Die besten Apps und Tools fürs Selbstmanagement

Effizient und produktiv Arbeiten bedeutet, die richtigen Werkzeuge zu nutzen. Das gilt nicht nur für Handwerker, sondern für jeden von uns. Auch wir brauchen die richtigen Tools und Apps für unser Selbstmanagement.

In dieser Liste findest Du eine Zusammenstellung meiner Top-Apps und Tools, die ich alle selber nutze und uneingeschränkt empfehlen kann.

Grundsätzlich ist dabei folgendes zu beachten:

  1. Ich liebe Apps, die im Browser laufen, d.h. die ich nicht auf meinen Geräten installieren muss. Kein belegter Speicherplatz, keine Updates, keine Sorgen!
  2. Als Hardware nutze ich derzeit ausschließlich Apple Produkte.
  3. Ich bin meist im Google-Universum zu Hause. Mir gefällt die Einfachheit der Produkte und der reduzierte Funktionsumfang.

So, genug der Vorrede, hier meine Liste aller App-Empfehlungen:

Office-Programme

Google Workspace (ehemals G Suite)

In meinen Firmen nutzen wir Googles Workspace. Alles liegt in der Cloud, alle Apps laufen im Browser. Dadurch reduziert sich der administrative Aufwand auf ein Minimum. Ich habe ein Vermögen gespart, seitdem wir auf eigene Server verzichten.
Und ja, wir nutzen Google Docs und Google Tabellen, statt Word und Excel!

Keynote

Für Präsentationen gehe ich Google Workspace dann doch fremd. Hier kann Google es einfach nicht mit Keynote von Apple aufnehmen.

Kalender

Google Kalender

Da wir im Google-Universum zu Hause sind, nutzen wir auch hier den Kalender von Google. Tolle Team Funktionalität, Verwaltung von Ressourcen (Räumen), Integration von Google Maps und Zoom und nie Probleme mit der Synchronisation oder Termineinladungen. Aus meiner Sicht gibt es keinen besseren Kalender für Teams.

FOKUS-Planer

Da wir auf Grund der digitalen Kalender dazu neigen, mit unserer Zeit verschwenderisch umzugehen, nutze ich parallel neben dem oben erwähnten Google Kalender einen old-school Papierkalender, den FOKUS-Planer.

Damit habe ich, was meine Termine und mein Selbstmanagement angeht, ein hybrides System entwickelt und auch etabliert, welches ich nicht mehr missen möchte.

Mehr dazu in dem Artikel Mein hybrides System, so funktioniert’s.

Digitaler Aktenschrank

Evernote

Evernote ist der digitale Aktenschrank meiner Wahl. Mit Evernote bin ich privat zu 100% papierlos. In der Evernote-Cloud liegen alle meine persönlichen Daten (ja, auch meine Steuererklärungen). Ich habe bis dato keinen Dienst gefunden, der so einfach zu nutzen ist, eine so große Bandbreite an Dokumenten unterstützt und eine derart gute Suchfunktion besitzt.

Cloud-Ablagen

Google Drive

Da wir im Google Universum zu Hause sind, nutzen wir geschäftlich ausschließlich den Google Cloud Speicher Google Drive.

Team Kollaboration

MeisterTask

In allen meinen Firmen werden die internen Prozesse mit MeisterTask abgebildet. Vertrieb- und Auftragsabwicklung, Redaktionspläne, Seminarbuchungen, Buchprojekte, Online-Kurse etc. Darüber hinaus wird meine Lebensplanung, das Navi fürs Leben in MeisterTask abgebildet.

Zentrale Inbox

Google Keep (Notizen)

Für fokussiertes Arbeiten ist eine zentrale Inbox extrem wichtig. Alles raus aus dem Kopf und sicher ablegen. Google Keep ist hier das Tool meiner Wahl. Schnörkellos, straight forward, einfach in der Bedienung und die magische Google Suche findet hier wirklich alles wieder.

E-Mail Apps

Gmail

Generell nutze ich für die Abarbeitung meiner E-Mails Gmail im Browser. Effizienter und besser können E-Mails nicht bearbeitet werden. Dazu kommt der Hammer-Funktionsumfang mit Wiedervorlage (Snooze), E-Mails planen (Send later), Textbausteinen und Anhängen, die ich öffnen kann, ohne die E-Mail zu öffnen…

Spark

Gmail im Browser auf dem iPad ist, nun ja, nicht zu gebrauchen. Also musste eine App-Alternative her. Die war mit Spark schnell gefunden. Schönes Design, guter Funktionsumfang. Über die Konformität zur DSGVO streiten die Gelehrten.

Notiz-Apps (Digital Ink)

GoodNotes

Mit GoodNotes und dem Apple Pencil wird mein iPad zu einem digitalen Notizbuch. Mitschriften von Besprechungen, Coachings, Mitarbeitergesprächen, Telefonnotizen etc. werden handschriftlich auf dem iPad in GoodNotes erstellt. Einfaches Teilen, gute Suche und ein hervorragender Funktionsumfang.

Scan-Apps

Scannable

Für kleine Scanaufträge ist das iPhone oder das iPad absolut ausreichend. Meine private Ablage digitalisiere ich ausschließlich mit dem iPhone. Scannable ist aus dem Hause Evernote und perfekt mit den Evernote-Diensten verknüpft. Ich kann die Scans aber auch in jeder anderen App verwenden.

Mindmapping

MindMaster

Jedes neue Projekt startet bei mir mit Brainstorming und einer Mindmap. Durch die freie Struktur können die Gedanken besser fließen als mit einem Outliner, wo ich zu sehr in den Gedanken der Struktur festhänge. MindMeister läuft im Browser und kann im Team genutzt werden. Genial. Weniger genial (eigentlich nicht zu gebrauchen), ist die iPad App.

Habit-Tracker

Streaks

Auch wenn ich den Habit-Tracker in meinem FOKUS-Planer liebe, kann ich gut verstehen, dass viele ihre Gewohnheiten lieber mit dem Smartphone oder der Smartwatch ändern wollen. Ich habe gute Erfahrungen mit Streaks gemacht. Läuft auf dem iPhone und der Apple Watch und synchronisiert sich über die iCloud.

Internetblocker

Freedom

Das Internet ist eine wertvolle Ressource, aber auch eine riesige Ablenkungsmaschinerie. Solltest Du mit wenig Selbstdisziplin ausgestattet sein, so dass Du Dich immer wieder in YouTube, Facebook & Co. verlierst, kann ein Internetblocker die Lösung für Dich sein. Freedom kann sehr individuell eingestellt werden und funktioniert geräteübergreifend.