‚Mein Setup‘ von Ralph Kuda

Ralph Kuda, 45, Lehrer für BWL und VWL an der Eduard-Breuninger-Schule in Backnang, verheiratet und 3 Kinder im Alter von 5, 9 und 12.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Eigentlich fand ich es immer ein bisschen affig, sich die Schreibtische anderer Leute anzusehen. Aber mit wachsendem Interesse an den Themen  Produktivität, Organisation und dem papierlosen Büro. Und so holte ich mir zunehmend Anregungen bei anderen, die ich unter anderem auf der Seite von Lars Bobach fand. Irgendwann fing ich an, meine eigene Organisation aufzuschreiben. Eigentlich eher für mich selbst. Aber vielleicht gibt sie dem einen oder anderen eine Anregung, so wie ich sie mir selbst aus diversen Artikeln gezogen habe.

Und so freue ich mich, einen Beitrag auf Lars Seite leisten zu dürfe. Also …

Im Laufe der Zeit bin ich ein Apple-Freak geworden. Nicht, dass man mit Windows-Geräten nicht ordentlich arbeiten könnte. Schließlich habe ich es Jahre und Jahrzehnte gemacht. Das ist gar kein objektives Problem. Aber die Geräte von Apple haben einfach etwas besonderes. Sie sind schön, praktisch, einfach zu handeln. Harmonieren perfekt miteinander. Es macht einfach Spaß – und so muss jeder für sich entscheiden, ob er bereit ist, diesen Spaß mit einem massiven Preisaufschlag zu erkaufen. Ich habe da schon einiges Geld investiert, aber so richtig leid kann es mir einfach nicht tun.

Zunehmend verschwindet Papier aus meinem Arbeitsalltag. Wenn ich als Lehrer auch nicht zu 100% darauf verzichten kann und will. Handschriftliche Notizen fertige ich in der Regel auf dem 12,9 Zoll iPad an. Für den Unterricht drucke ich diese allerdings aus – an der Tafel kannst Du halt schlecht in der einen Hand die Kreide in der anderen das große Tablet halten. Unsere Schule ist wie ich finde EDV-mäßig sehr gut ausgestattet. Das eigene iPad auf den Beamer zu projizieren geht noch nicht. Das ist aber auch nicht nötig. Wir können jeden Ausdruck unter einen Projektor legen, der mit dem Beamer verbunden ist. Zum Schreiben nutze ich den Apple Pencil. In der Vergangenheit habe ich bestimmt 6-7 Stifte in der Kategorie zwischen 3 und 70 Euro ausprobiert. Aber nur dieser Stift ermöglicht ein anständiges arbeiten. Alles andere war eine Katastrophe.

Da habe ich eine ziemlich dezidierte Meinung. Insbesondere die Schreibverzögerung hat mir jede Freude an der Abschaffung des Papiers genommen. Der pencil hingegen schreibt ähnlich gut wie ein Kuli. Klassenunterschied. Der Schreibkomfort ist durch das Aufbringen einer Folie deutlich gestiegen. Diese Anregung habe ich von Lars Bobach aufgenommen.

Good Notes leistet mir hier gute Dienste, auch wenn die Organisation der Notizen ein wenig unglücklich und unübersichtlich ist. Das ist bei Notability besser. Dieser App wiederum fehlt das Feature, dass Formen begradigt werden.

Die nötigen Papiervorgänge die eben so laufen liegen in einer Unterschriftenmappe auf dem Tisch. Leider – oder vielleicht auch Gott sei Dank – bin ich nicht so wichtig, dass ich viel unterschreiben muss. Ebenso gut kann das Papier im Regal neben mir liegen. Aber nur das nötigste auf dem Tisch. Während ich früher dachte, eingebaut in große Stapel arbeite es sich am besten, halte ich das heute für einen Irrglauben. Je weniger belastendes Zeug auf dem Tisch, desto höher die Produktivität.

Schreibtisch

Im Büro tut ein 21,5 Zoll  iMac seinen Dienst. Daneben steht ein ScanSnap ix500. Ein wunderbares Gerät, welches es mir erlaubt, in affenartiger Geschwindigkeit Dokumente einzuscannen. Diese landen dann in Evernote (meiner „ich lege hier alles ab  Zentrale“)— und das Original im Müll. Davon gibt es wenige Ausnahmen. Sofern das Aufheben des Originals vonnöten ist, erhält es mittels eines Paginierstempels (oder einem simplen Kuli) eine Nummer. Die Originale werden dann einfach numerisch abgelegt. Vorbei die Zeiten inhaltlich sortierter Ordner. Mein Ordner heißt dann einfach 1-456, oder so ähnlich.Ist das gesuchte Dokument im Evernote gefunden, kann es anhand der Nummer schnell im Ordner gefunden werden. Aber Achtung. Aktuell kann das Gerät allen Ernstes offiziell nicht benutzt werden, weil dessen Software nicht mit Sierra zurechtkommt. Mitte Oktober soll eine Lösung gefunden sein.

Darüber hinaus nutze ich begeistert ein MacBook. Dieses erlaubt doch bestimmte Arbeiten, die mit dem iPad einfach nicht sinnvoll möglich sind. Allerdings muss ich sagen, dass die Trennung zwischen dem MacBook und dem iPad mit Smart Keyboard zunehmend verschwindet.

Schließlich tut ein iPhone plus seinen Dienst. Mit diesem kann problemlos auch mal ein Dokument auf die Schnelle eingescannt werden. Die Qualität ist super. Dafür nutze ich Scannable von Evernote. Da ohnehin nahezu alle Dokumente in der Dropbox sind, bietet sich aber seit kurzem auch die Scanfunktion der Dropbox-App an. Diese sichert zwar alles, aber dennoch tut sicherheitshalber Time Machine mit einer Time Capsule unermüdlich seinen Dienst.

Ich nehme dabei in Kauf, dass alle Dokumente auf amerikanischen Servern landen. Das ist durchaus ein Aspekt, über den man nicht nur als klaustrophobischer Computer-Nerd nachdenken muss. Hier werfe ich bisher vorhandene Bedenken im Tausch gegen Komfort über Bord.

Ich muss gestehen, dass ich ein Organisationsfreak bin. Mir macht das Spaß und ich finde es total interessant, sich mit verschiedenen Möglichkeiten und den Lösungen anderer auseinanderzusetzen. Allerdings kann man sich auch über-organisieren. Als BWLler wurde ich darauf geimpft, dass Kosten auch die entgangener Alternativen sind. Die können aber auch klein sein und die Prüfkosten hoch. Man muss nicht alles planen und jede Alternative kennen. Ein Aspekt, der mir persönlich auch schon Probleme bereitet hat. Das Ziel würde ich so formulieren: die persönliche Organisation sollte es mir erlauben, beruhigt eine gesunde Gelassenheit  zu entwickeln. Das allerdings fällt mir nicht leicht.

Persönlich kann ich nicht erkennen, worin der Sinn besteht, einerseits einen Kalender zu nutzen und andererseits in einer ToDo-App Aufgaben zu terminieren. Das wird mir einfach zu viel und zu unübersichtlich. Daher: alles was ich mir für einen bestimmten Tag vornehme, kommt in den Kalender. Alles was ich irgendwann machen möchte, in mein ToDo-Tool. Dafür nutze ich Trello.

Trello ist eigentlich ein Tool zum Online-Projektmanagement, das man aber auch nach Gutdünken für diverse andere Zwecke nutzen kann. Lars Bobach hat hier etwa die „Lebensplanung“ vorgestellt. Erst war ich skeptisch, mittlerweile jedoch finde ich es eine faszinierende Idee. Meine Struktur steht schon – in Kürze soll sie mit Leben gefüllt werden. Dabei geht es nicht darum, jahresweise den Rest seines Lebens zu verplanen. Vielmehr kann man sich einen Überblick über das Erreichen seiner persönlichen Ziele verschaffen – bzw. sich erstmal über selbige klar werden.

Neben meinem Schreibtisch steht ein kleiner Schrank, den ich sozusagen zum Stehpult umfunktioniert habe. Zwischendurch stehe ich auf und schreibe hier zum Beispiel die eine oder andere Email. Da kann es eng werden, denn ein Haus mit 45 bekommt man problemlos genau so voll wie ein Zimmer mit 18. So steht im Büro (im Keller mit Tageslicht) auch das Schlagzeug des 9jährigen sowie ein Sofa. In Kürze soll der Fernseher hierher verfrachtet werden, mit dem Ziel, dass die Glotze nicht so häufig nebenher läuft, sondern man bewusst nach unten gehen muss, wenn man sich etwas ansehen will.

leerer Schreibtisch

Was mir so auf die Schnelle einfällt, kommt in die Liste „Inbox“ in Trello und wird später weiter verarbeitet. Und: da gibt es noch das kleine aber feine Papier-Notizbuch. Schließlich kann oder will ich nicht für jede kleinste handschriftliche Notiz das iPad anwerfen oder das Smartphone in die Hand nehmen. Wirkt im Einzelfall vielleicht auch ein bisschen übertrieben. Das Notizbuch ist von Leuchtturm in der Farbe Beere. Auch hier macht es mit ein bisschen Stil einfach mehr Spaß.

Über Anregungen jeder Art freue ich mich – Ralph Kuda.