‚Mein Setup‘ von Oliver Meyer

Guten Tag, mein Namen ist Oliver Meyer. Ich bin 43 Jahre alt und wohne mit meiner 4-köpfigen Familie in Hamburg-Altona.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Seit 2015 bin ich selbständiger Architekt; also Hochbauarchitekt – der Zwist zwischen meiner Berufssparte und dem IT-Architekt um die Deutungshoheit der Berufsbezeichnung hat sich ja gottlob abgekühlt…

In meinem Büro werden in erster Linie hochwertige Wohnbau-Projekte für private Bauherren oder Projektentwickler umgesetzt. Ein weiterer Themenschwerpunkt ist das Bauen in Bestand, also die gewünschte Umnutzung oder Revitalisierung von Grundstücken und Gebäuden.

Ich arbeite mit einer freien Mitarbeiterin, sowie im Netzwerk mit anderen Kollegen zusammen, wenn erforderlich.

Ich kann glücklicherweise von mir sagen, dass mich das Planen & Bauen wirklich in all seinen Facetten interessiert! Ob es z.B. um die planerische Umsetzung von Bauherrenwünschen oder die Kommunikation „vor Ort“ auf der Baustelle geht: Ich sehe mich immer als eine Art Moderator zwischen den verschiedenen „Sprachen“ z.B. von Bauherr, Fachberater, Handwerker. Dieses erfolgreich umzusetzen, spornt mich an!

Daher beschränkt sich mein Büro nicht auf einzelne Leistungsphasen des Architekten, sondern wir betreuen ein Projekt, wenn gewünscht, durchgehend vom Entwurf über die Ausführungs-, Planungs- bis hin zur Überwachung der Baudurchführung. Nähere Informationen zu einigen unserer Projekten, sowie die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme findet sich auf unserer Homepage https://www.olivermeyer-architekt.de.

Auf die Seiten von Lars bin ich gestoßen, als ich mich Ende 2014 in Elternzeit befand und der Gedanke der Selbständigkeit wuchs. Im Rahmen der Recherchen/Fragen hierzu (Warum möchte ich mich selbständig machen? Welche Chancen und Risiken vermute ich? Wie stelle ich mir die Arbeit als Selbständiger vor?) habe ich mich auch von Beginn an engagiert mit dem möglichst papierlosen Arbeiten beschäftigt. Dies war wie gesagt Ende 2014 und passender hätte der Inhalt der Seiten von Lars kaum sein können. Dafür noch einmal ein großes DANKE!

Nun aber zu meinem Setup.

Mein Arbeitsplatz

Meine Arbeitsräume befinden ich in einem wunderschönen ehemaligen Fabrikgebäude, dem sogenannten Phoenixhof. Hier teile ich mir die Räume mit einer befreundeten Architektin, sowie den Mitarbeiter/Innen.

Das Foto (Beitragsbild) täuscht in der vorhandenen Ordnung sicher ein wenig über den Alltag hinweg – aber ich darf schon behaupten nicht allzu sehr. Tatsächlich sieht mein Arbeitsplatz zumindest zum Feierabend und infolgedessen auch zum Arbeitsbeginn so in etwa aus. Wobei das Macbook sich meistens eher zu Hause befindet.

Hauptarbeitsgeräte sind für mich hier der Mac und das iPad. Das iPad fungiert hier in erster Linie als „Papier-Ersatz“ / digitale Handakte und um es vorweg zu nehmen: Ich muss hier wirklich sagen, dass ich mir die Arbeit ohne iPad kaum mehr vorstellen mag! Später mehr dazu.

Den gegenüberliegenden Arbeitsplatz nutzt meine freie Mitarbeiterin temporär. Dann mit einem eigenen MacBook und einem WLAN-Zugriff auf meine Daten ausgestattet. Die Ordnungsliebe betreffend ergänzen wir uns glücklicherweise sehr!

Des Weiteren arbeite ich auch gelegentlich von zu Hause aus, dann mit dem bereits benannten MacBook und natürlich dem iPad.

Hier erübrigt sich die Frage nach der Ordnung auf dem Platz. Abends gibt es hier z.B. Nudeln mit Tomatensoße für die kleine Familie, da empfiehlt sich das rechtzeitige Aufräumen…:)

Olivers Arbeitsplatz zuhause

Meine Hardware

Mac

(iMac 27“, Ende 2013 mit 24GB RAM und 1 TB SATA-Festplatte)

Screenshot von Olivers iMac

Der Mac ist das operative Hauptgerät im Büro. Nicht nur aufgrund des angenehm großen Bildschirms (und seiner Auflösung) lassen sich hier neben „ortsüblichen“ EDV-Programmen auch die gängigen bzw. spezifischen Berufsprogramme angenehm bearbeiten.

Die hier und da übliche Praxis eines zweiten Bildschirms lehne ich weiter aus ästhetischen Gründen ab…:) bzw. dient mir zu dem Zweck ja eher das vielseitigere iPad.

Da es im Architektur-Bereich leider weiter Programme gibt, die nur Windows-basiert laufen, komme ich um eine Virtualisierungs-Software nicht herum – ich arbeite mit Parallels und das nur, wenn es unbedingt sein muss…

MacBook

Screenshot von Olivers MacBook

Das MacBook nutze ich primär als Arbeitsgerät zu Hause oder im Urlaub. Auch wenn ich das iPad normalerweise immer bei mir habe, habe ich aber festgestellt, dass ich im Zweifel eher zum MacBook greife und dort schreibe – ganz einfach, weil ich da old school bin und aus irgendwelchen Gründen immer die Maus nutze und schätze (komme ich nicht von weg – komisch, vielleicht sollte einmal zum Arzt…:)

Im Büro befindet sich des Weiteren ein Drucker/Scanner, ein Brother MFC J6935DW, hauptsächlich zum Scannen und zum Drucken (vornehmlich A3 für Präsentationen/Termine). Komfortabel – und auch für Kunden praktisch – ist hier die AirPrint-Funktion.

Die Datensicherung nehme ich mit einer Time Capsule vor, neben dem doppelten Boden der Cloud-Dienste natürlich.

Als Headset die AirPods.

Nicht zu vergessen auch meine Bluetooth-Kopfhörer. Ich höre gerne und liebe Musik! In einer Bürogemeinschaft akzeptiere ich aber natürlich die weiteren Mitstreiter…:) Ich merke aber, wie motivierter und konzentrierter ich durch die Ohrenberauschung arbeiten kann (besonders wenn ich meine Lieblingssendung 1LIVE Fiehe mit Klaus Fiehe im Stream höre).

iPad Pro 12,9“ 128 GB

Screens von Olivers iPad

Wie bereits erwähnt, das Arbeiten mit dem iPad ist bei mir mittlerweile wirklich unersetzlich geworden! Es dient hauptsächlich folgenden Zwecken:

  1. als „Papier-Ersatz“ bzw. digitale Handakte habe ich es während der Arbeit am Mac parallel im Einsatz. Dank der wirklich komfortablen Schnittstellen-Lösungen zwischen den Apple- Endgeräten, sowie dem Einsatz von Cloud-Diensten, ist das synchrone Arbeiten an beiden Geräten ja kein Problem.

    Ein paar Beispiele aus dem Alltag der alltäglichen Arbeit: War es früher üblich, zu Revisionszwecken Dokumente wie Pläne, Verträge oder Leistungsverzeichnisse auszudrucken, so habe ich diese nun auf dem iPad vorliegen und erstelle entweder eine digitale Revision dort oder ändere die entsprechenden Punkte gleich am Mac.

    Hier sprechen wir wirklich von einer relevanten Reduzierung des Papierbedarfes, wenn man überlegt, dass so ein zu prüfendes Leistungsverzeichnis mal locker mehrere Hunderte Seiten umfassen kann!

  2. Auf der Baustelle oder beim Kunden ersetzt mir das iPad das Mitschleppen von Aktenordnern/Planrollen. Natürlich ersetzt das iPad nicht die klassische Präsentation eines Entwurfes mittels großformatiger Papierpläne! Auch ist auf Baustellen der Blick von mehreren Projektbeteiligten auf eine papierne Ausführungsplanung (meist in Tischgröße) sinnvoller, als dass ich dann einen Gesamtplan ständig hin- und herscrolle/zoome… Aber für eigene Notizen auf den Plänen ersetzt das iPad eben die früher übliche Handakte. Das ist eine enorme
    Erleichterung!

  3. Als Skizzenbuch/Skribbelwerkzeug: Es gibt für das iPad mit Pencil mittlerweile eine Vielzahl von Apps, welche das klassische Transparentpapier als Skizzierwerkzeug zumindest für mich ersetzen. Hier entspreche ich, aufgrund meiner Profession vermutlich, auch so ziemlich der von Apple ausgemacht Zielgruppe…:)

    Ich kann nun also bei (fast) jeder Gelegenheit Ideen festhalten, an Zeichnungen, Skizzen, Konzepten weiterdenken UND habe diese dann digital auf den weiteren Endgeräten gesichert bzw. zur Verfügung. Genial!

Zur Ordnung der Apps: Hier habe ich die Suche nach DER ultimativen Ordnung aufgegeben, was aber kein Drama darstellt. Ich habe nun auf der

  • Seite 1: die Apps, auf welche ich oft und gerne zugreife

  • Seite 2: die berufsspezifischen Apps, auf welche ich oft zugreife

  • Seite 3: die berufsspezifischen apps, auf welche ich seltener zugreife bzw. welche ich austeste

  • Seite 4: private Apps, auf welche ich seltener zugreife bzw. welche ich austeste

Zusätzlich im Dock die Apps, auf welche ich ständig zugreife. Ich habe versucht auf nur einer Seite Ordner einzusetzen oder konsequent ohne Ordner zu arbeiten. Letztlich habe ich nun eine Mischform und selten Apps, welche ich nicht sofort finde. Aber in Summe fahre ich hiermit nun ziemlich gut und effektiv.

Ich verwende eine Hülle von Khomo mit seitlich integriertem Stifthalter. Eine absolute
Kaufempfehlung und ein Vorschlag für Lars, diese einmal einem Test zu unterziehen! Die Hülle ist stabil, hat eine Außenhülle aus Kohlenfaser (schick, und gut zu reinigen). Aber der ultimative Mehrwert liegt in dem Stifthalter.

Ich trage das iPad auf Baustellen und Besichtigungsterminen mit mir. Jede andere Idee (Magnet, Band, Mappe – ich habe alles durch, behaupte ich) scheiterte für meine Zwecke und kostete mich einen Stift und mehrere zerstörte Spitzen.

Die Original Apple-Tastatur ist auch vorhanden, aber eher selten im Einsatz. Sie gefällt in Optik wie in der Bedienung. Ich habe aber, wie oben bereits beschrieben, festgestellt, dass ich im Zweifel eher zum MacBook greife und dort schreibe.

Des Weiteren habe ich die Vorderseite mit einer matten Folie appliziert, zum besseren Schreibgefühl („weg vom Glas“).

iPhone X (256GB)

Screens von Olivers iPhone

Das iPhone ist in der App-Strukur ähnlich aufgebaut wie das iPad (häufiger Zugriff, berufliche Apps, weiterer Zugriff), nur, dass hier andere Apps im Vordergrund stehen, wie Kommunikation, Wetterdaten und neuerdings auch Google Translate, da ich ein Projekt in Schweden betreue. Ohne diese App wäre ich echt verloren dort…:)

Meine Software

Auf sämtliche für mich relevanten Programme und Apps möchte ich hier nicht eingehen, da dies in Teilen sehr Architektur-spezifisch daherkommt und hier vermutlich auch etwas den Rahmen sprengen würde. Hier die aus meiner Sicht relevante Auswahl:

  • Apple Mail: Hier halte ich es simpel und bleibe dem Werkprogramm treu… Ich bin bezüglich Mail auch nicht einer dramatisch übergeordneten Strategie anhängend. Ich möchte Herr meiner Mails und der Information darin sein. Es macht mich nervös, wenn sich dort ein roter Kreis mit einer zweistelligen Zahl befindet, Daher lese ich Mails schnell, entscheide und priorisiere die Beantwortung. Aber eher intuitiv und hänge dort zumindest nicht bewusst einer Management-Philosophie an. Damit fahre ich bisher gut.

  • Todoist: Ja, das Programm liebe ich! Ich habe eine dynamische Liste von Aufgaben je Projekt (neben den eigentlichen Aufträgen auch weitere Bereiche wie Büro, Strategie, Privat) und erstelle mir damit einen Fahrplan für den jeweiligen Tag bzw.die kommende Zeit.
    Ich bin anbei kein „Karma-Fanatiker“, sondern nutze die ToDos eher als Reminder und oft verschiebe ich sie zur Wiedervorlage auf einen der nächsten Tage. Aber was wirklich hilfreich für mich ist, wenn mir im Alltag etwas zu einem Projekt einfällt. Das kann auf einer Baustelle, beim Einkaufen, beim Sport oder sonstwo sein, dann notiere ich es dort als Punkt und verknüpfe es ggf. mit einem Datum/einer Referenz (also einem tag).
    Früher habe ich hierfür Apple Notizzen benutzt, aber Todoist ist da schon viel mächtiger und sinniger!

  • OneDrive: Ich nutze OneDrive als Ordnersystem, in welchem ich meine Projekte in einer eigenen EDV-Struktur hinterlege. Es dient mir hierbei als Handakte unterwegs inkl. Offline-Zugriff, sowie für das optionale Teilen von Projekten mit meiner freien Mitarbeiterin und mit meinen Kunden.

  • GoodNotes: Ich nutze GoodNotes in erster Linie als „Handakte“. Hier habe ich also Projekte und Dokumente hinterlegt, welche ich früher in einem Aktenordner (oder drei, oder fünf…) auf die Baustelle geschleppt habe. Im Unterschied zu der o.g. OneDrive- Ablage sind dies hier die Dokumente, welche mit handschriftlichen Notizen versehen werden und dann auch ggf. an Protokolle angehängt werden.
    Hier habe ich eine Menge Apps ausprobiert. Ich bin mit GoodNotes für den Zweck nicht 100% zufrieden. Es gäbe für meine Zwecke einige sinnvolle Ergänzungen, so z.B. eine mehrgliedrige Ordnerstruktur, das Anlegen eines Vorgabeprojektes inkl. Ordnerstruktur zum Duplizieren, ein Lineal als Messwerkzeug auf pdf-Plänen, schönere Schriftumsetzung, Bleistift-Funktion mit dem Pencil etc… Aber insbesondere bin ich zurück zu GoodNotes, da die Tab-Funktion bzw. das Öffnen mehrere Dokumente gleichzeitig genial ist! Luft nach oben ist aber schon noch da.

  • Noteshelf 2 / Notes Plus: Diese beiden Programme stehen bei mir unter ständiger Beobachtung, was die Nutzung des iPads als Notizheft bzw. händische Mitschrift angeht.
    Lars hat Notes Plus ja schlechte Noten gegeben, was die Umsetzung von handschriftlichen Notizen angeht. Bei mir allerdings überzeugt Notes Plus gerade in dem Punkt auf ganzer Linie. Allerdings ist die App vor ca. 2 Jahren stehengeblieben und mir kommt es so vor, als wenn das Programm auch häufig abstürzt. Daher gebe ich derzeit wieder Noteshelf 2 den Vorzug.

  • Kindle / e-books: Ich bin kein digitaler Buch-Leser im Urlaub… Aber ich habe hier einige berufliche Literatur gesammelt, welche gerade auf Baustellen behilflich sein kann.

  • Trace / SketchBook: Beide Programme dienen bei mir in erster Linie zum Skizzen erstellen, Entwerfen und Skribbeln und ersetzen so pro Jahr einige Meter vom berühmten „Butterprotpapier“, also der Skizzenrolle.
    Es ist schon erstaunlich, wie sehr die Entwicklung dieser Apps in den vergangenen Jahren vorangeschritten ist und wie das iPad zusammen mit dem Pencil ab 2016 hier für eine Art Urknall in der Entwicklung gesorgt hat! Jedes Programm hat auf seine Art Vor- und Nachteile, deren Erläuterung sprengt aber den Rahmen dieser Vorstellung (für Nachfragen stehe ich natürlich gerne zur Verfügung!)

  • Dokumentation der Baustelle: Zur Erstellung von Bautagebüchern, Begehungsprotokollen oder Mängelauflistungen arbeite ich derzeit, im Fokus habe ich einen größeren Pool von Anbietern, mit PlanRadar und Bautagebuch. Beide Apps arbeiten geräteübergreifend, womit sich ein auf der Baustelle begonnenes Protokoll komfortabel am Mac finalisieren lässt. Diese Programm sorgen für ein sehr effizientes Organisieren von Baustellenterminen.

  • (Besprechungs-) Protokollerstellung: Neben einigen anderen Anbietern habe ich hier zuletzt die App „Minute Taker“ ausprobiert. So schön – und eigentlich simpel!? – die Idee einer intuitiven und komfortablen App-Erstellung. Aber bisher hat mich noch kein Programm von meiner strukturierten Excel-Vorlage wegbekommen… 🙂

  • pwsafe: Ein geräteübergreifender Passwortmanager, ohne den wäre ich mittlerweile verloren. Konnte ich mir vor Nutzung diese Dienstes echt alle Passwörter merken…? Dann bin ich ggf. auch durch die Nutzung im Hirn verödet…

  • TeamViewer: Ermöglicht den passwortgesicherten Fernzugriff von mir oder anderen auf meine Geräte.

  • Stamp: Wer wie ich von Spotify zu Apple Music gewechselt ist, aber dort noch Playlisten verfolgt und in seine Bibliothek einpflegen möchte, dem ist mit diesem Programm sehr geholfen! Die Implementierung von Listen wird auch von und zu fast allen anderen Anbietern angeboten. Kostenpflichtig, aber für MusicNerds absolut lohnenswert!

  • Regenradar: Diese App ist nicht nur für Bauleiter, sondern z.B. auch für Fahrradfahrer und insbesondere für fahrradfahrende Bauleiter sehr zu empfehlen… Hier wird mit einer großen Wahrscheinlichkeit der nächste Regenschauer auf ca. 5 min Genauigkeit angezeigt.

  • Bring: Hier noch eine Trivial-App. Bring ist eine sehr schön aufgemachte und komfortabel zu bedienende Einkaufs-App, die mit anderen Nutzern (idealerweise dann wohl dem Lebenspartner) geteilt werden kann. Sie verhindert bei uns zuverlässig, dass im Haus genügend Obst vorrätig ist und nicht unbedingt palettenweise Haushaltsrollen…:)

Cloud-Dienste

Wie schon erwähnt, nutze ich beruflich derzeit OneDrive (und damit im Abo-Modell automatisch das Office-Paket von Windows, was sich doch als recht komfortabel herausgestellt hat).

Ich habe auch Unterlagen in anderen Diensten, so z.B. Fotos, Musik und App-Synchronisierungen über iCloud, private Daten über Dropbox.

Letztlich schaue ich hier und dann (ca. 2 x im Jahr) mal auf den aktuellen Stand der Entwicklung. Bisher ist es für mich aber, wie oben beschrieben, mit OneDrive am einfachsten Daten mit Mitarbeitern/Kunden zu teilen, also individuelle Freigaben zu erteilen.

Soweit für den Moment …

Ich versuche also, mit den für mich hilfreichen Programmen und Apps meinen beruflichen und privaten Alltag so effektiv und „sexy“ wie möglich zu halten. Alleine deshalb muss ich u.a. Lars noch einmal für den unermüdlichen Einsatz hier danken, uns die Orientierung im digitalen Dschungel anzubieten!

Aus meinen Testversuchen verschiedener Apps, Programme, Tools und Arbeitsweisen weiß ich auch wie zeitraubend, aber zumeist lohnend, dieser Einsatz ist.

Aber: Auf der anderen Seite möchte ich auch kein Sklave meiner Programme und deren Beschaffung sein. Man sollte sich also auch gut überlegen, wieviel Zeit einem diese Sache wert ist (außer man bekommt Geld dafür…:)

UND: Technik ist nicht alles, getreu der Devise von Lars, sollte Zeit für die wichtigsten und wenn man ehrlich ist, ja eher analogen Dinge im Leben bleiben!

Ich bedanke mich noch einmal für die Möglichkeit auf den Seiten von Lars mein Setup zu beschreiben und hoffe, dass dieses für anderen einen Mehrwert bieten kann.

Oliver mit Kindern Wer Fragen zu meiner Arbeitsweise, meiner Arbeit oder gar zu meiner Person hat, kann mir gerne eine Mail schreiben an mail@olivermeyer-architekt.de. Ich werde mich um eine rasche Antwort bemühen!