Dieser Beitrag behandelt die Thematik, welche Rolle man als Unternehmer bei dem Einsatz von MeisterTask einnehmen sollte. Wie schon öfter erwähnt, haben wir den Schwerpunkt in den „Frag Lars“ Folgen von reinen Bedienungs- und Anwendungsfragen hin zu unternehmerischen Fragestellungen verlagert.
Lars Mission ist es, Unternehmern und Selbständigen zu helfen, da gehören die Tools natürlich dazu. Und wir wollen Eure Fragen zur Einführung und zum sinnvollen Einsatz dieser Tools, wie zum Beispiel zu MeisterTask, auch weiterhin beantworten.
Eure Fragen dazu schickt bitte gerne per E-Mail an fraglars@larsbobach.de oder schreibt uns mit dem Hashtag fraglars in die Kommentare zum Video auf Youtube.
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Die Themen
Wieviel Mitarbeit bei der Benutzung von MeisterTask ist sinnvoll?
Paul hat ein Fensterbauunternehmen mit 45 Mitarbeitern. Er hat in seinem Unternehmen MeisterTask zur Verwaltung und Abwicklung der Aufträge eingeführt. Da er bei der Einführung stark involviert war, steckt er nun wieder mit im Tagesgeschäft, weil er viel mit den einzelnen Aufgaben hantiert. Ihm fällt es schwer die richtige Dosis zu finden, um gleichzeitig aber auch nicht den Überblick zu verlieren.
Erstmal Respekt dafür, dass Paul das Kanbantool MeisterTask selbst in seiner Firma eingeführt hat. Da gehört schon einiges Fachwissen dazu. Damit Paul sich wieder aus dem Tagesgeschäft zurückziehen kann, rät Lars ihm zu einer externen Beratung, die einen Blick von außen auf die Dinge hat. Diese kann beurteilen, ob zum Beispiel das Boarddesign stimmig ist oder eventuell zu komplex geraten ist.
Oftmals treten aber auch bei der Akzeptanz des Tools durch die Mitarbeiter Schwierigkeiten auf. Auch da können externe Berater Gold wert sein, so die Erfahrung von Lars.
Sobald die Sache dann rund läuft, kann man sich aus dem Tagesgeschäft zurückziehen. Lars benutzt in MeisterTask nur noch sein Strategieboard und reagiert auf die Aufgabenkarten, in denen er persönlich angeschrieben wird. Im Falle von Paul heißt das, er braucht sich dann nicht mehr im Board mit den Aufträgen aufzuhalten.
Überwachung von delegierten Aufgaben
Matthias erstellt mit MeisterTask die Aufgaben für sein Team und ordnet sie dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Er möchte die Aufgaben bis zu ihrer Erledigung noch überwachen und dazu fehlt im dann ein geeigneter Filter. Ein Schlagwort wie zum Beispiel „Überwachen“ hinzuzufügen würde bei den Mitarbeitern wahrscheinlich nicht so gut ankommen. Er fragt wie Lars so etwas handhabt.
Delegierte Aufgaben zu überwachen ist in Augen von Lars das klassische Mikromanagement. Davon sollten sich Unternehmer und Selbständige lösen. Wir sollten Mitarbeiter haben, auf die wir uns verlassen können. Lars delegiert die Aufgaben, damit er sie aus dem Blick hat. Mit dem oben schon erwähnten Strategieboard oder auch „Business Cockpit“, das Lars als neues Produkt für Euch entwickelt, hat man die großen Aufgaben im Blick und spricht die Themen dann in den regelmäßigen Strategiemeetings an.
Unternehmerische Freiheit kann nicht durch Mikromanagement erreicht werden. Daher vertraue Deinen Mitarbeitern und behalte Deine großen Ziele im Auge. Ein Tipp zum Loslassen, bei dem sich Unternehmer meist schwer tun, fokussiere Dich auf die wichtigen Aufgaben und nutze die Agenda-Funktion von MeisterTask. Lege Dir dort eine Spalte für die großen, wichtigen Dinge an, die Du im Auge behalten möchtest.
Ab der Pro-Version von MeisterTask steht die Agenda zur Verfügung. Sie ist ein virtuelles Board, eine persönliche Pinwand, die ich mir mit Spalten organisieren kann. Hier kann ich jede beliebige Aufgabe aus jedem mir freigegebenen Board, ablegen. Die Aufgabe wird dabei nicht kopiert, sondern gespiegelt. D.h. Änderungen die ich in der Karte innerhalb meiner Agenda vornehme, nehme ich in der Originalkarte vor.