Du willst produktiver sein und Dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben schaffen? Dann ist eine gute Wochenplanung Gold wert. In dieser „Frag Lars“ – Folge zeige ich Dir, wie Du den größten Fehler bei der Wochenplanung vermeidest – und endlich realistisch planst.

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Eine Routine, die ich niemals auslasse
Der FOKUS-Planer

Erwähntes Buch (*):
Schnelles Denken, langsames Denken – Daniel Kahnemann

So vermeidest Du den größten Fehler bei der Wochenplanung

Vielleicht kennst Du das: Am Sonntagabend sitzt Du voller Motivation vor Deinem Planer und trägst alles ein, was in der nächsten Woche passieren soll. Sieht alles perfekt aus. Du hast Dir eine lange Liste von Zielen und Aufgaben vorgenommen, die Du in der kommenden Woche erledigen willst.

Das Problem: Am Ende der Woche hast Du davon vielleicht gerade mal 30, 40 oder im besten Fall 50 Prozent geschafft.

Wenn wir unsere selbst gesteckten Ziele nicht erreichen, werden wir zu unserem eigenen schärfsten Kritiker. Wir machen uns Vorwürfe: „Ich war wieder zu langsam“, „Ich habe mir zu viel vorgenommen“, „Ich war nicht fokussiert genug.“

Die gute Nachricht:
Es liegt nicht an Dir. Du bist dem „Planungsfehlschluss“ aufgesessen – unserem eingebauten Denkfehler. Unser Gehirn gaukelt uns vor, dass Aufgaben viel weniger Zeit brauchen, als sie tatsächlich kosten. Zwei Nobelpreisträger, unter anderem Daniel Kahneman („Schnelles Denken, langsames Denken“), haben diesen Effekt bereits 1979 beschrieben.

Unser Gehirn belügt uns permanent.

Es suggeriert uns, dass wir Dinge viel schneller erledigt bekommen, als es in der Realität der Fall ist.

• Die eine E-Mail? „Schaffe ich in 15 Minuten locker!“ – Tatsächlich sitzt Du eine Stunde dran.
• Das kleine Projekt? „Zwei Stunden und das Ding ist fertig!“ – Es werden vier.

Wir unterschätzen immer die Zeit, die eine Aufgabe benötigt. Das passiert jedem, selbst den erfahrensten Menschen. Selbst wenn wir uns bewusst mehr Zeit einplanen, reicht es oft nicht.

Du brauchst also nicht hart mit Dir ins Gericht zu gehen. Sei gnädig mit Dir und erkenne: Du bist dem Planungsfehlschluss aufgesessen – wie jeder andere Mensch auch. Lass Dich nicht von „Experten“-Kalendern täuschen, die auf 15- oder 20-Minuten-Taktungen vollgepackt sind. Das ist pure Fassade und funktioniert nicht.

Die Lösung: Bewusst wenig planen

Wenn Du Deine Wochenplanung erstellst und die wichtigen Aufgaben als Termine mit Dir selbst in den Kalender überträgst, achte auf diese einfache Regel:

Plane maximal 50 Prozent Deiner Zeit im Kalender ein.

Das klingt radikal, ich weiß. Aber nur so bleibt Platz für Unvorhergesehenes – und für die extra Minuten, die Aufgaben fast immer benötigen.

Deinen Kalender richtig planen

Plane also alle wichtigen Aufgaben als Termine mit Dir selbst, aber sorge dafür, dass Dein Kalender „atmen“ kann. Die verbleibenden 50 Prozent sind Dein Puffer. Das ist der Raum, den Du brauchst:

1. Für den Planungsfehlschluss:

Wenn Du doch wieder zu wenig Zeit für eine Aufgabe eingeplant hast, hast Du Luft.

2. Für Unterbrechungen:

Die kommen sowieso – Anrufe, dringende E-Mails, unerwartete Aufgaben.

Ursachenforschung: Der Fehler bei der Wochenplanung beginnt oft früher

Manchmal liegt der Vollpackungsfehler in der Wochenplanung aber auch an einem Fehler, der viel weiter vorne passiert: bei den Jahreszielen.

Wenn Du Dir für das Jahr schon viel zu viel vornimmst, überträgt sich dieser Fehler automatisch auf die Monats- und Wochenplanung.

Mein Credo lautet hier: höchste Qualität statt nur mehr.

Konzentriere Dich auf die wichtigen Dinge. Ich empfehle maximal sechs Jahresziele, davon höchstens drei geschäftlich. Setze nicht auf mehr Ziele, mehr Umsatz, mehr irgendwas, sondern auf höchste Qualität.

Wenn Du höchste Qualität als Maßstab setzt, werden sich Deine Ziele automatisch reduzieren, weil Du Dich nur noch auf die Dinge konzentrierst, die wirklich dafür sorgen.

Dein Fahrplan gegen den Vollpackungsfehler

1. Erkenne den Fehler:

Du leidest unter dem Vollpackungsfehler, verursacht durch den Planungsfehlschluss. Es ist kein persönliches Versagen.

2. Plane bewusst wenig:

Maximiere Deine Planung auf 50 % Deiner Arbeitszeit. Der Rest ist Puffer.

3. Überprüfe Deine Ziele:

Wenn Du Dich schwertust, die Wochenplanung luftig zu halten, schau auf Deine Jahresziele. Hast Du Dir dort schon zu viel vorgenommen?

Hast Du Fragen oder eigene Erfahrungen?
Schreib mir gern eine Mail an fraglars@larsbobach.de. Ich freue mich, von Dir zu hören!

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