Tools und Ideen für Deinen Unternehmensstart

Herzlich willkommen zu einer neuen „Frag Lars“ Ausgabe mit Lars und Wolfgang. Diesmal geht es um Tools und Ideen für Deinen Unternehmensstart. Beantwortet werden aber auch Fragen zu MeisterTask und Evernote. Diese Fragen haben wir wieder stellvertretend aus den vielen Zuschriften per E-Mail und aus den Kommentaren mit #fraglars auf YouTube herausgesucht.

Habt auch Ihr Fragen an Lars, dann schreibt an fraglars@larsbobach.de oder hinterlasst einen Kommentar auf YouTube mit #fraglars. Eine kleine Bitte, der ein oder andere ist vielleicht etwas enttäuscht, wenn seine Frage es nicht in die Folgen schafft. Aber wir bekommen deutlich mehr Fragen, als wir hier in einer Sendung behandeln können. Daher müssen wir aussortieren.

Solltet Ihr zum Beispiel reine Support-Themen haben, es funktioniert also etwas in der Software nicht richtig, dann wendet Euch bitte an den Hersteller, denn die können Euch besser und vor allen Dingen schneller helfen. Desweiteren schauen wir darauf, ob die Fragen von allgemeinem Interesse sind und unserem Format, das wir hier anbieten, entsprechen. Nichtsdestotrotz lesen wir uns jede Frage durch und freuen uns über Euer Interesse und Euren Zuspruch.

Links

Video Papierloses Büro: Besprechungen mit MeisterTask abbilden
MeisterTask
Fujitsu Scansnap(*)
Evernote
Evernote Online-Kurs
DATEV Unternehmen online
Office 365
G Suite
Podcast Franchise Rockstars
Selbstmanagement Kurs „Dein Bestes Jahr

Eure Themen

1. Besprechungen in MeisterTask abbilden

Natürlich hat es auch Feedback gegeben, mit dem es direkt losgeht. Werner bezieht sich auf vor ein paar Wochen veröffentlichte Video von Lars, wie man Besprechungen in MeisterTask abbildet. Er verwendet den Ansatz von Lars auch schon seit einiger Zeit, es haben sich jedoch für ihn dabei folgende Probleme ergeben: 1. Wie geht man bei einer Besprechung mit beispielsweise 20 Teilnehmern vor? Da wird es mit 20 Spalten doch sehr unübersichtlich. 2. Die Auffindbarkeit der erledigten Aufgaben gestaltet sich nach ein paar Monaten etwas schwierig bzw. die Suche ist Werner zu ineffizient. Oft kann er nicht mehr nachvollziehen, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist. Was könnte man da anders machen?

20 Teilnehmern in einer Besprechung, kann das denn produktiv und effizient sein? Das würde Lars als erstes hinterfragen. Vielleicht geht es in dem Moment nicht anders, es werden aber sicherlich nicht 20 verschiedene Themenbereiche betroffen sein. Deshalb könnte man in diesem Fall eine Spalte des Boards für ein Themengebiet nehmen, auch wenn dann unterschiedliche Personen dafür zuständig sind.

Zur Suche in MeisterTask muss man sagen, dass sie wirklich nicht so ist, wie wir uns das alle wünschen würden. Da ist Lars der gleichen Meinung wie Werner. Man kann sich mit einer Spalte „erledigt“ behelfen, in die die abgeschlossenen Aufgaben hineingeschoben werden, um sie dann dort besser aufzufinden. So sind sie besser auffindbar als wie im Archiv, so die Erfahrung von Lars. Bezüglich der Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung kann man mehr dokumentieren, d.h. während der Besprechnung schon in die Karte hineinschreiben, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.

2. Papierreduziertes Büro

Arno ist Fahrlehrer und Vereinsvorstand bei der Feuerwehr, er hat uns eine umfangreiche E-Mail mit mehreren Fragen geschickt, aus denen wir hier die Kernthemen herausgezogen haben. Arno digitalisiert schon und hat sich dazu ein Kombigerät aus Drucker und Scanner zugelegt. Er bemängelt aber, das die eingescannten Dateien sehr groß werden.

Dazu kann Lars sagen, dass diese Kobigeräte meist nicht so gut dafür geeignet sind. Gerade wenn man viel zum Digitalisieren hat, sollte man sich einen speziellen Dokumentenscanner anschaffen, wie zum Beispiel aus der Scansnap-Serie von Fujitsu (*). Damit werden die erzeugten Dateien auch kleiner.

Der zweite Themenkomplex von Arno betrifft GoodNotes. Er bearbeit damit im Rahmen seiner Fahrlehrertätigkeit Dokumente, die er seinen Fahrschülern gerne per E-Mail zukommen lassen möchte, um zuviel Papier zu vermeiden. Wie kann er sich dafür am besten in GoodNotes organisieren?

Lars würde dazu in GoodNotes ein Notizbuch pro Fahrschüler anlegen, in das man dann die Notizen, Kommentare, Checklisten etc. hineinlegt. So kann man dann dem Fahrschüler die kompletten Unterlagen in einem Arbeitsgang exportieren. Dazu kann man sich auch gut Vorlagen für die Checklisten etc. erstellen oder man legt ein Vorlagen-Notizbuch an, falls man unterschiedliche Checklisten benötigt und kopiert sich dieses Vorlagen-Notizbuch dann für jeden Fahrschüler.

Beim letzten Thema von Arno geht es um die Ablage. Wie kann Arno die Dinge auf allen Geräten synchron halten und zuviele Ablageorte vermeiden, um auch bei Änderungen alles aktuell zu halten.

Hier empfiehlt Lars immer noch Evernote. Es ist bei ihm immer noch die erste Wahl für seinen digitalen zentralen Aktenschrank. Dort kann alles abgelegt werden, zum Beispiel auch die Unterlagen aus GoodNotes, die Arno an seine Fahrschüler geschickt hat. Evernote überzeugt vorallen Dingen mit einer hervorragenden Suchfunktion.

Wer bei der Handhabung von Evernote Hilfe benötigt, um sich da hineinzufinden, dem empfehlen wir den Evernote Online-Kurs von Lars. Dort zeigt Lars seine Ablagstruktur und stellt seinen Workflow anhand von Beispielen vor.

3. Kurs für DATEV Unternehmen online

Andreas arbeitet mit dem Programm DATEV Unternehmen online, das auch in den Unternehmen von Lars genutzt wird. Er hat sich selber eingearbeitet und festgestellt, dass auch die Steuerberater nicht unbedingt firm in der Anwendung sind. Daher hat er den Vorschlag bzw. die Frage, ob wir dieses Thema nicht auch als Kurs anbieten können.

Dies ist eine wirklich sehr gute Idee, über die wir nachdenken werden. Wir waren die ersten, die das Programm mit dem Mac genutzt haben und hatten dafür auch Support von DATEV selber. Auch unser Steuerberater hat die Einrichtung bei uns mit Hilfe von DATEV gemacht. Daher ganz spontan die Antwort von Lars, dass wir es machen werden, denn es hat wirklich Potential und ist hilft Unternehmern ins Handeln zu kommen. Daher herzlichen Dank an Andreas für diese Anregung.

4. Evernote Dokumente nach Erinnerungsdatum sortieren

Ludger arbeitet mit Evernote und hat sich domit eine Art Wiedervorlagesystem über die Erinnerung eingerichtet. Es gelingt ihm aber nicht, alle Dokumente, die eine Erinnerung haben, in einer Liste nach Fälligkeitsdatum sortiert anzuzeigen.

Oben in der Liste pro Notizbuch oder über alle Notizen, kann man auf der rechten Seite „Erinnerungen“ anwählen, so dass man dann nur die Notizen sieht, die eine Erinnerung haben und diese sind dann auch nach Erinnerungsdatum aufsteigend oder absteigend sortiert.

Screenshot Evernote

5. Tools und Ideen für den Unternehmensstart

Markus ist bereits seit zehn Jahren als Geschäftsführer tätig und hat nun mit Geschäftspartnern gemeinsam eine Firma gegründet. Da sie alle woanders niedergelassen sind, arbeiten sie dezentral. In der neuen Firma möchte er nun von Anfang an papierlos bzw. digitalisiert arbeiten, weiß aber nicht so recht, welche Apps, Methoden und Möglichkeiten er da verwenden soll. Hierfür erbittet er nun Hilfe von Lars.

Bei einer Firmengründung würde Lars zunächst ein vernünftiges CRM-Tool als Grundlage auswählen, mit dem Rechungen erstellt werden, die Korrespondenz mit dem Kunden nachverfolgt werden kann und vieles mehr. Gerade im Handwerksbereich gibt es da spezielle Branchensoftware. Als nächstes ist dann zu überlegen, was noch zusätzlich benötigt wird, denn oftmals sind in den Branchenlösungen bereits Dokumenten- und Fotoablagen integriert. Man sollte bei der Auswahl darauf achten, das es in der Cloud läuft, denn das ist zukunftsorientiert und man benötigt keinen eigenen Server.

Desweiteren benötigt man eine Office-Lösung für Korrespondenz, E-Mails und Tabellenkalkulationen. Auch hier würde Lars auf einen Clouddienst setzen, wie Office 365 oder G Suite. Beides ist gut, hat aber auch beides Nachteile. Lars verwendet in seinen Firmen G Suite.

Zum Schluss ist noch zu überlegen, ob man beispielsweise MeisterTask zur Abbildung von Besprechungen, für einen Workflow oder für den Vertrieb benötigt. Das ist aber alles abhängig davon, was das CRM-Tool bereits leistet. Ein guter Tipp von Wolfgang: Nicht alles gleichzeitig einführen.

6. Wetter App

Harald möchte wissen, welche Wetter-App Lars benutzt.

Lars benutzt Weather Pro, von der es auch ein Widget gibt, wobei er aber nicht das Gefühl hat, das es besonders zuverlässig ist. Aber wenn man viel Outdoor-Sport macht, braucht man eine Wetter-App und Lars hat die App auf seinem Dashboard, um abhängig vom Wetterbericht, seine Outdoor Aktivitäten planen zu können.

7. MeisterTask – Zeitstempel in Kommentaren

Torsten hat die folgende Frage: Wie bekommt man es hin, dass bei einem Kommentar-Eintrag in einer Karte bei MeisterTask automatisch in die erste Zeile ein Datum eingetragen wird? Also ein „Datumsstempel“, da sie MeisterTask als Ticketsystem einsetzen. Zur Zeit tragen sie es per Hand ein, was natürlich lästig ist. Die automatisch durch MeisterTask erzeugten Angaben wie „vor zwei Monaten“ etc. reichen ihnen nicht aus.

Leider ist da das händische Eintragen die einzige Möglichkeit. Es wäre schön, wenn MeisterTask das einrichten könnte, zumal es in der Datenbank hinterlegt ist. Es gibt einen Trick für den PC bzw. Mac, wenn man da nämlich mit der Maus über die Angabe „vor einer Woche“ etc. geht, wird der genaue Zeitstempel eingeblendet. Man sollte MeisterTask vielleicht einmal vorschlagen, dies als optionale Einstellmöglichkeit anzubieten.

8. 47 Gründe sich NICHT bzw. DOCH selbständig zu machen

Helge fragt sich, wie Lars in der Vergangenheit herausgefunden hat, was für ein Unternehmen für ihn für die Selbständigkeit passt. Er fragt nach einem Tipp, wie man das für sich herausfinden kann.

Der wichtigste Tipp ist es, da auf sein Herz zu hören. Das heißt, man sollte das tun, wo man mit Herzblut dabei ist und nicht rein monitäre Gründe in den Vordergrund stellen. Jeder wird mit seinem Unternehmen auch schwierige Phasen durchleben und da ist es wichtig, dass einem die Dinge Spaß machen. Lars ist mit dem Franchisesystem ISOTEC, das sich mit feuchten Kellern beschäftigt, in die Selbständigkeit gestartet. Und das obwahl er eigentlich Elektrotechnik studiert hat. Er hat sich Franchisesysteme angeschaut und ist so erst auf die Idee gekommen. Gerade am Anfang des Unternehmertums kann so ein Franchisesystem eine große Hilfe sein, gerade wenn man jung ist und noch nicht soviel Erfahrung besitzt. Daher der Tipp von Lars: Schaut Euch Franchisesysteme an, es gibt mittlerweile über 1.000 Stück in Deutschland, was Euch da Spaß machen würde. Es ist wirklich eine tolle Sache.

Lars hat auch einen eigenen Podcast dazu, den Franchise-Rockstars Podcast. Wer sich mit dem Thema Franchising beschäftigen möchte, sollte da unbedingt einmal reinhören. Mittlerweile hat Lars dort mehr als 30 Franchisesysteme interviewt.

Nimm Dein Selbstmanagement in die Hand und starte mit dem neuen Online-Kurs „Dein Bestes Jahr“. Hier erlernst Du Selbstmanagement von Grund auf. Der Kurs läuft über neun Monate, in kleine Module aufgeteilt, so dass man ihn bequem neben seinem Berufsalltag durchführen kann. Nach diesen neun Monaten hast Du Deine E-Mails im Griff und Deine Aufgabenliste um mindestens 50 Prozent reduziert. Hast Du Interesse, dann schaue unbedingt bei https://akademie.larsbobach.de vorbei. Dort gibt es noch bis Freitag, den 13. Dezember 2019 15 Prozent Rabatt mit dem Rabattcode „ZIELE2020“.

Dein Bestes Jahr

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