MeisterTask im Unternehmen

In dieser „Frag Lars“-Folge zum Schwerpunktthema Meistertask geht es um Meistertask im Unternehmen. Letzte Woche ging es um generelle Fragen. Falls Ihr die Folge noch nicht gesehen habt, hier geht es zum Beitrag Meistertask Funktionalität.

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Fragen für das nächste Schwerpunktthema GoodNotes bitte an: fraglars@larsbobach.de
15 Prozent mit Promo-Code „LARS“ auf die Meistertask Pro Version gibt es unter: meistertask.com/lars
20 Prozent Rabatt auf die Meistertask Business Version gibt es für die Teilnehmer des Workshops.

Folgende Fragen sind in dieser Ausgabe beantwortet worden:

  1. Unterschied benötigte und erfasste Zeit (von Silvia)

    „Lieber Lars,

    ich bin dir sehr dankbar für die vielen informativen Videos, die du zur Verfügung stellst. Nicht nur der Inhalt ist perfekt zusammengestellt, sondern auch Bild und deine ruhige Art sorgen für ein entspanntes Zuschauen.

    Ich würde mich freuen, wenn du auf das Thema „Zeit erfassen“ bei MeisterTask eingehen könntest. Wozu soll bei einer abgeschlossenen Aufgabe die Anzeige links „Benötigte Zeit“ gut sein, wenn rechts die „Erfasste Zeit“ dargestellt wird? Könntest du das vielleicht anhand eines Beispiels erklären? Oder mir evtl. einen kurzen Hinweis geben, in welchem Video du das Thema bereits besprochen hast?

    Danke und viele Grüße
    Silvia“

  2. Boarddesign (1. Frage von Petra)

    „Hallo Lars,

    Du hattest gebeten Fragen bezgl. Meistertask an Dich zu schicken.

    Ich bin selbstständige Architektin. Seit April 2018 habe ich MeisterTask im Einsatz,- auf iPad wie auch auf dem Desktop PC. Außerdem arbeite ich mit Todoist, OneDrive und OneNote.

    In Meistertask hatte ich zunächst für jedes Projekt eine Sektion angelegt. Das wurde mir aber schnell wegen der Anzahl der Projekte in der Breite zu unübersichtlich, da noch weitere Sektionen hinzu kamen, wie: Eingang, Heute, wartend und erledigt.

    Deshalb habe ich Meistertask neu strukturiert. Für jedes Projekt habe ich dann ein eigenes Projekt angelegt. Wegen der ständigen Wechselei zwischen den einzelnen Projekten fand ich die Handhabung auch nicht optimal.

    Nächste Neustrukturierung:
    Jetzt habe ich meine Projekte in nur einer Sektion zusammengefasst. Damit ist diese Sektion nach unten hin lang und auch wieder unübersichtlich.

    Hast du da einen Tipp für mich?

  3. Aktennotizen aus Meistertask erstellbar? (2. Frage von Petra)

    Eine zweite Frage:

    Ich würde gerne nur mit einer App arbeiten. Bisher schreibe ich wegen der guten Formatierbarkeit meine Aktennotizen von Telefonaten, Baubesprechungen etc in OneNote. Schnell kann ich aus OneNote heraus auch mal eine Aktennotiz verschicken. Ruft mich ein Bauherr oder Handwerker an und ich muss auf eine Aktennotiz zurück greifen, muss ich aber zwischen den verschiedenen Apps wechseln. Deshalb wäre nur eine App erstrebenswert.

    Wie könnte ich aus Meistertask heraus Aktennotizen erstellen, die ich dann auch unproblematisch verschicken kann?

    Ich freue mich schon jetzt auf den Meistertask-Monat!

    Beste Grüße
    Petra“

  4. Ausdruck der Attachments (von Thomas)

    „Hallo Lars,

    vorweg: ich verfolge Deine YouTube Videos mit grossem Interesse! Super coole Sache! Weiter so und weiterhin viel Freude und Erfolg damit!

    Nun zu meinem Anliegen:
    Ich bin Architekt, wurde aber über die Jahre zum Bauleiter und würde nur zu gern das papierreduzierte Büro (papierlos ist momentan leider noch utopisch) bei uns anwenden. Ich bin schon länger mit Meistertask in der Free-Version am Arbeiten, bisher als Helferlein für mich. Mit dem aktuellen kleinen Projekt führe ich das langsam ins Büro ein und hoffe, dass es beim Chef ankommt.

    Das einzige Problem, das ich habe, ist das PDF-Drucken. Ich habe mit der App im Prinzip ein Bautagebuch bei Hand, muss aber regelmässig ausdrucken, um eine chronologische Ablage zu haben. Natürlich gehören da Bilder dazu, die aber im Ausdruck nicht dabei sind, sondern nur als Attachment gekennzeichnet sind. Ist das in der Pro-Version anders? Werden da die Fotos in den Taskfeldern mitgedruckt?

    Ganz lieben Dank im Voraus für eine kurze Antwort!
    Klar weiss ich, dass Du genug zu tun hast, also keine Eile oder Verpflichtung!

    Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung!

    Freundliche Grüsse
    Thomas“

  5. Arbeitszeiterfassung und -planung (1. Frage von Ümit)

    „Hallo Lars,

    mein Name ist Ümit – seit einige Zeit setzen wir viele Deiner Tipps und Strategien bei uns im Unternehmen ein und um. Mein Chef Markus ist großer Fan von diesen Tipps und will uns im Team zu noch integrierterem, digitalen zusammenarbeiten bringen.

    Hier meine Fragen bzwl. MeisterTask, ToDoIst und Google-Kalender:
    Wie rätst Du, die Arbeitszeit zu erfassen? Nicht, um die Zeiten an sich festzuhalten, sondern, um die in Projekten verbrachte Zeit (den Aufwand) festzuhalten, ggf. abzurechnen oder gut projektieren und planen zu können. Wir erwägen gerade (und testen), die MeisterTask Projekte als Zeitblöcke in Google Kalender festzuhalten. Mit der „Ziele-Funktion“ (in der App vom G-Kalender) findet der Kalender automatisch freie Lücken im Kalender für die gewünschte Spanne. Hast Du einen sinnvolleren Vorschlag? Inweifern ergibt unsere Idee aus Deiner Sicht Sinn?

  6. Gemeinsame und synchrone Ansicht in Meistertask und Todoist (2. Frage von Ümit)

    Wie schaffen wir es als Team, gemeinsame und synchrone Ansicht in MeisteTask und ToDoist herzustellen (und zu behalten). Ein Beispiel: Markus verschiebt Projekte in Projektgruppen, diese Projektgruppen haben eine bestimmte Anordnung – das soll bei uns allen und auf allen Plattformen (Webansicht, Apps auf iPad und Handy) gleich aussehen, ist aber derzeit nicht der Fall. Das gleiche gilt für ToDoIst. Wie schaffen wir das? Wenn dann nämlich jemand sagt: Das Projekt ist zu finden unter ABC – und der andere hat nicht die gleiche Ansicht, dann findet er das Projekt nicht…
    Welche Struktur von Projektgruppen und Projektgruppen innerhalb von MeisterTask ist aus Deiner Sicht sinnvoll? Wir planen sowohl Kundenprojekte als auch interne Vorhaben in MeisterTask.

    Ich würde mich riesig freuen über Deine Antworten – als Mail oder gar in einem Video. Daher sage ich schonmal Danke im Voraus und frohes Schaffen Dir! Viel Erfolg noch in der Restwoche!

    Mit herzlichen Grüßen

    Ümit“

  7. Meistertask als Organisationstool (von Friedrich)

    „Hallo Herr Bobach,

    bin einer ihrer neuesten Follower auf YouTube, da ich wirklich nützliche Dinge finde. Hab in letzter Zeit alles Mögliche von ihnen gelernt, danke, aber eine Frage ist mir geblieben.

    Welches Organisationstool soll ich den nun für mein Team verwenden. Ich weiß, das ist eine schwierige Frage!

    Wir entwickeln als Start-up ein neues Produkt, arbeiten mit verschiedenen Menschen/Organisationen weltweit zusammen, möchten die Zeit und die Personen verwalten, innerhalb der Anwendung die Möglichkeit haben, Lese- und Schreibrechte zu vergeben und natürlich Aufgaben vergeben und verwalten.

    Ich habe es mit Trello, Projectplace und nun mit Asana versucht. Bin aber von Asana nicht gerade begeistert, da, wie sie eben selbst sagen, Asana recht unübersichtlich ist und die iOS apps wirklich schlecht sind.

    Einen kleinen/großen Tipp? Schaue mir gerade Meistertask an, aber es ist halt immer frustrierend, denn jetzt sollte ich meinem Team schon wieder eine neue Anwendung „aufzwingen“!!

    Lieben Gruß aus Südtirol
    Friedrich“

  8. Meistertask für Versicherungsbranche (von Se Bi)

    „Hallo Lars.

    Ich verfolge deinen Kanal sehr aufmerksam und bin echt begeistert. Ich arbeitete im Versicherungsbereich und frage mich, wie könnte ich hier auf Meistertask zurückgreifen? Ziel ist, dass ich gerne eine bessere Organisation erreichen möchte.

    Liebe Grüße Se Bi“

  9. Pro-Account / Business-Accounts (1. Frage von Marc)

    „Lieber Lars,

    zuerst einmal möchte ich Dir und Deinem Team ein ganz großes Lob und meinen herzlichen Dank für Deine bzw. Eure Arbeit ausprechen. Alle Deine Angebote, egal ob Podcasts, Youtube-Beiträge, Informationen auf der Webseite oder die Kurse und Webinare für die Mitglieder der Akademie – waren und sind für mich wirklich sehr inspirierend. Vor allem haben sie mir entscheidend geholfen, die Kontrolle über meine Arbeiten zurückzugewinnen. Dazu möchte ich kurz erwähnen, dass ich als Wissenschaftler ja eigentlich gar nicht direkt zu der unmittelbaren Zielgruppe Deiner Akademie gehöre. Ich kann aber aus meiner Erfahrung sagen, dass es in der Wissenschaft sicher ganz viele Kolleginnen und Kollegen gibt, die von Deinem Angebot genauso profitieren würden wie ich. Vielleicht hast Du ja irgendwann einmal Interesse und Zeit darüber nachzudenken, ob sich ein erweitertes Angebot für Wissenschaftler lohnen könnte. Falls Du Interesse hast, wäre ich auch gerne für ein gemeinsames Brainstorming bereit.

    Nun möchte ich aber gern auf Dein Angebot zurückkommen, Dir alle Fragen zur Thematik „MeisterTask im Team nutzen“ für Deine Februar-Sendungen zu stellen. Seit etwa einem Jahr nutze ich diese App, um meine Forschungsprojekte und sonstigen akademischen Aufgaben und Funktionen zu organisieren. Nachdem ich dann – vor allem Dank Deiner Berichte und Kurse – zunehmend Expertise mit dieser App gewonnen habe, habe ich begonnen, auch meine Forschungsgruppe schrittweise in diese Organisation mit einzubeziehen. Dabei haben sich vor allem zwei Fragen ergeben, bei denen Du mir hoffentlich weiterhelfen kannst.

    (1) Ich habe einen Pro-Account, wodurch ich die Möglichkeit habe, Projektgruppen zu bilden. Mir ist aber nicht klar, was der Vorteil einer solchen Projektgruppe ist? Und was wäre der Vorteil eines Teams im Business-Account, mal abgesehen von der Möglichkeit, Berechtigungen zu spezifizieren?

  10. Aktualisierung in iOS-Versionen (2. Frage von Marc)

    „(2) Ich habe immer Probleme mit der Aktualisierung in den IOS-Versionen auf iPad und iPhone. D.h., ich finde dort nie den aktuellen Stand meiner Boards. Um diesen zu erhalten, muss ich mich erst aus MeisterTask abmelden und wieder neu anmelden. Dann werden die Boards aktualisiert. Gibt es einen Weg, die Aktualisierung auch direkt aus der angemeldeten App durchzuführen
    oder dies gar immer automatisch machen zu lassen?

    Es wäre toll, wenn Du mir bei diesen Fragen weiterhelfen könntest. Aber ganz davon abgesehen freue ich mich schon sehr auf Deine kommenden Berichte zu MeisterTask.

    Beste Grüße aus Wien,
    Marc“

  11. Rabatt für Meistertask-Versionen (von Michael)

    „Hallo Lars,

    vielleicht kannst Du mir, als einer Deiner treuen Podcasthörer, folgende Fragen beantworten.

    Mein MeisterTask-Pro-Abo ist abgelaufen. Wir nutzen das seit geraumer Zeit in unserem Team, auch für die Baustellenabwicklung.

    Welches Abo würdest Du mir im Hinblick auf die Nutzung von Meistertask und MindMeister empfehlen?
    Wie komme ich in den Genuss eines Nachlasses? In welcher Höhe?

    Besten dank im Voraus.
    Viele Grüße aus Ockenheim

    Michael“

  12. Argumente für Meistertask Einführung (1. Frage von Martin)

    „Hallo Lars.

    Ich verfolge deine Videos und Blogs schon eine Weile. Immer wieder bin ich begeistert von deiner Einstellung, bitte mach weiter so. Von dir kann ich eine Menge mitnehmen was Arbeitsweise und Einstellung betrifft.

    Ich hätte eine Frage zu Meistertask. In unserem Unternehmen wäre es mein Wunsch, dass wir Meistertask einführen könnten. Jedoch beisse ich bei der Geschäftsleitung mit dieser idee noch auf Granit. Diese hat Angst neuere Technologien einzufügen im Unternehmen und sind zu fest auf unser ERP System fixiert. Es wird erhofft, dass man über das ERP System alles steuern könnte, was in meinen Augen falsch ist. Wunderlist konnte ich jedoch im Unternehmen erfolgreich Umsetzen. Da dies ja bald mal eingestellt wird, wäre dann als Ersatz Meistertask ein gutes Argument. Wie würdest du da am besten vorgehen?

  13. Pro Version für alle Benutzer, damit Aktionen funktionieren? (2. Frage von Martin)

    Jetzt zu meiner eigentlichen Frage:

    Müssen alle Benutzer Meistertask Pro verfügen, damit die Aktionen funktionieren? Oder reicht es, wenn der Board Ersteller die Pro Version verfügt und die Aktionen erstellt? Werden dann die „Gratis“ Benutzer in de Aktion berücksichtigt, oder müssen diese auf „Pro“ eingestuft sein?

    Besten Dank
    Grüsse aus der Schweiz

    Martin“

In der nächsten Woche erwartet Euch dann eine weitere Folge mit dem Thema „Meistertask und andere Apps“.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach