Kalender sind ein Segen für alle, die ihr Leben organisiert gestalten möchten. Doch manchmal kann die Vielzahl an Terminen und Aufgaben schnell zu Chaos führen. Besonders wenn man private und geschäftliche Termine in verschiedenen Kalendern verwaltet, kann es schnell unübersichtlich werden. In diesem Blogbeitrag beantworte ich die Frage von Daniel und teile meine besten Tipps, wie Du mit nur einem Kalender Deine Termine souverän im Griff behältst.
Lieber Lars,
vor kurzem bin ich auf Deine YouTube-Videos gestoßen und habe schon ein paar mit viel Interesse gesehen. Ich arbeite seit 27 Jahren auf einer Bank (mehrheitlich im Backoffice) und beschäftige mich aus eigenem Interesse mit den Themen Zeit- und Kalendermanagement, Time-Blocking und Arbeitsplatzorganisation. Ich glaube behaupten zu können, dass ich sehr gut organisiert bin. Und vielleicht bin ich auch etwas zu penibel. Mich beschäftigt nämlich immer wieder dieselbe Frage und ich hoffe, Du hast einen Tipp oder kannst das irgendwann einmal in einem YouTube-Video behandeln. Es geht um folgendes:
Ich führe logischerweise im Unternehmen einen geschäftlichen Kalender, der auch meine privaten Termine beinhaltet, vor allem dann, wenn sie in die ordentliche Arbeitszeit fallen (z. B. Mittagessen kochen für die Kinder, private Arzttermine, etc.). Zudem führen wir als Familie auch einen Familienkalender online. Darin sind alle Termine meiner Frau, unserer Kinder und auch Termine von mir, wenn sie die Familie betreffen (z. B. am Abend ein längeres geschäftliches Meeting).
Nun möchte ich meine Woche besser planen und verwalten können und würde wahnsinnig gerne Time-Blocking konsequent anwenden. Ich stoße aber immer wieder an meine Grenzen, weil ich nicht weiß, auf welchen Kalender (oder auf beide?) ich mich konzentrieren soll. Ich habe auch schon einmal ausprobiert, einen dritten ganz privaten Kalender zu führen, in den dann alle Termine fließen, die nur mich betreffen. Zum Beispiel waren dann die Trainings der Jungs nicht eingetragen, wohl aber die Fahrten zu den Trainings, die ich durchgeführt habe. Aber irgendwie war das alles administrativ schlicht too much und die Übersicht hat stark gelitten, das Handling war unglücklich.
Ich würde mich über ein paar Tipps sehr freuen.
Liebe Grüße aus der Schweiz (vom Thunersee, falls Du den kennst)
Daniel
Die Podcastfolge
Links
Kalenderorganisation
Wir haben nur einmal Zeit!
Verabschiede Dich von der Vorstellung, dass Du mehrere Kalender gleichzeitig erfolgreich führen kannst. Wenn Du Deine Termine auf mehrere Kalender verteilt, verlierst Du leicht den Überblick und riskierst, Doppelbuchungen zu machen. Außerdem ist es mühsam, ständig zwischen verschiedenen Kalendern hin- und herzuwechseln.
Ein Kalender für alles!
Verwende einen einzigen Kalender für alle Deine Termine, egal ob privat oder geschäftlich. So hast Du immer alles an einem Ort im Blick und kannst Deine Zeit effektiv planen.
Aber wie funktioniert das, wenn Dein Arbeitgeber Dir einen bestimmten Kalender vorschreibt? Viele denken, dass der Arbeitgeber Zugriff auf alle Einträge im Kalender hat. Das stimmt jedoch nicht! Moderne Kalender-Apps ermöglichen es Dir, Termine als privat zu markieren. So behältst Du die Kontrolle über Deine persönlichen Daten und gleichzeitig siehst Du alle wichtigen Termine auf einen Blick.
Familienkalender für gemeinsame Termine
Für gemeinsame Termine mit Deiner Familie oder Freunden kannst Du einen zusätzlichen Kalender erstellen. Dieser kann einfach abonniert oder freigegeben werden. So können alle Familienmitglieder wichtige Termine einsehen und koordinieren.
Time-Blocking
Time-Blocking für mehr Fokus
Um Deine Zeit noch effektiver zu nutzen, empfehle ich Dir die Technik des Time-Blockings.
Blocke im Kalender feste Zeitfenster für wichtige Aufgaben ein und behandle diese wie externe Termine. So vermeidest Du Ablenkungen und schaffst mehr Fokus für Deine Ziele.
Farbcodierung für mehr Übersichtlichkeit
Die meisten Kalender-Apps bieten die Möglichkeit, Einträgen verschiedene Farben zuzuordnen. Nutze diese Funktion, um die verschiedenen Arten der Termine zu unterscheiden, also zum Beispiel Arbeitstermine in Blau, private Termine in Grün und Termine mit sich selbst in Orange. So können auch Deine Familienmitglieder erkennen, wann Du ungestört arbeiten möchtest.
Fazit
Verabschiede Dich von Kalenderchaos und bringe Deine Termine mit nur einem Kalender unter Kontrolle. Nutze die Vorteile von Kalender-Apps, Farben und Time-Blocking, um Deine Zeit effektiv zu planen und Deine Ziele zu erreichen.
Wenn Du Fragen zum Thema Fokus hast oder zu allem, was ich hier in den Beiträgen so behandle, zu Selbstführung, zum Selbstmanagement oder zu meinen Workshops, schreib mir einfach eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de.
Das könnte Dich auch interessieren:
Time-Blocking Schritt für Schritt erklärt
Time-Blocking: Wie gehe ich mit Folgeaufgaben um?
* Foto von Gaining Visuals auf Unsplash