Mein Setup 2.0. – oder 3 Jahre in denen sich (fast) alles veränderte!

Es ist jetzt gute 3 Jahre her, als ich Euch das erste Mal mein Setup vorgestellt habe. Seitdem ist nicht nur viel Zeit vergangen, vor allem ist auch wahnsinnig viel passiert und das hat sich sowohl auf die Technik, mit der ich täglich arbeite, als auch auf mein Selbstmanagement ausgewirkt. Beides möchte ich Dir heute vorstellen. Ich selbst liebe die Setup-Serie hier und habe mich auch gerne von dem einem oder anderem inspirieren lassen. Vielleicht kann ich mit diesem Update etwas zurückgeben.

Wer bin ich überhaupt?

Mein Name ist Jörg Roos. Gemeinsam mit meiner Familie lebe ich am nördlichen Rand des Ruhrgebiets im schönen Haltern am See. Seit Anfang 2018 bin ich vollselbständig und arbeite vor allem in meinem Home-Office, das im Keller unseres Hauses liegt.

Als Mentor unterstütze ich Dich als Unternehmer dabei, Dein Business auf Gewinn zu programmieren, indem ich Dir zeige, wie Du zu jeder Zeit Deine Zahlen im Griff behältst – ohne zuvor trockene BWL-Theorie studieren zu müssen.
Gemeinsam mit meinen Kunden arbeite ich also viel mit Zahlen. Das mache ich via online-Meetings, aber natürlich auch im persönlichen Gespräch. Außerdem sende ich seit dem Sommer regelmäßig meinen Zahlen im Griff-Podcast und arbeite immer häufiger mit Videos. Aus diesem Mix haben sich einige Anforderungen an mein Setup ergeben, die ich nach und nach umgesetzt habe.

Meine Hardware

Nachdem ich nun einen großen Teil meiner Arbeit im Keller verbringe, war Licht ein großes Thema bei mir. Ich wollte meine Augen so gut es geht schonen und möglichst lange produktiv arbeiten können. Also entschied ich mich dazu mir eine große Tageslichtlampe über den Schreibtisch zu hängen. Nach einigem Hin und Her habe ich mich für eine EGG LED-Panel mit 5300 K entschieden und bin mit dieser Wahl wirklich sehr zufrieden. Damit wird der Arbeitsbereich schön hell und die Augen ermüden deutlich später.

Das wird ganz sicher auch durch meinen neuen Monitor unterstützt. Der Samsung 34“ curved (MODELL: C34H890WJU)(*) ist ein echter Game-Changer. Tolle Bildqualität, super Design (passt hervorragend zum Rest) und vor allem: Der Monitor hat einen usb-c-Anschluss, über den ich mein MacBook Pro anschließen und gleichzeitig laden kann. Der eingebaute USB-Hub rundet das Gesamtbild ab.

Ja, das MacBook Pro ist auch „neu“. Das Modell aus 2016 habe ich ohne Touchbar und mit 512GB gekauft. Dank usb-c benötige ich wirklich nur ein Kabel und alles funktioniert einwandfrei. Herrlich. Ein Problem mit meiner Tastatur hatte ich übrigens bisher nicht. Glück gehabt.

Oder das liegt daran, dass ich das MacBook häufig im zugklappten Zustand und mit externer Tastatur nutze. Da ich einen aufgeräumten Schreibtisch liebe und zudem Wert auf eine hochwertige Optik lege habe ich mich für die Logitech Craft-Tastatur(*) entschieden. Ich liebe diese Tastatur, auch wenn der Preis unverschämt ist, vor allem wenn am Ende des Tages vor allem der Designaspekt übrigbleibt. Denn das „jog-wheel“ nutze ich viel seltener als vermutet. Aber das Tippgefühl ist überragend. Warum ich das Apple Keyboard nicht nutze? Weil es das damals noch nicht in schwarz gab, als ich mir die Craft-Tastatur geholt habe 😊. Selbstverständlich habe ich auch die passende Maus (Logitech Master MX2(*)) und die passenden Lautsprecher (Logitech MX SOUND(*)).

Meine Videos drehe ich häufig mit der Webcam. Dank einer großartigen Software, habe ich auch keine Lichtprobleme mehr. Aber dazu später mehr.

Podcast-Aufnahmen werden bisher mit meinem iPhone X (64 GB) und einem Zoom HZN-Micro gemacht, das einfach in den Lightningport gesteckt wird. Super einfach und trotzdem eine gute Qualität. So mag ich das.

Erst gestern habe ich mir das Rode Procaster und das Steinberg urm-mk2-Audio-Interface bestellt. Vielleicht mache ich damit demnächst auch meine Podcasts (zumal auch der Raumklang über Absorber optimiert wird). Dazu kann ich noch nichts sagen.

Den ScanSnap-Dokumentenscanner IX-500(*) kennst Du vielleicht schon vom letzten Mal. Den liebe ich immer noch genauso wie damals.

Neu hinzugekommen ist im Frühsommer 2018 mein iPad Pro 12,9 Zoll mit Pencil und Smart Cover. Die Auswahl der (für mich) richtigen Größe war eine schwere Geburt. Ich habe mir von Jedem Tipps geholt und Erfahrungen angehört, der es vor mir schon hatte. Schlussendlich habe ich mich für die große Variante entschieden, weil ich es v.a. als Schreibblock, als Whiteboard-Ersatz in Video-Mentoring-Sessions und für mein Selbstmanagement nutzen wollte. Da war es weniger wichtig, wie „handlich“ die Größe ist, weil es sowieso meist auf dem Schreibtisch liegt. Die Entscheidung war für mich goldrichtig. Ich liebe das iPad Pro und die Größe ist für mich genau richtig.

Meine Software

Wenn ich heute Software auswähle achte ich besonders darauf, dass eine Synchronisation zwischen MacBook, iPad und iPhone möglich ist. Im Idealfall sollte auch Windows gehen, denn man weiß ja nie, wohin die Reise geht. Wichtig ist mir in der Zwischenzeit, dass ich die Auswahl neuer Software sehr bewusst mache und wenn ich mich dann entschieden habe, dann bleibe ich auch lange Zeit dabei. Ich überlege mir, was ich wirklich benötige und was ich mir wünsche. Auf dieser Basis entscheide ich dann. Da ich ja so ein Spielkind bin, habe ich früher viele Stunden/Tage damit verplempert die richtige Software/App auszuwählen und alles getestet, was irgendwie spannend klang. Die Zeit spare ich mir heute.

Das ist ein echter Produktivitäts-Booster!

Meine eMails liegen aktuell bei Gmail. Hier habe ich den kleinen Tarif gebucht, das reicht mir, weil ich eben nur meine eMails (+ Kalender) dort habe. Zusätzlich habe ich ein Microsoft Office 365 Abo. Genauer gesagt den „Business Deutschland“-Tarif, so dass alle meine Daten auf deutschen Servern liegen. Nachdem ich auch mit Finanzdaten meiner Kunden arbeite, ist mir Datenschutz natürlich besonders wichtig. Besser als ein Profi kann ich meine Daten zu Hause nicht schützen, deshalb nutze ich meine Synology Diskstation auch nicht mehr und arbeite cloudbasiert. So komme ich auch immer von überall an all meine Daten, was sich schon des Öfteren bei einem Kundenbesuch als sehr hilfreich erwiesen hat.

Besonders spannende Apps nutze ich eigentlich nicht. Es sind eher die Klassiker, aber das sind sie ja schließlich auch nicht ohne Grund.

Evernote als zentrale Datenablage, ToDoist für mein Aufgabenmanagement, Mindmeister für Mindmapping, Meistertask für größere Projekte, GoodNotes als Schreibblock und natürlich Excel, Word, PowerPoint. Meine Daten liegen im OneDrive, was auch mein zentraler Cloudspeicher ist.

Ich habe auch einen erneuten OneNote-Versuch hinter mir, der aber wieder gescheitert ist. Offenbar bin ich für diesen Wechsel noch nicht bereit.

Als Passwortsafe nutze ich 1Password. Ohne diesen würde wohl nicht mehr viel gehen. Wahnsinn, was sich da so ansammelt.

Die kleine MacApp „Hazel“ werkelt auch weiterhin auf meinem MacBook und sortiert mir meine Daten etc. Jeder Scan landet in einem definierten Ordner „SCANS“. Dieser wird von Hazel überwacht und über den Dateinamen dann an die richtige Stelle verschoben. Im Wesentlichen habe ich meine Dokumentenablage nur noch in Jahresordnern organsiert. Über den Dateinamen kann ich ablesen, was für eine Art das Dokument ist (Vertrag, Brief, Rechnung etc.). Die Suche (Spotlight oder Alfred) ist insgesamt so gut geworden, da lohnt die Mühe einer dezidierten Ordnerstruktur für Dokumente nicht mehr – denke ich zumindest. Für alle anderen Dateien habe ich aber sehr wohl noch eine Ordnerstruktur.

Achja, dann wollte ich Dir ja noch von der Software erzählen, die meine Lichtproblem löste. Die Tageslichtlampe ist super zum Arbeiten. In Videos wirkte ich aber immer extrem blass und das Bild hatte sehr kalte Farben. Also habe ich viel mit unterschiedlichen Varianten herumgedoktert. Und dann bekam ich den Tipp, iGlasses von ECAMM zu versuchen. Diese kleine Software, wirkt wie eine eigene Kamera, bei der man aber das Bild selbst einstellen kann. Also ich kann Farbetemperatur, Helligkeit und Kontrast manuell regeln. Ich gebe dem Kamerabild einfach mehr Wärme und schwupps, habe ich ein gut beleuchtetes Bild, das wirklich ansehnlich ist. Ein echter GameChanger für ganz wenig Geld!

Mein SelbstManagement

Nach wie vor setze ich mich zu Beginn eines Jahres hin und plane das kommende Jahr. Dafür nehme ich mir 2 Tage Auszeit und ziehe mich komplett zurück. Hier werden Jahresziele festgelegt, Projekte definiert, Arbeitsprozesse überdacht etc. Ich überlege mir halt, was ich im nächsten Jahr machen möchte, um meinen großen Lebenszielen einen Schritt näher zu kommen.

Das Herzstück meines Selbstmanagement ist dann aber meine Wochenplanung, die ich zumeist jeden Samstag vormittag mache. Ich verwende ToDoist ja als zentralen Eingangskorb für meine Aufgaben. Spätestens jetzt sortiere ich die Aufgaben den Projekten zu und plane, wann ich sie abarbeite (manchmal mache ich das auch direkt bei der Eingabe in ToDoist). Wenn die Aufgabe in der kommenden Woche erledigt werden soll, plane ich mir die Zeit dafür direkt in meinen Kalender ein. Solche Termine sind in meinem Kalender grün hinterlegt, so dass ich diese immer gut erkenne. Außerdem versehe ich alle Aufgaben mit einem Stichwort „viel Energie“ oder „wenig Energie“. Dann weiß ich bei der Kalenderplanung direkt, ob ich für die Erledigung meiner Aufgaben, voll fit sein sollte oder ob es sich eher um eine „stumpfe“ Routinearbeit handelt.
Wenn ich dann morgens mit meiner Arbeit beginne schaue ich in den Kalender und weiß, was ich wann erledigen wollte. Das klappt super und gibt unheimlich viel Ruhe im Kopf.

Meinen Tag beginne ich mit einer Morgenroutine, die ich recht gut durchhalte (aber auch bei mir gibt es schwache Tage 😊) Ich stehe gegen 06:30 Uhr auf, meditiere für ca. 15 Minuten, mache dann 30-45 Minuten Sport, um dann in Ruhe zu frühstücken. Diese Morgenroutine hilft mir sehr gut dabei, gestärkt in den Tag zu starten.

Seit einigen Monaten schreibe ich regelmäßig (leider noch nicht täglich) ein Erfolgsjournal. Dafür nutze ich eine PDF-Vorlage und ein separates Notizbuch in GoodNotes. Das mache ich in der Regel als Abschluss eines Tages.

Du siehst, es ist viel passiert in den letzten 3 Jahren. Das Schöne ist, alles entwickelt sich in die richtige Richtung, deshalb wähne ich mich auf dem richtigen Weg! Es würde mich freuen, wenn ich Dir ein paar Impulse mitgeben konnte. Solltest Du Fragen haben, so schreib einfach einen Kommentar oder wende Dich gerne per eMail (email@joerg-roos.com) an mich.

Bleib erfolgreich‘
Dein Jörg

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