Papierloses Büro: Workflow mit dem Evernote-Workchat abbilden

Jeder von uns kennt das Dilemma: Viel unterwegs und trotzdem möchte man über alles Wesentliche in der Firma informiert sein. In den Zeiten von Internet und Cloud-Diensten eigentlich gar nicht so schwer.

Es kommt aber auf die richtige Struktur an. Schließlich wollen wir uns ja nicht mit Ping-Pong-Emails innerhalb des Teams den Email-Eingangskorb zumüllen.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Evernote hat mit dem WorkChat eine mächtige und spannende Funktion genau dafür spendiert bekommen. Workflows und die damit verbundene interne Kommunikation können mit dem Evernote-Workchat deutlich vereinfacht werden.

Als simples Beispiel möchte ich Euch den Workflow rund um die klassische Posteingangsmappe (Kladde!) vorstellen.

1. Alles digitalisieren

Der komplette Posteingang muss digitalisiert werden, logisch.

Entweder macht das die Assistenz im Büro oder Du kannst auch einen virtuellen Postkasten mit Scandienst wie den E-Postscan verwenden.

Willst Du selbst scannen, kann ich für kleinere Mengen den Scanner Canon P-215II empfehlen. Bei größeren Mengen ist der Fuji Scansnap IX 500 eine gute Wahl.

2. Posteingang

Wie beim klassischen Posteingang hat jeder einzelne Mitarbeiter sein virtuelles Postfach. Das ist in Evernote ein Notizbuch. Am besten legt man sich dieses Notizbuch in den Favoriten ab.

wie lege ich einen workflow in evernote an

Alle Dateien werden jetzt in dem Posteingang des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt. Falls notwendig, kann noch eine kurze Notiz mit eingetragen werden.

3. Emails

Ich empfehle grundsätzlich, auch mit allen Dateien und Dokumenten, die per Email eingehen, so zu verfahren. Einfach die gesamte Email oder nur die Anlagen in dem Notizbuch ‚Posteingang‘ ablegen.

4. Interne Kommunikation

Jetzt kommt der eigentliche Clou: Erfordert das Dokument Rücksprache mit einem oder mehreren Kollegen, so kann dafür ganz einfach der Evernote-Workchat genutzt werden.

Die Notiz einfach für die jeweiligen Mitarbeiter freigeben.

Evernote workchat nutzen

Bei den mobilen Evernote-Apps für iOS versteckt sich der Workchat hinter einem Symbol.

Workchat in Evernote für iOsHier kannst Du jetzt Deine Rückfrage oder einen Kommentar verfassen.

5. Ablage

Ist alles geklärt, wandert die Notiz in die Ablage. Dies kann ein Projekt-Notizbuch, der Zahlungsordner, das Archiv etc. sein.

Das Dokument wird auf jeden Fall aus dem Notizbuch ‚Eingangskorb‘ entfernt und in ein Ziel-Notizbuch verschoben.

Fazit

Mit dem Workchat hat Evernote eine mächtige Funktion erhalten. Die bei Workflows notwendigen Absprachen können so einfach abgebildet werden.

Super praktisch: Die zu dem Dokument zugehörige Kommunikation wird direkt mit archiviert.

Gerade bei Eingangsrechnungen, die freigegeben werden müssen, hat sich dieser Workflow mehr als bewährt und das ohne eine Flut von Emails und CCs.

Noch eine Empfehlung zum Schluss:

Wenn Du mit Evernote richtig durchstarten willst, dann ist der Evernote Online-Kurs in meiner MDD Selbstmanagement-Akademie garantiert etwas für Dich! 16 Videos helfen Dir beim Einstieg und auch für versierte Evernote-Nutzer gibt es interessante Workflows und viele Tipps & Tricks. Zusätzlich stelle ich meine ganz persönliche Evernote-Ablagestruktur detailliert vor! Alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten findest Du hier.

Wo setzt Ihr den Evernote-Workchat ein? Wie bildet Ihr einen Workflow in Evernote ab? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.