Raus aus dem Papierchaos – Interview mit Mike Richter [Podcast 141]

Mike Richter ist Kümmerer für Zeit- und Geldersparnis. Er ist bundesweiter, unabhängiger Versicherungsmakler und arbeitet papierlos. Er kümmert sich wie ein guter Bekannter um alle betrieblichen und privaten Versicherungsfragen seiner Kunden. Interessenten und Kunden können sich auf einem Tool für Online-Terminierung einwählen, Zeiten aussuchen und festlegen, ob der Termin persönlich, über Skype, FaceTime, Team Viewer oder am Telefon stattfinden soll.

Mike Richter

Wie das funktioniert mit allen Formularen, die Versicherungen in der Regel hundertfach ausdrucken, erklärt er heute in diesem Interview.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren und Links:

Sponsoren

MeisterTask

Links

Kontaktmöglichkeiten:
Mike Richter hilft
Facebook
Xing

Software:
Keasy Maklerverwaltung
ELOoffice Der elektronische Leitzordner

Apps:
iTalk24 Sprach- und Videonachrichten versenden
Terminpilot Die Online-Terminvereinbarung
Evernote Notizen erstellen, organisieren und teilen

Buch:
Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer von Stefan Merath

Artikel von Mike: Wie du mit einer nur 5-minütigen Tagesplanung Deine Arbeitseffektivität steigerst

Transkript

LB = Lars Bobach
MR = Mike Richter

LB: Herzlich willkommen zum Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze hier zusammen mit dem Mike Richter, hallo Mike.

MR: Hallo Lars, ich grüße Dich.

LB: Ja, Mike, schön, dass Du da bist, freut mich sehr. Der Mike Richter ist Kümmerer für Zeit- und Geldersparnis. So nennt er sich selber, aber unterm Strich muss man sagen, er ist Versicherungsmakler. Das soll jetzt aber nicht despektierlich klingen, um Gottes Willen, nicht böse sein, Mike.

MR: Nein, alles gut.

LB: Okay, Du hilfst Unternehmern und Selbstständigen, Zeit und Geld zu sparen, indem Du nämlich den notwendigen Papierkram mit den Versicherungen für Unternehmer und Selbstständige erledigst. Du hast einen Blog, wo Du Dich auch dem papierlosen Büro und dem Selbstmanagement so ein bisschen widmest?

MR: Ja, genau.

LB: Mit sehr interessanten Blogbeiträgen und Artikeln, kann ich empfehlen, sollte man auf jeden Fall mal reinhören oder reingucken. Wir werden auch den Link mit in den Artikel reinpacken und Du kannst ihn natürlich gleich auch noch nennen. Aber, was mich jetzt mal interessiert, Versicherungsmakler, ich meine, ich kenne die ja, die kommen mit mobilen Druckern und hauen da erstmal 50 Blatt Papier raus, wenn man eine Police abschließen will. Das machst Du nicht?

MR: Nein! Da habe ich überhaupt keine Lust zu, im Vorfeld Sachen auszudrucken und mir dann die Klamotten unter den Arm zu klemmen und mit einem Stapel Papier zum Kunden zu fahren. Das mache ich nicht mehr. Ich habe ein iPad und damit fahre ich zum Kunden. Da ist alles drauf, was früher mal in Papierform gewesen ist.

LB: Jetzt ist es aber so, gerade bei Versicherungsmaklern gibt es dann Beratungsprotokolle und Widerrufsbelehrungen und was weiß ich was alles. Das kannst du alles digital auf dem iPad machen?

MR: Ja, der Kunde hätte ja, wenn ich ein Beratungsprotokoll in Papierform geschrieben hätte, mir das ja auch unterschreiben müssen im Anschluss. Und wie Du weißt, es gibt so ein paar schöne Apps, die kann man zum Schreiben auf dem iPad benutzen. Da benutze ich das iPad eben wie ein Stück Papier, da kann der Kunde gegenzeichnen und anschließend schicke ich ihm das Dokument einfach per E-Mail zu. Dann hat er es auch. Das ersetzt dann den altherkömmlichen Abzug von dem Dokument.

LB: Super und was nutzt Du da? Gibt es da spezielle Apps jetzt auch von den Versicherungsgesellschaften, wo dann die Versicherungsverträge unterschrieben werden oder nutzt Du da auch sowas wie PDF Export oder solche Programme?

MR: Genau, PDF Expert nutze ich da. Da ist die Versicherungsbranche, gerade wenn ich als Versicherungsmakler, ich vertrete ja nicht eine Gesellschaft, sondern ich vertrete ja meine Kunden gegenüber den Versicherungsgesellschaften, also gegenüber ganz vielen, so dass ich da 70 Gesellschaften im Portfolio habe, die ich ansteuern kann. Da hat keine eine entsprechende Vertriebs-App, die ich dort nutzen könnte. Außerdem sind die Versicherungen eh so ein bisschen im Hintertreffen, was die Technik angeht. Von daher altherkömmlich PDF Expert oder GoodNotes, die dort entsprechend für mich dann auch machbar sind, also benutzbar sind.

LB: Die Frage muss ich natürlich stellen: Wenn jetzt andere Versicherungsmakler hier zuhören, das ist dann auch rechtssicher, wenn die darauf unterschreiben, auf dem iPad?

MR: Bis jetzt hatte ich damit noch keine Probleme. Im letzten Kern, auch bei einem normalen Versicherungsantrag, bei einem Papierantrag, passiert eigentlich nichts anderes mehr damit, als dass die Dinger dunkel verscannt werden und dann archiviert werden. Das Originalpapier wandert in den Schredder. Also, Versicherer haben damit überhaupt kein Problem. Ich habe selber auch bis jetzt keine negativen Erfahrungen damit gemacht, von daher setze ich das einfach so um und warte ab, ob da mal irgendwas kommt, was ich mir aber in der heutigen Zeit fast gar nicht mehr vorstellen kann.

LB: Da bin ich bei Dir, das kann ich mir auch nicht vorstellen. Das kennt man ja nun wirklich aus vielen Branchen. Aber ich weiß, dass die Versicherungsbranche, wie Du das ja eben sagtest, auch ein bisschen hinterher hängt. Ich glaube, das meiste Papier wirklich in Briefform bekomme ich noch von Versicherungen.

MR: Wir auch, ja.

LB: Kann ich mir vorstellen. Okay, fangen wir einfach mal ganz woanders an. Wie bist Du denn zu dem geworden? Wie bist Du zum Versicherungsmakler geworden?

MR: Ich habe eigentlich noch nie was anderes gemacht als mich mit Finanzen und Versicherungen beschäftigen. Ich habe ursprünglich mal eine Ausbildung zum Bankkaufmann gemacht und in der Zeit hat mich dann ein guter Freund immer wieder mal angepiekst und hat gesagt, lass uns mal was mit Versicherungen zusammen machen. Das habe ich dann auch getan, habe dann im Anschluss an meine Banklehre, ich habe dann ein Jahr noch richtig in der Bank als Berater gearbeitet, habe ich dann eine Fortbildung zum Versicherungsfachmann gemacht und habe parallel dazu dann auch noch ein Studium an der Fernuniversität in Hagen gestartet, Wirtschaftslehre, habe ich dann auch abgeschlossen mit dem Diplom-Kaufmann. So war ich dann einige Zeit bei zwei Versicherungsgesellschaften tätig.

Von 2002 bis einschließlich 2007 und in 2007 hatte ich mir dann überlegt, mit Abschluss des Studiums, immer so Versicherungen verkaufen für eine Gesellschaft macht mir keinen Spaß persönlich. Es ist so, dass die Gesellschaften oft mit ihrem eigenen Vertrieb so umgehen und sagen, du musst heute das verkaufen. Mein Lieblingsbeispiel ist immer, wenn er sagt, du musst Bohnerwachs verkaufen, dann hätte ich Bohnenwachs verkaufen müssen. Das war überhaupt nicht das, womit ich mich identifizieren konnte. Wobei ich mich bei der Beratung wohlgefühlt habe und gemerkt habe, der Kunde braucht irgendwas anderes, aber ich musste meine Vertriebsziele erfüllen.

Dann hatte ich so einen inneren Disput mit mir selber und hinterher dann auch einen Disput mit dem Arbeitgeber. Deswegen hatte ich mich dann umgeguckt und bin in einer Zeitschrift auf eine Annonce gestoßen, dass jemand einen Versicherungsmaklerbestand verkaufen möchte. Das habe ich dann zum Anlass genommen, den mal anzurufen, habe mit dem verhandelt über mehrere Monate und habe schlussendlich im Sommer 2007 einen entsprechenden Kaufvertrag unterschrieben und habe dann den Versicherungsmaklerbestand zum 1. Januar 2008 übernommen.

LB: Also, Du bist jetzt knapp zehn Jahre selbständig. Wo ist das genau, damit wir mal so eine geographische Einordnung haben?

MR: Ich sitze mit meinem Betrieb in Velbert, bin aber Nordrhein-Westfalen weit tätig, bei Bedarf auch bundesweit tätig, weil ich entsprechend mit der EDV so ausgestattet bin, dass ich also auch Beratungsgespräche über Skype, FaceTime oder TeamViewer führen kann.

LB: Velbert, für die, die es nicht kennen, das liegt direkt Stadtgrenze Düsseldorf sozusagen oder zwischen Düsseldorf und Wuppertal, ist das richtig?

MR: Richtig, ja. Essen haben wir auch an der Stadtgrenze.

LB: Stimmt, Essen gibt es auch noch, genau. War für Dich denn jetzt ausschlaggebend …, ich meine, Du hast ihn übernommen, da werden ja Papierberge gewesen sein in diesem Versicherungsbüro, welches Du übernommen hast. Was war denn das für Dich Ausschlaggebende, um zu sagen, jetzt werde ich papierlos?

MR: Gestartet habe ich damit in 2012, den Hintergedanken oder das Thema hat bei mir aber schon viel länger im Gehirn gearbeitet, sage ich mal. Wie Du sagst, ich habe viel Papier übernommen, die Firma wurde gegründet 1990. Das heißt, ich habe also Papier von knapp 18 Jahren direkt mal übernommen, das waren mehrere Hängeregistraturschränke voll, mit Kundenakten vollgestopft. Ich selber hatte immer den Wunsch, nicht immer im Büro sein zu müssen, aber trotzdem auf alle Daten zugreifen zu können, sodass ich von überall aus beraten kann. Das geht natürlich nicht, wenn ich eine Hängeregistratur habe. Dann habe ich noch knappe 4,5 Jahre noch weitergearbeitet, so, wie mein Vorgänger auch, mit Papier.

Ich habe dann aber die Möglichkeit bekommen, eine Software zu kaufen, die mir das papierlose Büro dann ermöglichte. Da habe ich angefangen, das auch sukzessive umzusetzen und knappe zehn Monate später gab es dann keine Hängeregistraturschränke mehr. Die Firma, oder ohne jetzt den Namen zu nennen, quasi eine Entsorgungsfirma, die meine Dokumente dann geholt hat und die zerschreddert hat und verblasen hat, damit die niemand mehr sieht, die hat sich gefreut, die hatten nämlich einen großen Auftrag gehabt. Und so bin ich dann zum Thema papierlosen Büro gekommen.

LB: Ist ja Wahnsinn, Du hast also die ganzen 18 Jahre Papierdokumente rückwirkend eingescannt?

MR: Ja, nicht ich alleine, sondern meine Mitarbeiterin noch und wir hatten noch eine studentische Hilfskraft. Ja, wir haben das nicht von 18 Jahren, sondern 2012 waren es dann ja schon fast 22 Jahre. Ja, wir haben das gescannt!

LB: Wahnsinn, das ist ja immer das, wovon ich jedem abraten. Wo ich sage, um Gottes Willen, beschäftigt Euch nicht mit der Vergangenheit, fangt im Hier und Jetzt an. Und wenn, so haben wir das zumindest in meinem ISOTEC-Betrieb gemacht, wenn wir dann mal ein altes Dokument oder eine alte Akte rausholen mussten von einem Auftrag, dann haben wir sie dann eingescannt, aber jetzt nicht 20 Jahre in die Vergangenheit.

MR: Lars, ich gebe Dir da vollkommen recht, wenn ich damals schon was von Dir gelesen oder gehört hätte, dann hätte ich auf Dich gehört wahrscheinlich. Ich würde das heute auch keinem mehr empfehlen!

LB: Wollte ich nämlich jetzt fragen, würdest Du im Nachgang sagen, es hat sich gelohnt, das würde mich jetzt interessieren?

MR: Gelohnt hat es sich auf jeden Fall, das papierlose Büro, aber ich würde heute einen anderen Weg nehmen, um dort hinzukommen. Genau den, den Du angesprochen hast. Ich würde also heute sagen, ich fange heute an, ab heute alles zu verscannen. Ich würde mir dann auch noch angucken, wer sind meine Top-Kunden? Von denen würde ich die Papiere auch alle verscannen. Dann würde ich mir noch angucken, wer sind denn die Kunden, mit denen du am meisten Kontakt hast, weil sie dich am am meisten anrufen. Das müssen nicht zwingend immer die Top-Kunden sein. Auch diese Unterlagen würde ich verscannen. Danach würde ich nur noch Akten scannen, wenn ich tatsächlich mir die Akte in die Hand nehme und die eh draußen ist. Wenn ich nach einem Jahr immer noch Akten hätte, die kämen dann einfach ins Archiv. Also, ich würde heute nicht mehr bei A anfangen, so wie wir es damals gemacht haben und hinterher bei Z aufhören.

LB: Das ist ein tolles Learning, finde ich, dass Du sagst, Du hast es gemacht und es hat sich jetzt nicht als so lohnenswert herausgestellt, sondern da lieber selektiv vorgehen, finde ich gut. Und vor allem auch der Beweggrund, mobiles Arbeiten. Das ist, glaube ich, vielen Leuten gar nicht so bewusst, dass dieses mobile Arbeiten auch wirklich nur mit dem papierlosen Büro auch Realität werden kann. Weil, ich muss ja von unterwegs auf die Daten zugreifen können.

MR: Richtig.

LB: So, bei Dir jetzt mal ganz konkret, der erste Schritt. Jetzt nicht rückwirkend alles einscannen. Was hast Du denn gemacht, wo Du gesagt hast, jetzt werde ich papierlos, was war so der erste kleine Schritt auf dem Weg dorthin?

MR: Zunächst brauchte ich eine entsprechende Software, die mir das überhaupt ermöglichte. Ohne diese Software hätte ich das gar nicht machen können. Bei mir ist dann auch noch die Schwierigkeit, wir arbeiten viel mit Kundenakten und Kundendaten, so, wie Du in Deinem ISOTEC-Betrieb auch. Nur, jetzt habe ich nicht nur ein Projekt oder zwei Projekte bei einem Kunden, sondern im Zweifel hat er fünf bis zehn Versicherungen, die ich betreue. Das heißt also, ich hatte da eine spezielle Anforderung an die Software, die dann im Hintergrund für mich tätig ist. Die musste das natürlich entsprechend abbilden können.

LB: Kannst Du uns den Namen dieser Software verraten?

MR: Ja, es war damals bzw. es sind zwei Softwareprodukte. Zum einen mein Kunden-Verwaltungsprogramm, das ist Keasy, geschrieben wie easy nur mit einem „K“ vorneweg. Die beiden Programme sind verknüpft, die arbeiten auch zusammen. Das zweite ist das ELOoffice, also, der elektronische Leitz Ordner. Die arbeiten also so wunderbar zusammen, dass, wenn ich in meinem Kundenmanagementsystem einen Kunden anlege mit seinen Versicherungsverträgen, dass das eins zu eins rübergespiegelt wird nach ELO. Ich finde dort dann eine entsprechende Ordnerstruktur vor, sodass ich dann gezielt direkt sagen kann, alles klar, vom Kunden Max Meyer die Privathaftpflicht-Police kann ich dann auch direkt im elektronischen Leitzordner unter Max Meyer Privathaftpflicht ablegen. Und dort finde ich die dann auch wieder, weil ich aus meinem Kundenmanagement-Programm dann direkt in diesen Vertrag gehen kann. Dann drücke ich auf einen Knopf und dann scrollt er quasi automatisch in dem elektronischen Leitzordner an die Stelle, wo dann die Dokumente zur Privathaftpflicht-Versicherung von Max Meyer hinterlegt sind.

LB: Und dieses Keasy-Programm, das ist jetzt speziell für Versicherungen?

MR: Das ist speziell für Versicherungsmakler, ja.

LB: Können wir gerne hier verlinken, wenn da ein Versicherungsmakler zuhört. Kriege ich übrigens öfters Post von und auch Nachrichten von, sind sicherlich einige, die da zuhören, dass sie das dann auch finden. Vielleicht ist es ja auch so ein Standard, den jeder kennt bei Euch in der Branche?

MR: Das ist eins von drei großen Programmen, ist relativ neu am Markt, ist gerade vor ein paar Jahren erst entwickelt worden. Aber es gehört mittlerweile zum Marktstandard aus meiner Sicht, ja.

LB: Okay, jetzt hatten wir eben gesagt, mobiles Arbeiten ist wichtig. Wie kannst Du denn jetzt mit diesen beiden Programmen oder Softwarelösungen mobil arbeiten, wo liegen die Daten?

MR: Die Daten liegen bei mir hier im Büro auf einem Server. Wenn ich unterwegs bin, dann wähle ich mich über einen VPN-Tunnel und eine Remote Desktop Verbindung auf meinen Arbeitsplatz ein und kann dann im Prinzip auf meiner normalen Arbeitsoberfläche mit diesem Programm arbeiten.

LB: Bei allen Nachteilen, die so ein lösungseigener Server hat, hat es natürlich den Vorteil Datenschutz. Brauchst Du Dir keine Gedanken zu machen, weil die Daten ja bei Dir in Deinem Büro stehen und liegen.

MR: Ja, die sind zwei Etagen tiefer. Da ist eine EDV-Firma, die hat das alles für mich gehostet. Die bieten das als entsprechende Dienstleistungen an, sodass die also auch den Schutz für mich aufbauen, dass keiner von außen auf diese Daten zugreifen kann. Wenn ich natürlich mir einen Zugang nach außen offenlasse und diesen ungeschützt lasse, dann nutzt mir das nichts, wenn ich die Daten auf einem Server liegen habe, wenn da jeder trotzdem draufmarschieren kann.

LB: Das ist klar, ich glaube auch, dass in der Cloud die Daten noch am sichersten liegen. Da werde ich immer ganz schief angeguckt, da bin ich aber felsenfest von überzeugt. Nur, mir ging es jetzt auch um den rechtlichen Aspekt, weil viele Sachen rechtlich …, wie ist das, wenn das jetzt hier nicht in Deutschland liegt, aber da hast Du ja kein Problem damit, wenn es bei Dir im gleichen Büro liegt.

MR: Genau, die Daten liegen definitiv hier in Deutschland auf einem Server. Und der ist zwei Etagen unter mir.

LB: Super, wird dann da auch betreut, das ist immer gut. Was würdest Du denn jetzt sagen von der Skala von 1 bis 10, wie weit bist Du jetzt papierlos schon gekommen?

MR: 7!

LB: Also hast Du noch ein paar Aufgaben vor Dir. Was würdest Du denn sagen, waren die größten Hindernisse bis zur 7, die Du bisher beiseiteschieben musstest?

MR: Erstmal etwas ganz Profanes. Ich habe ja gesagt, ich habe fünf Jahre noch so weitergearbeitet wie mein Vorgänger. Und in der Zeit hatte ich, wenn ich einen Vorgang hatte, habe ich die Blätter, die zu einem Vorgang gehörten, immer zusammengetackert. Wenn später nochmal etwas zu dem Vorgang dazu kam, dann war da noch eine Tackernadel und noch eine und noch eine. Die erstmal auseinander zu kriegen und dann hinterher wieder zu verscannen, das war eines der größten Probleme, die ich hatte beim Digitalisieren meiner Daten. Zum einen erstmal das Enttackern und zum anderen musste dann auch noch der Scanner mit dem ganzen Thema umgehen können. Das heißt, er hat sehr viel Papier gefressen und Papierstaus verursacht, weil eben die Dinger nicht mehr so glatt waren und verknickt waren. Das war also eines der größten Probleme, die ich zu bewältigen hatte und dann eben die schiere Masse, die es gab. Aber da haben wir ja gerade schon über die entsprechende Lösung gesprochen.

Weitere Probleme, natürlich, es gab Zeiten, da war das mit Tablets und Stiften, mit denen man auf diesen Tablets schreiben kann, noch nicht ganz so prickelnd. Ich erinnere mich an mein erstes iPad, da habe ich diverse Stifte ausprobiert mit Schreiben usw. Da konnte man nicht wirklich einen Fragebogen oder irgendwas vernünftig mit ausfüllen. Das ging schlichtweg damit nicht gut, also, es ging, aber es hat keinen Spaß gemacht. Es hat sich heute also auch geändert, also, die Technik muss natürlich auch darum herum passen und stimmig sein.

LB: Okay, klar, die Technik mittlerweile ist deutlich besser geworden. Gar keine Frage. Wie ist es denn jetzt organisiert? Nehmen wir an, ich rufe jetzt bei Mike Richter an und sage, ich brauche eine neue Betriebshaftpflichtversicherung für meine Agentur.

MR: Dann würde ich erstmal sagen, Lars, lass uns erstmal zusammensetzen. Dann würde ich Dich erstmal fragen, was machst Du in Deiner Agentur? Also, so eine Risikoanalyse machen mit dem Ganzen. Diese Risikoanalyse würden wir in einem persönlichen Gespräch machen oder über Skype oder FaceTime. Je nachdem, was Du da gerne hast. Parallel würde ich einen entsprechenden Risiko-Fragebogen ausfüllen, der aber auf meinem iPad ist.

LB: Welche App nutzt Du da jetzt konkret?

MR: GoodNotes nutze ich fast ausschließlich eigentlich. Dann würde ich diesen Risiko-Fragebogen unter einem Angebot, das ich für Dich machen würde, würde dann ein entsprechender Ordner im elektronischen Leitzordner für Dich angelegt werden. Da käme der Risiko-Fragebogen hin. Nächster Schritt ist dann, eine E-Mail generieren an drei bis fünf Versicherungsgesellschaften. Die generiere ich aus dem Kundenverwaltungsprogramm heraus. Das heißt, ich muss die nicht in Outlook schreiben, sondern aus dem Kundenverwaltungsprogramm kann ich eine E-Mail auf Knopfdruck generieren. Da trage ich dann die fünf Empfänger ein und sage denen, ich brauche für den Lars Bobach eine Betriebs-Haftpflichtversicherung, wie das Risiko einzuwerten ist, findet ihr im Anhang. Da ist dieser Fragebogen dran. Dann drücke ich auf den Knopf, das Kundenverwaltungsprogramm übergibt das automatische an Outlook und dann wird es über Outlook versendet. Und im gleichen Schritt auch im ELOoffice-Leitzordner da digital abgelegt.

Ich muss selber nichts mehr tun, ich muss keine E-Mail mehr hin und her ziehen, dass die abgelegt sind. Das ist dann sofort alles abgelegt bei mir im Kundenverwaltungsprogramm und im Leitzordner, so dass ich oder meine Mitarbeiterin dann hinterher, wenn die darauf zugreifen muss, weil zum Beispiel eine Gesellschaft noch eine Rückfrage hat. Dann geht die da rein und sieht, alles klar, der Mike hat eine E-Mail geschrieben, da steht das drin. Sie kann sich den Fragebogen angucken und kann im Zweifelt aufgrund des Fragebogens die Rückfragen beantworten. Dann kriege ich sukzessive die Rückläufer mit den entsprechenden Angeboten.

Wenn die Versicherer, wenn die so clever sind und drücken auf antworten und hängen ihr Angebot dann dran, dann ist es bei mir ganz einfach, weil da ist in meiner Betreffzeile hinten, da ist ein mehrstelliger Code dran und wenn ich dann auf einen Knopf drücke, rufe mal alle aktuellen E-Mails ab in meinem Kundenverwaltungsprogramm, dann zieht sich das Programm automatisch die eingehende E-Mail und öffnet mir eine Aufgabe, dass die da sind, die Angebote.

Dann werte ich die aus, dafür benutze ich eine Exceltabelle und ein Excelschema, was ich dafür habe, da wird Preis und Leistung nebeneinandergestellt. Es gibt da ein Punktesystem und letzten Endes gewinnt dann die Versicherung mit den meisten Punkten, also der Preis wird mit einem Punktsystem belegt und auch die Leistungen werden mit einem Punktsystem belegt und denjenigen, der die meisten Punkte hat, den empfehle ich Dir dann und dann schicke ich dir das Angebot rüber und sage, hallo Lars, hier per E-Mail mein Angebot.

LB: Diese Excel Tabelle würde ich dann auch bekommen?

MR: Die würdest Du auf Nachfrage bekommen, die schicke ich nicht zwingend immer mit. Ich schreibe aber immer in meine E-Mails mit hinein, wie viele Gesellschaften ich angefragt habe und warum ich Dir diese empfehle, die ich jetzt ausgewählt habe, dass ich sage, dass es so ist. Dann kannst Du darauf sagen, es ist okay. Und wenn ich dann von Dir eine Vollmacht habe, eine entsprechende Maklervollmacht, dann kann ich mit diesem Okay, mit dieser Okay-E-Mail oder Deinem Okay-Anruf, den ich dann in meinem System dokumentiere, kann ich auf Knopfdruck dann wieder eine E-Mail an den Versicherer generieren und dem sagen, hör mal, auf Basis dieses Angebotes bitte erstelle den Versicherungsschein.

LB: Den kriege ich dann elektronisch zugeschickt oder muss ich da überhaupt noch was unterschreiben?

MR: Unterschreiben auf dem Versicherungsschein musst Du nichts mehr. Den Versicherungsschein kriegst du leider nicht elektronisch zugeschickt. Es ist eine Urkunde, der kommt dann direkt vom Versicherer per Post zu Dir. Das heißt, da musst Du dann selber wieder scannen und ablegen.

LB: Okay. Wir hatten eben schon mal gesagt, großer Vorteil für Dich vom papierlosen Büro, das war ja auch der Hauptschmerz, Du wolltest mobil arbeiten. Was würdest Du denn sagen, für andere Unternehmer, was sind noch große Vorteile des papierlosen Büros?

MR: Es geht kaum was verloren. Früher sind mir viele Sachen einfach untergegangenen, weil ich in einem Stapelsystem gearbeitet habe. Jeder offene Vorgang ein Stapel, was dazu führte, dass ich hinterher meinen Büroboden vollliegen hatte mit Papierstapeln. Und wenn dann da irgendwie Geschäft schlummerte, kam es auch schon mal vor, wenn ich den Stapel nicht durchgeguckt habe, dass ich dieses Geschäft einfach vergessen habe.

Als Beispiel, ein Kunde hat mir gesagt, in zwei Jahren läuft bei mir die Zinsbindung in der Immobilienfinanzierung aus. Wenn ich das nicht irgendwie groß markiert hätte, wäre mir das durchgegangen. Heute ist das alles im System erfasst, ich starte morgens das Programm und es sagt mir, was heute ansteht und was ich für Aufgaben habe. Und wenn ich dort dann entsprechend eine kleine Aufgabe nur eingetragen habe, jetzt läuft in zwei Monaten die Zinsbindung aus, bitte den Kunden mal ansprechen, dann tue ich das. Ich habe festgestellt, dass ich von 2012 auf 2013 eine Umsatzsteigerung von knapp 24 Prozent hatte, wo ich einen Großteil davon schlichtweg darauf zurückführe, dass keine Sachen mehr vergessen wurden.

LB: Dass Du drangeblieben bist dann sozusagen?

MR: Genau, dass es einfach nicht untergegangen ist in diesen Papierbergen, die bei mir so links und rechts gelegen haben.

LB: Toller Vorteil und auch direkt mit konkreten Zahlen, super. Da wird natürlich jeder Unternehmer sofort hellhörig, 24 Prozent mehr Umsatz mit papierminimiertem Büro, super. Was würdest Du denn Unternehmen raten, die sich dem Thema papierloses Büro oder den Versicherungsmaklern, die sich dem Thema annehmen wollen, wie sollen die den starten?

MR: Das hatten wir ja zu Anfang schon kurz angerissen. Also, ich würde mir als erstes und das haben sie heute fast alle, eine richtig gute Software zulegen. Da nicht zwingend sparen, das Geld hat man ganz schnell wieder drin. Dann wirklich anfangen und sagen, heute ist der Tag 0, alles, was heute per Post reinkommt, wird gescannt und abgelegt. Dann lege ich damit einfach los, einfach den ersten Schritt machen, das ist das Allerwichtigste.

LB: Ja, einfach loslegen, gute Software ist natürlich da wichtig. Und da hast Du absolut recht, nicht mit dem Geld sparen, weil, das zahlt sich im Endeffekt meistens nicht aus.

MR: Richtig, ganz genau.

LB: Wobei man natürlich auch sagen muss, teure Software muss nicht unbedingt gut sein.

MR: Nein, das nicht zwingend, aber man kriegt auch die Software wahrscheinlich nicht unbedingt für null oder zehn Euro im Monat zur Verfügung gestellt. Da sollte man dann schon nicht scheuen, dann auch mal eine Investition zu tätigen, die vielleicht im niedrigen vierstelligen Bereich liegt.

LB: Absolut, das macht sich allemal bezahlt. Okay, dann machen wir hier mal einen Strich unter papierloses Büro. Kommen wir mal zu den Schlussfragen. Mike, welches ist Dein wichtigster Tipps zum Selbstmanagement?

MR: Eine Tagesplanung machen. Ich war selber eine ganze Zeitlang unzufriedenen oder hatte so ein Unzufriedenheitsgefühl am Ende des Tages, ob ich jetzt wirklich die richtigen Sachen gemacht habe, ob ich mich da mit den richtigen wichtigen Themen auseinandergesetzt habe. Manchmal bin ich dann auch ins Schlingern gekommen über den Tag und habe dann eigentlich nicht so das gemacht, was ich mir morgens vorgenommen habe im Kopf. Das hat sich alles geändert, indem ich da auf zwei Seiten eine Vorlage habe, mir morgens früh oder am Abend davor überlege, was hast du jetzt eigentlich heute alles zu tun, was sind deine drei Tops, die du wirklich erledigen möchtest, weil sie wichtig sind. Nicht, weil sie klopfen und dringend sind, sondern die mich voranbringen und dieses Thema Tagesplanung hat mir schon geholfen, ein besseres Gefühl zu haben am Ende des Tages und dann auch tatsächlich das zu erreichen, was ich mir vorgenommen habe.

LB: Super, diese Vorlage, die ist für GoodNotes, nehme ich an?

MR: Das ist im Prinzip eine PDF, aber ich ziehe sie mir nach GoodNotes rein, ja.

LB: Hast Du dazu etwas auf Deinem Blog geschrieben, so, dass wir das verlinken können hier?

MR: Ja, es gibt dazu einen Blogartikel, da ist dann auch diese Vorlage mit hinterlegt.

LB: Super, das machen wir auf jeden Fall. Da ist bestimmt der eine oder andere sehr interessiert. Was machst Du denn als Unternehmer, um abzuschalten?

MR: Im Prinzip drei Sachen, drei bis fünf Mal die Woche Sport. Das ist auch als fester Termin bei mir immer im Kalender eingetragen. Dann kommt bei mir aber auch das Essen nicht zu kurz. Ich koche sehr gerne oder gehe mit meiner Frau auch hin und wieder mal lecker essen, wobei aber das Kochen zu Hause im Vordergrund steht, weil ich dann weiß, was verarbeitet wird und ich habe da einfach Spaß dran, sowas zu machen und mal was Praktisches zu machen, wo man hinterher auch etwas hat, was man in irgendeiner Form riechen oder sehen kann. Wenn man nur mit Papier und Daten arbeitet, ist das manchmal ein bisschen langweilig vielleicht auch, zumindest für den Geist und für die anderen Sinnesorgane, sodass das Kochen eine Ablenkung ist. Und ich achte darauf, dass wir regelmäßig in den Urlaub kommen.

LB: Schön. Welche Apps oder welchen Internetdienst kannst Du der „Produktiv in digitalen Zeiten“-Community empfehlen?

MR: Drei Stück, Nummer eins, das ist die Applikation, mit der ich Sprachnachrichten mache bzw. der Internetdienst, mit dem ich Sprachnachrichten versende. Kann ich nur jedem empfehlen, weil alles, was länger als zwei Sätze geschrieben ist, ist schneller gesprochen. Da nutze ich iTalk24 und das Schöne dabei ist, dass die Sprachnacht auf einer individualisierten Landingpage eingebettet ist, wo der Kunde, der das bekommt und anklickt, der sieht zunächst ein Foto von mir, dann sieht er auf der linken Spalte vielleicht noch ein paar Hinweise zu mir und drückt dann in der Mitte auf den Play-Button und kann sich dann meine Sprachnachricht anhören. Es ist wirklich was Individuelles. Ich habe hier so eine Regel im Büro, alles, was länger als zwei Sätze geschrieben ist, ist schneller gesprochen und das sollten wir über iTalk abwickelt und dann eine entsprechende Sprachnachricht rausschicken anstatt einer ganz normal geschriebenen E-Mail.

Nummer zwei ist auch ein Onlinetool, das ist der Terminpilot. Der Terminpilot ist ein Tool für Onlineterminierung. Ich habe dort auch eine Landingpage, auf die können sich meine Kunden einwählen und dann habe ich Zeiten freigegeben, zu denen sie sich Termine aussuchen können. Dann können sie auch auf dieser Landingpage festlegen, möchten sie mich bei mir im Büro besuchen, soll das Ganze über ein Onlinetool stattfindet, das heißt Skype, FaceTime, Team Viewer, am Telefon. Sie können sich drei Monate im Voraus Termine buchen, der Termin wird dann von mir noch bestätigt und zwei Tage vorher, bevor der Termin ist, kommt nochmal eine automatisierte Erinnerung, sodass der Kunde das auch nicht vergessen kann, dass wir einen entsprechenden Termin haben.

Das dritte Tool, ganz klar, klassisch, das nutze ich für den privaten Bereich und auch im Büro für unsere Handbücher und Arbeitsstandards, das ist Evernote. Auch wenn das bei Dir mittlerweile ganz oft gesagt wird, aber dieses Tool, das ist auch ein zentrales Element hier bei mir im Betrieb und ich finde es so gut. Von daher muss ich es auch nochmal mit erwähnen und mit empfehlen.

LB: Absolut legitim und die anderen beiden Tools wurden hier noch nicht genannt, finde ich ganz klasse. Da erkennt man auch den Profi bei Dir. Was mich da mal interessieren würde und den einen oder anderen der Hörer bestimmt auch, dieses iTalk, wie wird das von Deinen Kunden angenommen?

MR: Total gut, also, ich habe einen kleinen Anteil, ich glaube, drei oder vier Prozent, die haben einfach Technikprobleme, da gibt es deren Computer nicht her, aber man kann es auch auf dem Smartphone abspielen oder auf dem Tablett, da klappt es dann zumeist. Ansonsten kommt das total gut an, diese Sprachnachrichten, weil ich einfach meine, das gesprochen Wort hört sich einfach besser an und man kann mehr Sachen transportieren als im geschriebenen Wort.

LB: Wie können die darauf antworten?

MR: Die können auf mehreren Wegen antworten. Die können einmal per E-Mail antworten, weil ich es per E-Mail verschicke oder eben auf der Seite selber dann auch anklicken und dann über ihren Browser eine Sprachnachricht schicken. Das wird aber weniger genommen, ich kriege zumeist die Antwort per E-Mail oder den Rückruf.

LB: Okay, das ist dann einfach in einer E-Mail? Da bekommen die einen Link, wo die dann im Browser entsprechend das Fenster öffnen?

MR: Ganz genau, ja.

LB: Wunderbar, welches Buch hat Dich als Unternehmer oder Mensch am meisten geprägt?

MR: Ich würde nicht sagen, hat geprägt, sondern prägt gerade. Ich lese und höre, der Weg zum erfolgreichen Unternehmer von Stefan Merath. Ich habe damit angefangen vor ein paar Wochen und habe dann erst gedacht, vielleicht hörst du es Dir nur an und habe dann 20 Minuten oder 25 Minuten reingehört über Spotify, ich habe so einen Premiumaccount bei Spotify. Da gibt es dann auch ein paar Hörbücher, die man sich anhören kann. Da war es unter anderem auch mit dabei. Dann habe ich mir sofort danach das Buch gekauft, weil ich gesagt habe, das sind so tolle Sachen, die du da drin mitgeteilt bekommst, das musst du lesen, um dann auch noch mal vernünftig darüber nachdenken zu können. Wenn ich höre, fahre ich meistens Auto und dann ist das auch sehr flüchtig im Gedächtnis. Im Gegensatz dazu, wenn man ein Buch liest, dann verfestigt sich das bei mir immer ein bisschen mehr. Von daher, der Weg zum erfolgreichen Unternehmer von Stefan Merath ist so das Buch, was mich gerade sehr prägt, zumindest beruflich.

LB: Ja, ist Standardwerk für jeden kleinen, mittelständischen Unternehmer, sehe ich auch so. War auch auf meiner Leseliste für 2017, da hatte ich das mit aufgenommen und mir geht es auch so, ich höre sehr viel Hörbücher, aber wenn es ein Buch ist, was ich wirklich nochmal verinnerlichen muss, muss ich es mir dann auch als Kindle oder als Paperback kaufen. Alleine, weil ich dann auch markieren kann und das ist natürlich bei einem Hörbuch, wenn man einen richtig super Satz hört, den kriegt man ja im Hörbuch nicht markiert. Da kannst Du Dir einen Flex setzen und sagen, da kannst Du es Dir später nochmal anhören, aber das Schöne ist ja, wenn Du ein Kindle hast, hast Du eine Markierung oder eine Markierung im Buch und fotografierst die ab. In Evernote kannst du dann hinterher danach suchen.

MR: Richtig, ganz genau.

LB: Was ist denn der beste Ratschlag, den Du jemals erhalten hast?

MR: Sei dir über den konkreten Wert Deiner Arbeitskraft bewusst, also, wirklich einen monetären Betrag. Sei dir dessen bewusst, was du in einer Stunde verdienen möchtest und richte danach deine Handlungen aus! Das heißt also, ich habe für meine Arbeitskraft einen Kostensatz definiert und alles, was ich tue und was unter diesem Kostenersatz liegt, da überlege ich mir, Mensch, gibt es da nicht jemanden, dem ich das geben kann? Der das für weniger Geld macht als was ich für meine eigene Stunde kalkuliere? Und dann gebe ich das auch ab, damit ich dann solche Arbeiten, die nicht so viel Wert haben, dann auch nicht mehr selber tun muss.

LB: Toller Trick, um sich selber zum Delegieren zu zwingen, wo viele Unternehmer Schwierigkeiten haben. Sich einfach mal überlegen, bis zu welchem Schwellenwert mache ich was selber und alles andere versuche ich dann abzugeben. Das ist wirklich ein toller Tipp.

MR: Ein kleines Beispiel nochmal zum Thema digitales Büro. Ich würde zum Beispiel mich heute nicht mehr an einen Scanner stellen und kilometerweise Akten selber verscannen. Es gibt Scanservices, die verscannen mir einen schönen A4 Ordner für 15 Euro. Das gebe ich ab, so viel Geld kann ich in einer Stunde gar nicht verdienen, wenn ich mich dann selber dahinstelle. So etwas gebe ich ab, das gebe ich heute raus. Wenn ich diesen Tipp nicht gekriegt hätte, würde ich wahrscheinlich heute noch vor dem Scanner selber stehen.

LB: Toller Ratschlag und auch ein gutes Beispiel. Ja, da sage ich erstmal Danke, Mike, das war wirklich super interessant, hat Spaß gemacht, vor allen Dingen aus einer ganz speziellen und sehr papierlastigen Branche, das fand ich so sehr interessant dabei. Jetzt haben wir ganz viel über Deinen Blog gesprochen, über Deine Artikel, wie kann denn jetzt die „Produktiv in digitalen Zeiten“- Community mit Dir in Kontakt treten?

MR: Zum einen über meinen Blog, den Du schon angesprochen hast, www.mike-richter-hilft.de. Möglich auch über Xing und über Facebook, da findet man mich. Auf Facebook unter Versicherungsmakler Mike Richter und auf dem Blog und auf Xing gibt es natürlich auch meine E-Mail-Adresse, über die man dann oder meine Telefonnummer, über die man dann Kontakt mit mir aufnehmen kann.

LB: Super, dann Mike, vielen Dank.

MR: Gerne, Lars.

LB: Ja, ich sage mal, das war wirklich wieder super spannend. Wenn Ihr eine ähnlich interessante Geschichte habt und auch sagt, ich möchte auch hier die Community daran teilhaben lassen, wie ich mich auf dem Weg zum papierminimierten oder papierlosen Büro gemacht habe, freue ich mich über jede Anfrage oder jede E-Mail von Euch an office@larsbobach.de. Und dann sage ich mal, Euch wieder natürlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, macht es gut, ciao.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Nicole

    Boah, ich haaaaaaaaasssssse Sprachnachrichten !!! Entweder, jemand möchte was mit mir besprechen, dann müssen wir uns sehen oder telefonieren – oder er schreibt mir. Ich lese Mails meist im Grossraumbüro oder unterwegs – und da möchte ich nichts hören müssen. Und dann auch noch was selber notieren, wenn ich was weiter brauche oder mir merken muss….. Ich hasse auch die elend langen Meldungen auf der Combox…. Ich wäre da als Kunde weg.
    Und als Mitarbeiterin einer Versicherung kann ich nur anraten, die Vergleichslisten der Makler unbedingt zur Einsicht zu verlangen. Und auch ruhig anzuregen, dass andere Versicherer noch angefragt werden als nur diejenigen, welche vom Makler vorgeschlagen werden.

  • Sandra Balje

    Ich war Mega begeistert als ich hörte das Mike ELOofficd einsetzt. Ich finde es Mega mit welcher Begeisterung er von seinem digitalen Office berichtet. Wir als ELO Business Partner, raten unseren Kunden auch eher scannen on demand. Das er sich die Arbeit gemacht hat, 22 Jahre einzuscannen, finde ich enorm. klasse Interview Lars und Mike. Weiter so 🙂