„Mein Setup“ von Mike Richter

Im Jahr 2012 habe ich in meiner Firma das „papierlose Büro“ umgesetzt. Dazu habe ich mit meiner Mitarbeiterin und einer Aushilfe sämtliche Akten digitalisiert und den laufenden Betrieb so umorganisiert, dass wir selber nur noch möglichst wenig Papier produzieren. Das Besondere dabei ist, dass ich Versicherungsmakler bin und wir „von Natur aus“ ziemlich viel Papier von den Versicherungsgesellschaften bekommen.

Schreibtisch Mike Richter

Seit der Umstellung auf ein papierloses Büro bin ich absoluter Befürworter der „Digitalisierung“.

Über mich

Ich bin Mike Richter, Versicherungsmakler und Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH mit zwei Mitarbeiter(innen). Ich helfe Unternehmern und Selbstständigen Zeit und Geld zu sparen, indem ich mich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen kümmere.

Dazu passe ich Deine Versicherungen an Deine individuellen Anforderungen an. So kannst Du sicher sein, dass Du nicht zu viel Geld für einen nicht passenden Versicherungsschutz ausgibst. Den notwendigen „Papierkram“ mit den Versicherungen erledige ich zuverlässig und dauerhaft für Dich. Dein Zeitaufwand für diesen oft lästigen und nervigen Bereich wird so auf ein Minimum reduziert.

In meinem Blog „mike-richter-hilft.de“ schreibe ich über die Themen „Papierloses Büro“ und „Effizientes Arbeiten“. Das ganze wird garniert mit einigen ausgewählten „Tipps vom Versicherungsmakler“ 😉

Mein Arbeitsplatz im Büro

Als ich im letzten Jahr mit meinem Büro umgezogen bin, habe ich meinen alten, sehr großen Schreibtisch ausrangiert. Ich habe mir stattdessen einen höhenverstellbaren Stehtisch mit Stehhilfe von einem bekannten schwedischen Möbelhersteller zugelegt.

Warum habe ich das gemacht? Zum einen hatte ich gemerkt, dass mir manche Aufgaben im Stehen leichter fallen (z.B. telefonieren oder Emails bearbeiten). Zum anderen bin ich mittlerweile zu der Überzeugung gelangt, dass Stehen deutlich gesünder ist als Sitzen.

Büro Mike Richter

Meine Hardware

Mein Mac

Obwohl mein Kundenverwaltungsprogramm nur auf Windows läuft, habe ich mir vor etwas mehr als 2 Jahren ein MacBook Air (13’’, 8 GB RAM, 256 GB Festplatte, Anfang 2015) zugelegt. Mein Kundenverwaltungsprogramm läuft seitdem auf einem virtuellen PC, auf den ich per Remote zugreife.

Den Wechsel zu Apple habe ich bisher nicht bereut. Das Betriebssystem läuft seit 2 Jahren stabil (kein einziger Absturz). Der Rechner startet schnell und der Akku hält noch immer knappe 10 Stunden. Die Performance ist für meine Tätigkeiten mehr als ausreichend. Das MacBook Air ist das Endgerät, dass ich bei meiner täglichen Arbeit im Büro bzw. Homeoffice am häufigsten nutze.

Mein iPad

Seit März 2017 nutze ich das iPad Pro (9,7’’, 32 GB Frühjahr 2016) mit dem Apple Pencil. Davor habe ich 5 Jahre lang ein iPad der 3. Generation (Frühjahr 2012) im Gebrauch gehabt.

Seit dem Update auf iOS 11 empfinde ich das Arbeiten mit dem iPad in Verbindung mit dem Apple Pencil als noch produktiver. Versicherungsanträge ausfüllen, diese an den Innendienst per Email weiterleiten oder Fotos von Versicherungsschäden aufnehmen und diese mit Anmerkungen versehen…der Workflow unter iOS 11 läuft einfach rund.

Einzig mit der Performance der Batterie bin ich noch nicht glücklich. Nach einer Nutzungsdauer von ca. 6 Stunden muss das iPad wieder aufgeladen werden. Meine Nutzung beschränkt sich dabei zu 80% auf Goodnotes, Safari und Airmail. Daher werde ich demnächst wohl ein Ticket beim Apple-Support öffnen.

Das iPad begleitet mich auf Reisen, bei Seminarbesuchen und bei Kundenterminen.

Mein iPhone

Ebenfalls seit dem Frühjahr 2017 nutze ich das iPhone SE (64 GB, Frühjahr 2016). Vorher hatte ich 6 Jahre lang das iPhone 4 bzw. 4s in der Nutzung. Ich habe mich bewußt für die „kleinste“ iPhone-Größe entschieden, weil es hervorragend in die Hosentasche passt. Das iPhone gebrauche ich vorwiegend zum Telefonieren, Nachrichten schreiben, Fotos machen und Podcast hören. Außerdem versende ich mit ihm Sprachnachrichten per Email an meine Mitarbeiter.

Meine 3 wichtigsten Apps und Programme

  1. Meine täglichen Aufgaben ohne Kundenbezug verwalte ich in Todoist. Für die Aufgaben mit Kundenbezug organisiere ich in Keasy (das ist mein Kundenverwaltungsprogramm), das wiederum mit EloOfiice verknüpft ist. EloOffice ist ein Managementsystem für Dokumente. Hier liegen alle Dokumente mit Kundenbezug auf meinem lokalen Server.
  2. In Evernote lege ich alle Dokumente ohne Kundenbezug ab, z.B. Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder Reiseunterlagen.
  3. Sprachnachrichten für meine Mitarbeiter und meine Kunde nehme ich mit italk24 auf. Bisher nutzte ich italk24 sowohl als „Browser-Anwendung“ auf dem Mac als auch als App auf dem iPhone. Leider war die italk24-App eine 32-Bit-Anwendung. Diese werden seit dem Update auf iOS 11 nicht mehr unterstützt. Daher warte ich „händeringend“ auf ein entsprechendes Update. Das Besonders bei italk24 ist, dass die Sprachnachricht dem Empfänger auf einer personalisierten Landing-Page zur Verfügung gestellt wird. Das Feedback meiner Kunden dazu ist durchweg positiv bis begeistert.

Screenshot Website Mike Richter

Fazit

Die Kombination von drei Apple-Geräten und einem virtuellen PC ermöglicht mir effizientes und zugleich ortsunabhängiges Arbeiten. Das empfinde ich als den größten Vorteil der Digitalisierung. Ich für meinen Teil habe keine Angst vor ihr, sondern freue mich auf die zukünftigen Weiterentwicklungen.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Thomas Hermans

    Hallo,

    danke für deinen Bericht – ich habe eine Frage zum Schreibtisch:

    Wie sind deine Langzeiterfahrungen mit dem höhenverstellbarem Tisch vom Schweden in Sachen Stabilität ? Man liest immer wieder, der soll recht wackeling sein wenn er hochgefahren ist.

    Danke und Grüsse

    • Versicherungsmakler Mike Richt

      Hallo Thomas,

      ich habe den Tisch jetzt etwas mehr als ein Jahr im Einsatz. Er steht bei mir absolut stabil und ich empfinde ihn auch nicht als wackelig, wenn er hochgefahren ist. Da ich knapp 1,90m lang bin, fahre ich den Tisch auch immer komplett aus. Es gibt bei mir keine Probleme.

      Btw. Für meine Mitarbeiterin schaffen ich den Tisch jetzt auch an. Sie hat für sich auch die Vorteile des Stehens erkannt:-)

      Viele Grüße Mike

  • Hallo Mike,

    vielen Dank für Deinen Bericht.

    Ich habe auch noch eine Frage:

    Als GmbH wie gehst Du mit den GOBs und der Digitalisierung um und wo verwaltetest Du Deine Verträge der Kundenversicherungen? Elo-Office kenne ich auch und war ganz zufrieden damit – aber was ist mit der Revisionssicherheit?

    Vielen Dank und Grüße
    Steffi

    • Sven Balje

      Hallo Steffi,
      ELO ist, sofern richtig konfiguriert und mit Verfahrensdokumentation versehen, auch revisionssicher. Revisionssicher heißt nicht unveränderbar sondern nachvollziehbar.

      Wir als ELO Businesspartner vertreiben ELOoffice/professional und ELOenterprise.

      Bei Fragen einfach mal melden.

      Sven Balje
      Systemhaus Balje

    • Sandra Balje

      Hallo Stefanie,

      ELO ist ein Dokumentenmanagmentsystem was selbst von Dirk Kuballa Empfohlen wird.
      Dieser ist Teil der Steuerbehörde die damals die GoBD beschlossen haben.
      Kein System bietet 100% Schutz und der Anwender sollte eine Verfahrensdokumentation erstellen, damit die Finanzbehörde nachvollziehen kann wie mit Dokumenten umgegangen wird.

      Liebe Grüße
      Sandra

    • Versicherungsmakler Mike Richt

      Hallo Stefanie,

      ich nutze EloOffice nur für die Verwaltung der Versicherungsverträge meiner Kunden und nicht für die Ablage von Buchhaltungsbelegen.

      Die Buchhaltungsbelege werden von meinem Buchhaltungsservice gem. Rücksprache mit meinem Steuerberater in einem speziellen Programm von Datev digitalisiert.

      Viele Grüße Mike