Als COO von Todoist hat Allan Christensen eine Menge zu erzählen – über seinen persönlichen Werdegang, die Entwicklung des Unternehmens, die spezielle Unternehmenskultur und es gibt natürlich auch ein paar super Produktivitätstipps.

In dieser Interviewfolge des „Produktiv in digitalen Zeiten“-Podcasts hat er außerdem zwei besondere Geschenke für alle Hörer und Leser mitgebracht.

Hier das komplette Interview in Schriftform:

LB: Hallo und Herzlich willkommen zum Podcast “Produktiv in digitalen Zeiten”. Mein Name ist Lars Bobach und ich blogge zum Thema Produktiv in digitalen Zeiten und dem papierlosen Büro. Und nicht wundern: Heute ist keine Barbara Fernandez hier, die ja sonst Euch hier durch das Programm führt. Heute habe ich einen anderen Gast und deshalb mache ich heute das Interview mal selber. Und zwar habe ich hier als Gast Allan Christensen. Er ist COO von Doist, das ist die Firma hinter Todoist. Er kommt aus Dänemark, spricht sehr, sehr gut Deutsch und hat uns auch noch zu allem Überfluss zu den ganzen Informationen, die er uns mitbringt, auch noch ein Goodie mitgebracht für alle Hörer, da können wir uns drauf freuen. Allan, bist du startklar?

AC: Bin ich. Und vielen Dank für die Begrüßung hier. Ich freue mich, dabei zu sein und bin sehr gespannt.

LB: Wir freuen uns auch. Vielen Dank dafür. Kurz zu Todoist. Todoist ist ja mein Taskmanager, den ich seit vielen Jahren, ich glaube jetzt mittlerweile drei Jahren, konsequent nutze. Er ist wirklich eine meiner absoluten Lieblingsapps, wirklich mein Kontrollzentrum für mein berufliches, aber auch mein privates Leben und ich habe mich da mal so ein bisschen informiert: Todoist ist wirklich eine weltweit aufgestellte Firma, ganz interessant, 2007 wurde sie in Chile gegründet, auch mit chilenischem Venture Capital, wenn ich das richtig gelesen hab. Der Gründer war alles andere als chilenisch, Amir. Klingt irgendwie alles andere als chilenisch, ein bisschen indisch, aber das wird uns Allan dann gleich sagen und ganz interessant: 2013 ist Doist dann nach Europa umgezogen, also die Zentrale zumindest, nach Porto in Portugal und was es damit auf sich hat, wirst Du uns bestimmt auch noch verraten, weil Chile hab ich irgendwie mit spanisch in Verbindung gebracht. Also, die sprechen glaub ich spanisch da, warum jetzt nach Portugal. Okay, werden wir gleich erfragen. Okay, so viel zu Deiner kurzen Einleitung. Stell dich doch mal, Allan, bitte, der Produktiv in digitalen Zeiten-Community kurz vor, sag, wer Du bist, wann Du zu Todoist dazugestoßen bist, was genau Deine Aufgabe bei Todoist ist und vielleicht auch einen kurzen Abriss der Geschichte von Todoist.

AC: Noch mal vielen Dank, dass ich dabei sein darf. Mein Name ist Allan Christensen, ich komme aus Dänemark und ich bin eigentlich ursprünglich Orgelbauer, hab dann später BWL studiert, dann bin ich nach Berlin gezogen und hab da Master studiert und eigentlich auch ein Praktikum bei VW gemacht und letztendlich bin ich nach Chile geraten, da ich dann die Möglichkeit bekam, meine Masterarbeit zu schreiben. In Chile hab ich Amir getroffen. Amir ist, wie gesagt, der Gründer von Doist, er hat Todoist, die Applikation, gebaut. Das hat er eigentlich von seinem Studentenwohnheim in Dänemark in Aarhus aus gemacht. Erstmals in 2007, aber dann in 2010 war es für ihn nur so ein Nebenprojekt. Er hatte keine Pläne, eine Firma zu bauen. Er hatte richtig viel zu tun und brauchte dafür ein Werkzeug, um ihm auszuhelfen. Dann ist er 2010 nach Thailand gegangen, wo er Mitgründer von einem sozialen Netzwerk war, das Plöck genannt wurde. Es ist immer noch da und damals war es in den TOP 1000 Internetseiten. Ich kann noch ergänzen: Er kommt aus Bosnien, ist aber mit 6 oder 7 nach Dänemark gekommen und ist hier aufgewachsen.

LB: Du kennst ihn jetzt aus Dänemark oder aus Chile? Das hatte ich jetzt nicht richtig verstanden.

AC: Ich kenne ihn aus Chile, weil dann ist er nach Chile gegangen und hat sich da für Startup Chile beworben. Er wollte kein soziales Netzwerk bauen, es hat ihm keinen Spaß gemacht, und hat sich dann für das Programm da beworben, ist angenommen worden und  fing dann erst mal an mit Wedoist, einer Projektmanagementplattform, die immer noch da ist, aber wir arbeiten nicht mehr daran. Das war sein Projekt, aber nach sechs Monaten hat er sich entschlossen, den Fokus wieder voll auf Todoist zu legen. Ich hab Amir zufällig da in Chile getroffen auf einer Party und wir sind miteinander gut klar gekommen und dann hat er mich gefragt, wie es so mit Arbeit aussah. Irgendwann hat er gesagt, ich habe einen Job für Dich als Business Developer in Lateinamerika und so haben wir angefangen. Da waren wir zu zweit, das heißt allerdings, wir haben hier in Chile incubated, oder wie sagt man, gebrütet auf Deutsch, und er hatte auch schon einen Polen eingestellt in der Kundenbetreuung. Das heißt, ich war der dritte Angestellte. Dann waren wir zu dritt, hatten da ein Büro und worauf wir uns geeinigt hatten: Wir wollten ganz gerne eine virtuelle Firma bauen. Keiner von uns will auf Dauer hier in Chile bleiben. Es macht im Moment noch sehr viel Spaß, aber auf Dauer wahrscheinlich nicht. Das war so unser Ausgangspunkt. Jetzt sind wir 43 Leute, überall verteilt, ich glaube, wir sind in 27 verschiedenen Ländern und sind so mehr oder weniger virtuell. Sprich: Ja, wir haben ein Büro in Porto in Portugal jetzt, aber das war mehr durch Netzwerk. Wir kannten jemanden von Startup Chile, Programmierer, er kannte Entwickler aus Portugal, die kannten dann so einen Designer, und irgendwann hatten wir so viele Leute in Portugal, dass wir dachten: Okay, dann lass uns jetzt ein Büro für die mieten zumindest. 2013 habe ich gesagt, jetzt ist Schluss mit Chile, jetzt wollen wir neue Erlebnisse und dann sind wir nach Portugal gegangen. Amir ist da fast drei Jahre geblieben, glaube ich, und ich blieb nur ein Jahr, dann bin ich zurück nach Kopenhagen gegangen. Und er ist gerade umgezogen, jetzt wohnt er mit seiner chilenischen Frau in Barcelona, von wo aus er arbeitet.

LB: Tolle Geschichte. Das hört sich nach einer Supererfolgsgeschichte an. Sehr, sehr interessant, aber was mich natürlich sofort irgendwie interessiert: Wie kommt man als gelernter Orgelbauer, das ist ja eher handwerklich orientiert, zu einem Produktivitätsfreak; wirst Du ja schon fast sein, sonst würdest Du ja nicht bei Doist arbeiten.

AC: Ich würde sagen, ich hab immer To Do- oder Aufgabenlisten gemacht. Als Orgelbauer damals wollte ich nicht studieren, das war überhaupt nicht mein Gedanke. Ich dachte nur, okay, ich will gerne Orgeln bauen. Also, meine Familie hat eine Orgelbauerei in Dänemark, in der dritten Generation. Nachdem ich die vier Jahre Lehrzeit überstanden hatte, bin ich in die USA gegangen und hab da anderthalb Jahre auch Orgeln gebaut und übrigens dachte ich auch: Okay, Allan, willst Du die nächsten dreißig Jahre Orgeln bauen oder willst Du, wenn Du etwas Zeit hast, etwas anderes machen? Dann bin ich ins Gymnasium, hab da studiert, nein, Abitur ist das, was man da macht, mit 24 war das. Und danach das Ingenieursstudium oder BWLer und letztendlich dann Master. Als dann diese Möglichkeit hier entstand, dachte ich, das ist krass, weil ich mache immer Listen und hier gibt es eine Möglichkeit, damit jeden Tag zu arbeiten und jetzt auch digital, das ist übertrieben krass und von dem Tag an war ich so fasziniert von dem ganzen Projekt und so ist es immer noch. Ich bin sehr strukturiert mit der Arbeit und meinen To Do-Listen und so weiter.

LB: Schön. Also, tolle Geschichte, finde ich ganz wichtig auch für die Produktiv in digitalen Zeiten-Community, weil in Deutschland sind wir immer noch sehr engstirnig, sage ich mal, was so den Beruf angeht, nicht links, nichts rechts gucken und ich finde, wir müssen da auch viel offener werden. Und ich finde, so ein Lebenslauf, den ich ja auch habe, ich hab ja auch alles Mögliche gemacht, bis ich dann mal zu dem gekommen bin, was ich jetzt mache, wobei ich auch nicht weiß, ob ich das in fünf Jahren noch tun werde. Aber ich finde das inspirierend, so ein Lebenslauf, wirklich dann vom Orgelbauer in der Familienfirma hin jetzt zum COO von Todoist. Ich nehme an, Du bist auch beiteiligt an der Firma?

AC: Beteiligt an Doist oder der Orgelbauerei?

LB: Doist…

AC: Ja, ich habe einen kleinen Anteil, aber…

LB: Sweat-Equity?

AC: Ja, genau, ich bin nicht… Er hat an der Applikation ja schon fast vier Jahre gearbeitet, als ich dazugestoßen bin.

LB: Jetzt haben wir gehört, wo Todoist herkommt. Willst Du uns an der Vision von Todoist teilhaben lassen? Ich meine, Ihr seid so ein großes Team, weltweit in über 20 Ländern aufgestellt, Ihr müsst ja eine gemeinsame Vision verfolgen. Wie sieht die denn aus?

AC: Visionen sind immer ein bisschen kompliziert. Im Großen und Ganzen wollen wir gerne Menschen befähigen, ihr Bestes zu leisten und immer Fortschritte mit Sachen zu machen, die auch für die Leute wichtig sind. Ich sag mal so grundsätzlich: Mach – mehr und Stress – weniger. Was Todoist eigentlich ermöglicht: Es vereinfacht Projekte, dadurch, dass sie nicht länger unübersichtlich sind, also, es wird einfacher, die Projekte fertigzustellen oder abzuschließen. Weil die Idee von Todoist auch ist, dass man Aufgaben aufteilt. Ich glaube, richtig viele machen den Fehler, dass… zum Beispiel: Abnehmen ist keine Aufgabe, Abnehmen ist ein Projekt mit vielen Unteraufgaben und da ist Todoist einfach optimal. Abnehmen, da musst Du, keine Ahnung, drei Mal pro Woche in die Muckibude gehen oder irgendwelche Aufgaben da hinzufügen. Und ich glaube, viele Leute denken mehr in Projekten als an Aufgaben. Wenn wir das aufs Team übertragen, dann wollte ich sagen, dass wir gerne die Aufgabenverwaltung und Kommunikation innerhalb von Teams und natürlich auch von Unternehmen vereinfachen, verbessern wollten, um die ganze Leistung der Organisation zu erhöhen.

LB: Finde ich super interessant, Du hast was ganz Wichtiges gesagt für mich: Mehr erreichen mit weniger Stress. Und das ist ja genau das, was ich auch mit meinem Blog, mit meinem Podcast hier versuche, denn Produktivität heißt ja nicht, plötzlich in den Akkordmodus zu verfallen, immer mehr machen und immer mehr und immer mehr, sondern mehr von den richtigen und wichtigen Dingen zu tun und die Prioritäten richtig zu setzen. Und Todoist hilft einem ja auch dabei, nicht nur Prioritäten, auch, diese Aufgaben aufzuteilen, in kleinere Teile, oder Projekte aufzuteilen, in kleinere Teilprojekte oder Aufgaben. Ganz, ganz toll. Wie sieht denn das Geschäftsmodell aus von Todoist? Womit verdient Ihr hauptsächlich Euer Geld?

AC: Als App ist Todoist umsonst. Man kann, was wir Freemium Version nennen, runterladen und dann hat man Zugriff auf die Basisfunktionen oder -features. Dann gibt es auch eine Premiumversion, das kostet 29 Euro pro Jahr und da kriegt man natürlich Zugriff auf alle Funktionen. Letztendlich haben wir Todoist for Business, kostet 3 Euro pro Monat und auch 29 Euro pro Jahr. Das Gute an Todoist für Unternehmen ist, es ist optimal, wenn man leistungsstarke Teamarbeit anstreben möchte. Da hat es super für uns funktioniert und momentan haben wir mehr als 20 000 Firmen, die Todoist anmelden für ihre Projekte Querstrich Taskmanagement.

LB: Nutzen wir in meiner Agentur, ich hab ja eine Onlineagentur, eine Marketingagentur für Onlinemarketing, nutzen wir auch, sind wir total begeistert, können uns unsere Projektabwicklung gar nicht mehr ohne vorstellen. Das ist wirklich eine tolle Sache. Wo wir gerade bei Zahlen sind: Du hast gerade gesagt, ungefähr 20 000 Firmen habt ihr zur Zeit als Kunden, wie sehen denn die Nutzerzahlen sonst so aus, damit man mal eine Vorstellung davon bekommt, wie viele wirklich Todoist jetzt weltweit nutzen?

AC: Wir haben 8,5 Millionen Nutzer und kriegen im Moment mehr als 10 000 Neunutzer jeden Tag, also, die sich ein Konto registrieren lassen. Letztes Jahr hatten wir schon ungefähr 170 000 zahlende Nutzer, glaube ich, war so in dem Bereich. Ich kann noch dazu sagen, Doist an sich, wir sind bootstruct, wie es so raffiniert heißt, sprich wir haben keine Förderung. Wir haben auch nicht versucht, Kapital aufzubringen. Es gibt viel Interesse. So ist es oft, wenn man bei der App so viele Downloads hat, dann kommt Interesse von Investoren auch. Aber bisher sind wir nicht überzeugt, dass es für uns die richtige Lösung ist. Wir glauben immer noch, dass wir es alleine besser machen können. Das heißt nicht unbedingt, dass es immer so sein wird, aber mal schauen. Aber das ist so das Geschäftsmodell, hängt immer noch damit zusammen, dass wir vom ersten Tag an profitabel waren. Mal schauen, wie es weitergeht, aber wir hoffen, dass es mit allem, was wir in der Planung haben, auch so weitergeht. Wir machen das hier nicht für ein schnelles Exit, wir wollen gerne das hier auf Dauer. Wir wollen was viel Größeres bauen, als wir bisher gemacht haben. Es ist die Reise, das alles hier zu bauen vom Grund auf. Das ist so, was uns richtig fasziniert und wofür wir es eigentlich machen.

LB: Hört sich superinteressant an. Wir haben… ich meine, da unterscheidet Ihr Euch. Ich glaube, der Gründer hatte mal einen Preis gewonnen mit 40 000 Dollar oder so. Das war glaube ich Euer Startkapital. Dann hatte ich das falsch verstanden, ich dachte schon, das wäre Venture Capital oder sowas, dann nicht. Da unterscheidet Ihr Euch natürlich von anderen Firmen, Wunderlist aus Deutschland, die wirklich mit Venture Capital richtig aufgeblasen waren und jetzt ja dann auch an Microsoft verkauft wurden. Ich glaube, das war auch von vorhinein das ganze Geschäftsmodell dahinter. Weil so richtig Geld verdient haben die ja nie. Die Zahlen, was man so gesehen hat, hat das ja nicht funktioniert. Was können wir denn als nächstes, wenn Du sagst, das ist eine Reise, sehe ich auch so, sehe ich auch in meinem Unternehmen so, ich bin ja auch Unternehmer, aber wo geht die Reise denn hin, was können wir denn als nächstes von Todoist erwarten?

AC: Gute Frage. Wie gesagt: Wir sind sehr stolz darauf, dass wir dieses virtuelle Unternehmen gebaut haben. Mit mehr Leuten wird das auch komplexer und schwieriger. Eine Sache haben wir auch akzeptiert – im Sinne von Kommunikation haben wir viele Herausforderungen und deswegen arbeiten wir eigentlich an einer neuen Kommunikations-App, die wir später in diesem Jahr auf den Markt bringen werden. Wir haben natürlich da große Erwartungen. Woran wir mit Todoist arbeiten, ist Produktivitätssoftware, die wir auch selber nutzen, das ist für uns sehr wichtig. Wir sind überall verteilt und haben richtig viel schriftliche Kommunikation und wenn man das so hinkriegt, so, dass es auch funktioniert, da braucht man zum Beispiel – wir haben einen Spruch, der lautet: Bei Doist gewinnt das beste Argument immer, egal, ob Du CEO, Kundenbetreuer, Softwareentwickler oder Praktikant bist – und das nehmen wir sehr ernst. Wir versuchen wirklich, so eine flache Hierarchie beizubehalten. Ja, okay, Titel haben wir, aber die sind intern unwichtig.

LB: Also sozusagen an den eigenen Herausforderungen, an Eurem Wachstum, wie ihr Euch organisiert, Eure Projekte, Euer Fortschritt, so soll Todoist dann natürlich da auch mit dran wachsen, so hab ich das jetzt richtig verstanden?

AC: Ja, genau.

LB: Dazu meine Frage: Wie organisiert Ihr Euch denn als weltweites Team? Also, wir in der Agentur haben gesehen, es gibt ja auch Grenzen, wo Todoist uns zur Zeit noch nicht helfen kann.

AC: Wir werden auch Telekonferenzen, Skype und Google Hangouts einbauen. Wir haben so Meetings, wir versuchen eine Philosophie, die ist von Spotify inspiriert: Die bauen Squads, die so abteilungsquer sind, also: Man hat Leute von verschiedenen Abteilungen in den Squads und dann arbeiten die zusammen. Weil das ist das Problem, wir haben nicht diese Gespräche mit Leuten von anderen Abteilungen. Ich bin in Dänemark, einer sitzt da in Weißrussland und ein anderer sitzt in Kanada. Und das versuchen wir natürlich mit den Werkzeugen, die uns zur Verfügung stehen, wie gesagt, Google, Skype, Hangouts, dass wir Meetings mit verschiedenen Teams einmal pro Woche oder zweimal im Monat, so versuchen wir, das zu lösen. Aber natürlich reicht Todoist nicht aus, wenn es um Kollaboration geht. Da braucht man was anderes und da kommt diese neue Kommunikations-App, da machen wir eine. Früher haben wir Wedoist angewandt, aber jetzt kommt diese Applikation, die Konkurrenz für Slack werden soll.

LB: Okay, das Slack nutzen wir nämlich genau auch dafür, ich glaube, was Du gerade meintest, das sind bei Slack die Channels, was auch wirklich eine super Sache ist. Wir nutzen auch Slack noch parallel, die interne Kommunikation funktioniert dadurch deutlich besser. Kann ich mir das dann so vorstellen, dass das integriert in Todoist ist, das neue Produkt, oder ist das eine separate App?

AC: Eigentlich beides, es ist eine separate App, aber wir werden auch eine richtig gute Version machen, sodass es in Todoist auch funktioniert. Es ist eine Kombi, ein Hybrid. Außerdem machen wir jedes Jahr ein Retreat, wo wir Leute von überall an einen Ort einfliegen und dann sind wir eine Woche lang zusammen, wo wir verschiedene Sachen machen, so ein bisschen Arbeit zum Teambuilding, aber gleichzeitig auch Entspannung und Miteinander zum Kennenlernen. Das ist natürlich noch eine Herausforderung, diese Kultur, dass alle denken wie wir und verstehen, was wollen wir eigentlich hier erreichen und was versuchen wir eigentlich, zu bauen. Das machen wir, wir haben kein Büro. Wer bei Todoist arbeitet, kann von zu Hause arbeiten oder im Co-Working, Gemeinschaftsbüro auf deutsch. Wir sparen uns ein Büro. Wären wir eine Silicon Valley-Firma gewesen, dann hätte es uns viel mehr gekostet. Da möchten wir eigentlich eher das Geld für eine Reise spendieren und dieses Jahr geht es nach Island.

LB: Nach Island, zum Fast-Europameister sozusagen. Ich finde, was ganz Wichtiges hast Du hier auch gesagt, nämlich bei all der ganzen virtuellen Welt, in der wir uns bewegen, jeder kann von überall arbeiten, was ja toll ist und Todoist ist ja auch ein tolles Tool, was uns genau dabei hilft, ist aber dieses menschliche, dieses Menscheln, dass man sich untereinander verbindet, auch wahnsinnig wichtig. Ich hatte auch mit meiner Agentur überlegt, wir ziehen jetzt demnächst um in ein neues Gebäude, da hatten wir überlegt oder ich zumindest, brauchen wir überhaupt noch ein Büro? Jeder kann ja von zu Hause aus arbeiten und ich meine, wir sitzen hier jetzt alle in Deutschland im Rheinland, aber wäre ja auch eine Möglichkeit. Du würdest alles viel, viel einfacher machen, man braucht kein Büro, die Kosten wären niedriger, aber irgendwo hab ich gesagt, nee, wir brauchen so einen gemeinsamen Anlaufpunkt. Bei mir ist es so: Jeder kann von zu Hause aus arbeiten, wenn er möchte, wann er möchte, weil ich meine, ob er von zu Hause oder im Büro arbeitet, ist ja eigentlich egal, aber wir haben uns dann auch für ein Büro entschieden, weil wir gesagt haben, wir müssen auch auf jeden Fall als gemeinsames Team irgendwie funktionieren. Weil das ist schwierig, kann ich mir vorstellen, das ist eine große Herausforderung, auch für Euch.

AC: Auf jeden Fall. Jetzt haben wir ein Büro in Porto und wir haben auch überlegt, also, ich hab vor zwei Wochen zusammen mit Amir ein bisschen darüber gequatscht, vielleicht in der Zukunft auch ein Büro in Barcelona oder hier in Kopenhagen aufzubauen, aber mal schauen. Es kann auch sein, dass es einfach damit zusammenhängt: Gibt es viele Leute an einem Ort, dann eröffnen wir ein Büro da.

LB: Eine Frage habe ich noch zu Todoist, bevor ich dann auch etwas mehr persönlicher werde, ich würde natürlich gerne auch noch ein paar Sachen von dir natürlich wissen, wo ich dich schon mal hier im Podcast habe, was würdest Du denn sagen – Du bist COO, Du wirst ja auch den Markt beobachten, auch die Wettbewerber, die es gibt, da gibt es ja einige. Was hebt denn Todoist Business von seinen Mitbewerbern ab oder warum sollten es Unternehmen nutzen?

AC: Auch eine gute Frage. Es gibt richtig viele Lösungen. Ich glaube, Du kannst mehr als 1000 To Do-Listen-Apps finden. Aber gemeinsam für die vielen anderen Lösungen, die da draußen sind, ist eigentlich Komplexität, wo Todoist die eleganteste ist und bekannt ist und auch, dass es einfach zu nutzen ist. Gleichzeitig ist es auch so: Technologisch ist es ein überzeugendes Aufgabeverwaltungssystem und minimalistisch. Ich glaube, das ist so unser… wie es sich von Wettbewerbern…

LB: Unique Selling Point? Der Wettbewerbsvorteil…

AC: Ja, genau.

LB: In das Horn kann ich auch reinstoßen, das geht mir nämlich genau so. Ich finde, Todoist ist vom Design her sehr angenehm zum Arbeiten, aber auch einfach, erst mal, um reinzukommen, aber in der Tiefe dann doch eine Komplexität, um auch größere Projekte zu managen. Und das ist wirklich eine Kunst. Das ist wirklich gut gelöst, finde ich, bei Euch.

AC: Danke. Und natürlich auch, dass es auf vielen Plattformen verfügbar ist. Ich glaube, es ist momentan auf 14 verschiedenen Plattformen und deswegen hat man im Team, ob jetzt mit Windows Phone, Android, Rechner, Smartwatch oder was auch immer Zugriff und man kann immer noch zusammen kommunizieren und arbeiten. Deswegen glaube ich, das ist auch ein Vorteil im Vergleich zu anderen Lösungen, die da draußen sind.

LB: Dann machen wir hier jetzt mal einen großen Strich unter Todoist, das haben wir jetzt abgehakt, jetzt wollen wir natürlich auch ein bisschen was noch über den Menschen Allan erfahren. Fangen wir mal mit der allerwichtigsten Frage an, die mir unter den Nägeln brennt: Was ist Dein persönliches Todoist-Karma?

AC: Muss ich mal schauen. Momentan ist es bei 31522.

LB: Schon beeindruckend. Aber erleuchtet bist Du damit noch nicht.

AC: Nee, ich glaube, das ist immer noch keiner. Da habe ich ein Interview mit Amir gehört, wo er sagt, momentan gibt es keinen. Aber das ist ein bisschen her, ein paar Monate. Aber ich glaube, das dauert lange.

LB: Das dauert auch lange. Dieser Schritt zum, wie heißt das, Großmeister oder so, der geht ja relativ schnell und dann wird es zäh. Also, ist bei mir auch so, ich hab jetzt so 26000 nochwas und ist auch wirklich dann zäh. Aber ist ja auch egal, es ist eine große Motivation, gerade am Anfang gewesen, um reinzukommen. Finde ich ein ganz tolles Feature bei Euch. Jetzt ist es ja so: Todoist, das hört sich ja wirklich nach einer ganz, ganz tollen Erfolgsgeschichte an, ist es ja auch, aber ich weiß auch, wo viel Licht ist, da ist auch immer ein bisschen Schatten, manchmal auch ein bisschen größerer Schatten und da würde ich gerne mal einhaken: Wo ist denn so Deine unternehmerische größte Niederlage? Also, wo hast Du auch mal… lass es wirklich mal raus, wir wollen da auch mal unter die Haube gucken, wo es dir auch mal nicht so gut ging. Mal nicht nur den schönen, polierten Lack, sondern auch mal so ein bisschen menschlich: Was hat denn mal nicht funktioniert bei Euch?

AC: Wenn ich hier über persönliche Niederlagen reden soll: Ich habe damals eigentlich auch mein eigenes Unternehmen gegründet, wo ich so eine Onlineseite hatte und verkaufte Fußballtrikots. Die waren nicht neu, sondern Second Hand, aber alle original 80er Jahre und so weiter und nach viereinhalb Jahren musste ich einfach zumachen. Ich hab das so parallel zum Studium gemacht und was ich damals lernte und was ich immer noch mit mir bringe, ist eigentlich, dass es nicht skalierbar war. Wenn man Sachen macht, die nicht skalierbar sind, kann man natürlich Geschäfte machen, aber es ist schwierig, wenn man was Größeres bauen möchte. Dann muss es immer skalierbar sein. Es ist okay, dass man am Anfang etwas macht, das nicht skalierbar ist, aber man muss daraus lernen und herausfinden, es gibt eine Lösung dafür, dass man es skalierbar machen kann oder man muss einfach aufgeben. Dann bei den anderen: Ich glaube, bei Todoist war einer von den größten Fehlern, wenn man jemanden einstellt und herausfindet, es klappt nicht, es geht leider nicht, dann muss man einfach schnell reagieren und sagen, okay, dann wieder Schluss machen und sicherstellen, dass man ein paar Monate Gehalt extra zahlt, sodass der Kerl auch Zeit hat. Aber dass man einfach nicht wartet. Wir haben auch den Fehler gemacht, ich glaube, richtig viele Unternehmen machen das, dass, wenn es nicht klappt, man hofft und hofft und hofft. Es macht keinen Spaß, der Person irgendwann ins Gesicht zu sehen und zu sagen, ja, tut mir leid, wir müssen dich leider entlassen.

LB: Bill Gates hat dazu mal gesagt, fällt mir dazu ein: Das Wichtigste ist, sich schnell von nicht funktionierenden Mitarbeitern, funktionieren, das hört sich jetzt zu unmenschlich an, auf jeden Fall von Mitarbeitern, die nicht ins Team passen, dass man sich da schnell trennt. Das ist für ihn einer der größten Erfolgsfaktoren gewesen bei Microsoft, dass er sagt, wenn jemand nicht passte, dann haben wir uns schnell getrennt und die Unternehmer da draußen: Ich kann nur sagen, das ist so wichtig, ich hab das auch immer, das Thema, man merkt, es passt nicht und man gibt dann noch eine Chance und noch eine Chance… das heißt ja nicht, dass das generell ein schlechter Mitarbeiter ist, aber vielleicht stimmt die Chemie nicht, er passt nicht in die Position, das muss ja nicht immer nur am Mitarbeiter, auch an der Firma hängen, aber wenn es nicht zusammenpasst, da ist es dann wirklich wichtig, sich schnell zu trennen. Aber den Fehler mache ich auch immer wieder.

AC: Es ist so einfach, es zu sagen, wenn man nicht mittendrin dabei ist, also trennt Euch schnell von dem Kerl, aber es wird persönlich. Man ist auch ein Mensch und sowas wird nie leicht, tut immer weh. Aber man muss es machen. Man muss auch daran denken, was ist für die Firma am besten? Und dann es einfach machen, sonst hat man irgendwann eine Kultur gebaut, wo akzeptiert wird, dass man nicht seine beste Leistung zu geben braucht, man ist immer dabei und alles ist sicher, das ist eine schlechte Kultur, in der man nicht viel erledigt.

LB: Ich finde, auch dem Mitarbeiter gegenüber ist es auch besser. Er kriegt das ja auch vielleicht unterschwellig mit und hat da auch keine Zukunft und deshalb ist es glaub ich auch fairer, wenn man das schneller beendet als so ein Ende… Also, man sagt ja immer, lieber ein Ende mit Schrecken als Schrecken ohne Ende und das sehe ich da genau so, es ist auch fairer dem Mitarbeiter gegenüber, weil er kann sich auch schneller wieder neu orientieren. Also, ich versuche das dann immer, mir ein bisschen schönzureden, aber es ist schwierig. Absolut. Was würdest Du denn sagen, ist Dein wichtigster Produktivitätstipp? Was ist das, was dich jeden Tag produktiv hält? Der eine Tipp?

AC: Dass man die größte Aufgabe des Tages morgens macht. Ich glaube, das ist das Allerallerallerwichtigste. Weil man morgens einfach schärfer ist. Man ist im Kopf klar und ich glaube, wir kennen auch alle das Gefühl: Man kommt im Büro an, man weiß schon, die große Aufgabe muss man erledigen, man fängt an, ein bisschen Emails zu schreiben und macht andere Sachen, guckt im Internet, was auch immer. Da kann ich auch ein Buch empfehlen: Eat that frog von Bryan Tracy. Das sagt, wenn man einen großen grünen Frosch als Erstes am Morgen isst, was kann dann eigentlich noch Schlimmes passieren? Also, dass man das Allerschlimmste… weil dann wird man nicht die Arbeit mit schlechtem Gewissen verlassen, weil man die Sachen nicht erledigt hat. Mach, was wirklich, wirklich wichtig ist, am Morgen, dann kann man alle anderen Sachen so im Laufe des Tages machen und man kann die Arbeit verlassen ohne schlechtes Gewissen.

LB: Du kannst jetzt leider nicht sehen oder auch die Produktiv in digitalen Zeiten-Community nicht, wie ich hier mit einem großen Grinsen sitze, weil das ist genau mein Ding auch. Ich sag auch immer, die eine, ich nenne das immer die wichtigste Aufgabe des Tages und ich nehme mir die immer am Abend vorher vor für den nächsten Tag, also, wenn ich aus dem alltäglichen Stress raus bin, und mache die auch, bevor ich meine Emails nachgucke, als allerallererstes. Und Eat that frog, genau, das ist das passende Buch dafür, aber genau, da hast Du bei mir also den Nagel auf den Kopf getroffen, weil find ich auch, das ist wirklich der wichtigste Produktivitätstipp. Bist Du… Emails kriegen wir alle, ich hasse Emails, also, ich mag wirklich Emails gar nicht, ich hab ja dazu auch in meiner Agentur ein internes Email-Verbot erteilt, weil ich möchte wirklich keine Emails bekommen. Aber es kommen ja doch welche. Wie viel kriegst Du so am Tag?

AC: Vielleicht manchmal 50, manchmal 100, manchmal mehr, je nachdem. Eigentlich mehr so als 50, glaub ich. Intern versuchen wir, alles in unserem Produktivitätswerkzeug zu erledigen. Ich habe an einen anderen Tag gedacht. Wir haben einen Praktikant seit sechs Monaten, er ist jetzt Vollzeit angestellt worden, aber innerhalb von sechs Monaten habe ich weniger als sechs Emails mit ihm ausgewechselt. So soll es sein.

LB: Genau, find ich super. Bist Du denn bekennender Inboxzero, also machst Du Deinen Eingangskorb leer?

AC: Was ich mache, ist eigentlich auch von GTD inspiriert: Jeden Morgen gucke ich als erstes meine Emails an und dann verteile ich die schnell in zwei Ordner, also wichtige Emails und Emails, die weniger wichtig sind, und das mache ich ganz schnell und ist es eine Email, bei der es nur einer Zeile Antwort bedarf, beantworte ich sie schnell. Sonst verteile ich die Mails und dann ist meine Inbox einfach leer und dann hab ich auch eine Aufgabe auf meiner Liste, die heißt: Wichtige Emails beantworten. Und dann mache ich das ein bisschen später. Aber dann fange ich an, wie gesagt, mit der wichtigsten Aufgabe des Tages.

LB: Schöne Idee, wie man auch zu Inboxzero kommen kann. Vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen von Euch. Bist Du denn, ich schreibe ja viel übers Papierlose Büro, bist Du papierlos oder seid Ihr es bei Todoist sogar komplett als Firma?

AC: Wir versuchen es. Mehr oder weniger ja. Ich habe zum Beispiel keinen Drucker zu Hause, nicht mal auf der Arbeit, wenn ich drucken will, muss ich es an einen Kollegen schicken und sagen, druck mal bitte das Dokument aus. Aber sonst verlaufen die meisten Sachen eigentlich elektronisch. Zum Beispiel, wenn ich in einer Telefonkonferenz bin, dann mach ich meine Notizen immer so in Google Docs. Was ich auf Papier mache, ist Zeichnen, das mache ich immer noch auf Papier, und wenn es irgendwas bezüglich der Bank ist, die brauchen immer ja eine Unterschrift, die frisch oder original sein muss.

LB: Da muss man es natürlich noch machen, klar. Was würdest Du denn als Buch empfehlen? Du hast eben Eat that frog oder GTD genannt, gibt es ein anderes Buch, das dich als Mensch oder Unternehmer mit am meisten geprägt hat?

AC: The Score takes care of itself… Ich weiß nicht, ob der Titel übersetzt ist, es gibt es auf jeden Fall auch auf deutsch, es ist von Bill Walsh geschrieben, es handelt von einem NFL-Trainer. Er übernimmt die schlechteste Mannschaft in der NFL damals, die San Francisco 49ers und dann baut er die Mannschaft und die ganze Organisation vom Grunde auf. Und in den USA funktioniert das System so, die schlechtesten Mannschaften der letzten Saison dürfen als die ersten so College-Spieler wählen.

LB: Der Draft…

AC: Ja, genau, der Draft. Dass die zumindest den besten Nachwuchs bekommen. Aber das hat der ehemalige Trainer getauscht für zwei oder drei Jahre, deswegen hat er richtig, richtig schlechte Voraussetzungen, das aufzubauen. Und die Lehre dieses Buches ist, dass, um eine erfolgreiches Team zu bauen, muss man anfangsweise eine erfolgreiche Kultur bauen und er baut eigentlich da die ganze Kultur. Er hat da so glasklare Erwartungen zum Leistungsstandard und es betrifft alle in der Organisation vom Spieler bis zur Empfangsdame, wie sie ans Telefon geht. Deswegen: Tu Dein Bestes jeden Tag im Sinne vom Leistungsstandard und dann kommt das Ergebnis eigentlich von allein. Das ist so im Großen und Ganzen seine Philosophie und es gelingt ihm eigentlich im Endeffekt da, die Mannschaft von der schlimmsten der Geschichte zum Gewinner der NFL von einer Saison zur nächsten zu machen…

LB: Und den Superbowl zu gewinnen.

AC: Ja, genau, den Superbowl.

LB: Super Buchtipp. Also, ich kannte es noch nicht, ich musste mich gerade schon beherrschen, dass ich mir das nicht von Amazon direkt auf meinen Kindle lade. Werde ich auf jeden Fall tun. Für die Hörer: Wir werden alle hier erwähnten Bücher in dem Beitrag, in dem Artikel zu dieser Podcastepisode, natürlich noch mal mit Links dann auch erwähnen. Wunderbar, Danke dafür. Abgesehen von Todoist, welchen Internetdienst, oder welche App, ähnlich wie Evernote oder so, würdest Du denn der Produktiv in digitalen Zeiten-Community empfehlen?

AC: Das ist natürlich persönlich, aber für mich Boomerang. Boomerang ist so ein Add-In oder eine Hinzufügung zu Gmail…

LB: Ein Plugin ist das.

AC: Genau, eine Art von Absendungs-Planungs-Werkzeug, wenn man so sagen kann. Wir wissen alle, Du hast es auch erwähnt, Emails sind Zeitaufwand und was Boomerang erlaubt, ist, weil ich habe auch eine Aufgabe auf meiner Liste, die heißt, okay, die Emails, die nicht so wichtig sind, zu beantworten, aber ich will nicht eine Email losschicken und fünf Minuten später muss ich wieder Stellung dazu nehmen. Wenn es keine Email ist, die eilig ist, dann beantworte ich die Email und dann setze ich: Ja, schick mal bitte die Email zwischen sechs und sieben los, abends, und dann werden alle meine nicht wichtigen Emails losgeschickt, dann muss ich nur einmal pro Tag dazu Stellung nehmen, also alle Emails, die nicht so wichtig sind, weil dann kriege ich erst am Morgen eine Antwort zurück. Das funktioniert für mich und das kann ich auf jeden Fall auch empfehlen. Google Apps, eine Sache habe ich vor langer Zeit entdeckt, dass man in Google Chrome, vielleicht auch in Safari, Artikel markieren und vorlesen lassen. Das heißt, ich kann Artikel, die ich gerne lesen möchte, aber nicht im Laufe des Tages Zeit dafür habe, wenn ich abends am Kochen, Wäsche aufhängen oder was auch immer bin, gleichzeitig lesen, aber ich lese die nicht, ich kann mich gleichzeitig auch entspannen und das finde ich eigentlich supercool. Es gibt richtig viel Stoff oder viele Artikel, die ich gerne lesen möchte, aber Zeit ist ein Problem da. Aber da kann ich es so locker abends machen, find ich sehr cool.

LB: Super, wie heißt das Plugin in Chrome? Weißt Du das zufällig?

AC: Früher war es ein Plugin, das hieß Speaking. Ich glaube, das gibt es nicht mehr. Aber jetzt muss man bei Chrome nur auf die rechte Maustaste drücken und da steht einfach…

LB: Vorlesen…

AC: Ja, genau, vorlesen.

LB: Das werde ich gleich direkt mal probieren. Das kannte ich jetzt noch nicht. Super Tipps mit dem Boomerang, Boomerang kann doch, meine ich, auch so eine Wiedervorlage, dass ich sage, ich schick die Mail, erinner mich in zwei Tagen noch mal daran, ob der auch wirklich geantwortet hat, das kann Boomerang doch auch?

AC: Ja, dafür wende ich es nicht an, aber kann es auch, ja.

LB: Boomerang ist wirklich ein tolles Plugin, wunderbar. Danke erst mal bis hierhin. Bevor wir jetzt zur letzten Frage kommen, an die Produktiv in digitalen Zeiten-Community die Bitte, uns hier den Podcast oder die Episode bei iTunes zu bewerten, also kurz rüber zu iTunes, eine Bewertung schreiben oder nur ein paar Sterne verteilen, da würden wir uns sehr drüber freuen, denn nur mit vielen Bewertungen bei iTunes können wir auch immer mehr Menschen erreichen. Jetzt kommen wir mal zu dem Goodie, den Du ja mitgebracht hast. Möchtest Du es sagen, soll ich es sagen?

AC: Du kannst das gerne sagen.

LB: Okay, also dann erst mal ganz, ganz herzlichen Dank. Also, wir haben für alle Hörer und Leser des Artikels… hast Du drei Monate Todoist Premium kostenlos dabei. Also, es gibt einen Gutscheincode und den könnt Ihr Euch zum Artikel auf der Seite dann kopieren und dann könnt Ihr damit drei Monate lang Todoist Premium kostenlos nutzen. Also, das ist natürlich wirklich der Hammer, vielen, vielen Dank dafür. Zusätzlich haben wir dann ja noch ein Paket gepackt und zwar haben wir gesagt, was packen wir noch obendrauf und wir haben drei Mal ein Paket gepackt mit 1Password für Teams drei Monate kostenlos. 1Password ist ja der Passwort-Manager, da habe ich auch sogar schon Videos drüber gedreht oder ein Video auf meinem Blog, auch Artikel zu geschrieben, ist auch der, den ich nutze, das gibt es drei Monate kostenlos, den Zapier-Basisplan drei Monate kostenlos, Zapier ist ein Tool, wo man Apps miteinander verlinken kann, also, wenn das passiert, dann muss auf der anderen App das passieren, auch ganz klasse, eine richtige Produktivitätsrakete. Dann gibt es Sanebox, das ist so ein Email-Inboxzero-Optimierer, da gibt es 25 Dollar Credit und Focus at will, das ist eine App, sowas wie Coffitivity, das ist eine App für Hintergrundgeräusche, also jemand, der dieses Stille nicht haben kann, ich kann das auch nicht, ich nutze Coffitivity, habe ich auf meinem Blog auch schon mal erwähnt, es gibt im Hintergrund so ein Kaffeegeräusch, weil ich bin gerne im Kaffee und find das sehr inspirierend, Focus at will macht das Ganze ein bisschen wissenschaftlicher. Das soll wirklich Produktivität und auch die Kreativität steigern. Also, diese vier Apps zusammen gibt es noch mal für alle, die diese Episode hier auf den sozialen Netzwerken teilen und ganz kurz im Kommentar zu der Episode erwähnen, dass sie es geteilt haben, dann losen wir drei Sieger, die dann dieses Paket bekommen. Super, Allan, erst mal vielen, vielen Dank dafür.

AC: Danke gleichfalls, war ein Vergnügen.

LB: So, bevor wir zum Schluss kommen, hast Du noch abschließende Worte, die Du uns noch mit auf den Weg geben willst und vielleicht sag uns noch, wie wir mit dir beziehungsweise Todoist in Kontakt treten können?

AC: Ich hoffe natürlich, dass alle, die Todoist noch nicht kennen, Todoist auch ausprobieren werden und dann bin ich nur gespannt oder ich freu mich, dass wir bald diese Kommunikationsapp veröffentlichen können, dass Ihr auch sehen könnt, was wir da gemacht haben. Da sind wir ziemlich aufgeregt und gespannt. Ansonsten macht Euer Bestes und seid produktiv.

LB: Super. Vielen Dank. Also, im Namen der Produktiv in digitalen Zeiten-Community: Ganz, ganz herzlichen Dank bei dir, lieber Allan. Ich wünsche dir alles gute und vor allen Dingen eine produktive Zeit. An die Community noch: Nächste Woche natürlich wieder mit Barbara Fernandez, wer die jetzt vermisst hat, nur Männerstimmen hier… Nächste Woche gibt es wieder eine Dame dabei, Barbara ist wieder dabei und ich wünsche Euch eine produktive Zeit. Auf bald. Danke.

Todoist Premium 3 Monate kostenlos

Einfach auf todoist.com anmelden und unter todoist.com/redeem den Promo-Code TDLars eingeben.

Links

Brian Tracy – Eat that Frog

David Allens Buch ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag‘

Bill Walsh – The Score takes care of Itself

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

OK, wo habt Ihr das Interview geteilt? Unter den Kommentaren verlosen wir wie versprochen das vorgestellte Produktivitätspaket!

Wie hat Euch das Gespräch gefallen? Habt Ihr Anmerkungen oder weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.