Schon interessant, was sich in meinem Evernote Konto über das Jahr hinweg alles so ansammelt. Teilweise herrscht eine richtige Unordnung.
Grund genug, sich einmal im Jahr der Struktur und Organisation meiner Ablage in Evernote anzunehmen und mal so richtig aufzuräumen.
Gerade vor dem Hintergrund, dass ich quasi in Evernote lebe, umso wichtiger.
Im Prinzip verhält es sich mit Evernote wie mit meinem Schreibtisch: Aufgeräumt und ordentlich macht die Arbeit viel mehr Spaß.
Mein Frühjahrsputz ist ganz einfach und besteht im Wesentlichen aus den folgenden drei Schritten:
1. Überblick verschaffen
Grundvoraussetzung für die Optimierung und das Ausmisten ist eine klare Sicht auf den Status quo. Für Evernote bedeutet das eine Darstellung der Notizbuch- und Stapel-Struktur.
Auch wenn ich überhaupt kein Mindmapper bin, hat sich die Übersicht in Form einer Mindmap mit Baumstruktur in diesem Fall als sinnvoll erwiesen. Um es gerade am Anfang einfach zu halten, gibt es dafür das Tool Mohiomap. Dieses kannst Du einfach online mit Deinem Evernote-Konto verbinden und schon wird die Struktur als Grafik dargestellt.
Mohiomap kann übrigens auch Dropbox und Google Drive Accounts abbilden. Die kostenlose Standard-Version ist für unsere Zwecke ausreichend.
Ich nutze Mohiomap nur, um einen groben Überblick zu bekommen und erstelle anschließend meine Mindmap händisch mit der iOS App iThoughts.
Das erstmalige Erstellen ist am Anfang etwas Arbeit, aber die Zeit allemal wert, dient die Mindmap schließlich als Grundlage für alle kommenden Jahre.
2. Ordnen
Ich gehe jeden Stapel durch und überlege genau, welche Notizbücher notwendig sind. Dabei kann es vorkommen, dass ich ein Notizbuch erneut unterteile oder mehrere Notizbücher zu einem zusammenfasse. Teilweise versehe ich einzelne Notizbücher mit neuem und sinnvollerem Namen.
Alle losen Notizbücher, welche keinem Stapel zugeordnet sind, versuche ich auf ein Minimum zu reduzieren. Bei mir sind zur Zeit nur die folgenden vier Notizbücher ohne Stapel:
- @Inbox
- Lars Eingangskorb – als Posteingang, siehe hierzu auch den Artikel ‚Papierloses Büro: Workflow mit dem Evernote-Workchat abbilden‘
- Meine Erfolgsliste
- Vorlagen.
3. Archivieren
Stelle ich fest, dass ein Notizbuch nicht mehr benötigt wird, verschiebe ich es in den ‚XXX Archiv‘-Stapel. So habe ich das Notizbuch nicht immer im Blick, bei der Suche werden die Notizen aber nach wie vor mit einbezogen.
Bei Notizbüchern, bei denen sich nur ein paar Notizen über die Zeit angesammelt haben, verschiebe ich die einzelnen Notizen in das Notizbuch ‚Archiv‘, welches auch in dem Stapel ‚XXX Archiv‘ liegt. Das eigentliche Notizbuch wird anschließend gelöscht. So versuche ich, den Wildwuchs an unwichtigen Notizbücher zu vermeiden.
Fazit
Auch wenn der Anfang etwas Arbeit ist, lohnt sich das Aufräumen in Deinem Evernote Konto allemal. Strukturen, die im Tagesgeschäft zu kurz kommen, werden angepasst oder erstellt und alles nicht mehr Relevante landet im Archiv.
Ich persönlich freue mich jedes Jahr auf den Frühjahrsputz, denn das Arbeiten in Evernote macht danach wieder richtig viel Spaß.
Noch eine Empfehlung zum Schluss:
Wenn Du mit Evernote richtig durchstarten willst, dann ist der Evernote Online-Kurs in meiner MDD Selbstmanagement-Akademie garantiert etwas für Dich! 16 Videos helfen Dir beim Einstieg und auch für versierte Evernote-Nutzer gibt es interessante Workflows und viele Tipps & Tricks. Zusätzlich stelle ich meine ganz persönliche Evernote-Ablagestruktur detailliert vor! Alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten findest Du hier.
Wie räumst Du in Deinem Evernote Konto auf? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.
Hallo Lars, ich finde das jährliche Aufräume in Evernote auch sehr wichtig, um hier nicht den Überblick zu verlieren. Ich habe diesbezüglich zwei Fragen an dich. 1.Du schreibst ja immer, dass Evernote für dich auch das Tool der Wahl ist, wenn es darum geht, interessante Artikel abzuspeicher. Wo speicherst du als Verfechter von Inbox Zero die Artikel nach erstmaligen Lesen ab und wie gehst du mit Ihnen anschließend, spätestens aber beim Frühjahrsputz um. 2. Arbeitest du mit Checklisten bei diesen jährlichen Routinen und wenn ja, wie und wo legst du diese ab?
Danke und VG Christian
Sehr gute Fragen! Danke dafür, lieber Christian.
1) Nach dem ersten Lesen wandern die Artikel entweder in das sehr allgemein gefasste Notizbuch ‚Archiv‘ oder in das Notizbuch ‚Inspiration‘, welches ich bei Ideen für Blogbeiträge durchforste. ‚Archiv‘ dient nur als Ablage und falls ich einmal darauf zurückkommen möchte, was in der Regel nicht passiert (kann ich mich ad hoc zumindest nicht dran erinnern…).
2) Checklisten liegen bei mir alle in ToDoist. Das sind meist Aufgaben mit den passenden Unteraufgaben.
Hallo Lars,
Ich lese deine Beiträge nun seit Wochen – und bin begeistert.
Vor allem das Thema papierlosen Büro, Evernote etc. fesselt mich sehr.
Obwohl ich mich noch immer nicht zwischen Evernote und OneNote entscheiden kann. Das letzte Update war doch sehr umfangreich. Ich nutze wie du, eine Vielzahl an Apple Produkten, jedoch arbeite ich beruflich hauptsächlich an einem Surface Pro 3. Hier entsteht eben der „Innerliche Zwist zwischen Evernote und OneNote). Wie sieht du die Vorteile/Nachteile der beiden Produkte?
Beruflich gesehen befinden wir uns in ähnlichen Spheren. Auch ich bin seit über 10 Jahren in der Wassersanierungssparte (als Experte) tätig. Ich freue mich auf viele weitere Blogs.
Lg Karl aus Österreich
Danke für Deinen Kommentar , lieber Karl.
Der große Vorteil von Evernote ist aus meiner Sicht das offene System und die plattformübergreifende Idee.
Am besten tauschst Du Dich über das Thema aber mit Raven aus. Der nutzt auch ein Surface, OneNote und Evernote. Sein Setup findest Du hier: https://larsbobach.de/mein-setup-von-raven-von-barnekow/
Er kann Dir aus seiner Erfahrung sicherlich am besten helfen 🙂
Evernote forgets …
Oh, evernote ist viel praktischer veranlagt: Es räumt selbstständig auf oder es ist vergesslich. Mir fällt schon seit längerer Zeit auf, dass Notizen einfach verschwinden. Bislang hielt ich das für einen Truschluss, war mir nicht sicher, ob ich diese Notiz, an die ich mich meinte zu erinnern, WIRKLICH gespeichert hatte.
Heuter erhielt ich den Beweis: Ich benutze schon seit längerer Zeit fotografierte Busfahrpläne um die Abfahrzeiten präsent zu haben. Ein Fahrplan, mein Hauptfahrplan, demzugolge GARANTIERT gespeichert und SEHR OFT aufgerufen, war heute nicht mehr da. Einfach futsch. Und so frage ich mich: Was vergisst evernotes noch? Kommt so vielleicht der unbeschränkte Speicherplatz? Was, so frage ich mich ernsthaft, nutzt ein Gedächtnis, das Alzheimer hat.
In diesem Sinne.
KEIN VERSPÄTETER APRILSCHERZ. REALITÄT.
1. Bibelkreis? Richtig nice :O (y)
2. Ja der Frühjahrsputz ist extrem wichtig! Ich fahre allerdings so, dass ich mir jeden Monat zu einem bestimmten Tag 1-2 Stunden Zeit nehme um schon da eine Art Putz durch zu führen. Aber dann auch nur die wirklich auffälligen Dinge. 1 Mal im Jahr wird dann aber auch in jedem kleinen Eck durchgewischt. Wie heißt es so schon? Ordnung ist die halbe Miete.
Hallo Lars,
vielen Dank für den Linktipp zu Mohio. Das ist ein schönes Tool, um sich mal die Struktur als Ganzes anzuschauen. Ein schöner Zeitvertreib.
Weil Evernote für mich wirklich eher ein Datenspeicher ist, benötige ich nicht viel Zeit zum Aufräumen. ich arbeite mit wenig Notizbüchern und dafür viel mit Schlagworten und Schlagwortketten. Mindestens einmal pro Woche leere ich mein Eingangs-Notizbuchr und schaue auch in ein Notizbuch mit Namen „temp“. Dort sind Notizen angelegt, die ich getrost irgendwann löschen kann (beispielsweise Online-Tickets oder, wenn ich online etwas bestelle: Dann lege ich dort ein pdf des Auftrags rein). Alles Andere bleibt erhalten.
🙂
Ralf
Danke für Deinen Kommentar und die Ergänzung, lieber Ralf.
Deine Vorgehensweise hört sich gut und sinnvoll an.