‚Mein Setup‘ von Fabian Krämer

Mein Name ist Fabian Krämer und ich lebe und arbeite seit 2007 mit meiner Firma WEB­Pflege in Leipzig. Nach meiner Ausbildung zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung war ich im Rahmen von Praktika längere Zeit im Ausland, was meine Lebenseinstellung sehr stark beeinflusste und mich zu der Erkenntnis brachte, dass man einfach loslegen und machen muss.

Diese hatte Erich Kästner bereits 1931 in seinem Roman Fabian. Die Geschichte eines Moralisten: „Es gibt nichts Gutes / außer: Man tut es“. Dieser Fabian hier, also ich, hatte diese Einsicht erst etwas später – 2003 beim Verkaufen erzgebirgischer Buttermilchgetzen am Strand von Sydney (wie auf dem Foto zu erkennen ist).

Der Fabian in der Geschichte Kästners hat ansonsten allerdings wenig mit mir zu tun: Mir sind nämlich Effizienz, Produktivität und Zielstrebigkeit wichtiger, wobei auch ich Ressourcenoptimierung und Simplifizierung anstrebe.

So lebe ich nach dem Prinzip: Keep it simple. Meine Firma braucht theoretisch nicht mehr als eine gute Internetverbindung, die nötige Soft-­ und Hardware und eben kein oder nur sehr wenig Papier, um zu funktionieren. Praktisch kann ich allerdings noch nicht ganz auf Papier verzichten, aber ich arbeite daran, dass aus meinem papierarmen Büro ein papierloser Arbeitsplatz (unter Palmen) werden kann.

Ich demonstriere euch das an meinem Setup, das ich nun im Detail vorstellen will.

Setup

Mein Arbeitsplatz

Da ich mich auch gern ausbreite, habe ich mich für einen Eckschreibtisch entschieden. Dieser ist mal mehr, mal weniger aufgeräumt, aber stets relativ frei von Papier. Ein klitzekleiner Stapel Schmierpapier dient mir zum Kritzeln und Notieren kleinerer Infos bei Telefongesprächen. Diese führe ich manchmal auch via Skype­Calls, da einige meiner Kunden genau wie ich auch gern mal vom Ausland aus arbeiten. Deshalb liegt auf meinem Schreibtisch auch immer ein Headset griffbereit. Zum Arbeiten nutze ich einen Desktop­-PC mit Windows 7. Da ich mich einmal an Windows 7 gewöhnt und die Ordnerstruktur darin lieben gelernt habe, bin ich momentan noch ein „Windows 10-Verweigerer“. Zudem nutze ich 2 Bildschirme der Größe 22 Zoll. Das Arbeiten mit 2 Bildschirmen ist für mich mittlerweile ein Muss geworden. Gegenüber meines Schreibtisches habe ich einen Kickertisch aufgebaut, denn was ist Arbeiten ohne Erholungsphasen!? Oder wie bereits schon die alten Griechen feststellten: „Erholung ist die Würze der Arbeit“ (Plutarch, 46­120 n.Chr.).

Entspannung

Hier kann ich mich mit meinen Mitarbeitern entspannen und nach dem ein oder anderen kleinen Turnier wieder produktiver an meine Arbeit gehen.

Unterwegs oder Daheim

Wenn ich unterwegs bin oder im Home Office, nutze ich vorrangig mein Smartphone Sony Xperia Z3 und mein Tablet, ebenfalls Sony Xperia Z (32GB) mit zusätzlicher Bluetooth­Tastatur, um mir das Schreiben von Mails und Texten zu erleichtern. Mit beiden Geräten bin ich mehr als zufrieden: Geschwindigkeit, Akkulaufzeit, Design, und zudem wasserdicht – da fällt kein Termin oder keine Arbeit ins Wasser.

Apps

Meine Apps

Wie auf dem Screenshot meines Tablets zu sehen ist, habe ich einige Apps, die ich regelmäßig nutze. Von den Google Apps nutze ich v.a. den Kalender, Google Drive, Gmail und Docs. Als Browser habe ich Opera und Chrome installiert, wobei ich Opera eher für die Recherche nutze und Chrome für Webanwendungen. Mindmeister und Trello sind für mich sehr gut geeignet, um Ideen zu Strukturierung und Unternehmensentwicklung konzeptionell umzusetzen. Zum Filesharing nutze ich gerne Dropbox und WE­Transfer. Agile CRM ist für mich derzeit die Software, um Kundenmanagement zu betreiben und mit Hilfe generierter Mails einen Bereich des Marketings zu automatisieren. Meine Lieblings-­Apps sind neben Agile CRM momentan Evernote und ToDoIst, da diese zum Standard meiner Firma gehören und deren Nutzung maßgeblich den Firmenalltag bestimmen und auch erleichtern.

Taskmanager

Mit ToDoIst kann ich nicht nur mich strukturieren und tägliche Aufgaben priorisieren, sondern auch direkt delegieren. Ich habe hierzu alle Mitarbeiter als „Projekte“ eingetragen und kann an diese Aufgaben verschieben. Auch meine Mitarbeiter können untereinander Aufgaben verteilen oder durch die Kommentarfunktion offene Fragen dazu klären. Seitdem ich ToDoIst nutze, kann ich meine Tage und Wochen besser planen. Auch die Priorisierung von Aufgaben fällt mir leichter. Wie Lars empfohlen hat, sollte an jedem Tag nur eine rote, hoch priorisierte Aufgabe anstehen – der „daily frog“. An diese Empfehlung halte ich mich, was mir und meiner Karma-­Punkteliste sehr gut tut 😉 (siehe Screenshot). Evernote wird in meiner Firma als Dokumentenmanagement genutzt. Alle Dateien, die interne Strukturen und Kundenanfragen betreffen, werden dort abgelegt und können so jeder Zeit und von überall aufgerufen werden. Um auch alle Dokumente, die als Papierversion bei uns eingehen, in Evernote anlegen zu können, habe ich mich für den Fujitsu Scan Snap entschieden, der durch einfache Handhabung und Kompatibilität mit Evernote einen großen Beitrag zum papierarmen Büro leistet.

Weitere Hardware und Software im Büro

Neben dem geliebten Fujitsu Scan Snap und den bereits beschriebenen anderen technischen Gadgets ist noch mein Server zu erwähnen. Da ich in meiner Firma seit nunmehr 12 Jahren Webseiten von Kunden betreue und aktualisiere, haben sich im Laufe der Zeit eine Menge Daten angesammelt, die es stets zu sichern und zu speichern gilt. Dafür nutze ich firmenintern eine Disc Station von Synology. Auch auf diese kann ich von unterwegs zugreifen und kann somit stets alle Kundendaten im Auge behalten. Da jeder Kunde eigene Passwörter benötigt, um sich sowohl selbstständig in unserem Kundencenter einzuloggen, als auch von uns intern verwaltet zu werden, haben sich eine Vielzahl von Passwörtern angesammelt, die ich über die Software Password­Depot verwalte. Um mir das Schreiben von Mails mittels generierter Textkörper zu erleichtern, nutze ich TextExpander (einfach Klasse, das Tool!).

Screenshots wie den obigen bearbeite ich einfach und schnell mit dem Snipping Tool Plus. Für alle Kundenanfragen, die das Aktualisieren von Bildern auf deren Webseiten betreffen, nutze ich Adobe Photoshop. Mit Adobe Dreamwaver und Notepad++ setze ich alle Webdienstleistungen um, die sich auf die Pflege und Aktualisierung von Webseiten und Homepages beziehen. Zusätzlich nutze ich FileZilla als File Transfer Protocol. Für die Rechnungsstellung nutze ich bislang das Programm Softwarenetz Rechnung 6 für Windows und zusätzlich StarMoney zum Onlinebanking, was mir aber hinsichtlich der Automatisierung noch nicht reicht. Ich strebe nach Höherem und suche derzeit nach einer Online-Buchhaltungssoftware, die Rechnungen automatisch erstellt und die Steuererklärung auch ohne zusätzlichen Aufwand an das Finanzamt übermittelt. Ich habe bisher Lexoffice und Debitoor recherchiert, bin aber noch nicht richtig überzeugt. Über Hinweise oder Empfehlungen von euch wäre ich sehr dankbar.

Meine persönlichen Tipps auf dem Weg zu mehr Produktivität

Mich hat das Ebook von Lars Bobach „Lars get things done“ inspiriert und mich für ToDoIst geöffnet. Heute ist aus der Offenheit eine Affinität geworden und durch die tägliche Bearbeitung kleinerer und größerer „daily frogs“ bin ich mittlerweile zum Meister aufgestiegen. Der Blog von Lars und die Inspiration von Partnern aus dem Bereich Webdienstleistungen haben mich Stück für Stück meinem Traum etwas näher gebracht: 100% Optimierung und 0% Papier. 100% optimiert ist ein Arbeitsprozess für mich dann, wenn er automatisiert abläuft. Automatisierung kann man mit der jeweiligen Software erreichen – ob diese automatische Mails generiert, wie mit Hilfe von Agile CRM oder Rechnungen automatisch an Kunden verschickt, wie mit Hilfe von Lexoffice oder Debitoor oder der Kunde selbst sein Angebot anhand eines Konfigurator­Tools erstellt, das er dann per Mausklick direkt an sich selbst schickt… Der Kreativität und somit Produktivität sind keine Grenzen gesetzt. Der moderne Chef wird mit Hilfe von Workchatrooms zum Dirigenten seines virtuellen Teams und kann dezentral agieren und delegieren – und das von überall aus, vielleicht sogar als Digitaler Nomade.

Wenn ich mit meiner Firma WEB­Pflege, die sich 100% Internet auf die Fahne schreibt, 90% Automatisierung erreicht habe, schreibe ich „Mein Setup 2.0: Ora et labora in Bora Bora“ und füge Bilder meines Arbeitsplatzes an: Tablet, Tastatur und Headset auf einer Liege am Strand, mit viel Sonne zum (persönlichen und wirtschaftlichen) Wachsen. So wird aus dem Roman Fabian. Die Geschichte eines Moralisten. der Blog Fabian. Die Geschichten eines Automatisten.

Eure Kommentare, Bewertungen, Fragen?

Ich bin gespannt auf eure Reaktionen und freue mich über jedes Feedback, jede Frage und jeden Kommentar zu „Mein Setup“. Schreibt, was das Zeug oder eure Tastatur hält, fragt mir Löcher in den Bauch.

  • Danke für Dein tolles und sehr interessantes Setup, lieber Fabian. Sehr inspirierend.
    Aber was zur Hölle sind Buttermilchgetzen???

  • Mathias Pardo

    Vielen Dank, Fabian. Klasse geschrieben! Agile CRM kannt ich noch nicht. Wie lange nutzt du es schon?

    • Hallo Mathias,

      vielen Dank für das Kompliment.
      Agile benutze ich jetzt seit mehr als einem Jahr.
      Besonders die Webrules (eine Art Popup mit definierten Funktionen) und die E-Mail-Automation gefallen mir sehr gut. Es ist einfach zu bedienen und bietet mit den möglichen Schnittstellen zu Google, Microsoft, PayPal usw. eine sehr einfache Integration in bestehende Systeme. Ich kann es wirklich empfehlen.

      Gepflegte Grüße
      Fabian

      • Mathias Pardo

        Danke, Fabian. Ich habe bei Agile jetzt ein Konto angelegt und schaue es mir mal an. Alles Gute

  • Eckhard Lienert

    Sehr guter Betrag Fabian, mich würde auch brennend interessieren, welche Online-Buchhaltungssoftware, die Rechnungen automatisch erstellt und die Steuererklärung auch ohne zusätzlichen Aufwand an das Finanzamt übermittelt. Denn es wird sie sicher geben, und eventuell schuppst uns ja ein anderer Leser mit der Nase drauf…. Beste Grüße Eckhard

    • Ich bin jetzt bei debitoor fündig geworden.
      Zumindest was die Umsatzsteuervoranmeldung angeht, passiert dies auf „Knopfdruck“.
      Auch eine Anbindung an ein Zeiterfassungssystem (https://www.jephi.de/) ist möglich.
      Besonders die Möglichkeit der Datenanbindung über eine API (https://debitoor.de/funktionen/add-ons/api) hat mich überzeugt. Falls jemand andere Erfahrungen gemacht hat, kann er/sie diese gerne mit uns teilen.

      Gepflegte Grüße
      Fabian

  • Thomas

    Hallo Fabian, du schreibe, das du dich an die Ordnerstruktur von Windows7 gewöhnt hast und deswegen wein Win10 Verweigerer bist – was stört dich an Win10 generell ?

    • Hauptsächlich stört mich die ganzen News Feature… Wenn ich Informationen haben möchte dann suche ich danach. Des Weiteren die ganzen Spiele Geschichten (X-Box, King usw.). Ich benötige meinen PC zum Arbeiten und nicht weil ich mich langweile. Es Nervt mich einfach das ich Stundenlang damit zubringen muss die Apps zu deaktivieren bzw. zu löschen um ein sauberes System zum arbeiten zu haben. Wenn ich etwas brauche dann installiere ich mir es selbst. Wie seht Ihr das?