Als echter Warrior auf dem Weg zum papierlosen Büro ist es wesentlich, auf Papier so weit wie möglich zu verzichten. Logisch.
Dabei versteht es sich von selbst, dass Du Ausdrucke vermeidest und möglichst alles in digitaler Form ablegst und versendest.
Damit ist es aber noch lange nicht getan.
Hier sind 14 Möglichkeiten, den Einsatz von Papier in Deinem Büro weiter zu reduzieren:
1. Drucken verumständlichen
Der einfachsten Tipp direkt zu Anfang: Je umständlicher das Drucken ist, desto weniger wird der Drucker auch genutzt.
Nicht jeden Arbeitsplatz und jedes Büro mit einem Drucker ausstatten, sondern auch einen Weg zum Drucker bewusst in Kauf nehmen.
2. Rechnungen umstellen
Viele Lieferanten und Dienstleister bieten die Möglichkeit, auf Rechnungen per Email umzustellen.
So landen die Rechnungen nicht in Deinem Briefkasten, sondern in Deiner Email-Inbox und der umständliche Weg zur Digitalisierung über den Scanner kann vermieden werden.
3. Kontoauszüge online
Diesen Service bieten mittlerweile sämtliche Banken an.
Kontoauszüge und sämtliche anderen Bankdokumente solltest Du Dir nur noch digital zukommen lassen.
4. Notizbücher teilen
Evernote bietet die Möglichkeit, Notizbücher mit anderen Evernote-Nutzern zu teilen.
So können Projektdaten, Controllingreporte etc. in solchen Notizbüchern zentral abgelegt werden und sind für alle zugänglich.
5. Dropbox / Google Drive nutzen
Um auch mit Nicht-Evernote-Nutzern (gibt es die wirklich noch?) Dokumente auszutauschen, empfiehlt sich die Nutzung von Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google-Drive.
6. Ein zweiter Monitor
Am häufigsten werden Dokumente ausgedruckt, um eine bessere Übersicht und mehrere Papiere gleichzeitig im Blick zu haben.
Durch die Anschaffung eines zweiten Monitors können mehrere Dokumente gleichzeitig betrachtet werden.
7. Online Fax-Provider
Eingehende Faxe können an einen Online-Fax-Provider umgeleitet werden. Dieser nimmt die Faxe entgegen und sendet einem diese direkt als pdf-Datei per Email zu.
Die bekanntesten Anbieter sind efax, epost und myfax.
8. Kamera des Smartphones als Scanner nutzen
Um Dokumente auf die Schnelle zu digitalisieren oder auch zu kopieren, kann die Kamera des Smartphones als mobiler Scanner und Kopierer genutzt werden.
Die Apps von Evernote oder Scanner Pro bieten diese Möglichkeiten.
9. Formulare als ausfüllbare pdfs
Mit dem Online-Service PDFescape können Formulare in digitaler Form erstellt werden. Es entsteht ein ausfüllbares pdf-Dokument.
10. Besprechungsunterlagen
Ein zwingend erforderliches Werkzeug auf dem Weg zum papierlosen Büro ist ein Tablet oder iPad.
Notwendige Unterlage für Besprechungen in einem Evernote-Notizbuch oder einem Cloud-Ordner sammeln. So hast Du diese in Meetings mit Deinem Tablet immer zur Hand.
11. Lesen auf dem kindle
So schön Bücher auch sind, aber auch hier wird unnötig Papier produziert. Lesen auf Amazons kindle ist nicht nur praktisch, sondern schont gleichzeitig die Ressourcen.
Auf Tablets und iPads kann alternativ auch die kindle-App genutzt werden.
Warum ich das nicht mache?
12. Annotieren von pdf-Dokumenten
Eines meiner absoluten Lieblings-Apps auf meinem iPad ist GoodNotes.
Damit kann ich pdf-Dokumente handschriftlich kommentieren und mit einem virtuellen Textmarker lohnenswerte Passagen hervorheben.
13. Zeitungsabonnements
Alle Abonnements von Zeitungen und Magazinen auf digitale Abonnements umstellen.
Viele Zeitschriften und auch Tageszeitungen gibt es als Apps oder in Apples iBook-Store.
14. Handout bei Vorträgen
Biete den Zuhörern Deines Vortrags die Möglichkeit, Deine Präsentationsunterlagen online herunterzuladen. Hierzu bieten sich die üblichen Cloud-Dienste (Dropbox, Google-Drive) an.
Professioneller geht das mit Slideshare, einer Art Online-Community für den Austausch von Powerpoint-Präsentationen.
Du bist dran
Gehe alle o.g. Punkte der Reihe nach durch und versuche, mindestens sieben direkt umzusetzen.
Sei in Deinem Alltag aufmerksam und versuche bei allem, was Du tust, Papier so weit wie möglich zu vermeiden und auf Ausdrucke zu verzichten.
Wie vermeidest Du Papier in Deinem beruflichen und privaten Alltag? Ich freue mich auf den Austausch mit Dir in den Kommentaren.
Hallo,
zunächst mal ein dickes Lob für diesen informativen Blog. Ich lese vieles hier inzwischen nach.
Das Themas papierloses Büro interessiert mich. Ich vermisse allerdings eine Info, ob ich bestimmte Papiere noch verwahren muss (Garantie- bzw. Gewährleistungsansprüche, Unterlagen für die Steuererklärung).
Kann mir hier jemand „Nachhilfe“ geben
Hier die Nachhilfe: Ich bewahre nur noch Notarverträge in Papierform auf. Ansonsten schmeiße ich nach dem Scannen alles weg. Ein Artikel zur papierlosen Buchhaltung kommt in den nächsten Wochen 🙂
Danke für die schnelle Antwort
Da muss ich aber noch ganz schön umdenken
Da haben wir aneinander vorbeigeredet sorry. Ich meinte eine Frist wie alt Papiere sein dürfen das du sie einscannst?
Sorry, da hatte ich Dich falsch verstanden.
Nein, keine Frist oder Alter: Wenn ich es einmal in den Händen halte scanne ich es ein, ansonsten bleibt es im Schrank / Ordner.
Setzt du dir dann bei solchen Unterlagen wie Telefonrechnungen eine Frist wie ein Jahr?
Die einzigen Erinnerungen die ich in Evernote einstelle sind passend zu den Kündigungsfristen von Verträgen.
Wofür benötigst Du eine Frist bei einer Telefonrechnung?
Ich stehe momentan auch vor der Entscheidung, das papierlose Büro anzugehen im privaten Bereich. Wie handhabt ihr denn das, wieviele Jahre zurück scannt ihr Handyrechnungen Gehaltsabrechnungen etc. ein?
Eine sehr gute Frage! Danke dafür, Thorsten.
Ich werde dem Thema ‚Ältere Dokumente‘ mal einen Artikel widmen. Eine gute Anregung.
Ich lasse alte Dokumente, alte Dokumente sein und digitalisiere nichts einfach so und aus Langeweile. Nur wenn ich die Unterlagen einmal benötige – was selten genug vorkommt – und ich das Papier eh schon einmal in den Händen halte, dann scanne ich es eben schnell ein.
Ersatz für Post-Its
Um für Zettel die mich an etwas erinnern sollen Ersatz zu finden probiere ich gerade Folgendes aus: ich habe mit dem ganz einfachen Windows Text-Editor eine Datei „Erinnerungen.txt“ angelegt. Diese habe ich dann in das Auto-Start Menü integriert, so dass beim Hochfahren des Rechners die Datei lädt und ich automatisch erinnert werde. Wenn man dann auch noch den Windows Aufgabenplanung nutzt, dann kann man sich die Datei auch zu weiteren festgelegten Zeiten öfnnen lassen.
Danke für die Anregung, lieber Carsten.
Vielleicht solltest Du Dich mal mit ToDoist näher beschäftigen. Ich glaube, dass Dir ToDoist die gleiche Funktionalität wie Deine txt-Datei bietet und sogar noch ein bisschen mehr 🙂 Was meinst Du?
Hallo Lars,
erstmal großes Kompliment zu deiner Seite und den so informativen Beiträgen!!
Ich habe drei Fragen an dich, weiß aber nicht, wie ich die direkt stellen kann (vielleicht möchtest du auch nicht direkt per Mail kontaktiert werden), ich schreibe sie daher mal unter diesen Beitrag (etl kannst du sie ja verschieben oder löschen)
1. zu welcher Größe Ipad Air rätst du?
2. Wi-Fi oder Wi-Fi + Cellular Modell
3. welche Cloud Speichergröße rätst du? (ich bekomme derzeit dauernd die Meldung, dass mein Cloud Speicher voll ist und nichts mehr gespeichert werden kann) (ich spreche vom ICloud Speicher) oder hast du einen anderen Speicher, wo du speicherst bzw zwischen Iphone und Ipad aktualisiert?
Vielen Dank im Voraus für deine Antworten!
Viele Grüße Eva
Vielen Dank für Deinen Kommentar und das Kompliment, liebe Eva.
Ich nutze zur Zeit ein iPad Air (nicht das mini) mit WiFi + Cellular und habe einen 200 GB iCloud Speicher.
Die Größe des iPad hängt sehr von der Art der Nutzung ab. Da ich persönlich viel darauf schreibe, ist das größere Modell für mich einfach komfortabler. Wofür brauchst Du das iPad?
Wenn Du auf Deine Daten immer Zugreifen willst / musst, kommst Du um die Option Cellular nicht herum. Eines meiner ersten iPads war Wifi only, ein Fehler. Je mehr Du das iPad nutzt, je mehr wirst Du auch unterwegs auf Deine Daten zugreifen wollen.
Fange einfach mit dem kleinsten Speicherplan an. Du kannst jederzeit upgraden. Gerde wenn die iCloud-Fotomediathek kommt, wird der Speicherbedarf steigen. Ein späterer Downgrade ist übrigens jederzeit möglich.
Vielen Dank für deine ausführliche Antwort, lieber Lars!
Ich nutze das Ipad vor allem privat (Blog schreiben, Evernote, Mails, Internet, Online-Zeitungen etc etc) und hier auch viel im Urlaub (parke dann schon mal die Urlaubsfotos auf dem Ipad zwischen).
Da das Ipad 2 (eines der ersten Exemplare) ja sehr schwer und recht groß ist, hatte ich es außerhalb des Urlaubs selten unterwegs dabei (was aber praktischer gewesen wäre) und konnte so – auch im Urlaub meinstens – auf WLan zurückgreifen.
Das handlichere Ipad2 würde ich sicherlich mehr bei mir führen und so wäre Cellular sicherlich sinnvoll.
Welche von den drei erhältlichen Größen des Ipad Air rätst du mir, nachdem du nun weißt, wofür ich es nutze?
iCloud-Fotomediathek?? was ist da an mir vorbeigegangen, was meinst du damit?
Bei Deiner Nutzung würde ich Dir das iPad Air 2 mit 64 GB empfehlen. Habe ich auch und ist für mich völlig ausreichen.
Die iCloud Fotomediathek ist zur Zeit beta, soll aber im Frühjahr 2015 kommen. Dann kannst Du alle Deine Fotos in die Cloud legen. Spart Speicher zu Hause und auf Deinen mobilen Geräten.
danke vielmals!
Kontoauszüge online?
Klingt interessant, aber wie gebe ich diese meinem Steuerberater?
Natürlich auch per Email 🙂
Wobei es steuerrechtlich, gerade im geschäftlichen Bereich, doch einige Einschränkungen gibt…
Empfiehlst du auch Lernenden, sprich Studenten, Schüler usw. ein „papierloses Büro“? Oder sollte man dann eher die guten alten Mappen, Hefter …. verwenden?
Hi Dominik, ich mache aktuell ein Studium zum Wirtschaftsingenieur und mache nur noch Papierlos mit. Ich schreibe wie Herr Bobach auch auf dem iPad mit GoodNotes. Dort habe ich mit der Synchronisation über Dropbox alle Daten auf allen Geräten und lade z.B. Skripte der Dozenten hoch. Des Weiteren Fotografiere ich lose Blätter in der FH ab. Also bei mir klappt das ganze super. Lediglich beim lernen nutze ich den „alten“ Block.
Danke für deine Antwort!
Wenn es darum geht, Dinge im Gedächtnis zu behalten, ist es nur wichtig zu wissen, dass handschriftliches Mitschreiben Vorteile gegenüber dem Tippen hat. Beim handschriftlichen Schreiben werden mehr Areale im Gehirn angeregt, weswegen die aufgeschriebenen Fakten leichter „hängen bleiben“. Daher ist Mario’s GoodNotes Tipp sehr hilfreich.
Mit der OSS Office Suite kann man auch lokal am PC ausfüllbare PDF Formulare erstellen oder auch gleich PDFv ausgeben, welche dann in EN importiert werden können.
LibreOffice oder OpenOffice meinte ich
Danke für die sehr gute Ergänzung, Malte.