Papierloses Büro: 1. Die richtigen Werkzeuge

Dies ist der erste Artikel zu meiner neuen Serie ‚Das papierlose Büro‘. Geplant ist, dass ich ab sofort einmal pro Woche einen neuen Artikel zu diesem Thema verfasse.

Ich bin selber gespannt, wie sich die Serie und vor allem der daraus resultierende Dialog mit meinen Lesern, also Dir, entwickelt. Ende offen.

Alle Artikel dieser Serie und alle weiteren Blogposts, die zu dem Thema passen, habe ich unter der Kategorie ‚Papierloses Büro‘ zusammengefasst.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Mein Weg begann vor etwas mehr als zwei Jahren und seitdem kämpfe ich an vorderster Front auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Und auch wenn ich einige Erfolge verbuchen konnte und mich auf einem guten Weg befinde, ist es eher ein Partisanenkrieg: Einsam gegen die Übermacht der Papierverschwender.

Bevor Du Dich auf die Reise zum papierlosen Büro begibst, musst Du Dir die richtigen Werkzeuge zulegen. Du brauchst einen digitalen Aktenschrank, einen Scanner, um Papierdokumente zu digitalisieren und noch einiges mehr.

1. Der digitale Aktenschrank

Evernote ist mein digitaler Aktenschrank. Hier stopfe ich alles hinein. Angefangen von Kontoauszügen über Steuererklärungen bis hin zu Kochrezepten landet alles in Evernote, meinem digitalen Gedächtnis.

Warum ich mich für Evernote entschieden habe?

1. Plattformübergreifend: Alle gängigen Plattformen werden unterstützt (Mac, Windows, Web-client, iOS, Android).

2. Cloud basiert: Die Daten werden in der Cloud und nicht auf meinem Computer gespeichert. So habe ich von überall Zugriff auf meine Daten und muss mich nicht um Backups kümmern.

3. Suche: Die Suchfunktion ist hervorragend. Bei Evernote gibt es kein Suchen, nur Finden. Selbst pdf-Dokumente, Bilder und Handschriftliches wird in die Textsuche mit einbezogen.

4. Robust: Das Interface und die Datenhaltung sind äußerst robust. Ich habe noch kein Problem mit Abstürzen oder nicht verfügbaren Daten gehabt.

5. Flexible Struktur: Der Organisationsgrad der Dokumente kann frei und individuell gewählt werden.

6. Sicherheit: Evernote tut alles, dass meine Daten sicher und gleichzeitig immer verfügbar sind.

Ich nutze Evernote Premium für € 40,- pro Jahr. Anfängern rate ich aber erst einmal Evernote kostenlos auszuprobieren. Das monatliche Upload-Volumen ist in der Freemium-Version auf 60 MB pro Monat beschränkt, reicht aber für einen ersten Gebrauch vollkommen aus.

Klar gibt es auch Alternativen (z.B. OneNote von Microsoft), aber Evernote ist für mich und meine Bedürfnisse klar die Nummer eins.

Falls Du Evernote überhaupt noch nicht kennst:

Evernote für Dummies: Das Evernote 1 x 1

Machen: Wenn Du noch kein Evernote Konto hast, gehe auf evernote.com und lege noch heute einen kostenlosen Account an.

2. Der geeignete Scanner

Um Papierdokumente am einfachsten und besten zu digitalisieren, brauchst Du einen guten Scanner.

Ich habe mich für den Canon P-215 entschieden.

Er ist portabel und somit sehr kompakt, er scannt bis zu 15 Seiten pro Minute und das beidseitig. Er hat einen Mehrblatt-Einzug, d.h. Du kannst Dokumente, die aus mehren Seiten bestehen, in einem Rutsch einscannen.

Praktisch: Der Scanner ist so programmierbar, dass er die gescannten Dokumente direkt nach Evernote exportiert.

3. Das Tablet

Um auch unterwegs auf Deine Dokumente zugreifen zu können, ist ein Tablet unverzichtbar. Es ist irgendwie unlogisch, alles digital abzulegen und dann, wenn ich Dokumente unterwegs benötigen, diese vorher auszudrucken…

Egal ob für eine Besprechung oder eine Urlaubsreise, mit dem Tablet und Evernote habe ich die entsprechenden Dokumente immer und überall zur Hand.

Ich nutze ein iPad Air mit Cellular (Sim-Karte), um auch unterwegs immer online zu sein.

4. Das Ablagefach

Alles, was sich so an Papierdokumenten während der Woche ansammelt, wandert bei mir in ein ganz normales Ablagefach. Das steht in meinem Büro, etwas versteckt in einem Wandschrank.

Täglich lege ich dort etwas hinein und einmal die Woche leere ich es komplett (zumindest meistens). Aber dazu komme ich im nächsten Teil dieser Serie 🙂

5. Für Fortgeschrittene: Der Stylus

Zu dem Thema handschriftliche Notizen habe ich mal einen Artikel geschrieben:

Wie Du handschriftliche Notizen in Evernote ablegst

Um auch Handschriftliches nicht auf Papier, sondern direkt auf Deinem Tablet zu notieren, brauchst Du einen guten Stylus.

Die dazu notwendigen Apps und auch die Stifte haben in der Vergangenheit große Fortschritte gemacht. Ich schreibe seit nunmehr fast zwei Jahren ausschließlich auf meinem iPad.

Stifte habe ich schon eigene getestet: Wacom Bamboo, Adonis Jot Script, Rotring 800+, Pencil for Paper.

Zur Zeit nutze ich das App GoodNotes mit dem Rotring 800+. Siehe hierzu auch mein Artikel:

Ein vollwertiger Notizbuchersatz: iPad mit GoodNotes

Du bist dran

So, jetzt ist es an Dir. Besorge Dir die o. g. Werkzeuge noch heute und wir gehen gemeinsam den Weg zum papierlosen Büro.

Ich freue mich, Dich dorthin zu begleiten.

Nächste Woche schreibe ich, wie Du mit nur einer Stunde pro Woche Dein papierloses Büro organisierst.

Hast Du Fragen zu den Werkzeugen? Ich freue mich auf Eure Kommentare.