Raus aus dem Papierchaos – Michael Specht

Heute geht es um die papierlose Steuerkanzlei, die völlig ohne DATEV auskommt. Michael Specht, der als ITler bei einer Flensburger Kanzlei arbeitet, hat sich beim Aufbau des papierlosen Büros nach eigenen Aussagen unter anderem auch durch Lars Podcast inspirieren lassen.

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Softskills für IT-Führungskräfte und Projektleiter
Die Kraft von Scrum

Transkript

MS = Michael Specht
LB = Lars Bobach

LB:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement.Digital. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich habe heute in der „Raus aus dem Papierchaos-Serie“ den Michael Specht zu Gast. Hallo Michael.

MS:
Hallo Lars.

LB:
Ja, der Michael ist ein super spannender Gesprächspartner, denn er arbeitet in einer Steuerkanzlei im Norden Deutschlands. 50 Mitarbeiter sind dort beschäftigt. Also eine wirklich große Steuerkanzlei. Diese hat vor zwei, drei Jahren angefangen, auf nahezu papierlos, wie der Michael das sagt, umzustellen.

Ganz große Besonderheit dabei: Sie arbeiten komplett ohne die DATEV. Das ist für Steuerberater eher untypisch. Wir haben unsere ganze Finanzbuchhaltung über DATEV papierlos gestaltet, deshalb bin ich mal sehr gespannt, wie ihr das macht, Michael. Erzähle uns erstmal ganz kurz deinen Werdegang, wie bist du zu der Firma gekommen und was hat dich da wirklich angetrieben, das Thema papierloses Büro anzugehen?

MS:
Es war die Not. Ich habe 1991 mein Abi gemacht, habe dann nach dem Abitur in Paderborn Informatik studiert, aus persönlichen Gründen das Studium erfolgreich abgebrochen und habe dann etwas Ordentliches gelernt. Fachgehilfe in wirtschafts- und steuerberatenden Berufen, wie es damals noch so schön hieß.

2007 bin ich dann mit meiner Familie aus Niedersachsen nach Flensburg ausgewandert. Ich sage bewusst „ausgewandert“, weil es doch ein ganz anderer Schlag ist hier oben. Nach fünf Jahren fachlicher Arbeit kam dann der Moment, wo ich in die IT-Projekte reingerutscht bin, auch aufgrund meiner Vorkenntnisse. Hier oben in Flensburg arbeite ich jetzt in einer Kanzlei. Wir machen deutsche Steuerberatung für Dänen auf Dänisch.

LB:
Oh, ganz etwas Besonderes. Und da braucht Ihr so viele Leute? Brauchen so viele dänische Firmen deutsche Steuerberater?

MS:
Ja, es ist tatsächlich so, es ist tatsächlich sicherlich eine Nische. Es gibt ein paar Firmen, die das bedienen, aber jeder Wald-und-Wiesenberater kann das in der Theorie. Unser großer Vorteil ist, wir machen es wirklich komplett auf Dänisch. Geprägt durch diesen skandinavischen Einschlag, mit dem wir zu tun haben, waren wir schon immer sehr digital.

Einer unserer Geschäftsführer hatte hier schon vor 15 Jahren ein System auf Verzeichnisebene programmiert, mit dem hier gearbeitet wurde. Hier wurde schon ganz viele Jahre gescannt. Und irgendwann kam dann der Zeitpunkt, als die Geschäftsführung gesagt hat, wir müssen weg von dieser selbstgestrickten Lösung und müssen mal den Markt sondieren. Wir müssen uns mal eine kommerzielle Lösung anschaffen.

LB:
Okay, und was hat dich jetzt dazu getrieben, das nach vorne zu bringen? Ich meine, du bist da federführend, du hast mich ja angeschrieben. Ich nehme an, dass du dort das Heft in der Hand hältst, oder?

MS:
Genau. Ich sitze hier mit einem Geschäftsführer, wir arbeiten Hand in Hand. Wir stimmen uns über unsere wirren Ideen ab, die wir da haben und versuchen wirklich ein zukunftsträchtiges Projekt auf die Beine zu stellen. Das alte Programm, das von einem Geschäftsführer koordiniert war, war seiner Zeit auch deutlich voraus und mein Anspruch war es dann, hier zu sagen, das neue Ding, was auch immer das ist zu dem Zeitpunkt, das soll wenigstens wieder so viel Vorsprung haben, dass wir unseren Mitbewerbern da deutlich vorweg sind.

LB:
Und das, was ihr jetzt habt, ist der DATEV deutlich vorweg?

MS:
Der DATEV sowieso, also, wenn du dir das DATEV-DMS-System anschaust, das ist ein 80er Sauerkraut, wirklich ein ganz altes Ding.

LB:
Habt ihr jetzt ein eigenes System dafür entwickelt oder wie habt ihr das jetzt gemacht?

MS:
Wir haben den Markt sondiert. Wir haben geschaut, was gibt es für DMS-Anbieter auf dem Markt? Eben weil die DATEV-Lösung aus unserer Sicht nicht so schlau war. An Kanzleisoftware haben wir hier SIMBA im Einsatz, das ist einer der DATEV-Mitbewerber. Die sind sehr flexibel, auch in ihren Auswertungen. Da können wir auch auf Knopfdruck eine dänisch-sprachige Bilanz erstellen und das war für uns der Grund, uns nicht für die DATEV zu entscheiden.

Also brauchten wir eine hybride Lösung, die sich irgendwo auf dem Markt findet, um irgendein DMS-System entsprechend mit einbinden zu können. Da haben wir uns verschiedene Programme angeschaut, haben die eine oder andere schlechte Erfahrung mit den Vertrieblern gemacht und sind dann bei der Firma Optimal Systems gelandet, die ein DMS-System anbieten, das super flexibel ist.

LB:
Und auch mit deutschem Steuerrecht vereinbar? Das heißt, Aufbewahrungspflicht und keine Ahnung was, das geht alles?

MS:
Ja, selbstverständlich. Die Revisionssicherheit ist gewährleistet, die Dinger sind zertifiziert. Das ist einer der Top fünf DMS-Anbieter in Deutschland. Das ist sicherlich ein sehr gutes Programm auch für die Allgemeinheit.

LB:
Was würdest du denn sagen, eure Kanzlei jetzt, auf einer Skala von 1 bis 10, wie weit seid ihr da im Projekt papierloses Büro?

MS:
8 bis 9 bestimmt.

LB:
Wow! Super!

MS:
Wir haben hier wirklich keine Papierordner mehr stehen. Ab und zu, wenn wir mal in den alten Akten schauen müssen, dann gehen wir ins Archiv und holen einen Ordner. Ansonsten wird hier die Post gescannt und vernichtet. Wir haben hier keine Ordner mehr stehen.

LB:
Super. Ich glaube, ich muss euch meinen Steuerberater mal vorbeischicken. Ich habe immer noch so die Befürchtung, dass er alles, was wir ihm digital schicken, irgendwie noch ausdruckt. Ich hoffe mal, das macht er nicht.

MS:
Das sitzt natürlich so in den Köpfen der Leute fest. Die haben jahrelang mit Papier gearbeitet und auch hier druckt sich mal ein Kollege irgendetwas aus, aber das ist wirklich die Ausnahme.

LB:
Was war bei euch der erste konkrete Schritt? Wenn jetzt andere Steuerkanzleien, Steuerberater, hier zuhören, was ist denn so der erste Schritt, den man gehen muss, um dann wirklich da papierlos zu starten?

MS:
Bei uns war das erste, die bestehenden Prozesse aufzunehmen. Ich habe mich erst hingesetzt und habe komplett alle Prozesse, die in irgendeiner Form mit dem Papierlauf hier zu tun haben, aufgenommen, habe eine riesengroße Mindmap gebastelt und bin dann mit meinem Chef losgelaufen und habe die DMS-Anbieter gesichtet.

Als wir uns dann für einen Anbieter entschieden hatten, haben wir ein Grundsystem eingerichtet und haben uns dann noch eine erweiterte Oberfläche programmieren lassen.

LB:
Ach so, das habt ihr dann doch noch gemacht, dass ihr euch da, ich sage mal, ein bisschen customized gemacht?

MS:
Ja, diese DMS-Systeme sind ja Baukastensysteme. Man kann Module kaufen und die zurechtstricken. Das, was ich gesagt habe mit den Vertrieblern, die greifen halt in irgendeine Schublade. Ganz wichtig ist es, diese Schubladen aufzubrechen. Das ist etwas, was ich wirklich jedem mit an die Hand geben kann: Mach dir Gedanken, tausche dich aus und nimm nicht alles als Gott gegeben hin, was die Vertriebler dir erzählen. Die lügen dir das Blaue vom Himmel herunter, um die Produkte an den Mann zu bringen. Versuche, deine Wünsche durchzusetzen, nichts ist unmöglich.

LB:
Dazu kommen wir gleich noch, ist aber ein guter Tipp, dass man da auf jeden Fall seine eigenen Wünsche nicht hinten anstellen muss, denn es ist mehr möglich, als man sehr wahrscheinlich denkt oder als die Vertriebler dann manchmal auch wissen.

MS:
Absolut.

LB:
Was würdest du denn sagen, was waren denn für euch jetzt so die größten Hindernisse auf dem Weg zum papierlosen Büro?

MS:
Das erste war tatsächlich, unseren Vertriebler aufzuknacken. Wir hatten schon sehr weitgehende Ideen, was die E-Mail-Bearbeitung angeht. Da hat uns auch dein Podcast geholfen. Inbox Zero und diese ganzen Stichworte, die haben sich in unseren Köpfen verfestigt. Darauf basierend wollten wir dann unsere Leute arbeiten lassen. Da mussten wir den Vertriebler tatsächlich erstmal knacken.

Dann war es schwierig, die Mitarbeiter alle mitzunehmen und nicht irgendwo auf dem Weg zu verlieren. Es ist klar, wenn du in so einem Projekt arbeitest, dann bist du schon fünf Schritte voraus. Es fiel mir persönlich häufig schwer, den Schritt nochmal zurück zu machen und die Leute wirklich alle mitzunehmen.

LB:
Wie habt ihr es geschafft, sie alle mitzunehmen?

MS:
Wir haben eine Projektgruppe gegründet von sechs, sieben Leuten. Wir haben einen Piloten ausgesucht aus allen Bereichen der Firma. Buchhalter, Lohnbuchhalter, Abschlussbearbeiter, Steuerberater, Backoffice. Wir haben mit denen zusammen aufgenommen, welche Anforderungen habt ihr? Was ist in eurer Abteilung besonders wichtig? Worauf könntet ihr am ehesten verzichten? Was ist euch besonders wichtig?

LB:
Und so waren hinterher alle mit Herzblut und Feuereifer dabei?

MS:
Ich muss jetzt ja sagen? Natürlich nicht, du hast immer Zweifler. Der Mensch hat Angst vor Veränderung und die digitale Transformation, wie es eigentlich richtig heißt, fällt vielen Menschen schwer. Es ist auch noch ein Projekt für die Zukunft, dass wir tatsächlich noch daran arbeiten wollen, die digitale Transformation in die Köpfe der Leute zu kriegen.

LB:
Das ist wirklich wichtig. Ich kann mir auch vorstellen, Steuerberater sind auch vom Schlag eher konservativer. Das meine ich völlig wertfrei, das ist auch gut so, dass sie für konservativere Werte stehen. Da ist es schwierig, bei ihnen den Hebel umzulegen.

MS:
Richtig, also, die Kreativität zu wecken. Das ist etwas, am Anfang musst du ins Blaue hinein denken. Wenn du kein vertieftes Verständnis hast für die Programme, wie so ein Programm sich entwickeln kann, dann ist es schwierig, die Fantasie in den Leuten anzufachen.

LB:
Kannst du ein Beispiel geben, wie so ein Projekt oder Auftragsablauf, ein Teilprojekt vielleicht, konkret papierlos organisiert ist bei euch?

MS:
Ich kann versuchen den groben Überblick zu geben über das, was bei uns alles schon digitalisiert ist. Die Post wird hier täglich gescannt. Dafür sitzen hier zwei Mädels, die den ganzen Tag nichts anderes tun als die Post zu scannen und zu verschlagworten. Wir haben eine Verfahrensdokumentation erstellt, was ganz wichtig ist, was auch wirklich jedes Unternehmen in Deutschland haben muss. Das wird in den nächsten Monaten auch ein großes Thema.

Wir haben die alltäglichen oder gemeinläufigen Vorgaben zum Post- und Maileingang ganz gut umgesetzt. Die Mitarbeiter bearbeiten ihren Post- und Maileingang zweimal täglich. Ansonsten konzentrieren sie sich tatsächlich voll auf ihre fachliche Arbeit. Wir verzichten weitestgehend auf interne E-Mails und arbeiten mit vordefinierten Workflows.

Leichte Kommunikation „Kannst du mal vorbeikommen?“, „Wollen wir uns mal auf einen Kaffee treffen?“, dafür haben wir ein Chat-System eingerichtet. Da nutzen wir Procall. Dann haben wir als allererstes, noch vor dem DMS, Confluence aufgesetzt, um Informationen auch an alle verteilen zu können, Hintergrundinformationen, wann kommt hier der Bücherbus, wer hat wann Geburtstag, so etwas findet sich bei uns in Confluence wieder.

Für die Mandanten haben wir ein Mandantenportal aufgebaut. Die Mandanten bekommen von uns ein Netzlaufwerk eingerichtet, wo sie einfach Dateien direkt auf unseren Server hoch- und runterladen können. Von da aus können wir sie entweder direkt ins DMS oder in unsere Kanzleisoftware zum Verbuchen schieben. Das funktioniert alles schon auf Knopfdruck.

Unsere Abschlusserstellung ist vollständig papierlos, wir haben Checklisten und Projektakten eingerichtet. Die Jahresabschlüsse werden digital signiert versendet, im Übrigen auch automatisiert. Einmal am Tag werden hier sämtliche Rechnungen versendet. Alles Dinge, die für einen Steuerberater nicht so alltäglich sind. Das sind Dinge, die bei uns papierlos organisiert sind.

LB:
Wahnsinn! Ich bin baff, fast sprachlos. Du sagst, ihr seid 8 bis 9 auf dem Weg zum papierlosen Büro? Für mich hört sich das fast wie eine glatte 10 an. Wo habt ihr überhaupt noch Bedarf oder was könnt ihr noch verbessern?

MS:
Die Köpfe! Es ist wirklich eine reine Kopfsache. Hier laufen einige Leute mit einem iPad und Enaio hat eine App, mit der ich auch vom iPad aus arbeiten kann. Da arbeite ich zum Beispiel mit Goodnotes, um in PDF-Dokumenten Anmerkungen zu machen. Die kann ich aus- und einchecken. Da ist sicherlich noch Bedarf, für den Außeneinsatz mehr zu machen. Wir haben mit Touchscreens experimentiert, das ist viel gelaufen.

Im Lohn sind wir noch nicht ganz so gut, da kommt noch ein bisschen was. Dieses Jahr passiert da noch etwas, damit wir mit den Lohnakten deutlich papierärmer werden. Es gibt immer noch Mandanten, die darauf bestehen, ihre Lohnabrechnung in Papierform zu bekommen. Da können wir tatsächlich noch besser werden.

LB:
Also sind es eher kleinere Projekte noch. Was würdest du denn jetzt sagen nach zwei Jahren und diesem wirklich sehr erfolgreichen Weg, nach dem es sich anhört, was ist denn für euch als Unternehmen der größte Vorteil des papierlosen Büros?

MS:
Das erste, was auffiel, ist, dass das Suchen nach den Akten aufgehört hat. Du kannst dir vorstellen, bei knapp 50 Leuten, wir sitzen in 2-Mann-Büros, so eine Papierakte ist auch mal im Hause unterwegs, wir haben so oft Akten gesucht, das kannst du dir gar nicht vorstellen! Das ist also definitiv weggefallen.

Wir haben klar definierte Workflows, die geben unseren Mitarbeitern Struktur und Sicherheit und damit bekommen wir effektivere und qualitativ bessere Ergebnisse, weil wir Vorgänge besser vereinheitlichen können, wir können an der Qualität der Arbeit arbeiten und sie verbessern.

Durch unsere digitalen Arbeitsweisen können auch Mitarbeiter aus persönlichen Gründen kurzfristig im Homeoffice arbeiten. Wir haben ein paar junge Muttis, die ihre Kinder jetzt im Kindergarten haben. Die haben wieder Lust zu arbeiten und wohnen eine halbe Stunde Fahrt weg. Das ist dann schwierig zu organisieren. Da kannst du wunderbar sagen, wir haben hier vorbereitete Taschen mit einem Monitor, einem Pencil, einer Tastatur, Maus, Telefonanschluss. Das nehmen die sich mit nach Hause für zwei Wochen und dann können sie von zu Hause arbeiten, als wenn sie im Büro säßen.

LB:
Toll! Was würdest du jetzt Unternehmern raten oder gerade anderen Steuerkanzleien? Du hast eben schon mal etwas gesagt mit dem Konzept, wie man die Mitarbeiter auch mitnehmen kann. Vorab ein Konzept erstellen, dann die Mitarbeiter mitnehmen. Was würdest du konkret anderen Unternehmern oder Steuerkanzleien raten, die sich dem Thema papierloses Büro annehmen wollen?

MS:
Zunächst mal, sich vernünftig zu informieren. Wir haben es getan, indem wir ganz viele Bücher gelesen haben, ganz viele Podcasts gehört haben, Blogbeiträge gelesen haben. Es war sehr wichtig, sich in diese doch sehr andersartige Welt hineinzudenken.

Mir hat es geholfen, die Prozesse früh aufzunehmen. Ich habe mir früh ein Bild gemacht, welche Prozesse haben wir eigentlich und wohin müssen wir das Produkt entwickeln? Es ist total wichtig, ganz viel und noch mehr mit den Mitarbeitern zu reden. Es gibt nichts Wichtigeres bei so einer Einführung von einem papierlosen Büro als die Mitarbeiter. Je früher du sie hast, desto besser ziehen sie mit. Und ich habe supergute Erfahrungen gemacht mit Agilität, Scrum-Methoden einzusetzen im Bereich der Einführung des papierlosen Büros.

LB:
Kannst du mal ein Beispiel nennen, was du da gemacht hast? Scrum wird jetzt nicht jedem etwas sagen.

MS:
Zum Beispiel haben wir bei der Einführung in unseren Pilotgruppen zweiwöchentliche Sprints angesetzt. So dass wir immer gesagt haben, nach zwei Wochen kommt ein neues Produkt, ein nächster Stand, das schauen wir uns an und entwickeln nicht vom Anfang bis zum Ende über ein halbes Jahr ein Programm, das hinterher keiner braucht, sondern wir nehmen kurze Abschnitte, gucken uns das Ding alle zwei Wochen wieder an, setzen uns häufig zusammen und reden miteinander, wohin wollen wir uns entwickeln?

LB:
Sehr schön. Das hört sich auf jeden Fall toll an und ich hoffe, ihr habt auch so ein bisschen Lust bekommen, das Thema papierlos auch in euren Unternehmen ein bisschen nach vorne zu bringen und ihr seht, wenn selbst so eine eher konservative Branche wie die Steuerberater das so fast schon perfektionistisch hinkriegen, da kann sich wirklich kein anderer gegen wehren.

Man kann, wenn man es will und wenn man es mit guten Konzepten angeht. Und ich finde es ganz wichtig, was du eben noch gesagt hast, dass man sich wirklich Hilfe holt oder Inspirationen bei anderen. Vielleicht noch mit anderen Unternehmern spricht, die den Weg auch schon gegangen sind, um zu sehen, wie die es gemacht haben. Michael, kommen wir zu den Schlussfragen. Bist du bereit?

MS:
Ich bin so was von bereit!

LB:
Wunderbar. Welcher ist dein wichtigster Tipp zum Selbstmanagement?

MS:
Mit offenen Augen und Ohren durch den Betrieb laufen. Bei aller Digitalisierung geben die Menschen immer noch die besten Hinweise.

LB:
Was machst du, um abzuschalten?

MS:
Ich gucke Fußball, das ist mir total wichtig. Am Wochenende auch mal zwei Stunden lang von der Familie nicht gestört zu werden. Ansonsten höre ich Hörbücher und spiele mit meiner Familie Gesellschaftsspiele.

LB:
Okay, sehr schön. Gesellschaftsspiele, was kannst du da empfehlen?

MS:
Zuletzt haben wir uns „Halt mal kurz“ zugelegt. Das ist ein Kartenspiel von Marc-Uwe Kling, der hat die Känguru-Chroniken geschrieben, ein sehr interessanter Humor.

LB:
Okay, werden wir hier mal verlinken. Welche App oder welchen Internetdienst kannst du der Selbstmanagement.Digital.-Community empfehlen?

MS:
Conference ist auf jeden Fall eine Überlegung wert, sich mal anzuschauen. Und für die E-Mail-Bearbeitung an meinem iPad benutze ich Spark.

LB:
Okay, man merkt so mit Scrum und Confluence, du kommst aus dem IT-Bereich, das kriegt man sofort mit. Welches Buch hat dich denn als Mensch am meisten geprägt?

MS:
Ich muss unterscheiden. Für meine Arbeit habe ich zwei Bücher rausgesucht, die mir wirklich unglaublich weitergeholfen haben in den drei Jahren hier. Das eine ist „Softskills für IT-Führungskräfte und Projektleiter“ und das andere ist „Die Kraft von Scrum“. Beides bewegt sich im Bereich Projektmanagement. Ich habe da supergute Ideen rausgekriegt. Und als Mensch hat mich kein Buch geprägt, da hat mich das Leben geprägt.

LB:
Okay, das ist auch gut. Welches ist denn der beste Ratschlag, den du jemals erhalten hast?

MS:
Lächle und die Welt lächelt zurück. Ich finde es total wichtig mit Humor durch die Gegend zu laufen.

LB:
Ja, absolut. Wenn jetzt die Selbstmanagement.Digital.-Community sagt und da ist vielleicht auch der eine oder andere Steuerberater dabei, der sagt, was die da gemacht haben in Flensburg, hört sich super interessant an, wie können die mit dir in Kontakt treten, um ein paar Fragen zu stellen?

MS:
Gern über Xing, da bin ich sehr rege. Ansonsten darfst du gern meine Mails mit verlinken und ich bin momentan noch dabei, einen Blog aufzubauen, in dem ich meine Gedankengänge niederschreiben möchte. Aber das steht tatsächlich noch sehr am Anfang.

LB:
Okay, wenn wir das hier aufnehmen und es wird ein bisschen dauern, bis wir es ausspielen, wenn es in der Zwischenzeit konkretere Formen annimmt, schreibe mir gern eine E-Mail. Auch, wenn es hinterher wirklich passiert ist, verlinken wir es hier in dem Artikel zu dem Interview.

MS:
Das mache ich sehr gerne, Lars.

LB:
Super. Ja, Michael, dann sage ich vielen Dank für die tolle Information. Ihr seid wirklich allen anderen einen Riesenschritt voraus, würde ich sagen, richtig klasse.

MS:
Danke. Das war wirklich mein Maßstab, dass ich gesagt habe, die Software von meinem alten Chef war wirklich fünf Jahre voraus und dieses Projekt soll auch wieder fünf Jahre voraus sein.

LB:
Das hört sich sogar nach einem bisschen mehr an. Wie gesagt, wenn ich da an meinen Steuerberater denke… Aber, wie gesagt, ganz toll. Dir vielen Dank und an euch, meine lieben Hörerinnen und Hörer, bitte, wenn ihr auch eine spannende Geschichte habt, wie ihr aus dem Papierchaos ausgestiegen seid und aus einer interessanten Branche kommt, dann schreibt mir einfach eine E-Mail an office@larsbobach.de und vielleicht führen wir dann auch mal ein Interview hier mit euch in dem Podcast. Ja, Michael, dir nochmal vielen Dank.

MS:
Ja, sehr gerne.

LB:
Und euch natürlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Ciao.

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