nachdem du alle E-Mails bearbeitet hast, schließt du das E-Mail-Programm wieder und öffnet es erst wieder zur nächsten festgelegten E-Mail-Zeit.
Ich kenne viele Unternehmer, die ihre E-Mails nur zweimal am Tag bearbeiten. Das ist auch völlig ausreichend. Aber mache dir keinen Stress. Wenn zweimal am Tag für dich derzeit unerreichbar erscheint, dann starte mit fünf Zeiten. Die Anzahl der E-Mail-Zeiten kannst du später immer noch weiter reduzieren.
Ich persönlich komme in der Regel mit drei E-Mail-Zeiten aus: 10:00, 14:00 und 18:00 Uhr. Auch wenn ich versuche, mich an die Zeiten einigermaßen zu halten, so mache ich das nicht dogmatisch. Leichte Verschiebungen sind immer möglich, aber mehr als dreimal am Tag lasse ich nicht zu.
Starte niemals mit E-Mails in den Tag
Eine Sache ist dabei ganz wichtig: Starte niemals mit E-Mails in den Tag. Niemals!!! Auch wenn es dir noch so schwer fällt, versuche dem morgendlichen Verlagen, einen Blick in den E-Mail-Eingangskorb zu werfen, zu widerstehen.
Denn wenn wir morgens schon mit dem reaktiven Abarbeiten von E-Mails starten, fällt es uns wahnsinnig schwer, später in den Aktionsmodus zu wechseln. Oft bleibt der Tag dann reaktiv und so fallen wir abends erschöpft ins Bett, aber sind doch keinen Schritt vorwärts gekommen.
Fazit
Die Bearbeitung von E-Mails ist für viele Unternehmer ein großer Stressfaktor. Kein Wunder, denn E-Mails machen uns reaktiv. Mit E-Mails räumen wir Aufgaben anderer Priorität in unserem Leben ein. Über kurz oder lang fühlen wir uns bei der Abarbeitung von E-Mails fremdbestimmt.
Für selbstbestimmtes Arbeiten sollten wir uns daher an feste E-Mail-Zeiten halten und niemals mit E-Mails unseren Arbeitstag beginnen.