Interne Meetings können wirklich Produktivitätskiller sein. In diesem Video möchte ich Euch zeigen, wie Ihr mit MeisterTask Eure internen Besprechungen besser strukturiert, direkt protokolliert und so produktiv gestaltet.
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MeisterTask Online-Kurs
Fokus Woche
Damit Ihr ganz viel Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben habt, hier noch ein Hinweis auf die Fokus Woche. Die Gelegenheit, die gesamte Bobach-Methodik von A bis Z einmal kennenzulernen. Weitere Informationen gibt es auf larsbobach.de/fokuswoche/.
Zusammenfassung
Wir kennen das alle, Meetings werden nicht ordentlich vorbereitet, Ideensammlungen werden nicht erstellt, sie laufen nicht strukturiert ab, sie werden nicht protokolliert. Werden die Besprechungen doch protokolliert, schaut sich das hinterher sowieso keiner mehr an.
Um diese Dinge abzustellen und Meetings besser vorzubereiten und in der Besprechung direkt zu protokollieren, dafür ist MeisterTask hervorragend geeignet. Im Video zeige ich Euch, wie so ein MeisterTask Board aussehen kann und wie man interne Besprechungen damit produktiv organisiert.
Zuerst legt man ein neues Projekt an, vergibt einen Namen, zum Beispiel „Vertriebsmeeting“ und lädt direkt die teilnehmenden Mitarbeiter ein. Schon ist ein MeisterTask Board erstellt.
Im nächsten Schritt lege ich mir meine Spalten an bzw. benenne die automatisch generierten um. In diesem Fall gibt es eine Spalte für Ideen und für jeden Teilnehmer eine separate Spalte.
Für alle Besprechungspunkte erstelle ich jeweils eine Aufgabenkarte in der Ideen-Spalte. In dem Meeting selber gehen wir dann die Ideen durch und ich kann durch einfaches Drag & Drop die Aufgaben an meine Mitarbeiter verteilen.
Zusätzlich kann ich auch noch in den einzelnen Karten einen Kommentar notieren, zum Beispiel bei der Aufgabe Quartalszahlen überprüfen. Dort trage ich den Hinweis ein, dass die Zahlen mit den Quartalszahlen vom Vorjahr verglichen werden sollen. Mit Hilfe der Kommentare kann ich auch während der Woche, also nach der Besprechung, zu dieser Aufgabe kommunizieren.
Im Laufe der Woche kann ich jederzeit neue Aufgaben, die besprochen werden sollen, in meiner Spalte Ideen ergänzen. Im nächsten Meeting kann ich nun mit meinen Mitarbeitern die bereits zugewiesenen Aufgaben durchgehen und die neuen Ideen besprechen und wieder zuweisen.
Ist eine Aufgabe erledigt, kann ich sie auch als abgeschlossen kennzeichnen. Die abgeschlossenen Aufgaben erkenne ich dann an der farbigen Markierung.
So habe ich in der Woche immer einen perfekten Überblick, wer was zu tun hat, welche Aufgaben noch aktiv und welche bereits erledigt sind. Zusätzlich kann ich noch über das MeisterTask Board mit den Mitarbeitern kommunizieren.
Fazit
Ganz einfach und doch genial. In meinen Firmen machen wir das schon seit Ewigkeiten so und sind total happy damit.