‚Mein Setup‘ von Stefanie Niemann

Vorgestern erschien ein Artikel auf MacLife.de vom 14 Dez 2016  das Evernote ihre AGBs ab Januar 2017 so ändern will, dass es Evernote erlaubt ist die Notizen und alle anderen Daten zu lesen. Ich tippe mal darauf das es beim Lesen nicht bleiben wird.

Allerdings ist auch anzumerken, dass Evernote doch einen Rückzieher am 16.12.2016 gemacht hat – hier nachzulesen MacLife.de vom 16 Dez 2016 allerdings denke ich das sie oder andere es wieder versuchen werden – und das mit oder ohne Ankündigung.

Das ist nur ein Beispiel – von Vielen – die zeigt wie kostbar doch eine Privatsphäre sein kann – und vor allem das man seine Daten nicht an andere verkauft. Es gibt ja dieses Sprichwort ist etwas kostenlos – besonders im Internet – dann bist Du bzw. Deine persönlichen Daten und Vorlieben der Preis!

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Es ist schon immer erstaunlich wie oft mich mein Telefonanbieter anschreibt, das ich Ihre Cloud doch mal endlich nutzen soll – das ist schon sehr interessant.

Daher denke ich, die Kosten für Premium-Konten oder wiederkehrende Zahlungen anderweitig zu investieren – in meine eigene Cloud.

Vielleicht hilft mein Setup den Einen oder Anderen seine Daten wieder nach Hause zu holen um die volle Kontrolle zu haben; und vor allem nichts zu vermissen was mit einer Dritt-Cloud möglich ist.

Meiner Meinung nach braucht man eine Cloud für Folgendes:

  • Synchronisierung von Kalender, Kontakten etc.
  • Platzersparnis auf Handy und iPad
  • Zugriff auf Daten – ggf. Download über Wifi oder SIM
  • Speichern von Informationen, so das diese auf allen Geräten gleich sind – egal ob zu Hause oder unterwegs.

Habe ich noch etwas vergessen?

Verantwortung übernehmen

Die eigene Cloud bringt Verantwortung mit sich. Verantwortung für seine eigenen Daten und das diese immer verfügbar, aktuell und sicher sind. Hier sind einige Aufgaben, die ein neuer Cloud-Besitzer wissen sollte: (Ich werde darauf noch genauer eingehen)

  • Anschaffungskosten für Geräte und evt. für Programme/Apps
  • Backup, Updates und Sicherheit der Daten (innen und außen)
  • Planung für Sicherheit, wie was funktionieren soll etc.

Was kostet eine eigene Cloud in der Anschaffung?

1. Anschaffungskosten für die Hardware:

Als Controllerin bin ich doch sehr darauf bedacht, kosteneffizient zu arbeiten 🙂

Im Moment sind wir ja im Advent und die Weihnachtszeit ist angebrochen. Das tollste an dieser Zeit sind doch immer die Rabatte und Sonderangebote der Händler und man kann richtig Geld sparen! Gleiches gilt natürlich auch zum Jahresende, Ostern etc.

Also wer jetzt nicht kaufen möchte kann ja bis zum nächsten „Event“ abwarten und die benötigten Geräte und Programme viel billiger erhalten.

Als Grundausstattung empfehle ich die folgenden Geräte:

  • NAS (Network Attached Storage) von Synology oder QNap (IOS oder Android)
    Es reicht wirklich ein einfaches Geräte mit viel Speicher – sagen wir mal 4 TB oder mehr auf verschiedenen Festplatten verteilt. Ein RAM von 256MB reicht völlig (z.B.DS215j oder DS216j) für die eigene Cloud aus. Beim Virtualisieren (von anderen Betriebssystemen auf dem NAS) wird es schon sehr sehr eng – und ein RAM von mind. 1GB wäre dann von Vorteil.
  • eventuell einen schnellen Scanner für das Papierlose Büro (das ist aber optional) – Ich verwende den Fujitsu ScanSnap ix500 zu Hause
  • einen Router – klar den braucht man eh um ins Internet zu kommen. Ich bin mit der Fritzbox immer gut gefahren und man kann viele Einstellungen machen. Da ja jeder ein Router hat, der auch Internet hat, braucht natürlich die Anschaffung nicht.

So, das war es schon mit den Geräten. Einfach mal bei den großen Anbieter nachsehen – die haben super Angebote meist unter EUR 250 mit viel Speicher (3 oder 4 TB

Allem in Allen kommt man ohne den Scanner so auf EUR 300 denke ich als Einmalanschaffung.

2. Anschaffungskosten Programme und Apps

Hier gilt gleiches kurz vor den Feiertagen – tolle Angebote und Preisnachlässe.

Hier geht das Suchen nach den richtigen Apps erst richtig los…. Um auch unterwegs gut vernetzt zu sein, benötigt man Apps die entweder WebDav und / oder HTTPS integriert haben und auch eine Desktopversion haben.

Ich stelle mal meine Apps vor, welche ich privat und beruflich ständig nutze und auch recht zufrieden damit bin. Es gibt sicherlich noch eine ganze Reihe anderer….

a) IOS Apps, welche mit dem NAS kommen:

  • Fotos hoch und herunterladen, IOS-Fotos sichern

  • Notizen machen (allerdings nur mit Tastatur)

  • Downloads, welche man vom IOS Browser zur NAS schicken kann

  • Musik streamen und -download

  • Videostream und – download

  • Zugriff auf Daten und Dokumente

  • Wake-up-on-LAN (WOL).

  • Alles kann synchronisiert werden – ob von zu Hause oder unterwegs.

b) Papier- und Dritt-Cloud-los durch die Welt – aber immer aktuell auf jedem Gerät – ob zu Hause oder Unterwegs:

Kontakte und Kalender

Native Apps funktionieren super mit dem NAS wenn man ein paar Einstellungen gemacht hat.

Ich bevorzuge allerdings BusyCal und BusyContacts, da ich das Layout sehr mag, Aufgaben und Termine lassen sich ganz schnell einstellen.

Die Entwickler sind hervorragend und antworten auf Fragen direkt (nur in Englisch). Selbst Hinweise nehmen sie sehr ernst und viele Ideen werden in dem nächsten Update mit eingebaut, wie z.B. TravelTime für den Kalender.

Wohin mit den ganzen Wissen, Dokumenten, Audioaufzeichnungen, Notizen …. GTD?

Ich nutze seit Jahren DevonThink Pro Office und DevonThinkToGo – beide Programme sind einfach nur stark – und vor allem die Suche nach Informationen ist ein Kinderspiel!

Eine „Globale Inbox“ gibt es auch – damit ist mein GTD gewährleistet – alles rein – egal ob Bilder, Sprache, Videos, Gedanken, Clips von Webseiten, Texte, Tagebuch, Blogs, Feeds, Dokumente, E-Mails, Downloads z. B. automatisch aktualisierte Informationen (z.B. Gesetzestexte, Feeds, News etc.) und in einem Review wird dann nach der Eisenhauer – Methode nachgesehen, katalogisiert, Tags anbringen, Kommentare wenn nötig usw. und dann wegsortiert.

Es gibt eine Vielzahl von Exportmöglichkeiten (e-mail, Chat, Notizprogramme). Auch eine Verlinkung zu Dokumenten – auch außerhalb von DevonThink – ist möglich. So verlinken ich z.B. Dokumente zu meinen Terminen in BusyCal – Ein Klick und ich habe das passende Dokument auf iPhone, iPad oder MAC – fertig.

Die Entwickler kümmern sich wirklich um Ihre Software und man kann diese auch in Deutsch anschreiben. Der Inhaber ist Deutscher und lebt in Amerika. Zudem gibt es auch einen wöchentlichen Newsletter mit zahlreichen Tipps und Tricks.

Übrigens: Zur Zeit ist wiedermal ein „WinterSpecial“ verfügbar 25% Rabatt!

Backup, Updates und Sicherheit der Daten (innen und außen)

Backup und Updates

Wenn man diese einmal eingerichtet hat, funktionieren beide automatisch bzw. semi-automatisch. Backups werden am frühen Morgen auf eine externe große Festplatte ausgeführt, welche dann wieder vom NAS automatisch getrennt wird.

Updates – möchte ich immer gern vorher ansehen, damit ich weiss welche Neuerungen es gibt.

Sicherheit – das größte Thema für einen Cloud-Besitzer

Hier hatte es ein bisschen gedauert, bis ich „meine“ endgültige Lösung gefunden hatte.

Als erstes habe ich meine Sicherheitsregeln aufgestellt und dann Stück-für-Stück umgesetzt.

  • Die Daten auf dem NAS bzw. Das NAS selbst nicht „allein“ ins Internet lassen

  • Firewall auf NAS und Router

  • Nur eine potentielle Schwachstelle haben, da ich ja meine Daten auch unterwegs haben möchte

  • So gut wie möglich auf Drittanbieter für IP-Forwarding (DNS) etc. verzichten – hier habe ich auch nur einen gewählt . Das hat den Vorteil sollten sich Meldungen über Angriffe bei diesem Anbieter häufen, kann ich dies schnell ausschalten und ggf. andere Lösungen finden, wie z.B. eine Meldung der aktuellen IP, so das ich meine Daten im Wirrwarr des Internets finden kann.

  • Falls man doch auf die IP kommen sollte – Port (Dienste) werden nicht auf den Standard gestellt (hier gibt es ja genug Möglichkeiten von 0 – 99999)

  • kein Telnet, FTP, HTTP, SFTP etc. Zulassen – nur gesicherte Verbindungen HTTPS auf Nicht-Standard-Ports

  • Passwörter sollen komplex sein und zusätzlich eine Zwei-Stufen-Authentifizierung mit einem Code, der auf iPhone generiert wird soll vorhanden sein.

  • Sollte sich jemand einloggen wollen gibt es maximal zwei Versuche, danach wird die IP-Adresse inkl. Unteraddresse gesperrt und ich erhalte eine Meldung über die Sperre

  • Wenn das Login erfolgreich ist, erhalte ich hierzu auch eine Mitteilung mit kurzem Inhalt Benutzer, Zeit, IP etc.

  • Bei mehreren Versuchen z.B. einen Angriff von außen, Schaltet sich a) der Router und b) die NAS selbstständig aus und ich erhalte wieder ein Meldung darüber.

Wenn ich schlafe, sollte das NAS und Router auch zur Ruhe gehen; außer ich bin im Ausland unterwegs – aber ansonsten ist ab einer bestimmten Zeit Ruhe angesagt; d.h. das NAS oder Router können auch nicht über WOL gestartet werden. Früh morgens wird automatisch alles wieder hochgefahren und alle Daten sind verfügbar.

Daten, Daten – DevonThinkPro Office verschlüsselt die Daten mit AES 256 bit – noch ein Schritt für mehr Sicherheit beim Datenaustausch.

Ja, der Sicherheitsaspekt ist hier schon gewaltig – aber man kann sich einlösen und stückchenweise alles implementieren, aber es lohnt sich auf jeden Fall und wenn ich das als Finanzlerin schaffe – schafft das Jeder 🙂

Der Workfllow

Am MAC: Wenn ich Zuhause bin, scanne ich alles mit dem ScanSnap direkt zu DevonThink ein – katalogisiere es und lege es gleich richtig ab – das mache ich einmal die Woche – es ist nur ein Schritt.

iPhone oder IPAD: Wenn ich was sehe wird es mit DevonThinkToGo einfach aufgenommen, ob Bilder, Sprache, Notizen, Clip von Webseiten – egal einfach alles.

Alles landet in der Globalen Inbox, die ich dann später bearbeite.

Alle Daten sind auf meinem NAS und kann synchronisiert werden – einfacher geht es dann doch nicht.

Was für Apps habe ich noch?

ZoomNotes mit WebDav: Ein tolles Programm, welches auch für Präsentationen verwendet werden kann. Dies nutze ich meistens für handschriftliche Aufzeichnungen und für mein Studium. PDF, Bilder, Sprache – alles kein Problem und ab auf das NAS bzw. In DevonThink

Ja ich bin mir bewusst, dass GoodNotes einfach toll ist – auch Evernote, NoteShelf etc. Aber alle haben ein Problem für mein Vorhaben – die eigene Cloud – Synchronisieren kann man nicht über WebDav– meistens nur über ihre eigene Cloud oder über iCloud – aber davon wollte ich ja weg. Sicherlich gibt es die Möglichkeit des Exportes auf ein NAS aber das ist doch nicht das Gleiche wie Synchronisieren.

BusyContacts und BusyCalender mit CARD-Dav-Sync:  Für meine Kontakte, Termine und Aufgaben.

Airmail für e-Mails

PDF-Studio 11Ähnlich wie der „große Bruder“ aber wesentlich günstiger. Im neuen IOS gibt es ja die „Pinch“-Methode um PDFs zu erzeugen, daher brauche ich dann auch kein anderes Programm.

Fürs Studium: MentalCase, IThoughtsX (1)

Sämtliches recherchieren läuft über DevonThink inkl. Downloads etc.

Ulysses bzw. ScrivenerHier kommt es immer drauf an, was ich Schreiben möchte und wie das Endprodukt aussehen soll. Beide sind mächtige Tools.

Tagebuch: führe ich jetzt über DevonThink in einer eigenen Datenbank

1PasswordEin Passwordmanager der vor allem über NAS synchronisieren kann – sehr nützlich und zuverlässig.

ScannerPro von ReaddleFürs Dokumentenscannen am iPhone oder IPAD wenn ich unterwegs bin. Der Vorteil ist die automatische Erkennung der Papiergröße – also es wird nur das Dokument und nix anderes fotografiert. Dann Ablage per WebDav auf dem NAS bzw. überwachte Ordner für DevonThink – Import oder gleich direkt zu DevonThinkToGo.

DevonAgent ProEin klasse Tool um zu recherchieren und wirklich nur die „Rosinen“ aus dem Internet zu picken. Import zu DevonThink für weitere Bearbeitung.

Setup Stefanie Niemann

Soweit sind das wohl die Apps für das papierlose Büro und Zugang zu allen meinen Daten ohne Dritt-Cloud.

Die Hardware

Auf den Bildern sind mein MacMini aus Mitte 2010, welcher wohl nicht mehr lange leben wird, da es leider zu Problemen kommt und ich glaube das er bald den Geist aufgeben wird.

Stefanie Niemanns eigene Cloud
Zur Zeit überlege ich schon hin und her was die besten Alternativen sind und denke das ein MacBookPro auch einen „Desktop-Computer“ ersetzen könnte, zumindest ist es super mobile – aber hier bin ich mir noch nicht so sicher.

Gerne würde ich mich über Informationen hierzu freuen.

MacBookPro 13er, aus Ende 2011

Setup Stefanie Niemann

IPad Pro 9.7er mit ApplePen und einer „richtigen“ Tastatur im Cover

Setup Stefanie Niemann

Hoffe, das gibt einen Einblick, das man auch ohne die Dritt-Cloud auskommt und trotzdem jederzeit aktuell informiert ist.

Fragen beantworte ich gern.

Viele Grüße, Stefanie

Habt Ihr Fragen zu Stefanies Setup? Wer nutzt auch eine eigene Cloud? Ich freue mich auf die Diskussion in den Kommentaren.

Immerhin kein Popup mitten auf der Seite...


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