Papierminimiertes Büro: Fünf Fehler, die Du vermeiden solltest

Eins vorab: Ich habe alle beschriebenen Fehler gemacht. Alle. Sonst könnte ich ja auch hier und jetzt nicht so befreit darüber schreiben.

MDD Workshop mit Lars Bobach

Übrigens: In der Überschrift habe ich bewusst papierminimiert geschrieben und nicht papierlos. In meinen Unternehmen sind wir nämlich ‚nur‘ papierminimiert. Papierlos ist die Vision, auf die wir langsam, aber stetig hinarbeiten.

Generell ist der Weg aber steinig. Gerade in Firmen ist es ein langwieriger Prozess, der mit viel Schweiß und Beharrlichkeit gegangen werden muss. Das muss Dir klar sein.

Damit Du dabei nicht dieselben Umwege nimmst wie ich, habe ich meine fünf größten Fehler hier kurz zusammengefasst:

1. Nicht mit sich selbst anfangen

Führung beginnt immer mit Selbstführung. Immer. Wenn ich die Dinge habe schleifen lassen, mich nicht richtig gekümmert habe, sind wir auf dem Weg vom Ziel abgekommen oder einfach stehengeblieben.

Du, als Unternehmer oder Führungskraft, musst voran gehen. Mit gutem Beispiel, mit der Vision ‚Papierlos‘ in Deiner DNA.

2. Perfektionismus

Als Unternehmer muss Du oft mit weniger als 100% zufrieden sein. Sonst kommst Du überhaupt nicht vom Fleck.

Das ist auf dem Weg zum papierminimierten Büro nicht anders. Auch hier mal Fünf gerade sein lassen. Oft sind 80% hier genug und absolut ausreichend.

3. Keine Ausnahmen zulassen

Jamal ist einer meiner besten Handwerker. Nur leider steht er mit der digitalen Welt auf Kriegsfuß. Jamal und iPad ist wie Donald Trump und Bescheidenheit. Passt überhaupt nicht zusammen.

Für Jamal haben wir in unserem digitalen Arbeitsablauf eine analoge, papierene Insel gebaut.

Das Gleiche gilt für unsere analoge Plantafel an der Wand. Riesengroß und einfach unabkömmlich. Diese Übersicht konnten wir digital nicht annähernd abbilden.

Ausnahmen gehören, wie bei allem im Leben, auch im papierminimierten Büro einfach dazu. Hier mit dem Kopf durch die Wand und auf Biegen und Brechen alles papierlos darzustellen, ist kontraproduktiv.

4. Die Suche nach der universellen App

Nicht jede Organisation ist gleich und somit gibt es auch nicht die eine App für alle Unternehmen. Was in meinem Handwerksbetrieb funktioniert, ist für meine Online-Marketing Agentur noch lange nicht geeignet.

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb nutzen wir hauptsächlich Trello und Evernote. In der Agentur dagegen Todoist, Slack, aber auch Evernote.

Die Suche nach der einen universellen App, die alle Bereiche in Deinem Unternehmen abbildet, bringt Dich nicht weiter. Die wird es nämlich nicht geben. Je nach Anwendungsfall und Einsatzgebiet müssen unterschiedliche Programme zum Einsatz kommen.

5. Alte Dokumente

Hier kann ich nur mein ewiges Mantra wiederholen: Lass alte Dokumente alte Dokumente sein und starte frisch und neu auf Deine Reise ins papierlose Büro.

Der Riesenaufwand, alte Papierberge einzuscannen, lohnt sich nicht. Überlege mal ganz ehrlich, wie oft Du an ältere Dokumente musst. Genau, fast nie.

Wenn Du doch diesem Wahnsinn verfallen möchtest, dann nutze auf jeden Fall einen externen Digitalisierungsservice. Aber wie gesagt, das Geld kannst Du Dir aus meiner Sicht sparen.

Fazit

Der Weg zum papierminimierten Büro ist nicht einfach und gerade bei etablierten Unternehmen ein echter Kraftakt. Aber es lohnt sich. Die Vorteile einer modernen, effizienten und vor allen Dingen transparenten Organisation sind alle Mühen wert. Garantiert!

Dein Unternehmen ist mit dem Paperless-Lifestyle gut aufgestellt für die digitale Zukunft gewappnet. Hier abzuwarten, kann Dich teuer zu stehen kommen.

Also starte am besten noch heute und die oben beschriebenen fünf Fehler kannst Du Dir getrost sparen.

Habt Ihr Fragen zum papierminimierten Büro? Welche Fehler habt Ihr auf dem Weg zum papierlosen Büro gemacht? Alles rein damit in die Kommentare.