Time-Blocking ist eine effiziente Selbstmanagement-Methode, die Aufgaben in den Kalender bringt und damit Aufgabenlisten, Taskmanager etc. überflüssig macht.
Hier findest Du eine Schritt für Schritt Anleitung zum Time Blocking mit jeder Menge konkreten Beispielen.
Trotz aller Planung kommt es immer wieder vor, dass uns Folgeaufgaben entstehen, wenn wir eine Aufgabe abgearbeitet haben. Oft warten wir auch auf Rückmeldungen oder Feedback, bevor wir weiterarbeiten können.
Genau mit dieser Herausforderung hat Victoria zu kämpfen. Hier ihre konkrete Frage:
Lieber Herr Bobach,
ich bin ganz begeistert von Ihren Ansätzen und versuche da jetzt einzutauchen, um mein selbsterschaffenes und adrenalingeladenes Hamsterrad zu transformieren.
Ich habe eine Frage zu der idealen Woche:
Wenn ich mir einen Zeitraum für eine Aufgabe blocke: Als Beispiel habe ich geplant, nachträglich Fenster im Haus einsetzen zu lassen, habe mir an einem Montag Zeit reserviert, um mir darüber Gedanken zu machen und mit dem Architekten zu kommunizieren.
Nachdem ich in der geplanten Zeit alles in die Wege geleitet habe, entstand ein Austausch mit dem Architekten. Er stellte Rückfragen. Ich musste die Antworten recherchieren, mir Gedanken machen, Messungen machen, Lösungen finden.
Diesen Pingpong mußte ich die ganze Woche lang in meine vollen Tage reinquetschen und war wieder im Stress. Wie kann man mit solchen Folgeaufgaben umgehen, die aus einer Kette bestehen und sich dadurch schwer in einen Block packen lassen?
Denn hätte ich für die Beantwortung der nächsten Frage wieder einen Termin freigehalten, dann hätte sich der Pingpong über Wochen lang gezogen.
Und dann beschäftigt die Suche nach den Lösungen einen, sodass das Thema ständig im Hinterkopf arbeitet, sodass man wieder nicht 100 % bei dem ist, was eigentlich im Kalender steht.
Ich bedanke mich herzlich für die Antwort im Voraus. Vielleicht nützt es auch Anderen. Danke für den wertvollen Beitrag!
Viele Grüße
Victoria
Vorab: Vielen Dank für die tolle Frage, liebe Victoria, die bestimmt viele der Leser beschäftigt.
Grundsätzlich hilft hier Time-Blocking, aber nicht die Ideale Woche!
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Time-Blocking und Folgeaufgaben
Die Ideale Woche soll der Woche eine grobe Struktur geben. Regelmäßige Zeitblöcke von Aufgabenbereichen, die immer wieder bearbeitet werden müssen, werden so in den Kalender integriert.
Kleinteiligere Aufgaben oder Projekte, wie das Austauschen von Fenstern, würde ich nicht in der Idealen Woche abbilden.
Für so ein Projekt würde ich die Time-Blocking Technik verwenden. Das bedeutet ganz konkret: In der Wochenplanung würde ich feste Zeiträume für die Aufgaben reservieren, z.B. dienstags und donnerstags jeweils eine Stunde. In dieser Zeit, und nur in dieser Zeit, kümmere ich mich um das Austauschen der Fenster.
Alle Rückfragen, E-Mails etc., die in der Zwischenzeit eingehen, werden erst in diesem geblockten Zeitfenster erledigt, auch das Recherchieren, Messen, Gedanken machen…
Time-Blocking reduziert den Stress
Da diese festen Zeiten im Kalender reserviert sind, reduziert es den Stress, die Dinge mal eben zwischendurch erledigen zu müssen. Ich habe ja einen Plan und Zeit dafür reserviert. Also, alles gut!
Kommt eine Rückfrage des Architekten am Mittwoch, muss er halt bis Donners- tag auf die Beantwortung warten.
Sollte ich jetzt am Donnerstag feststellen, dass immer noch Aufgaben anstehen und Dinge geregelt werden müssen, würde ich mir direkt für die kommenden Woche erneut entsprechende Termine im Kalender reservieren, also blocken (daher übrigens auch Time-Blocking…).
Das sorgt für eine gute Struktur und auch dafür, dass die Gedanken nicht im Hinterkopf hängen bleiben. Durch den festen Termin habe ich die Gewissheit, dass ich mich zu einer gegebenen Zeit wieder mit dem Thema beschäftige.
Anders sieht es übrigens bei größeren Projekten aus. Als ich z.B. unser Fachwerkhaus restauriert habe (eine Kernsanierung), habe ich die Ideale Woche genutzt.
Die Sanierung hat sich über 9 Monate hingezogen und in dieser Zeit hatte ich täglich Zeit für die Koordination der Baustelle fest im Kalender eingeplant. Anders hätte ich das neben meinen beruflichen Verpflichtungen nicht hinbekommen.
Nachdem das Projekt abgeschlossen war, habe ich meine Ideale Woche überarbeitet und neu gestaltet, ohne die Bauleitungs-Blöcke im Kalender.