Ich war schon etwas amüsiert, als ich von einem Leser mit der folgenden Aussage konfrontiert wurde: ‚Ich finde das papierlose Büro ja toll, mir graut es nur vor dem Einscannen der ganzen alten Akten‘.
Generell ist das eine der am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema: Was mache ich mit meinen älteren Dokumenten?
Klar, wir alle haben angestaubte Ordner gefüllt mit Papieren in unseren Regalen, Aktenschränken und Kellern stehen.
Aber ist es wirklich sinnvoll und nützlich, diese alle zu digitalisieren?
Hier meine Vorgehensweise im Umgang mit meinen alten Papieren:
1. Die grundsätzliche Einstellung
Grundsätzlich lasse ich meine alten Dokumente unbeachtet im Regal stehen. Was ich seit Jahren oder sogar Jahrzehnten nicht mehr benötigt habe, werde ich auch in Zukunft mit an 100% grenzender Wahrscheinlichkeit nicht mehr brauchen.
Warum also noch Arbeit und Zeit in die Digitalisierung investieren? Da habe ich Besseres zu tun.
2. Wann ich Papiere digitalisiere
Sollte ich wirklich einmal ein altes Dokument, aus welchen Gründen auch immer, hervorkramen müssen, so stecke ich dieses nicht wieder in den Ordner zurück. Ich lege es in mein Ablagefach der zu scannenden Dokumente.
Im Rahmen meines digitalen Workflows wird es dann eingescannt und in Evernote abgelegt. Das eigentliche Papier wandert danach direkt in den Papierkorb.
Jetzt wird es wichtig!
Das Datum in Evernote solltest Du auf jeden Fall auf das eigentliche Datum des Dokumentes ändern:
Nur so bekommst Du Ordnung in die zeitliche Abfolge Deiner digitalen Ablage. Dies kann gerade bei umfangreichen Suchen sehr hilfreich sein.
3. Die Evergreen-Dokumente
Es gibt sie aber auch, die alten Papiere, die auf jeden Fall digitalisiert werden sollten: Die Evergreen-Dokumente.
Die sind zwar schon älter, aber deren Inhalt hat auch heute noch eine Relevanz für mich und mein Leben.
Dies sind meistens irgendwelche Verträge wie zum Bespiel:
- aktueller Arbeitsvertrag
- Notarverträge
- Ehevertrag
- Testament
Auch hier gilt: Das Datum noch händisch in Evernote anpassen.
Bevor hier Nachfragen kommen: Nein, ich habe keinen Ehevertrag und ja, ich bin selbstständig und habe keinen Arbeitsvertrag, war nur ein Beispiel 🙂
Fazit
Seine gesamten Akten der vergangenen Jahrzehnte zu digitalisieren, macht überhaupt keinen Sinn. Wenn ein Dokument schon im Aktenschrank Staub ansetzt und keine Beachtung findet, wieso sollte ich mir dann die Mühe machen, es auch noch einzuscannen?
Das macht keinen Sinn.
Die einzigen Ausnahmen sind Evergreen-Dokumente, wie zum Beispiel Arbeits- oder Notarverträge, die auch heute noch eine Relevanz haben. Hier lohnt sich das Digitalisieren.
Wie gehst Du mit älteren Dokumenten in Deinem papierlosen Büro um? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.
Hallo Lars
vielen Dank für den Beitrag. Zum Glück habe ich den noch grad gesehen…ich hätte nächste Woche sonst begonnen, alte Dokumente einzulesen…;-).
Ich habe noch ein grundsätzliches Problem mit Evernote: ich weiss nie, ob ich zusammengehörende Scans in ein einziges PDF und diese in eine Notiz stecken soll, oder ob ich mehrere PDFs in eine Notiz oder eben pro PDF eine Notiz machen soll.
Als Beispiel habe ich neulich sämtliche Gehaltsabrechnungen von diesem Jahr eingescannt, und zwar in eine einzige PDF-Datei. Ist ja irgendwie dumm, was mache ich dann mit den restlichen vom aktuellen Jahr? Manuell im PDF anhängen? Oder als weitere PDFs dieser Notiz anhängen?
Wobei, eigentlich ist es ja egal. Evernote findet das Zeugs ja sowieso;-).
Genau, aber ich kann Deinen Gedanken nachvollziehen.
Da ich jede Woche einscanne, habe ich meistens für jedes Dokumente eine eigene Notiz. Ich mache mir nicht die Mühe, die Notizen später zusammenzuführen.
Ich mache nur dann ein einziges PDF, wenn das Dokument im Original auch aus mehreren Seiten besteht. Zum Beispiel Rechnung und Lieferschein, Anschreiben und Bescheid etc..
Das habe ich dann so gelöst, dass ich auf meinem Multifunktionsdrucker (Epson XP-860) die Touchscreentaste Scan-to-PDF mit „alle Seiten in eine PDF“ und Scan-to-Email mit „alle Seiten in einzelne PDFs“ (Eselsbrücke „E“-Mail = „E“inzelne Seiten) belegt habe. So landet alles richtig im Scan-Ordner (der von Evernote überwacht wird).
Hallo Lars
konnte ja schon viel auf dem Weg zum Papierlosen Büro aufgrund deiner Blogs etc. umsetzen. Die letzte Genialität war die Anschaffung des p-215ii, mit dem ich grundsätzlich zufrieden bin. Nur habe ich ein kleines Problem, bei dem mir weder Canon noch Evernote weiterhelfen können. Trotz mehrmaliger Installation (nach deinstallation) der Software CaptureOnTouch funktioniert bei mir die Anbindung an Evernote nicht richtig. Mir gelingt es nicht, unter erweiterten Einstellungen das jeweilige Evernote-Notizbuch auszuwählen. Bei mir stürzt die Software beim Verbinden jedesmal ab. Hab es auch auf dem macBook versucht, selbes Problem. Kennt noch jemand die Problematik und liegt das vielleicht an der aktuellen Software (vielleicht kommt da ja bald ein Update).
Die Verknüpfung zu Evernote steht grundsätzlich, nur landet eben alles automatisch in meiner Evernote-Inbox und muss manuell nachträglich entsprechend in den Ordner verschoben werden.
Vielleicht hast du ja ne Lösung auf Lager (evtl. ältere Version zum verschicken) oder liest das jemand, der das selbe Problem hatte und bereits ein Lösung gefunden hat.
Ansonsten ein Top-Gerät das grundsätzlich viel Zeit spart….
Dane und Grüsse
Pit
Sorry, lieber Pit, da kann ich Dir leider nicht helfen. Ich habe das Problem nicht…
Hast du Erfahrungen mit einem Dokumentenscanner? Ich liebäugele immer wieder…
Ich nutze den Canon P-215 und bin damit super zufrieden.
Habe mir jetzt den P-215II (nachfolgemodell ?) gekauft und bin schon nach ein paar Scans hochzufrieden. Danke 😉
Immer gerne 🙂
scansnap ix500 wäre eine evtl. Alternative
Bin mit dem Canon jetzt richtig warm geworden. Besonders, da man ihn auch gerne mal mitnehmen kann.
Ein ITler sagte mir mal: „Das papierlose Büro gibt es genau einen Tag nach dem papierlosen Klo …“
Vieles liegt bei mir in der Killerapp Evernote. Mein Papier organisiere ich mit Mappei.
Ich glaube der Spruch stammt im Original von Heinrich von Pierer (ehemaliger Chef von Siemens): „Das papierlose Büro ist genau so weit weg wie das papierlose Klo.“
Wir nähern uns aber von beiden Seiten:
http://www.geberit-aquaclean.de/de_de/home.html
🙂
Im Ausland gibt es dies schon lange 😉
In Deutschland u.a. bei Geberit, nennt sich dort Aqua Clean
Moin,
in dem Wahn eines papierlosen Büros, habe ich am Anfang auch zu viel eingescannt. Das mit den Evergreens habe ich allerdings nicht mit Evernote umgesetzt. Ich verwende den deutschen Service fileee und dieser extrahiert die Daten des Scans und somit sind Angaben wie Absender, Datum oder sogar die Bankverbindung automatisch verfügbar.
Gruß
Wolfram
Danke für Deine Ergänzung, lieber Wolfram.
Hallo Lars! Besten Dank für die interessanten Artikel zum papierlosen Büro. Frage: welche Dokumente/Files bleiben bei Dir im Finder oder in der Dropbox und was wandert von da nach Evernote? Bin mir da gerade ein Konzept am zurechtlegen..
Danke für die gute Frage, liebe Niki.
Ich lege Dateien, an denen ich arbeite (z.B. Tabellenkalkulation) nicht in Evernote ab. Diese sind in den Cloud-Speichern wie Google-Drive oder Dropbox besser aufgehoben. Genau so wie Bilder, Grafiken, Logos etc. welche ich immer wieder verwende und die ich schnell im Zugriff haben möchte.
Evergeen-Dokumente… Haben wir nur noch 1 Ordner von 🙂
Schöner Artikel, vielen Dank für deine Einsicht.