GoodNotes 5: Import und Export von Notizen

Lars ist für den Podcast-Helden Award nominiert. Bitte votet für ihn unter: https://podcast-helden.de/lp-voting-pha-2019/ Herzlichen Dank!

Eine weitere Folge zum Schwerpunkthema dieses Monats erwartet Euch. Es geht um den Import und Export von Notizen mit GoodNotes 5. Lars benutzt diese Funktionen sehr häufig. Er importiert zum Beispiel Skizzen der Handwerker für sein Hausprojekt in GoodNotes 5 und bearbeitet diese dort, bevor er sie dann wieder exportiert, um sie endgültig in Evernote abzulegen. Auch zur Vorbereitung auf seine Vorträge lädt Lars sich seine Folien immer nochmal in GoodNotes, um sie dort durchzuschauen und sich handschriftliche Notizen dazu zu machen.

Was die Community zum Thema Import und Export von Notizen wissen möchte, erfahrt Ihr jetzt anhand dieser Fragen, die wir wieder stellvertretend ausgewählt haben:

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Eure Fragen zu Import und Export von Notizen betreffen folgende Themen:

Automatische Backup-Funktion

Janosch studiert an der Uni und speichert die Folien der Professoren in Dropbox ab. Sein Workflow ist so, dass er sich die Dokumente in GoodNotes importiert, sie dort ausfüllt bzw. bearbeitet und sie dann wieder in Dropbox hochlädt. Das heißt, er hat drei Dokumente, das Original, das bearbeitete Dokument und das exportierte. Das findet er unpraktisch und sucht dafür eine Lösung.

Laut GoodNotes wird die automatische Backup-Funktion bald wieder kommen. Damit kann man seine ganze GoodNotes-Bibliothek z.B. in der Dropbox automatisch speichern lassen. Falls Janosch sich aber an eine vorgegebene Ordnerstruktur in der Dropbox halten muss, wird ihn das automatische Backup leider auch nicht weiterbringen, da alles in einem GoodNotes Ordner abgespeichert wird, sofern das Feature genauso funktioniert wie in GoodNotes 4.

Größe der PDF-Dateien, die Fotos beinhalten

Die Frage von Holger betrifft sowohl GoodNotes 5, als auch GoodNotes 4. Gerade zu diesem Thema sind eine Menge Fragen eingegangen. Es geht um die Dateigröße der PDF-Datei, wenn man Dokumente mit Bildern exportiert.

GoodNotes exportiert die Fotos in der Originalgröße, daher werden die PDF-Dateien so groß. GoodNotes benutzt dafür den pdf-Converter von iOS. Das heißt, GoodNotes hat keinen eigenen Converter programmiert, sondern benutzt den des Betriebssystems. Auch beim Fotoimport in das Dokument lässt sich momentan nichts einstellen, so dass man die Fotos in kleiner Größe in der Notiz hätte. Man kann nur hinterher, nach dem Export, mit Hilfe von Internetdiensten, wie zum Beispiel small-pdf, die PDF-Datei verkleinern. Wünschenswert und auch sinnvoll ist hier wirklich eine Einstellungsmöglichkeit für die Fotogröße. Vielleicht wird GoodNotes da noch etwas machen.

Hier der Hinweis von Wolfgang, dass man auch Firmenlogos, die man z.B. in einer Vorlage benutzt, unbedingt als Vektorgrafik verwenden sollte. Dies wurde bereits in unserer dritten Folge zu GoodNotes zum Thema Vorlagen thematisiert.

Import von E-Mails

Rüdiger würde gerne seine E-Mails aus seinem E-Mail Programm heraus und dann in GoodNotes hinein bekommen und fragt, ob es hierfür eine Lösung gibt.

Da gibt es mehrere Möglichkeiten. Die einfachste ist es mit Copy & Paste zu arbeiten. Aber es geht auf dem iPad auch, indem man im Splitscreen mit Drag & Drop arbeitet, also den Text in der E-Mail markiert und dann in die GoodNotes Notiz rüberzieht. Eine weitere Möglichkeit, die Lars bevorzugt, ist es, den Text der E-Mail, also zum Beispiel ein Angebot, im Druckdialog in eine PDF-Datei umzuwandeln, also virtuell zu drucken. Das funktioniert so, dass man mit der „Spreizgeste“ den Text im Druckdialog vor dem Drucken aufzieht, wodurch dann automatisch durch iOS eine PDF erstellt wird. Diese PDF-Datei kann man dann über die Teilen-Funktion in GoodNotes importieren. Dazu gibt es aber auch ein Video zu, wo Lars das Vorgehen erklärt. Der große Vorteil dieser Methode, ich kann die in GoodNotes 5 importierte PDF auch annotieren.

Verweismöglichkeit in einer Notiz auf eine separat importierte PDF-Datei

Dennis fragt, ob es möglich ist, statt innerhalb einer Notiz eine z.B. 25 Seiten große PDF-Datei einzufügen, nur auf diese zu verweisen.

Links funktionieren leider nicht. Links innerhalb von PDFs werden von GoodNotes übernommen, aber Links innerhalb von GoodNotes zu erstellen, ist nicht möglich.

Notiz direkt in Kalendertermin exportieren

Markus benutzt GoodNotes bei seinen Kundenterminen, um vor Ort handschriftliche Notizen zu machen. Manchmal muss er aber Berichte in seinen Kalender schreiben. Daher seine Frage, ob GoodNotes die Möglichkeit bietet, eine Notiz direkt in seinen Kalendertermin zu exportieren. Wie könnte hier der Workflow aussehen?

Wenn das möglich wäre, müsste der Kalender im iOs unter den Optionen zum Teilen auszuwählen sein. Zusätzlich müsste man dann auch noch den Termin auswählen können. Daher wird dieses wohl nicht gehen. Das ist wahrscheinlich nur über eine Zwischenablage in der Cloud möglich. Also PDF in eine Cloud hochladen oder auf dem iPad zwischenspeichern, dann im Kalender die gespeicherte PDF-Datei als Anhang zu dem Termin hinzufügen. Anders wird es wohl nicht gehen.

Automatischen Kalendertermin aus markiertem Text erstellen

Ein ähnliches Thema hat Gerd. Er schreibt sich Termine als Notiz mit in Texte hinein und möchte daraus sozusagen einen Termin erzeugen, um sich das Dokument auf Terminüberwachung zu legen. Er fragt, ob man die Texte markieren oder mit dem Lasso einfangen kann, um diese dann zu exportieren.

Wenn man Text mit dem Lasso einfängt und per Drag & Drop verschiebt, wird es von GoodNotes als Bild verschoben. Daher muss man erst nochmal auf den eingefangenen handschriftlichen Text tippen und dann in Text umwandeln lassen. Dann kann man den Text per Drag & Drop in einen Kalendertermin verschieben. Dass das automatisch geht, also Schrifterkennung und Interpretation, dass es beispielsweise der 23.07. um 16 Uhr ist, das kann Lars sich nicht vorstellen.

Word-Dokument importieren, bearbeiten und wieder exportieren

Diese Frage bezieht sich auf folgenden Workflow: Eine Word-Datei soll mit dem Pencil in GoodNotes bearbeitet werden. Danach sollen diese Änderungen wieder in die Word-Datei übertragen werden.

Der erste Teil des Workflows sollte kein Problem darstellen, die Word-Datei wird in GoodNotes 5 importiert und dort annotiert. Da man die Datei nicht mit den handschriftlichen Anmerkungen wieder in Word importieren kann, muss es über den Splitscreen gemacht werden. Word und GoodNotes werden im Splitscreen nebeneinander geöffnet und man passt dann in Word die entsprechenden Änderungen an.

Lars empfiehlt aber, statt Word das Apple-Programm Pages zu benutzen, weil Pages den Pencil unterstützt. Pages ist das Apple-Pendant zu Word. In Pages kann man ganz normal über Tastatur Text erfassen, aber es ist auch möglich dort handschriftlich mit dem Pencil hineinzuschreiben und die Handschrift wird mit im Dokument gespeichert.

Soweit Eure Fragen zu Import und Export von Notizen in GoodNotes 5. In der nächsten Folge wird es dann um das Thema Lesezeichen oder Outlines, wie sie jetzt in GoodNotes heißen, gehen. Eine weitere Folge behandelt das Handling von Dokumenten und Seiten. In der letzten Folge wird dann auf einige Spezialfragen eingegangen werden.