Das wichtigste Tool im Selbstmanagement ist und bleibt der Kalender. Wenn ich mit UnternehmerInnen und Führungskräften arbeite, gucke ich mir immer als erstes ihren Kalender an. Meist ist dieser voll, unstrukturiert und chaotisch. Der Kalender hetzt sie von morgens bis abends durch den Tag. Fremdbestimmung pur.
Um hier rauszukommen empfehle ich eine bewusste Kalender-Hygiene. Den Kalender aufräumen, lichten und vor allen Dingen strukturieren. Ein wichtiges Tool für diese Struktur im Kalender: Time-Blocking. Was sich genau hinter Time-Blocking verbirgt und wie ich Time-Blocking einsetze, erkläre ich im folgenden Beitrag.
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Der perfekte Kalender – Online Tutorial
7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer
Was genau ist Time-Blocking?
Time-Blocking bringt die Aufgabenliste in Deinen Kalender. Wer mich kennt, weiss, dass ich kein Freund von Aufgabenlisten und Taskmanagern bin. Ich bin der Meinung, dass keine UnternehmerIn eine Aufgabenliste führen sollte. Warum dem so ist, könnt Ihr in vielen Beiträgen hier auf meiner Seite oder in meinen Buch „7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer“ nachlesen.
Als Alternative zur Aufgabenliste bietet sich Time-Blocking an. Da jede Aufgabe Zeit in Anspruch nimmt und unsere Zeit in einem Kalender gemanagt wird, ist es eh ein Wahnsinn, diese beiden Komponenten (Aufgaben ./. Kalender) zu trennen. Es macht also viel Sinn, die Aufgaben dort zu führen, wo meine wichtigste Ressource, meine Zeit, gemanagt wird.
Time-Blocking reduziert den Stress
Genau das macht Time-Blocking. Ich reserviere mir für alle zu erledigenden Aufgaben ein Zeitfenster in meinem Kalender. Ich mache sozusagen Termine mit mir selbst, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen.
Der Riesenvorteil: Während wir die meisten Aufgaben, welche wir in einem Taskmanager erfassen, niemals abgehaken (Studien zufolge 59% der Aufgaben), werden die Dinge im Kalender in der Regel erledigt.
Dazu kommt noch ein weiterer wichtiger Punkt: Sobald wir eine Aufgabe im Kalender notiert haben, ist sie aus dem Kopf. Wir haben einen Plan zur Erledigung. Das reduziert den Stress und beruhigt den Geist.
Zwei Arten von Time-Blocking
Dabei gibt es zwei Arten von Time-Blocking. Zum einen setze ich mir allgemeine Zeitblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben. Das sind Aufgaben die dasselbe Umfeld, denselben Fokus und dasselbe Mindset erfordern. Diese Aufgabe kann ich zu Aufgabenblöcken clustern, also zusammenfassen.
Was kann das sein?
- Vertriebstelefonate
- Angebote schreiben
- Podcast / Videos aufnehmen
- Schreiben
- Gespräche mit MitarbeiterInnen
- Meetings
- etc.
Und noch viel viel mehr. Dir fällt bestimmt direkt ein Aufgabenblock ein, den Du in Deinem beruflichen Umfeld clustern könntest.
Time-Blocking als wiederkehrende Termine
Diese Zeitblöcke trägst Du als wiederkehrende Termine in Deinen Kalender ein. D.h. Du machst Dir z.B. für das Schreiben von Angeboten einen Block am Freitagvormittag. Alle Angebote, die während der Woche anfallen, werden genau in diesem Zeitfenster erstellt.
Das Gute dabei: Du musst keine Liste der offenen Angebote führen und diese Aufgaben noch irgendwie in Deinen Kalender reinquetschen. Nein, Du hast Freitagvormittag dafür reserviert und Du hast die Gewissheit, alle Angebote der Woche dann erledigen zu können.
In Perfektion umgesetzt wird Time-Blocking so zur Idealen Woche. Die Ideale Woche ist eine Blaupause für Deine Woche. Dort strukturierst Du Dir die Woche so, als wärst Du der einzige, der über Deine Zeit verfügt…
In diesem Artikel findest Du eine genaue Erklärung und Anleitung zur Idealen Woche.
Time-Blocking für individuelle Aufgaben
Die zweite Art von Time-Blocking ist die für individuelle Aufgaben, d.h. für alle Aufgaben, die nicht in einen der wiederkehrenden Termine passen. Für diese Aufgaben erstellst Du Dir ganz individuelle Termine mit Dir selbst. Wie kleinteilig Du hier vorgehst, bleibt Dir selbst überlassen. Das richtige Maß ist sehr individuell und muss jeder für sich selbst finden.
Ich kenne Unternehmer, die tragen sich alle Aufgaben ab 30 Minuten in den Kalender ein. Ich persönlich fange mit Aufgaben von einer Stunde an. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Jeder wie er mag.
Ein Beispiel: Ich muss ein Konzept für einen Vortrag erstellen. Hierfür brauche ich grob geschätzt drei Stunden. Moment, da ich die Zeit immer zu knapp bemesse, sollte ich etwas auf die Zeit aufschlagen. Gehen wir also von vier Stunden aus…
In den nächsten Wochen reserviere ich mir zwei jeweils zwei Stunden Zeitblöcke in meinem Kalender als Termin mit mir selbst. Das Einzige, was ich in dieser Zeit erledige: Das Konzept für den Vortrag erstellen.
Die Aufgabe ist aus dem Kopf, da ich genau weiss, sie fest eingeplant zu haben. Klasse!
Sorge mit Time-Blocking für eine Kalender-Hygiene
Schaffe Deine Aufgabenliste ab und nutze zukünftig nur noch Deinen Kalender für Deine Aufgaben. Mit Time-Blocking hast Du ein super Tool an der Hand, welches die Aufgaben einfach in den Kalender bringt. So reduzierst Du den Stress und beruhigst Deinen Geist.
Eure Fragen zum Time-Blocking:
Victoria hat eine Frage zu Folgeaufgaben die durch Time Blocking entstehen:
Wenn ich mir einen Zeitraum für eine Aufgabe blocke. Als Beispiel habe ich geplant, nachträglich Fenster im Haus einsetzen zu lassen, habe mir an einem Montag Zeit reserviert, um mir darüber Gedanken zu machen und mit dem Architekten zu kommunizieren.
Nachdem ich in der geplanten Zeit alles in die Wege geleitet habe, entstand ein Austausch mit dem Architekten. Er stellte Rückfragen. Ich musste die Antworten recherchieren, mir Gedanken machen, Messungen machen, Lösungen finden.
Diesen Pingpong mußte ich die ganze Woche lang in meine vollen Tage reinquetschen und war wieder im Stress.
Wie kann man mit solchen Folgeaufgaben umgehen, die aus einer Kette bestehen und sich dadurch schwer in einen Block packen lassen?
In diesem Artikel findet Ihr die Antwort zu Victorias Frage zum Time-Blocking und Folgeaufgaben.
Hast Du auch eine Frage zu Time-Blocking? Wie nutzt Du Time-Blocking für Dein Selbstmanagement? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren 🙂
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