Q&A Folge, Antworten zu GoodNotes, Evernote, dem Papierlosen Büro und Blogs für Unternehmer

Täglich erreichen mich Fragen zu den Themen, welche ich auf meinem Blog und und in meinem Podcast behandle. Da ich den Austausch mit Euch als sehr bereichernd empfinde, freue ich mich darüber sehr. Aber nicht nur ich empfinde so: Oft bekomme ich zu hören, dass auch in den Kommentaren auf diesem Blog sehr viel Informationsgehalt steckt. Gut so.

Inspiriert von anderen Podcastern habe ich mich daher entschieden, einmal im Monat ein neues Podcast-Format auszuprobieren: Q&A (Question & Answer) zu Deutsch: Frage und Antwort. In diesen Folgen beantworte ich ausgesuchte Fragen des vergangenen Monats und hoffe, damit noch mehr Input liefern zu können.

Anfangen wollen wir dieses Mal mit Fragen zu den folgenden Bereichen: Evernote, GoodNotes, dem papierlosen Büro und Blogs für Unternehmer.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Eine Bitte noch vorab. Gebt mir bitte Feedback, wie Euch diese Folge gefallen hat. Gerne hier in den Kommentaren oder aber auch als Rezension auf iTunes. Ich freue mich über wirklich jede konstruktive Kritik.

Hier die Fragen und Antworten nochmals als Transkript:

Herzlich willkommen zum Podcast Produktiv in digitalen Zeiten. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, sodass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und Ihr hört heute hier meine erste Solofolge, und zwar eine Q&A-Folge, also eine Frage- und Antwort-Folge. Also ich gehe auf die Fragen, die im letzten Monat so hier bei mir eingetrudelt sind, teilweise auf den Kommentaren auf meinem Blog unter larsbobach.de, aber auch natürlich per E-Mail, die ich bekommen habe, auf die gehe ich hier ein.

Da habe ich überlegt, das sind so viele und ich sammele die einfach mal und stelle so die Interessantesten und Wichtigsten zusammen und einmal im Monat beantworte ich die hier. Dazu meine wirklich ganz, ganz große Bitte an euch: Gebt uns mal ein Feedback oder mir mal ein Feedback, wie euch diese Folge gefallen hat oder wie euch generell der Podcast gefällt. Wir haben noch bei so vielen Hörern, die wir mittlerweile haben, relativ wenige Bewertungen und ich würde mich einfach freuen über jede Bewertung auf iTunes und auch wenn es eine schlechte ist oder Ihr einfach konstruktiv Kritik äußert, auch das bringt uns weiter.

Also sammelt mal alles, gebt mir da Feedback, wie es ankommt und auch gerade wie diese Q&A-Folge, die Frage- und Antwort-Folge bei euch angekommen ist und ob das Sinn macht, dass ich das in Zukunft weitermache. Wenn Ihr das erste Mal bei Produktiv in digitalen Zeiten reinhört, dann ist das hier nicht die beste Folge, um damit zu starten. Dann guckt euch mal den Feed an, was wir bisher gemacht haben. Da gibt es deutlich bessere, weil hier geht es wirklich jetzt nur um detaillierte Fragen.

Wir haben wirklich heute interessante Themen. Zum einen werde ich auf Evernote eingehen, das papierlose Büro, da ist eine Frage dabei, GoodNotes natürlich auch und Unternehmensblog oder Unternehmerblog, wie das funktioniert, da gehe ich also jetzt im Einzelnen drauf ein.

Wollen wir am besten mal mit Evernote anfangen und zwar der Niklas hat da einen recht umfangreichen Kommentar geschrieben.

Ich zitiere mal den Niklas: Ich habe noch keinen vernünftigen Workflow für annotierte PDFs im Zusammenspiel von GoodNotes und Evernote gefunden. Vielleicht haben Sie einen guten Tipp. Meine unbearbeiteten PDFs landen zunächst als zentrale Sammelstelle in Evernote, danach zur Bearbeitung in GoodNotes. Mir ist schon klar, dass ich sie anschließend wieder zu Evernote exportieren kann und weiterhin Evernote als zentrale Sammelstelle für alles aufrecht zu erhalten. Wenn ich jetzt doch die bearbeitete PDF-Datei zurück zu Evernote sende, habe ich ja zwei Versionen in Evernote gespeichert. Ich finde den Workflow und den damit einhergehenden Zwang, die alte unbearbeitete Version löschen zu müssen und für die neue bearbeitete Version Schlagwörter usw. vergeben zu müssen, nicht gerade effizient. Wie handhaben Sie das?

Niklas, erstmal vielen Dank für deine Frage, super Frage. Kommt relativ häufig, so eine Frage, mit der Ablage und da gibt es eigentlich drei Tipps, die ich dazu habe. Der erste Tipp ist und so handhabe ich das, ich nutze Evernote nur als endgültige Ablage. Also alles, was sich noch in der Arbeit befindet, wo ich dran arbeite an Dateien jetzt, das landet noch nicht in Evernote, grundsätzlich nicht. Ich weiß, viele handhaben das anders, viele sagen, Evernote, da arbeite ich auch drin. Das mache ich nicht. Wenn ich PDF-Dateien bekomme, landet immer nur die endgültige Version da. Also das versuche ich zumindest, gelingt mir auch nicht immer, aber das ist vielleicht das erste, was man sich überlegen sollte, Evernote als reine Ablage da benutzen, gerade was Dateien und Dokumente angeht. Ich glaube, dann ist schon alles viel einfacher.
Zweite Funktion ist oder zweite Möglichkeit, die du vielleicht in Betracht ziehen solltest, ist, du kannst ja in Evernote, in der Evernote-App gerade auf dem iPad direkt in PDFs annotieren, also reinschreiben, markieren, reinschreiben und es funktioniert wirklich super. Da gibt es auch ein passendes Video dazu bei mir auf dem Blog oder im YouTube-Kanal. Such da einfach mal unter Evernote. Da findet Ihr dann das passende Video, das erklärt, wie das funktioniert und Evernote arbeitet an der Funktion relativ viel. Da kommen immer wieder Neuerungen. Also wenn du es schon in Evernote abgelegt hast, die PDF, warum annotierst du sie nicht dann direkt auch Evernote? Da wäre auch noch eine Idee.
Und der dritte Tipp, den ich habe, also ich bin mir sicher, bei weit über 10.000 Dokumenten, die ich mittlerweile in Evernote liegen habe, ist das auch nicht alles konsistent, da habe ich vielleicht auch mal doppelte Ablagen und mehrere Versionen von einem Dokument. Das kann schon sein, aber wie schlimm ist das jetzt wirklich? Also mich stört das jetzt nicht, also da bin ich nicht so perfektionistisch, weil erstmal finde ich sie sowieso wieder und anhand es Datums kann ich dann ja sehen, welche die aktuelle ist. Also ich finde es jetzt nicht so schlimm, wenn dann auch mal was doppelt drin landet. Klar will man das nicht, aber ich glaube, mit den drei Tipps, nur als endgültige Ablage verwenden, in Evernote die Annotierfunktion nutzen und vielleicht den Perfektionismus ein klein wenig auszublenden und zur Seite zu schieben, geht das schon ganz gut.

Jetzt kommt eine Frage von Jörg, auch zum Thema Evernote.
Lieber Lars, wenn du auch alle E-Mails an Evernote weiterleitest, gibt es da nicht irgendwann Platzprobleme? Wenn ich mir überlege, täglich um die 50 Mails im Kundenordner bei Evernote weiterzuleiten, dann wird Evernote sehr schnell sehr voll. Ist da kein Problem?

Lieber Jörg, danke erstmal für die Frage und dazu, Evernote ist nie voll. Also es kann nie voll werden, weil der Speicherplatz ist eigentlich unbegrenzt, der uns da von Evernote zur Verfügung gestellt wird. Das einzige, wo eine Begrenzung ist, ist das monatliche Uploadvolumen, also das, was ich monatlich zusätzlich nach Evernote hochladen kann. Aber der Speicherplatz an sich ist unbegrenzt und das Uploadvolumen ist, wir nutzen ja Evernote Business in den Firmen, wirklich ausreichend und ich meine, selbst im einfachsten Tarif sind es, ich glaube, 60 Megabyte, okay, das ist ein bisschen knapp pro Monat, aber dann geht das bis zu 10 Gigabyte im Premiumtarif hoch und 10 Gigabyte im Monat, das ist schon was. Also voll wird es nicht und auch wenn da eine Masse drin liegt, durch die gute Suchfunktion und wenn du eine gute Struktur hast mit schönen Notizbüchern, passenden Notizbüchern und eine gute Verschlagwortung, findest du auch sofort alles wieder. Also nein, voll wird es nicht.

Okay, das war zu Evernote. Jetzt kommt eine Frage, können wir direkt anschließen, zum papierlosen Büro von Stefan. Da geht es darum, wie handhabt Ihr Unterschriften von Kunden auf Abnahmen, hat Stefan gefragt, und da geht es sicherlich darum hier um Handwerksbetriebe.
Wir arbeiten bei Kunden meistens zu Hause im Haus mit Isotec, wir sanieren ja feuchte Keller und Schimmelpilzschäden, und wenn der Auftrag abgewickelt ist, dann muss ja eine Abnahme unterschrieben werden. Wir machen das jetzt nicht so, dass auf dem iPad unterschrieben wird. Technisch habe ich da auch keine Lösung gefunden. Das war mir aber auch gar nicht so wichtig, weil ich würde gerne und ich habe mich da mal in den Kunden reinversetzt, der möchte ja gerne wissen, was er unterschrieben hat und gerne auch ein Dokument dabehalten, dass er sieht, das habe ich unterschrieben. Wir machen es jetzt ganz einfach so, wir bereiten die Abnahme vor, der Monteur von uns geht mit einem Stück Papier, die Abnahme ausgedruckt ist das dann, zum Kunden, geht mit ihm die Abnahme durch, der Kunde unterschreibt und wir lassen ihm das unterschriebene Abnahmeprotokoll da. Wir fotografieren es dann einfach in der Trello App oder auf jeden Fall mit dem iPad oder dem Smartphone, je nachdem, was der Monteur benutzt, dann einfach ab und so haben wir es dann direkt in unserer Ablage Evernote, Trello, wohin auch immer wir sie dann brauchen oder Ihr das dann braucht. Aber wie gesagt, Papierform in der Abnahme, unterschreiben lassen kann normal und dann abfotografieren und die Abnahme an sich beim Kunden lassen.

Okay, jetzt kommen wir mal zu einem ganz anderen Thema. Ich habe letzten Monat auf meinem Blog einen Artikel gehabt, 10 Gründe, warum jeder Unternehmer einen Blog haben sollte.
Dazu muss ich sagen, das Thema passt nicht ganz, weil ich glaube auch, dass nicht nur jeder Unternehmer einen Blog haben sollte, sondern warum jeder Unternehmer oder jeder, der eine Botschaft hat oder für irgendwas brennt, eine Leidenschaft teilen will, der sollte auch einen Blog haben. Also dieses Unternehmer, das erweitern wir mal ein bisschen und da gab es eine lebhafte Diskussion auf meinem Blog dazu, wie das gemacht wird, was da wichtig ist und eine Frage, die öfters kam, war und dann vom David kam sie zum ersten Mal, den zitiere ich mal hier:
Welches Tool soll ich zum Bloggen einsetzen, welche Tools hast du im Einsatz?
David, danke für die Frage. Also zum einen erstmal, der Blog bei mir, Content-Management-System, CMS heißt das, wo der drauf aufgesetzt ist, ist WordPress. WordPress ist so der quasi Standard unter den CMS-Systemen. Ich würde mal behaupten vom Gefühl her, aber da habe ich keine Zahlen, aber das ist einfach nur ein Gefühl, 99 Prozent aller Blogs da draußen laufen unter WordPress. Also die Einrichtung da super einfach, jeder hier, was weiß ich, Domain-Anbieter und sowas, die Hoster und sowas, die bieten das meistens direkt an, dass man das WordPress direkt da installieren kann. Dauert dann irgendwie 20 Minuten, dann ist das abgehakt. Also WordPress kann ich nur jedem, der einen Blog einsetzen will, empfehlen. Dann nutze ich noch zwei wichtige Tools als Blogger und die möchte ich euch auch ganz kurz mitteilen dazu. Zum einen zum Schreiben, ich habe gerne ein Schreibumfeld, wo ich wenig abgelenkt bin, wo ich wirklich nur, also wie bei einer Schreibmaschine, ein leeres Blatt vor mir habe, keine anderen Apps irgendwie sehe oder Möglichkeiten habe oder wo ich formatieren kann. Das brauche ich ja alles nicht, sondern es geht ja rein um den Schreibprozess und da kann ich jedem nur Ulysses empfehlen. Ulysses ist eine App, die gibt es für den iPad und den Mac und die synchronisiert sich auch und das funktioniert auch erstaunlich gut und damit schreibe ich eigentlich alles. Also wenn ich loslege zu schreiben, immer Ulysses, immer den Bildschirm ganz weiß oder schwarz, je nachdem, wie man es mag, und nur die Schrift da drauf, ohne Formatierung, ohne alles, funktioniert bei mir 1A. Dann nutze ich natürlich Evernote auch als Blogger ganz, ganz viel und zum einen ist es für mich wirklich eine zentrale Sammelstelle da für Ideen, Inspiration. Also erstmal natürlich, wenn ich recherchiere zu einem Thema, wenn ich irgendwie was wissen will, dann landet das bei mir in Evernote, aber auch wenn ich so mal über irgendwas stolpere, was mich jetzt wirklich inspiriert, wo ich sage, da kannst du auch mal was drüber schreiben, habe ich extra so ein Inspirationsnotizbuch in Evernote. Das ist das eine und wir haben den ganzen Workflow mit den Dokumenten, also wenn ich das geschrieben habe, also den Artikel, wenn ich die geschrieben habe, dann so einen Workflow, weil dann kommen ja dann Bilder, Screenshots dazu, muss Korrektur gelesen werden. Das mache ja alles nicht ich, sondern da habe ich ja hier mein Team für und dann geht das halt hin und her, der eine liest Korrektur und, und, und, und, und, und ein anderer stellt es hoch. Also da nutzen wir den Evernote-Workchat zu, um diesen Workflow dann abzubilden.

Dann noch eine wichtige Frage zu dem Blog und die kam vom Dirk. Super interessant, danke dafür, Dirk. Soll der Blog über die Unternehmensseite laufen oder unter einer separaten Domain? Sehr gute Frage. Also, wenn der Unternehmer bloggt, bloggt der in der Seite des Unternehmens oder muss es eine separate Domain sein? Das kann ich so pauschal nicht beantworten. Also wir haben hier, ich habe ja eine Onlinemarketingagentur, knapp 100 Kunden mittlerweile, die wir betreuen, und da kann man nicht sagen, das eine ist gut oder das andere ist gut. Das hängt wirklich ganz, ganz stark von den Unternehmenspersönlichkeiten ab und ich glaube, wenn ich mir da mal das angucke, woran das liegen könnte, wann was Sinn macht, ist es einfach, wenn man seine Leidenschaft gefunden hat, seinen Purpose gefunden hat und sagt, das ist mein Ding, das will ich machen und das ist auch das Unternehmen, was ich zurzeit habe, dann unbedingt den Unternehmerblog auf die Unternehmensseite und nicht separat. Ich habe zum Beispiel ein Fahrradgeschäft, ein großes Fahrradgeschäft hier in der Gegend als Kunden und der Inhaber davon, der brennt für das Fahrradgeschäft, das ist seine Leidenschaft. Fahrräder sind seine Leidenschaft und genau mit so einer Passion schreibt der auch da drüber und da ist natürlich sein persönlicher Blog auch Teil des Unternehmensblog, weil das ist wirklich, da brennt er für. Auf der anderen Seite wenn ich jetzt mich angucke mit meinem Feuchte-Keller-Geschäft Isotec, das war nie meine Leidenschaft. Das ist ein gutes Geschäft und ich habe das auch wirklich mit viel Freude gemacht und alles, aber eine Leidenschaft von mir, dass ich jetzt… ich bin ja auch kein Handwerker, dass ich jetzt ah gesagt habe, so und so toll funktioniert das. Ich habe darüber gebloggt, aber meinen persönlichen Blog, der läuft unter larsbobach.de und nicht unter Isotec. Also ich habe abgesehen, dass ich mich irgendwann nochmal mit anderen Dingen sehr wahrscheinlich beschäftigen werde außer mit feuchten Kellern und habe ihn dann wirklich separat gepackt. Also wenn euch die Leidenschaft, wenn euer jetziges Geschäft eure Leidenschaft widerspiegelt, dann packt den mit auf die Unternehmensseite. Wenn Ihr aber wisst, Ihr werdet noch anderes machen, habt vielleicht auch mehrere Unternehmen, dann nehmt lieber eine eigene Domain. Das macht da sicherlich mehr Sinn.

Letzte Frage zu dem Thema noch, die kam von der Desiree und zwar: Wie viel Persönliches oder Privates darf ein Blog eines Unternehmers enthalten? Vielen Dank dafür, Desiree. Du hast auch die Frage für dich schon beantwortet. Du sagtest, so wenig wie möglich oder eigentlich gar nichts. Generell, ich finde auch, das ist eine Gratwanderung. Also das ist wirklich wahnsinnig schwer zu sagen, wie viel Persönliches da rein muss. Zum einen ist es wichtig, dass es Persönliches enthält, weil die Leser, die wollen ja wissen, mit wem sie es zu tun haben. Die wollen den Mensch, die Person, die Persönlichkeit hinter dem Blog ja kennenlernen. Es ist wichtig, dass man da authentisch ist, dass man eine Geschichte erzählt von sich. Ich glaube, nur dann kann ein Blog auch funktionieren und erfolgreich sein. Ich meine, ich fange jetzt auf meinem Blog auch nicht an über Politik zu diskutieren, also so viel Persönliches bringe ich da nicht rein, weil das ist überhaupt nicht mein Thema. Aber nur über Fachthemen zu sprechen, das kann sehr, sehr schnell auch oberlehrerhaft rüberkommen. Also da muss man aufpassen. Ich bin der Meinung, Persönliches gehört da rein, man muss nur aufpassen natürlich, in welcher Tiefe und wie weit man sich da auch öffnen will. Also ich öffne mich relativ weit, weil ich habe da nichts zu verbergen und ich glaube auch, dass man nur dann auch eine Story und auch eine Geschichte rüberbringen kann. Aber nur, also das gar nicht machen, aus meiner Sicht wirkt das zu anonym und zu kalt und oft oberlehrerhaft.

Okay, das zum Thema Blog. Machen wir hier mal einen Strich drunter, weil jetzt kommen wir zum Thema GoodNotes noch. Da kam die Frage von Uwe: Welche Clouddienste werden von GoodNotes unterstützt? Welche Clouddienste werden von GoodNotes unterstützt? Das ist schwierig, weil es gibt mehrere Ebenen, auf denen GoodNotes Clouddienste unterstützt. Fangen wir mal mit der obersten oder der einfachsten an, nämlich wo die Notizen abgelegt werden, also die Notizen, mit denen wir arbeiten. Die werden entweder auf dem iPad direkt abgelegt oder in der iCloud, in Apples iCloud, und nur da. Das ist die einzige Cloud, wo zurzeit die Dokumente, mit denen wir arbeiten, die Notizen, mit denen wir in GoodNotes arbeiten, abgelegt werden können. Ich nutze die Ablage auf dem iPad, weil diese iCloud-Geschichte wirklich nicht super gut gelöst ist von GoodNotes, muss man sagen. Es gibt, sobald man mit mehreren Geräten daran arbeitet, gibt es immer Synchronisationsprobleme, ein riesen Thema, und da ist also ein riesen Chaos. Wie oft hatte ich schon doppelte Notizbücher und, und, und, und, und. Also da kann ich nur von abraten die zu nutzen. GoodNotes sagt selber, das ist nicht optimal, das hat aber damit zu tun, weil die iCloud von Apple so schlecht ist. Kann ich nicht so 100-prozentig glauben, weil andere, die mit der iCloud arbeiten, bei denen funktioniert es deutlich besser. Aber egal, GoodNotes ist da dran mit der neuen Version GoodNotes 5. Da hat ja hier der Gabriel Jordan bei mir im Interview hier auf dem Podcast zugesagt, da sind sie dran und da wird das auch deutlich verbessert. Also das ist die Ablage der Notizen, mit der du arbeitest. Die geht nur in der iCloud oder auf dem iPad. Dann ist es so, gibt es natürlich dieses automatische Backup und da kann ich auch nur jedem raten, der GoodNotes nutzt, dieses automatische Backup zu nutzen und das ist einfach. Wenn du jetzt die Daten auf dem iPad werden automatisch in einem Clouddienst gespeichert und da werden wirklich die Clouddienste, die man so kennt, die Standard vier, unterstützt, das ist Vox, das ist Dropbox, OneDrive und Google Drive. Da kann man sich einfach einen aussuchen und da werden dann automatisch in regelmäßigen Abständen alle Notizen nochmal im Backup hinterlegt. Das heißt, wenn du dein iPad mal verlierst, es geht kaputt, es kommt dir abhanden, kannst du aus diesem Backup sofort deine ganzen Notizen wieder herstellen. Also unter den Einstellungen automatisches Backup unbedingt einschalten und eins dieser Clouddienste dann nutzen. Und zu guter Letzt wird natürlich jede App und jeder Clouddienst unterstützt von GoodNotes über die iOS-Teilen-Funktionalität. Die kennt Ihr, das ist dieses Quadrat mit dem Pfeil nach oben. Da kann man ganz einfach jede App und jeden Dienst dann nutzen. Aber generell die Daten nochmal liegen nur in der iCloud, das Backup gibt es in den gängigen… das automatische Backup in den gängigen Clouddiensten und über iOS-Teilen kann man sowieso alles nutzen.

Das waren die Q&A, die erste Q&A-Folge. Ich hoffe, sie hat euch gefallen. Bitte, bitte, bitte ein Feedback. Schreibt uns Kommentare in die passenden Artikel auf meinem Blog oder in die iTunes-Rezessionen. Gebt uns ein Feedback, gebt mir ein Feedback, wie es euch gefallen hat und dann bleibt mir nur noch, ich wünsche euch auf jeden Fall noch viel Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Habt eine produktive Zeit.