Papierloses Büro: Workflow mit dem Evernote-Workchat abbilden

Jeder von uns kennt das Dilemma: Viel unterwegs und trotzdem möchte man über alles Wesentliche in der Firma informiert sein. In den Zeiten von Internet und Cloud-Diensten eigentlich gar nicht so schwer.

Evernote Workchat einsetzen

Es kommt aber auf die richtige Struktur an. Schließlich wollen wir uns ja nicht mit Ping-Pong-Emails innerhalb des Teams den Email-Eingangskorb zumüllen.

Evernote hat mit dem WorkChat eine mächtige und spannende Funktion genau dafür spendiert bekommen. Workflows und die damit verbundene interne Kommunikation können mit dem Evernote-Workchat deutlich vereinfacht werden.

Als simples Beispiel möchte ich Euch den Workflow rund um die klassische Posteingangsmappe (Kladde!) vorstellen.

1. Alles digitalisieren

Der komplette Posteingang muss digitalisiert werden, logisch.

Entweder macht das die Assistenz im Büro oder Du kannst auch einen virtuellen Postkasten mit Scandienst wie den E-Postscan verwenden.

Willst Du selbst scannen, kann ich für kleinere Mengen den Scanner Canon P-215II empfehlen. Bei größeren Mengen ist der Fuji Scansnap IX 500 eine gute Wahl.

2. Posteingang

Wie beim klassischen Posteingang hat jeder einzelne Mitarbeiter sein virtuelles Postfach. Das ist in Evernote ein Notizbuch. Am besten legt man sich dieses Notizbuch in den Favoriten ab.

wie lege ich einen workflow in evernote an

Alle Dateien werden jetzt in dem Posteingang des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt. Falls notwendig, kann noch eine kurze Notiz mit eingetragen werden.

3. Emails

Ich empfehle grundsätzlich, auch mit allen Dateien und Dokumenten, die per Email eingehen, so zu verfahren. Einfach die gesamte Email oder nur die Anlagen in dem Notizbuch ‚Posteingang‘ ablegen.

4. Interne Kommunikation

Jetzt kommt der eigentliche Clou: Erfordert das Dokument Rücksprache mit einem oder mehreren Kollegen, so kann dafür ganz einfach der Evernote-Workchat genutzt werden.

Die Notiz einfach für die jeweiligen Mitarbeiter freigeben.

Evernote workchat nutzen

Bei den mobilen Evernote-Apps für iOS versteckt sich der Workchat hinter einem Symbol.

Workchat in Evernote für iOsHier kannst Du jetzt Deine Rückfrage oder einen Kommentar verfassen.

5. Ablage

Ist alles geklärt, wandert die Notiz in die Ablage. Dies kann ein Projekt-Notizbuch, der Zahlungsordner, das Archiv etc. sein.

Das Dokument wird auf jeden Fall aus dem Notizbuch ‚Eingangskorb‘ entfernt und in ein Ziel-Notizbuch verschoben.

Fazit

Mit dem Workchat hat Evernote eine mächtige Funktion erhalten. Die bei Workflows notwendigen Absprachen können so einfach abgebildet werden.

Super praktisch: Die zu dem Dokument zugehörige Kommunikation wird direkt mit archiviert.

Gerade bei Eingangsrechnungen, die freigegeben werden müssen, hat sich dieser Workflow mehr als bewährt und das ohne eine Flut von Emails und CCs.

Wo setzt Ihr den Evernote-Workchat ein? Wie bildet Ihr einen Workflow in Evernote ab? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • iButlerme

    Hi Lars,

    toller Artikel. Wie du ja wieder baue ich neben iButler.me noch ein junges Startup namens EverSteps.net auf. (Lernen mit Evernote)

    Wir haben zu Anfang mit 7 Leuten den Workchat benutzt. Stellten aber früh fest das er (für uns) noch nicht ausgereift ist. Mit einem allen ist das kein Problem aber 7 Leute da geht viel unter trotz Einteilung.

    So habe ich den Vorschlag in Team gemacht das wir den Slack(.com) Chat ausprobieren sollten.

    Und diesen möchten wir nicht mehr missen. Mittlerweile betreuen wir dort auch unsere Alph Tester. Alle zusammen sind wir derzeit 17 Leute in 12 verschiedenen Zeitzonen.

    • Danke für Deine gute Ergänzung, lieber Andre.
      Ich kann mit gut vorstellen, dass der Workchat bei einer großen Anzahl an Teilnehmern unübersichtlich werden kann. Ich nutze Ihn zur Zeit hauptsächlich mit meiner Assistentin und da funktioniert er richtig gut.

  • So langsam beginne ich die WorkChat Funktion tatsächlich zu lieben! Nicht zuletzt dank solcher Artikel. Danke dafür wieder mal, Lars. :))

  • Ich habe mal eine Frage zu den E-Mails und der Ablage in Evernote.
    Mir ist es bisher noch nicht gelungen, Mails so in Evernote abzulegen, dass ich diese auch wieder per Outlook aufrufen und nutzen kann, ob als Weiterleitung oder Antworten.
    Die Mail müsste also im msg Format oder im eml Format in Evernote gespeichert werden, trotzdem sollte sie in Evernote direkt sichtbar sein.
    Wenn das funktionieren würde, würde ich einen Teil meines ELO Office ablösen können.

    Wer hat eine Idee für die Lösung?

    • Ich glaube nicht dass das so direkt geht (bin aber kein Outlook-Nutzer und vielleicht hat Lars, oder jemand anders, eine kreative Idee dazu). Ein Gedanke könnte sein, die Mails in Evernote als PDFs abzulegen, weil PDFs dann sozusagen universell weiterverwendbar sind. Allerdings müsste man sehen, ob der Nutzen den zusätzlichen Aufwand rechtfertigt. Bei kleinen Volumen vielleicht, bei größeren wohl eher nicht.

    • Da weiss ich ad hoc leider auch keine Lösung, lieber Joachim. Ich werde mich aber mal erkundigen 🙂

    • EverSteps

      Hallo Joachim,

      Mein Name ist Enrico.
      Lars hat mich gebeten dir zu helfen. Du schreibst dass du deine Mails in Outlook verwaltest. Ich gehe jetzt mal davon aus, dass du irgendein Windows Betriebssystem nutzt. Gleich zu Beginn möchte ich Dir den Größten Schock versetzen.

      Wenn du deine Mails in Evernote speichern und über Evernote wieder im Mailclient aufrufen willst ist das weder mit Outlook, noch mit der nativen Mail App in OS X möglich.

      Für OS X und Windows gibt es eine einfache, effiziente und überaus verlässliche Lösung namens Postbox. Mails werden in Evernote gespeichert und sind über einen direkten Link zurück in den Postbox Mail Client wieder aufrufbar. Postbox kostet 9.95$ und ist jeden cent wert.

      Viel Spaß beim produktiven Arbeiten.
      http://www.postbox-inc.com/evernote
      Für weiter Anregungen stehe ich unter http://www.paperless-pioneers.de zur Verfügung.
      ————————————————
      @Lars: Ich liebe Artikel über Workflows und Use Cases. Leider schaffe ich es viel zu selten dir mal ein paar Zeilen zu hinterlassen. Ich würde seit Wochen schon gerne mit dir via Skype über deine neue Seite kurzschließen. Der Aufbau von der EverSteps University und der Paperless-Pioneers ließen mir zu wenig Zeit.

      Der WorkChat funktioniert für mich in der Einzelkommunikation mit Klienten auch am besten. Aber wie André bereits sagte, haben wir bei http://www.eversteps.net einen WorkChat Supergau hinter uns und sind auf Slack umgestiegen. Slack bietet aktuell alle Features, die ich mir von WorkChat wünsche . Welche das sind kann man hier lesen. https://medium.com/the-eversteps-evernote-university/how-i-would-redesign-the-evernote-workchat-506b2f7a2f6b

      Ich würde gerne mit Dir über eine Kooperation sprechen. Finden wir Zeit?

    • Ich habe jetzt gerade zufällig was gefunden, habe es aber noch nicht ausprobiert.
      https://discussion.evernote.com/topic/47989-outlook-2010-solved-exporting-mails-inclusive-msg-attachment-via-vba/
      Scripte auf dem PC/Mac zu benutzen finde ich etwas hakelig.

      Die Postbox Lösung arbeitet nur mit POP und IMAP, nicht mit Exchange SYNC.
      Ja, könnte auch per IMAP auf Exchange zugreifen.
      Macht mich alles nicht ganz glücklich.
      Mal weiterschauen.

      Danke für die bisherigen Hinweise.

  • Roland Kaiser

    Hallo Lars,

    wenn ich das richtig verstehe hast du deiner Assistenz dann eine ganze Anzahl an Notizbüchern freigegeben? Beispiel-deine Assistentin scannt in ihre Inbox eine Eingangsrechnung. Du gibst ihr dann über workchat das go für die Zahlung. Nachdem sie dann die Rechnung gezahlt hat, verschiebt sie die Rechnung in das Notizbuch Eingangsrechnungen bezahlt.

    Passt das so, oder wie genau macht ihr das?

    Viele Grüße Roland

    • Genau so handhaben wir das. Wobei ich das Verschieben in ein anderes Notizbuch übernehme 🙂 Der Workchat kommt nur bei Rückfragen oder Ungereimtheiten zum Einsatz.
      Wenn Du Evernote-Business nutzt, kannst Du Notizbücher einfach veröffentlichen und jeder in der Organisation / Firma hat dann Zugriff darauf. Du musst Notizbücher nicht einzeln für Personen freigeben.

  • Nein, da habe ich keine Erfahrung, sorry.Wir nutzen im Team alle Evernote Business.
    ps: Der von Dir gepostete Link führt ins Leere…