Papierloses Büro: 2. Der Workflow – Investiere eine Stunde pro Woche

So, die Werkzeuge liegen bereit und jetzt kann es richtig losgehen. Nur, wo fängst Du an?

Um es einfach und unkompliziert zu machen, legen wir zu Anfang den Focus auf die eingehenden Papierdokumente.

Damit wirst Du, mit nur einer Stunde pro Woche, einen großen Schritt in Richtung Deines papierlosen Büros machen.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

1. Sammeln

Jeden Tag erhalten wir einen Haufen Papierdokumente: Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge etc.

Alle diese Papiere solltest Du ab sofort in Deinem extra zugelegten Ablagefach sammeln.

Was Du alles sammeln kannst? Hier ein paar Ideen:

    • Eingehende Rechnungen
    • Versicherungsdokumente
    • Einkaufsquittungen
    • Bedienungsanleitungen
    • Arztrezepte
    • Kontoauszüge
    • Kunstwerke Deiner Kinder

Mein Tipp: Sammle alles, was Du für aufhebenswert hältst und sonst irgendwo anders abgelegt hättest.

2. Strukturen schaffen

Das Evernote-Konto ist angelegt und jetzt muss es noch grob strukturiert werden.

Eine Bitte vorab: Versuche nicht direkt, die perfekte Ordnung zu schaffen, das ist gar nicht möglich. Deine Struktur wird mit Dir und Deinen Anforderungen wachsen und sich auch immer wieder verändern. Zumindest geht es mir so.

Evernote organisiert sich in Notizbüchern und Stapeln. Dokumente sammelst Du in Notizbüchern und mehrere Notizbücher lassen sich zu Stapeln zusammenfassen.

Mein Tipp: Am Anfang eher weniger als mehr Notizbücher und Stapel anlegen.

Orientiere Dich am besten an Deinem jetzigen physischen Ordnerschrank. Dort stehen mehrere Ordner und diese sind sehr wahrscheinlich mit Trennblättern organisiert.

In Evernote sähe das so aus: Die einzelnen durch Trennblätter unterteilten Bereiche sind Deine Notizbücher und diese werden zu einem Stapel (im Ordnerschrank die Ordner) zusammengefasst.

Zusätzlich bitte noch das Notizbuch @inbox anlegen. Warum? Dazu komme ich später…

3. Termin festlegen

Suche Dir jetzt einen festen Termin aus, an dem Du Dich jede Woche Deinem papierlosen Büro widmen möchtest. Lege dazu eine Aufgabe in Deinem Taskmanager an oder, noch besser, reserviere einen festen Termin in Deinem Kalender.

In der ersten Woche wirst Du etwas mehr als eine Stunde investieren müssen. Später, mit der aufkommenden Routine, ist eine Stunde pro Woche vollkommen ausreichend.

4. Scannen

Jetzt geht es los. Alle Dokumente, die sich die Woche über in Deinem Ablagefach angesammelt haben, werden jetzt eingescannt.

Ich nutze hierzu den Canon P-215. Die dazugehörige Software habe ich so konfiguriert, dass alle Scans als pdf-Datei direkt nach Evernote in das Notizbuch @inbox exportiert werden.

Das @-Zeichen zu Beginn sorgt übrigens dafür, dass das Notizbuch bei alphabetischer Sortierung immer als erstes angezeigt wird.

Für meinen Workflow ist es am besten, alles in einem Rutsch einzuscannen und erst im nächsten Schritt zu organisieren.

Das ist deutlich effektiver, als immer wieder zwischen der Scan-Software und Evernote hin und her zu wechseln.

5. Wegschmeißen

Alle Dokumente sind digitalisiert und was machst Du jetzt mit den Papieren? Ganz einfach: Schmeiße sie weg.

Hierzu gibt es natürlich, wie sollte es anders sein, noch ein paar Ausnahmen: Steuerrelevante Dokumente, notarielle Urkunden und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) im geschäftlichen Bereich.

Alles andere kannst Du getrost sofort entsorgen.

Solltest Du damit Probleme haben, kannst Du sie am Anfang noch in einem separaten Ordner ablegen. Ich verspreche Dir aber, Du wirst diesen Ordner nicht mehr anrühren. Ehrenwort!

6. Organisieren

Alle Dokumente liegen jetzt in dem Notizbuch @inbox bereit.

Jedem Dokumente solltest Du noch einen aussagekräftigen Namen geben und dieses dann ganz einfach, per Drag and Drop, in das richtige Notizbuch verschieben.

Kurz zum Thema Schlagworte:

Evernote bietet die Möglichkeit, Dokumente mit Schlagworten zu versehen. Ich nutze diese Möglichkeit nicht.

Solltest Du für Dich einen Mehrwert darin sehen, wäre jetzt auch der richtige Zeitpunkt für die Verschlagwortung.

Jede Woche wieder

Die Punkte 4 – 6 solltest Du ab sofort einmal die Woche durchführen.

Wichtig ist, dass Du dieses Vorgehen verinnerlichst. Es muss eine Gewohnheit daraus entstehen.

In wenigen Wochen wird sich Deine Altpapiertonne füllen und Deine digitale Ablage immer weiter anwachsen. Super, so sollte es sein.

Nächste Woche schreibe ich, wie Du eingehende digitale Dokumente in Deinen papierlosen Workflow einbauen kannst.

Hast Du zu diesem Workflow noch Fragen? Wie organisierst Du Dein papierloses Büro? Ich freue mich über unseren weiteren Austausch in den Kommentaren.