Meine Ablagestruktur in Evernote – Gastartikel von Martin Beyer

Vor einigen Tagen hatte mich Lars gebeten, mal meinen Kommentar zum Gastbetrag von Steffen Kessler etwas zu vertiefen. Dieser Bitte möchte ich hier gerne nachkommen.

Martin Beyer

Wir sind mit unserem Business im Immobiliensektor tätig. Dabei ergibt es sich, dass wir mit wechselnden Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten tätig sein müssen und alles über unser Büro im Rhein-Main Gebiet gesteuert wird bzw. dort die Informationen zusammenlaufen.

Bei der Überlegung, mit welcher Struktur wir am effektivsten Daten zur Verfügung stellen können, kam für uns sehr schnell NUR eine Cloud-Lösung in Betracht, um von überall Zugriff auf unsere Projektinformationen haben zu können.

Privat arbeitete ich selber schon länger mit Evernote premium, und so war dann das Upgrade zur Business-Lösung daher ein logischer nächster Schritt.
Da wir darüber hinaus auch unseren Kunden anbieten wollten, dass sie über einen individuellen Kundenordner ihren eigenen Projektraum zur Verfügung gestellt bekommen, um dort dann ihre Daten zu Ihrer Immobilie selber einstellen zu können, musste es eine Lösung geben, die über Freigaben individuell zu steuern war.

Immer zuerst eine Struktur überlegen und nicht einfach drauf los starten

Also überlegten wir uns im Vorfeld eine geeignete Struktur, mit der diese Funktionalität möglich sein würde. Somit wurde ganz schnell klar, dass dies nur über Ordner funktionieren kann. An einer Verschlagwortung hatte ich anfangs auch getüftelt, aber diese fiel schnell als unbrauchbar raus, da hierüber keine einheitliche Ablage im Austausch mit Kunden – oder auch mit externen Projektbeteiligten möglich ist. Ausserdem lassen sich dann nur einzelne Dateien und keine im Sinn zusammenhängenden Dateien freigeben.
Anm: Ich hatte zwar in einigen Blog-Posts auch Empfehlungen gelesen, dass es ziemlich egal wäre, ob man mit Schlagworten oder Ordnern anfängt, da sich die Orga im Lauf der Zeit erst noch einstellen würde, aber dass kann ich niemandem so wirklich empfehlen. Ich finde es wichtig sich zunächst Gedanken über die eigene Struktur zu machen und danach die Orga aufzubauen.

Nach der Einführung bei unseren Kunden konnten wir feststellen, dass diese das Angebot gerne angenommen haben und so füllten unsere Kunden ihre Ordner schnell mit Leben: ob Küchenplan, Fotos von Sanitärobjekten, Ideen für die Aussenanlagen, Farbwünsche und und und. Die Fülle der Daten wurde sehr umfangreich und so hatten wir schnell jeweils einen ganz persönlichen Kundendatenraum unserer Projekte auf der Kundenseite.
Extrem hilfreich, da dadurch auch die Email-Flut deutlich reduziert werden konnte.

Anschreiben an die Kunden

Neben diesen Kundenordnern musste dann noch eine interne Datenstruktur zu den jeweiligen Projektordnern aufgebaut werden. In diesen Ordnern wurden dann z.B. die Ergebnisse von Ausschreibungen, Rechnungen, Dokumentationsunterlagen, Fotos von der Baustelle, etc abgelegt.

Um in Evernote einerseits Kundenordner und interne Ordner sicher unterscheiden zu können und andererseits zu gewährleisten, dass z.B. von Seiten des Sekretariats, des Vertriebs oder der Bauleitung alle Ordner leicht zu identifizieren sind, habe ich eine Kombination aus einem numerischen Projektcode überlegt, mit der Projektstatus, Projektort, Kunde und die Differenzierung nach internen oder externen Ordnern möglich wurde (Zur Übersicht habe ich diese Struktur als Muster unten beigefügt).

Zusätzlich zu den direkten Projektordnern, die in unmittelbarem Zusammenhang mit den Kunden stehen, gibt es natürlich noch eine Vielzahl an Ordnern mit übergeordneter Funktion, die quasi für mehrere Kunden gleichzeitig gelten, wie z.B: Architekt, Statiker, Vermesser, etc.
Daraus ergab sich, dass diese Ordner in der Numerik ebenfalls wiedergefunden werden mussten.

Für uns das Kernproblem bei Evernote-Business:
In unserem Business können wir für ein Projekt in etwa folgende Zeitzyklen annehmen:

• Projektentwicklung: 2-5 Jahre
• Planungsphase: 1-2 Jahre
• Bauphase: 1,5 – 2 Jahre
• Gewährleistungsphase: 5-6 Jahre

Das bedeutet unter dem Strich, dass wir zwischen 10-15 Jahre unsere Daten verfügbar haben müssen und auf Ordner und Notizen zugreifen müssen. Und hier ist nun das Problem bei der Arbeit mit Evernote-Business (in unserem Fall):
500 Ordner ist eine Schallgrenze, die wir nach knapp 1,5 Jahren gesprengt haben.
Aktuell habe ich 497 Ordner und knapp 20.000 Notizen in Evernote und nun kommen wir hier nicht weiter. Schade, schade.

Evernote ist sicherlich ein geniales, aber begrenztes Tool

Evernote ist sicherlich ein geniales Tool, aber wir scheitern an der Ordnerbegrenzung, sodass wir für uns entscheiden mussten, Evernote nicht mehr weiter zu nutzen, da die von uns benötigten Ordnermengen in Evernote nicht verfügbar sind. Der Tipp vom hauseigenen Evernote-Support …“wir könnten doch einfach Ordner archivieren“… war für uns leider ’not useful‘ und brächte in unserem Fall nicht wirklich eine Verbesserung der Situation.

In der Konsequenz haben wir uns nach einem CRM umgesehen, mit dem wir die benötigten Funktionen und Speichermöglichkeiten zur Verfügung haben. Allerdings ging das zu Lasten der „Kundenfreundlichkeit“, da wir nun aktuell keine eigenen Projektkundenordner mehr anbieten (können). Für dieses Problem suche ich aktuell auch noch nach einer passenden Lösung, damit wir für unsere Kunden wieder diesen Mehrwert zur Verfügung haben.

Evernote nun neben einem CRM als „Parallelwelt“ laufen zu lassen ist auf Dauer wenig effektiv und baut eine unnötige Serpentine in unseren ansonsten recht gradlinigen Workflow.
Abschließend muss ich daher sagen, dass wir Evernote nun nur noch als „Datenspeicher“ für die bislang gesammelten Daten nutzen. Neue Projekt werden wir aber in Evernote nicht mehr anlegen. In der Quintessenz wird damit Evernote bei uns im Unternehmen über kurz oder lang „aussterben“.

Fazit:

Für Unternehmen mit längeren Projektdauern und größeren Kundenstämmen (Entwicklung, Umsetzung, Aftersales) von mehr als 2-3 Jahren empfiehlt sich Evernote-Business nur noch bedingt als Cloud-Tool, solange die Barriere mit 500 Ordnern bestehen bleibt, die aus meiner Sicht nicht wirklich logisch begründet ist.

Falls von Seiten Evernote ein künftiges Wachstum über das Business-Modell geplant ist, empfehle ich diese Grenze komplett aufzuheben um das starke Tool zu sein, was man sein möchte, denn was nützt einem Ferrari der schönste Motor, wenn er keine passende Bereifung hat um die Leistung auf die Straße zu bringen.

Struktur unserer digitalen Aktenordner

Die Projektnummern ergeben sich fortlaufend und sind analog der Projekte auf unserer Webseite für jeden sichtbar.

Hier einige anonymisierten Beispiele:

003-Hasenweg
004-Osterstraße
005-Möhrenbach
006-…

Grundsätzlich ist hier folgende Struktur hinterlegt:

100-xxx sind Projektentwicklungen
200-xxx sind aktuelle Projekte

Es gibt Ordner die nur zur internen Verwendung der Projektteams zur Verfügung stehen oder freigestellt werden.

Diese beginnen mit der jeweiligen Projektnummer z.B. 004 = Osterstraße; 005= Möhrenbach.
Dahinter folgt die Zuweisung z.B. -Architekt, Vertrieb oder Bank

Dann lautet die Bezeichnung :005-Architekt oder 005-Baugenehmigung

Für jeden Kunden gibt es während der Projektphase (bis zur Übergabe) 2 Ordner, einen Internen und eine Art „Pendelordner“ in dem auch die Kunden ihre Ideen einstellen können. Diese unterscheiden sich in der Benennung wie folgt:

Projektnummer-Haus-Kundenname-Intern
005-H07-Maier-Intern

Die öffentlichen Kundenordern sind wie folgt benannt und beginnen immer mit der 200-:

200-Projektnummer-Hausnummer-Name des Kunden
200-005-H07-Maier

Hier noch mal zum Vergleich:
005-H07-Maier-Intern
200-005-H07-Maier


 

Nach der Abnahme wird den Kunden noch ein Dokumentationsordner zur Verfügung gestellt, in dem alle relevanten Daten hinterlegt werden, die er nach der Abnahme benötigt.

Dieser unterscheidet sich dann durch die erste Zahl, da dann das Projekt von “aktuell auf fertig“ springt: Der Ordern wird dann mit 300 beginnen und mit „Doku“enden.

300-005-H07-Maier-Doku

Diese Ordner legen wir jetzt schon an, um z.B.Statik, Planterlagen, Lüftungsplanung, Wärmeschutznachweis dort zu hinterlegen.

Hier noch mal zur Übersicht:

100  sind Projektentwicklungen
200  aktuelle Projekte
300  Dokumentationen
400  Projekte in der Gewährleistung
500  noch nicht final zugewiesen
600  FERTIG nach Ende der Gewährleistung
999  VERWORFEN (Projekte, die noch nicht gelöscht sind)

Noch ein Tipp zur Kollaboration mit Evernote:

Persönlicher Briefkasten für jeden Mitarbeiter

Jeder unserer Mitarbeiter bekommt einen persönlichen Briefkasten mit seinen Initialen eingerichtet, z.B.: Briefkasten LB (Lars Bobach) oder Briefkasten MM für Max Mustermann.
In diesen Briefkasten kommen alle offenen und unerledigten ToDo’s oder Dinge, die zur Klärung, zur Prüfung etc. anstehen.
Hier ist dann jeder Mitarbeiter aufgefordert, die hierin enthaltenen Objekte entsprechend abzuarbeiten, gegebenenfalls zu kommentieren und in die Ordner zu legen.
Alle Punkte die im Briefkasten liegen bleiben werden als „offen oder unerledigt“ wahrgenommen.

Daher ist jeder Mitarbeiter aufgefordert, sich regelmäßig –  möglichst täglich – den Inhalt des  Briefkastens anzusehen und die dort enthaltenen Aufgaben zu erledigen und in die entsprechenden Ordner zu verschieben.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Olaf

    Hallo Martin,

    da Eure Daten ja cloudmäßig verfügbar sein sollen/müssen würde ich persönlich Nextcloud (https://nextcloud.com) vorschlagen. Hier kann man auch Benutzer anlegen und/oder „Freigabe-Links“ für Ordner erstellen.

    Gruss
    Olaf

  • Christonic

    Hallo Martin,
    hast du dir schon mal CenterDevice angeschaut.
    Hier gibt es auch die Möglichkeit von speziellen Ordnern für Externe.
    Viele Grüße
    Christian

  • Joerg Hof

    Hallo Martin,

    eine „Notlösung“ könnte auch sein, einen weiteren Evernoteaccount zu starten und dies dann Jahresmäßig zu unterteilen. Beispielsweise Account #1 für 2010 bis 2015, Account #2 für 2011 bis 2016 oder ähnlich.

  • Sven

    Hallo Martin,
    ich denke Deine Herangehensweise ist zu „Ordner-Focusiert“. Die Stärke von Evernote ist nicht eine ausgeklügelte Ordnerstruktur zu verwalten, sondern Informationen zu finden.

    Beispiel: Bei mir sind Rechnungen im Notizbuch Rechnungen (und zwar alle). Es gibt keinen Stapel Rechnungen 2017 und darin wieder Notizbücher a la Rechnungen Lieferanten A-D oder ähnliches.
    Mit Evernote finde ich jede Rechnung über die Suche und wenn ich gezielt filtern will nutze ich eben Schlagwörter.

    Das Dateisystem (manchmal auch der Aktenschrank) ist leider noch sehr verankert in unserer Köpfen. Daher treffe ich auch oft Menschen die zu sehr in Ordnern und Schubladen denken statt in neuen Methoden.

    Ich glaubend, dass Du Evernote ein bisschen vergewaltigst.
    Wenn Du lieber in Ordnerstrukturen „lebst“ ist daher ein Verzeichnisorientierte Cloud wie z.B. OneDrive etc. besser geeignet.

    Mit besten Grüße
    Sven