Papierminimiertes Büro: Fünf Fehler, die Du vermeiden solltest

Eins vorab: Ich habe alle beschriebenen Fehler gemacht. Alle. Sonst könnte ich ja auch hier und jetzt nicht so befreit darüber schreiben.

Übrigens: In der Überschrift habe ich bewusst papierminimiert geschrieben und nicht papierlos. In meinen Unternehmen sind wir nämlich ‚nur‘ papierminimiert. Papierlos ist die Vision, auf die wir langsam, aber stetig hinarbeiten.

Generell ist der Weg aber steinig. Gerade in Firmen ist es ein langwieriger Prozess, der mit viel Schweiß und Beharrlichkeit gegangen werden muss. Das muss Dir klar sein.

Damit Du dabei nicht dieselben Umwege nimmst wie ich, habe ich meine fünf größten Fehler hier kurz zusammengefasst:

1. Nicht mit sich selbst anfangen

Führung beginnt immer mit Selbstführung. Immer. Wenn ich die Dinge habe schleifen lassen, mich nicht richtig gekümmert habe, sind wir auf dem Weg vom Ziel abgekommen oder einfach stehengeblieben.

Du, als Unternehmer oder Führungskraft, musst voran gehen. Mit gutem Beispiel, mit der Vision ‚Papierlos‘ in Deiner DNA.

2. Perfektionismus

Als Unternehmer muss Du oft mit weniger als 100% zufrieden sein. Sonst kommst Du überhaupt nicht vom Fleck.

Das ist auf dem Weg zum papierminimierten Büro nicht anders. Auch hier mal Fünf gerade sein lassen. Oft sind 80% hier genug und absolut ausreichend.

3. Keine Ausnahmen zulassen

Jamal ist einer meiner besten Handwerker. Nur leider steht er mit der digitalen Welt auf Kriegsfuß. Jamal und iPad ist wie Donald Trump und Bescheidenheit. Passt überhaupt nicht zusammen.

Für Jamal haben wir in unserem digitalen Arbeitsablauf eine analoge, papierene Insel gebaut.

Das Gleiche gilt für unsere analoge Plantafel an der Wand. Riesengroß und einfach unabkömmlich. Diese Übersicht konnten wir digital nicht annähernd abbilden.

Ausnahmen gehören, wie bei allem im Leben, auch im papierminimierten Büro einfach dazu. Hier mit dem Kopf durch die Wand und auf Biegen und Brechen alles papierlos darzustellen, ist kontraproduktiv.

4. Die Suche nach der universellen App

Nicht jede Organisation ist gleich und somit gibt es auch nicht die eine App für alle Unternehmen. Was in meinem Handwerksbetrieb funktioniert, ist für meine Online-Marketing Agentur noch lange nicht geeignet.

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb nutzen wir hauptsächlich Trello und Evernote. In der Agentur dagegen Todoist, Slack, aber auch Evernote.

Die Suche nach der einen universellen App, die alle Bereiche in Deinem Unternehmen abbildet, bringt Dich nicht weiter. Die wird es nämlich nicht geben. Je nach Anwendungsfall und Einsatzgebiet müssen unterschiedliche Programme zum Einsatz kommen.

5. Alte Dokumente

Hier kann ich nur mein ewiges Mantra wiederholen: Lass alte Dokumente alte Dokumente sein und starte frisch und neu auf Deine Reise ins papierlose Büro.

Der Riesenaufwand, alte Papierberge einzuscannen, lohnt sich nicht. Überlege mal ganz ehrlich, wie oft Du an ältere Dokumente musst. Genau, fast nie.

Wenn Du doch diesem Wahnsinn verfallen möchtest, dann nutze auf jeden Fall einen externen Digitalisierungsservice. Aber wie gesagt, das Geld kannst Du Dir aus meiner Sicht sparen.

Fazit

Der Weg zum papierminimierten Büro ist nicht einfach und gerade bei etablierten Unternehmen ein echter Kraftakt. Aber es lohnt sich. Die Vorteile einer modernen, effizienten und vor allen Dingen transparenten Organisation sind alle Mühen wert. Garantiert!

Dein Unternehmen ist mit dem Paperless-Lifestyle gut aufgestellt für die digitale Zukunft gewappnet. Hier abzuwarten, kann Dich teuer zu stehen kommen.

Also starte am besten noch heute und die oben beschriebenen fünf Fehler kannst Du Dir getrost sparen.

Habt Ihr Fragen zum papierminimierten Büro? Welche Fehler habt Ihr auf dem Weg zum papierlosen Büro gemacht? Alles rein damit in die Kommentare.

  • Punkt 5 würde ich so nicht bedingungslos zustimmen. Es kommt halt immer drauf an….

    In meiner vorhergehenden Firma haben wir die Altakten nach und nach ins Dokumentenmanagementsystem überführt. Dabei haben wir aber einen pragmatischen Ansatz gewählt:

    – Der Aktenstapel eines Kunden wurde genau dann digitalisiert, wenn jemand zum ersten Mal die Altakten benötigt hat.
    – Es wurden dann keine einzelnen Belege separat digitalisiert und verschlagwortet, sondern der ganze Stapel wurde als ein einziges Altakten-Dokument gescannt und abgelegt. Bei Bedarf ging das Suchen (lassen) in dem PDF immer noch schneller als durch einen Ordner zu blättern.
    – Danach wurde das Papier auch vernichtet.
    – Da die Leute sowieso primär mit der DMS-Lösung gearbeitet haben war auch einfach ersichtlich ob die Altakte schon digitalisiert war oder nicht.
    – Mit dem Ablauf hatten wir relativ schnell die noch relevanten Altakten im DMS, der Rest war dann irgendwann mal ein Praktikantenprojekt. Man hätte den Kram aber einfach auch bis zur möglichen Vernichtung stehen lassen können.

    • Danke für Deinen Kommentar und die gute Ergänzung, lieber Uwe. Hört sich praktikabel an und ist bestimmt für den ein oder anderen eine gute Lösung.

  • Gerrit

    @Lars Bobach, vielen Dank für diese sonntägliche Lektüre!

    Ich versuche schon seit vielen Jahren alles papierlos zu halten, bis auf die wenigen Telefonnotizen und Ideenskizzen, selten noch ToDo listen. Ich hatte 2000 angefangen allen eingehenden Schriftverkehr zu scannen und dann in einer Fax/Email-Anwendung Tobit David zu archivieren. Aber das Scannen aller Papiere war so zeitaufwändig, dass ich es nach wenigen Monaten aufgab.

    Nur für die Belege in der Buchhaltung bzw. das Finanzamt benötige ich heute noch Papier.

    Alte Belege werden für eine evtl. Aussenprüfung des Finanzamts benötigt. Daran geht bisher kein Weg vorbei.

    Allerdings haben die papierlosen Rechnungen, die über den Versandhandel eintreffen den Nachteil, dass man (ich) mitunter Belege vergesse auszudrucken. Speziell bei Käufen, bei denen man eine Rechnung anforden muss, ist das nachträgliche Anfordern und Drucken sehr zeitaufwändig und nervend. Wnn man ein hohe Rechnung vergißt, wirds teuer als es einem lieb ist.

    Ich hatte kurz erwogen, auch für Ideen und Telefonnotizen, wie eingangs erwähnt, ein iPad Pro anzuschaffen, da das iPad Air tatsächlich zu klein für richtige Notizen und Skizzen ist (max A5, kein Apple-Pen). Die Anschaffungskosten des großen iPad Pro sind m.E. aber bei sehr geringem Papieraufkommen, wie meinem, zu hoch und für meine Zwecke als 3D-Grafiker käme stattdessen ein SurfaceBook eher in Betracht, da das dann auch die professionellen Zeichen- und 3D-Programme kannund ein fast vollwertiger Computer ist. Das iPad Pro bleibt ein iOS mit seinen Nachteilen bei der Integration in eine gemischte IT (Mac, Windows).

    Noch ein Punkt, der mich davon abhält Notizen im iPad (oder ähnlichem) zu machen ist: eine handschriftliche Papiernotiz liegt immer zur Erinnerung parat, bis sie entweder erledigt oder veraltet ist bzw. das Papier verschütt geht. Weder ToDoist noch Evernote liegen so präsent auf dem Schreibtisch, dass sie die passende Aufmerksamkeit erhalten. Das ist sicher Gewöhnungssache, aber mir gehen immer wieder wichtige Tasks gedanklich ‚verloren‘, die nur digital auf der ToDo Liste von ToDoist stehen, ähnlich wie die oben beschriebenen nicht-ausgedruckten, nicht-angeforderten Rechnungen.

    • Danke für Deine Gedanken, Gerrit.
      Bei mir ist es eher so, dass mir Papiernotizen zu viel Aufmerksamkeit abverlangen und mich vom fokussierten und konzentrierten Arbeiten abhalten 😉
      Noch ein Tipp: Auch mir geht ab und an ein Gedanke und eine Aufgabe meiner Aufzeichnung während einer arbeitsreichen Woche verloren. Beim wöchentlichen Review, wenn ich eh alle meine Notizen der vergangenen Woche durchgehe, stolpere ich dann immer wieder über meine schon vergessenen Ideen 🙂

  • Stefan Wulff

    Meine Frage passt hier nur so halb – gehört nämlich mindestens zur Hälfte in „Selbstorganisation“, aber trotzdem: Ich suche eine gute App, die Besprechungsnotizen und Aufgaben kombiniert. In meinen vielen (und langen Besprechungen) in einem großen Unternehmen entstehen reine Notizen aber auch echte Aufgaben für mich selbst. Später brauche ich die Aufgaben natürlich in einer ToDo-Liste mit Terminen und Prioritäten und Schlagworten andererseits aber auch im Zusammenhang der Besprechungsnotizen. Bisher resultiert daraus fast immer das Übertragen / Kopieren zwischen verschiedenen Apps und/ oder PC-Anwendungen 🙁 Für einen heißen Tipp wäre ich dankbar!

  • SarahAndrea Royce

    Wenn es denn die Möglichkeit gäbe, eine universelle Applikation zu gestalten, wie müsste die deiner Meinung nach aussehen?

    • Ufff, ganz ganz schwierige Frage… oder eigentlich doch ganz einfach: Evernote, Trello, Todoist und Slack in Einem 🙂

      • SarahAndrea Royce

        Während ich Evernote, Trello und Todoist schon kannte, musste ich mich mit GoodNotes erst einmal vertraut machen. Ironischerweise bin ich dann sogar auf einem deiner Videos gelandet.

        Ich denke, was sinnvoll wäre, ist nicht eine App, die alle ersetzt, sondern eine App, die alle mit einander in Verbindung bringt.

        Evernote als kleines DMS kommt mir dabei auch generell wie ein furchtbarer Workaround für das fehlen echter „verteilter“ DMS für Privatleute und Kleinunternehmer vor.

  • Hallo Lars,
    vorab danke für die ganzen hilfreichen Informationen, Videos, Blogs … zum papierlosen Büro von Dir! Todoist, GoodNotes, Trello und Evernote nutze ich durch Deine Empfehlungen und bekomme immer wieder hilfreiche Informationen von Dir. Alles Programme und Apps sind hilfreich und sehr empfehlenswert.
    Nun zu meiner Frage, bis dato nutzte ich im Büro eine Papierunterlage auf dem Schreibtisch um mir Notizen zu machen bzw. bei telefonischen Anfragen für Mitschriften. Nun möchte ich das iPadPro (9,7″) mit Apple Pencil und GoodNotes dafür nutzen, erwische mich bis dato aber immer noch dabei hier im Büro am Schreibtisch lieber Papier und Stift zu nehmen. Bei Besprechungen habe ich nicht das Bedürfnis nach Papier und Stift, da ist mir die Mitschrift auf dem iPad sogar lieber. Wie lief der Umstieg bei Dir ? (besonders im Büro am Schreibtisch bei Mitschriften am Telefon) Hast Du da noch Empfehlungen oder einfach machen und man gewöhnt sich daran? Gruß Frank!

    • Genau, einfach machen und daran gewöhnen. Ich habe vor einem Telefonat (wenn ich jemanden anrufe) immer schon eine neue Seite in GoodNotes geöffnet und vorbeschriftet (Name, Datum, Thema), so wie ich dass früher auch bei Papier-Telefonnotizen gemacht habe 🙂

  • Simon Heck

    Hey Lars,

    Ich habe mir jetzt mehrere (Gefühle) 1000 Blogs und Berichte über das papierlose Büro eingetrichtert und bin der festen Überzeugung, dass es genau das ist, was ich brauche um dem großen Papieraufkommen, welches im täglichen Leben eines Vertreters aufkommt, in Griff zu bekommen.
    Meine Frage ist nur, digitalisier ich jetzt alle Ordner die ich besitze? Geschäftlich sowie privat, oder starte ich mit heutigem Datum und scanne ab heute alles ein?
    Ich werde das Konzept papierloses Büro nicht alleine angehen, sondern werde mich mit meinem Vater zusammen starten, da auch er im Außendienst arbeitet.
    Wie fangen wir nun am besten an?

    Gruß
    Simon