Mein Name ist Thomas Michl. In meinem Blog Toms Gedankenblog beschäftige ich mich mit verschiedenen Themen unter anderem auch mit Produktivität und Projektmanagement. Es ist schon eine Weile her, da hat mich Lars Bobach gebeten mein persönliches Selbstorganisationssystem für seinen Blog kurz vorzustellen.

Nach dem die „klassischen“ Zeitmanagementmethoden irgendwie immer unbefriedigend für mich waren, habe in den letzten Jahren einige Ansätze ausprobiert. Von GTD, Zen to Done über die Pomodore Technik bis hin zu Personal Kanban. Alle Ansätze haben Spuren in meinem System hinterlassen.

Personal Kaban spielt allerdings eine zentrale Rolle in meinem Organisationssystem. Das Gleiche gilt für Tools und Werkzeuge, von denen es wirklich sehr gute gibt. Unter anderem kann ich Euch Todoist, Azendoo oder Wunderlist ohne schlechtes Gewissen empfehlen. Selbst mir den Bordmitteln von Outlook kommt mensch bereits sehr weit.

Persönlich habe ich mich für Folgende digitale und analoge Hilfsmittel entschieden, die bei mir zum Einsatz kommen:

• Trello (Kanbanboard)
• Sunrise (Kalender) in Verbindung mit Outlook (PC)
• Evernote (digitale Notizen)
• Papiernotizbuch (immer noch das schnellste Werkzeug)

Aufgrund meiner Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung verwende ich im Büro Regisafe als Dokumentensystem (nicht meine erste Wahl). Kleine Anmerkung am Rande: Dienstliche Vermerke wandern nicht auf Evernote, sondern unmittelbar ins entsprechende Dokumentensystem.

Aufgabenplanung

Kern meines Systems bilden meine Kanbanboards, die ich via Trello organisiere. Es gibt insgesamt 3 Boards.

1. Projekte
2. Ergebnisse
3. Irgendwann

Die Boards Projekte und Todos/Ergebnisse umfasst unterschiedliche Planungsebenen und -tiefen. Jedes der beiden Boards hat eine Spalte „Eingang“ (neu, noch nicht priorisiert/eingeplant), eine Spalte „Erledigt“ (für den Rückblick wichtig) und „Wartet auf“ (abhängig von Anderen/delegiert).

Das Board Projekte umfasst größer Aufgabenblöcke im Sinne der Projektdefintion nach David Allan. Hier unterscheide ich nach der Planungshorizont langfristig – mittelfristig (in den nächsten 3 Monaten) – demnächst (in den nächsten 4 Wochen) – aktuell (in Bearbeitung). Im Board Projekte inhaltlich noch relativ knappgehalten. Das Projekt-Board ist Basis meiner wöchentlichen und monatlichen Planung. D. h. einmal im Monat werfe ich einen Blick darauf und gehe die Boards durch. Stimmen die Prioritäten noch? Hat sich etwas verändert? Ist noch was offen?

Das Board Todos/Ergebnisse erfasst hingegen die „Aufgaben“. Hier unterscheide ich nach „Dieses Quartal“, „Diesen Monat“, „Diese Woche“ und „Heute“. Je fortgeschrittener die Planung desto detaillierter wird hier die Aufgabenkarte beschrieben. Dabei greife ich auf das bei User-Stories übliche Muster (Beispiel: „[BLOG] Ich habe einen Blogbeitrag zum Thema partizipative Methoden wie agile und Art of Hosting geschrieben und veröffentlicht.“) zurück, in dem ich die Aufgabe als „Ergebnis“ beschreibe und Unteraufgaben als Checkliste einfüge. Das Aufgabenboard ist Basis meiner täglichen Planung. Insbesondere die Spalte „Heute“ wird täglich neu geplant.

Wichtig ist der sogenannte „WIP“ (Work in Progress und so zu einer Limitierung führt. Hierdurch wird die Priorisierung der Projekte und Aufgaben erleichtert und gefördert. Grundsätzlich gilt auch, dass ich die Planung täglich und wöchentlich neu erstellt wird. Die Prioritäten können sich tagtäglich verschieben, weil Rahmenbedingungen oder andere Ereignisse nicht mehr passen. Der maximale WIP beträgt für die Spalte Aktuell bzw. Heute 5 Karten.

Trello erlaubt die Kennzeichnung mit Farblabeln. Diese verwende ich zur Unterscheidung in „Privat“ und „Büro“ sowie der Prioritäten. Durch die Labelkennzeichnung lassen sich die Boards gut filtern. Terminierte Aufgaben sind in Trello ebenso möglich. Diese Funktion nutze zwar nicht sonderlich häufig, aber es gibt Projekte, die an einem bestimmten Tag fällig sind. Über Einbindung an Sunrise erscheinen diese Termine mit im Kalender, sodass ich auch hier noch einen Überblick habe.

Die Tagesplanung erfolgt in aller Regel am Vortag mithilfe des Aufgabenboards und des Kalenders (ca. 10 Minuten täglich). Hierzu erstelle ich mir eine tägliche Übersicht der Aufgaben und Termine, die im Laufe des Folgetages um Ideen/Anregungen und weitere Aufgaben für den täglichen Rückblick (max. 5 bis 10 Minuten täglich) ergänzt wird. Gibt es Verbesserungsideen oder Auffälligkeiten, werden diese als Projekt/Aufgabe in die Planung aufgenommen und entsprechend priorisiert.

Der Wochenrückblick mit Durchsicht aller Listen nimmt in etwa 30 bis 45 Minuten in Anspruch und erfolgt bei mir in aller Regel am Freitag.

Monats-, Tagesplanung und Wochenplanung (inklusive Rückblick) sind im Terminkalender terminiert.

Das Board Irgendwann weicht etwas vom oben beschriebenen Schema ab. Die Spalten sind „thematisch“ gruppiert (Persönlich, Familie, Beruf, Lesen, Beschaffen). Das Board Irgendwann ist Teil der monatlichen Planung, bei der ich das Board durchsehe.

Im Rahmen des wöchentlichen Rückblicks und der Wochenplanung gehe ich entsprechend die üblichen Posteingänge durch, ob und inwieweit noch offene Punkte zu ergänzen sind.

Einmal monatlich greife ich mir die Jahresziele heraus und schaue auch diese Liste durch und passe entsprechend die Planung an. Eine Zielmarke für den monatlichen Rückblick ist die Verbesserung einer Gewohnheit jeden Monat, was mir – ehrlich gesagt – nicht immer gelingt.

Die Pomodoro-Technik kommt leider nicht konsistent zum Einsatz, aber ich verwende sie immer wieder insbesondere wenn ich mit umfangreichen Aufgabenblöcken, die eine hohe Konzentration erfordern. Hierfür verwende ich die App Pomello (Chrome), die sehr gut mit Trello harmoniert.

Referenzmaterial

Für Evernote habe ich mich entschieden, möglichst wenig Notizbücher zu verwenden (gleiches gilt für das Papiernotizbuch):

• Eingang
• Referenzmaterial

Die Notizen werden über Stichworte organisiert, die ich ebenfalls in drei Kategorien unterscheide:

!Orga (Vorlagen, Werkzeuge)
#Themen (Projekte, Themen allgemein z. B. #Agile, #Projektmanagement, #Lean)
@Kontext (Orte, Handlungskontexte z. B. @Einkauf, @Daheim u. ä.)
_Zitate

Die selbe Kennzeichnung verwende ich übrigens auch für analoges Schriftgut.

Kanbanboardkarten, Termine, Notizen und Emails u. ä. werden nach einem einheitlichen Muster mit dem Projektnamen (Abkürzung 3 Großbuchstaben) gekennzeichnet. So habe ich ein schnelle Zuordnung über alle Werkzeuge hinweg habe. Vorteil ist auch, dass mit Hilfe von Suchfunktionen relativ schnell die passenden Unterlagen wiederfinde.

Ein ständiger Begleiter ist übrigens ein Papiernotizbuch im A 5-Format. Es liegt grundsätzlich griffbereit – sofern ich keinen Zugriff auf Evernote und eine PC-Tastatur habe.

Aufgrund meines papierlastigen Umfelds verwende ich im Büro zusätzlich noch für meine „Handakten“ eine Ablage nach alphabetischem System mit Hilfe von Hängeregistern, in das ich dann die jeweiligen Projektunterlagen einsortiere und eine analoge Wiedervorlage mit einem rollierenden System (31 (Kalendertage) + 12 (Monate) Hängeregister) . Wie es sich gehört – in greifweite. Abgeschlossene Projekte wandern – wie in der Verwaltung üblich – in die entsprechend Ablage.

Persönlich stelle ich auch immer wieder fest, dass ein reines digitales Arbeiten nicht ganz mein Ding ist. Mir juckt es derzeit in den Fingern mich – trotz meiner künstlerisch wenig ausgeprägten Begabung – stärker mit Sketchnotes zu beschäftigen. Auch habe ich den Eindruck, dass handschriftliche Notizen während des Lesen eines Buches oder aber im Rahmen eines Gesprächs dazu beitragen, dass sich mir die Inhalte besser erschließen.

Kleine Anmerkung am Rande

Wesentliches Kennzeichen für meinen Organisationsrahmen ist, dass auch dieser nicht in Stein gemeißelt ist. Ich bemühe mich immer wieder Verbesserungen einzubauen oder greife Anregungen auf, die ich bei anderen entdecke bzw. passe mich den jeweiligen Gegebenheiten an. Wie bei allen Selbstorganisationsansätzen ist auch hier Disziplin gefragt, um auch wirklich konsequent bei der Sache zu bleiben. Da ist leider für jemanden, der wie ich, schnell von der Routine gelangweilt ist und immer mit einem Auge schon nach dem nächsten Thema „linst“ nicht immer einfach. Da ist Selbstdisziplin gefragt. Wenn aber das System zu einem passt und Spaß macht, fällt es leichter. Daher lautet mein Rat, nicht einfach das System von einem anderen zu übernehmen, sondern zu prüfen was zur eigenen Arbeitsweise und den Umfeld in dem mensch arbeitet passt zu adaptieren.

Literatur

Für diejenigen, die Neugierig geworden sind – noch ein paar Buchtipps:

David Allan: Wie ich die Dinge geregelt kriege, Pieper, 2015
J. D. Meier: Results – the Agile Way, Innovation Playhouse, 2010
Staffann Nöteberg: Die Pomodoro-Technik in der Praxis, dpunkt.verlag, 2011
Leo Babauta: Zen To Done (Das ultimativ einfache Produktivitätssystem), Kindle Edition, 2013
Jim Benson & Tonianne DeMaria Barry: Personal Kanban, 2011

Wie gefällt Euch Thomas Setup? Habt Ihr Fragen an ihn? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.