Papierloses Büro: Der richtige Umgang mit älteren Dokumenten

Ich war schon etwas amüsiert, als ich von einem Leser mit der folgenden Aussage konfrontiert wurde: ‚Ich finde das papierlose Büro ja toll, mir graut es nur vor dem Einscannen der ganzen alten Akten‘.

Generell ist das eine der am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema: Was mache ich mit meinen älteren Dokumenten?

Klar, wir alle haben angestaubte Ordner gefüllt mit Papieren in unseren Regalen, Aktenschränken und Kellern stehen.

Aber ist es wirklich sinnvoll und nützlich, diese alle zu digitalisieren?

Hier meine Vorgehensweise im Umgang mit meinen alten Papieren:

1. Die grundsätzliche Einstellung

Grundsätzlich lasse ich meine alten Dokumente unbeachtet im Regal stehen. Was ich seit Jahren oder sogar Jahrzehnten nicht mehr benötigt habe, werde ich auch in Zukunft mit an 100% grenzender Wahrscheinlichkeit nicht mehr brauchen.

Warum also noch Arbeit und Zeit in die Digitalisierung investieren? Da habe ich Besseres zu tun.

2. Wann ich Papiere digitalisiere

Sollte ich wirklich einmal ein altes Dokument, aus welchen Gründen auch immer, hervorkramen müssen, so stecke ich dieses nicht wieder in den Ordner zurück. Ich lege es in mein Ablagefach der zu scannenden Dokumente.

Im Rahmen meines digitalen Workflows wird es dann eingescannt und in Evernote abgelegt. Das eigentliche Papier wandert danach direkt in den Papierkorb.

Jetzt wird es wichtig!

Das Datum in Evernote solltest Du auf jeden Fall auf das eigentliche Datum des Dokumentes ändern:

Wie gehe ich mit älteren Dokumenten im papierloesen Büro richtig um?

Nur so bekommst Du Ordnung in die zeitliche Abfolge Deiner digitalen Ablage. Dies kann gerade bei umfangreichen Suchen sehr hilfreich sein.

3. Die Evergreen-Dokumente

Es gibt sie aber auch, die alten Papiere, die auf jeden Fall digitalisiert werden sollten: Die Evergreen-Dokumente.

Die sind zwar schon älter, aber deren Inhalt hat auch heute noch eine Relevanz für mich und mein Leben.

Dies sind meistens irgendwelche Verträge wie zum Bespiel:

  • aktueller Arbeitsvertrag
  • Notarverträge
  • Ehevertrag
  • Testament

Auch hier gilt: Das Datum noch händisch in Evernote anpassen.

Bevor hier Nachfragen kommen: Nein, ich habe keinen Ehevertrag und ja, ich bin selbstständig und habe keinen Arbeitsvertrag, war nur ein Beispiel 🙂

Fazit

Seine gesamten Akten der vergangenen Jahrzehnte zu digitalisieren, macht überhaupt keinen Sinn. Wenn ein Dokument schon im Aktenschrank Staub ansetzt und keine Beachtung findet, wieso sollte ich mir dann die Mühe machen, es auch noch einzuscannen?

Das macht keinen Sinn.

Die einzigen Ausnahmen sind Evergreen-Dokumente, wie zum Beispiel Arbeits- oder Notarverträge, die auch heute noch eine Relevanz haben. Hier lohnt sich das Digitalisieren.

Wie gehst Du mit älteren Dokumenten in Deinem papierlosen Büro um? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.