‚Mein Setup‘ von Olaf Wensien

Kleine Schritte sind zielführender als große Sprünge!

Im Podcast vom 9. Januar 2019 sagte Lars, dass wir durch Taskmanager wie z.B. Todoist in einen „Abhak-Modus“ kommen.

Ja, die Gefahr sehe ich auch. Vor gut zwei Jahren war ich mit Todoist in einer ähnlichen Situation. Die täglich terminierten Aufgaben waren einfach zu viel und ich habe einen riesigen „Berg“ vor mir hergeschoben. Also habe ich den Task Manager gelöscht und alt bewährt auf Papier (iPad / Goodnotes) meine Notizen und Aufgaben vermerkt. Aber auch da erkannte ich schnell, dass ich die Übersicht verloren habe (digitale Zettelwirtschaft).

Ende 2017 bin ich dann, auch durch den Podcast von Lars, wieder bei Todoist gelandet. Ich habe Todoist, durch Inspirationen aus dem Internet, für mich völlig neu aufgebaut.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Jeden Tag entstehen Ideen und Aufgaben. Auf der Fahrt von Zuhause zur Arbeit oder während der Arbeit. Am Wochenende beim Spazieren gehen mit der Familie. Todoist ist mein ständiger Begleiter und alles was mir einfällt wandert in den Todoist Eingang. Hier nutze ich die App „Say & Go“.

Keiner weiß in dem Moment, ob die Idee gut ist, ob sie gebraucht wird, ob die Aufgabe überhaupt abgearbeitet wird. Die Idee bzw. Aufgabe soll aber nicht verloren gehen. Ich möchte nicht wieder den „großen Berg“ vor mir herschieben. Außerdem gibt es die „wirklich wichtigen Aufgaben“ an denen man für sich und sein Weiterkommen arbeiten möchte.

Projekt „Olaf GTD“ für die wichtigen Dinge

In Anlehnung an das „LGTD“ von Lars, habe ich für meine wirklich wichtigen Aufgaben das Projekt „Olaf GTD“. Dieses Projekt ist unterteilt in monatlich, im Quartal und im Jahr. Hier stehen meine wichtigen Aufgaben und Ziele drin, die ich am Anfang des Jahres definiert habe. Nach meiner persönlichen Priorität dieser Ziele, melden sie sich wiederkehrend in Todoist. Ich behalte so also meine wirklich wichtigen Ziele im Auge.

Firmenprojekte bearbeite ich in einer Sharepointlösung von Your Time Solutions. Unser “Meistertask“ heißt „YourMail Team“ und integriert sich, wie auch Todoist, perfekt in Outlook. In Outlook habe ich jetzt alles im Blick.

Was passiert aber mit meinen Ideen und Aufgaben, die mir so zwischendurch einfallen und im Todoist „Eingang“ landen?

Jeden Morgen, als erstes, schaue ich mir den Eingang an. Gibt es Aufgaben, die mich sofort weiterbringen oder die einfach nur dringend sind? Die werden direkt für die noch laufende Woche terminiert und priorisiert. Die anderen Aufgaben und Ideen kommen ohne Termin und ohne Priorität in mein Projekt „Ideen / Warten“.

Jeden Freitag wird von mir die Planung für die nächste Woche in Todoist durchgeführt. Auch diese Planungsaufgabe ist eine wiederkehrende Aufgabe in Todoist. Ich schaue mir auch das Projekt „Ideen / Warten“ mit an. Sind hier Dinge die mir wichtig sind und die mich weiter bringen? Wenn „ja“, so prüfe ich, ob in der aktuellen Planungswoche noch Zeit ist für diese Aufgaben und Ideen und plane sie mit ein.

Ich plane auch in jeder Woche etwas Zeit für „Unplanbares“ mit ein. Es soll nicht passieren, dass die gesamte Woche verplant ist und eine unvorhergesehene Aufgabe meine gesamte Wochenplanung durcheinander wirft. Alle anderen Aufgaben und Ideen müssen noch „warten“.

Ja, das Projekt „Ideen / Warten“ füllt sich langsam. Deswegen habe ich einen Filter, der mir Aufgaben anzeigt die schon drei Monate und älter sind. Bei meiner Quartalsplanung nutze ich diesen Filter und lösche Dinge, die mir wohl doch nicht so wichtig waren. Ich lösche aber nicht alle Ideen und Aufgaben die drei Monate und älter sind, sondern nur solche, bei denen ich sicher bin, dass es keine gute Idee war oder keine wichtige Aufgabe.

Workflow von Olaf

Bei der Jahresplanung nutze ich jetzt einen Filter, wo entsprechend Ideen und Aufgaben angezeigt werden, die 1 Jahr und älter sind. Diese Aufgaben können nicht wichtig gewesen sein. Ich lösche alles konsequent was älter als ein Jahr ist und noch nicht bearbeitet wurde.

Was gewinne ich durch „mein“ System?

Ich setze mich nicht unter Druck. Nicht alles wird direkt terminiert und taucht als Aufgabe an dem ausgewählten Tag auf. Der „Berg“ bleibt unter wöchentlicher Kontrolle und ich verliere keine Idee. Ideen die nicht bearbeitet werden, bringen mich nicht weiter also „löschen“.

Bei meinen monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Zielplanungen habe ich immer ein Auge auf meine großen Ziele. Die haben Priorität in meinen Planungen. Ich lasse mir aber Raum für die „kleinen Dinge“, die einfach jeden Tag anfallen und erledigt werden sollten.

Natürlich kann ich auch nicht jeden Tag an meinen „großen“ Zielen arbeiten, aber den Druck nehme ich mir direkt bei der Planung. „Muss ich das wirklich in diesem Quartal schaffen oder reicht es auch im nächsten Quartal“? Ich versuche bei der Zielsetzung vorsichtig zu sein. Hier ist weniger mehr.

Für mich hat sich durch mein ganz persönliches System das Gefühl eingestellt, wirklich vorwärts zu kommen und mich nicht im Hamsterrad oder Abhak-Modus zu befinden.

Olaf Wensien

Zu meiner Person
Ich bin 48 Jahre jung und seit 13 Jahren verheiratet. Wir haben zwei Töchter (12 Jahre und 2 Jahre).
Als stellv. Betriebsleiter, technischer Leiter und Energiebeauftragter bin ich in der chemischen Industrie tätig. Derzeit absolviere ich eine Weiterbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit. Während dieser Weiterbildung hat mir mein persönlicher Workflow geholfen die wesentlichen Punkte in der nebenberuflichen Ausbildung nicht aus dem Auge zu verlieren und trotzdem das Tagesgeschäft und die Projektplanungen für unsere Firma termingerecht durchzuführen.