Mit den Todoist Email-Adressen auf dem Weg zum Inboxzero

Viele der täglichen Aufgaben ergeben sich aus eingehenden Emails. Der Email-Eingangskorb wird zu einer erweiterten und ungeordneten ToDo-Liste. Aufgeschobene Emails bleiben teilweise ewig dort hängen.

Der leere Eingangskorb (Inboxzero) rückt in weite Ferne oder – noch viel schlimmer – hat sich bisher noch nie eingestellt.

Aber wie erstelle ich am einfachsten aus eingehenden Emails eine Aufgabe in meinem Taskmanager? Und wie erhalte ich regelmäßig das befreiende Gefühl des leeren Eingangskorbs und werde ein echter Inboxzero?

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Mit meinem Lieblings-Taskmanager Todoist ist das ganz einfach.

Todoist bietet eine Möglichkeit, die mit wirklich allen Email-Programmen und -Apps funktioniert.

1. Todoist Email-Adressen finden

Jedes Deiner Todoist-Projekte hat seine eigene und einmalige Email-Adresse.

Im Kontextmenü (hinter den ….) des entsprechenden Projektes einfach den Menüpunkt ‚Aufgaben per Email an dieses Projekt senden‘ auswählen.

Email Adresse von ToDoist

Dort findet Ihr die einmalige Email-Adresse des Projektes.

Wo finde ich die Email Adresse bei ToDoist

 

Die Email-Adresse steht innerhalb der Klammern <…> und ist immer so aufgebaut:

project.nummer.nummer@todoist.net

2. Email-Adressen abspeichern

Die Email-Adressen Deiner wichtigsten Projekte und des Eingangskorbes solltest Du in Deinem Adressbuch abspeichern. So hast Du diese immer griffbereit.

Bei mir haben alle Projekte den Nachnamen Todoist und den entsprechenden Projektnamen als Vornamen.

3. Email Syntax lernen

In der weitergeleiteten Email kannst Du die Aufgabe direkt so parametrieren, dass Du sie später nicht erneut anfassen musst. Die Betreffzeile der Email wird immer als Name der Aufgabe übernommen und kann beliebig geändert werden.

Für weitere Einstellungen hängst Du die entsprechenden Kürzel der Betreffzeile an:

Fälligkeitsdatum
<date morgen> Legt das Fälligkeitsdatum der Email auf morgen. Anstelle von morgen kann hier jede Bezeichnung der Todoist Datumsformate benutzt werden.

Priorität
!!1 legt die höchste Priorität für die Aufgabe fest, 2 und 3 entsprechend niedrigere Prioritätsstufen

Etiketten
@etikett fügt der Aufgabe das entsprechende Etikett hinzu.

4. Email weiterleiten

Die Email mit der Aufgabe und der eventuell angepassten Betreffzeile jetzt einfach an die Todoist Email-Adresse des passenden Projektes weiterleiten.

Der Inhalt der Email wird automatisch der Aufgabe als Notiz hinzugefügt und selbst alle Anhänge der Email stehen zur Verfügung.

5. Email verschieben

Ok, jetzt hast Du aus der Email eine Task in Todoist erstellt. Die Email liegt aber immer noch in Deinem Eingangskorb.

Ganz nach dem LGTD – Lars Gets Things Done – Prinzip solltest Du die Email jetzt in den Ordner ToDo Deines Email-Programms verschieben und aus dem Eingangskorb entfernen.

In dem Ordner ToDo sammeln wir nach LGTD alle noch zu erledigenden Emails. Nach dem Abarbeiten kann die Email endgültig archiviert oder gelöscht werden.

Solltest Du die Email nicht mehr zur Erledigung der Aufgabe benötigen, kannst Du sie selbstverständlich auch, ohne den Umweg über den ToDo-Ordner, direkt archivieren.

Fazit

Bitte beachte bei der Abarbeitung Deiner Emails immer die 2-Minuten-Regel. Beantworte alle Emails, die in zwei Minuten erledigt werden können, sofort. Ganz egal, welcher Priorität.

Lege für alle anderen Emails direkt eine Task in Todoist an. Mit der Todoist Email-Adresse ein Kinderspiel. Nutze dazu den Todoist Email Syntax, damit die Aufgabe direkt richtig eingeordnet wird.

Wenn Du diese Emails danach noch konsequent, wie im LGTD-System (Lars Gets Things Done) vorgesehen, aus dem Eingangskorb in den Ordner ToDo verschiebst oder direkt archivierst, ist der Inboxzero die logische Konsequenz.

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Wie legt Ihr Aufgaben aus Emails an? Seid Ihr schon ein Inboxzero? Ich freue mich auf den Austausch mit Euch in den Kommentaren.