Trello Anwendungsbeispiel: Restaurieren von Oldtimern (Marcel Kraus)

Mein Name ist Marcel Kraus, ich komme aus Erftstadt bei Köln und arbeite als PHP-Entwickler bei Chefkoch.de. Darüber hinaus bin ich nebenberuflich als selbstständiger Internet- und IT-Dienstleister tätig.

Marcel Kraus

Lars hat mich nach meinem Kommentar zu einem Trello-Anwendungsbeispiel hier im Blog dazu eingeladen, mein Projekt vorzustellen. Dieser Einladung folge ich natürlich gerne – und bedanke mich herzlich bei Lars für diese Gelegenheit!

Meine Leidenschaft für das Schrauben

In meiner Freizeit restauriere ich klassische Fahrzeuge. Aktuell arbeite ich an einem authentischen Nachbau von „K.I.T.T.“, dem schwarzen Trans Am aus der 80er-Jahre-Kultserie „Knight Rider“. Neben diesem prominenten US-Car mit V8-Motor steht noch ein wahrer Klassiker: Ein 1959er Volkswagen Käfer in Standard-Ausführung. Auch dieser möchte natürlich zeitnah wieder auf die Straße!

Geschraubt wird in meiner „Mysteriösen Halle“ vor den Toren Kölns. Die Halle ist hervorragend ausgestattet, aber um kein falsches Bild zu vermitteln: Ich arbeite lediglich privat und am Wochenende an meinen Fahrzeugen. Das ganze ist, wenn auch relativ groß aufgezogen, ein reines Hobby. In der Regel geht es jeden Samstag für sechs bis acht Stunden in die Werkstatt, der ideale Ausgleich zu einer vollen Arbeitswoche vor dem Mac. 🙂

Da zwei parallele Restaurationen den Kopf ganz schön belasten, nutze ich seit kurzem Trello für die Verwaltung meiner Projekte. Trello unterstützt dabei meine Produktivitäts-Apps Evernote und Todoist, die ich den treuen Lesern dieses Blogs vermutlich nicht genauer vorstellen muss. 🙂

In meinem Job bei Chefkoch arbeite ich täglich als Teil eines großartigen, agilen Entwicklungsteams. Wir nutzen die Projektmanagement-Methode Scrum, daher haben ein paar Bestandteile meines Workflows ihren Ursprung in dieser Methode. Da ich jedoch an meinen Fahrzeugen alleine und nicht im Team arbeite, sind ein paar Anpassungen notwendig.

Wie allgemein bekannt, organisiert sich Trello mit Listen und Karten – unterstützt durch Beschreibungen, Checklisten und Labels auf der Kartenrückseite. Ich greife an dieser Stelle einmal vor und möchte verraten: Alle diese Funktionen kommen in meinen Anwendungsbeispiel zum Einsatz.

Listen als Meilensteine

Ich restauriere meine Fahrzeuge zu 90 % alleine. Nur die Dinge, die in meiner Werkstatt nicht möglich sind gebe ich aus der Hand. Daher sieht mein Workflow in Trello auch anders aus, als z.B. im (ehemaligen) ISOTECH-Fachbetrieb von Lars.

Ich arbeite alleine an einem Board, daher machen Listen wie „Arbeit für Marcel“ oder „In Arbeit“ für mich keinen Sinn – ich weiß ja, an was ich gerade arbeite und habe keine Informationspflicht gegenüber anderen Personen.

Ich verwende Listen statt dessen zur Gruppierung von Arbeiten – am Ende einer Liste steht immer ein fertiges bzw. greifbares Produkt, hier z.B. ein Bauteil des Fahrzeugs. Ich bezeichne Listen daher gerne auch als „Track“, als gedankliche „Fahrspur mit Leitplanken“, für alle Bestandteile zur Lösung eines konkreten Problems.

Ich gestalte daher alle Boards für meine Fahrzeuge nach dem gleichen Prinzip. Die erste Liste, das „Backlog“, dient als Anlaufpunkt für offene Ideen. Fast alle Karten beginnen ihr Leben in dieser Liste und alle Karten, die sich hier befinden, haben keinen Anspruch auf vollständige oder valide Informationen. Dinge können sich ändern und sie werden das auch tun.

Lists Marcel Kraus

Neben dieser Liste kommen weitere dazu, um die anfallenden Arbeiten zu gruppieren. Ich überhole z.B. den V8-Motor des Trans Am. Alle dazugehörigen Arbeiten auf eine Karte zu quetschen, wäre definitiv nicht zuträglich für die Übersichtlichkeit. Daher gibt es die Liste „Fertigstellung des Antriebs“, die bei Erledigung aller enthaltenen Karten einen Meilenstein darstellt. Motto: „Wenn ich alle Karten dieser Liste erledigt habe, ist der Antrieb fertig für den Einbau“.

Dem aufmerksamen Leser ist es bereits aufgefallen: Es existiert auch eine „Fast Lane“. Nicht alle Aufgaben sind groß genug, um eine eigene Liste zu füllen. Die „Fast Lane“ ist damit gemäß der oben benutzten Metapher die „Überholspur“ – hier geht es schnell voran, denn hier steht nach jeder Karte ein fertiges bzw. greifbares Produkt (statt nach jeder Liste).

fast-lane Marcel Kraus

Ich nutze die „Fast Lane“ sehr gerne als Lückenfüller – wenn es sich nicht lohnt, an einem Tag in der Halle noch etwas neues anzufangen, arbeite ich Karten in dieser Liste ab.

Karten: Das Herzstück von Trello

Ihr könnt es euch denken, jede Liste beinhaltet Unmengen an Karten…

cards-everywhere Marcel Kraus

Generell halte ich mich beim Anlegen neuer Karten an eine einfache Fragestellung: Kann diese Karte an einem Tag in der Halle erledigt werden? Dies ist eine maßgebliche Metrik für mich, denn es motiviert ungemein, wenn man am Ende eines Tages eine Karte als erledigt betrachten kann.

Karten, die vermutlich den Umfang von einem Tag sprengen, erfordern eine besondere Behandlung.
Zwei verschiedene Optionen habe ich, mit diesen Karten umzugehen:

  1. Ich verwende das Label „Hoher Aufwand“ (siehe unten). So ist beim Blick auf das Board sofort zu sehen, dass diese Karte keine Sache von ein paar Stunden ist, sondern vermutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen wird.
  2. Ich lege eine neue Liste an und teile die einzelne Karte mit dem hohen Aufwand in mehrere Karten auf. Diese einzelnen Karten lassen sich anschließend wieder planen und als Inkrement der Liste betrachten.

Die Kartenrückseite bietet mir genug Platz für weitere Informationen. Ich verwende das Beschreibungsfeld, Labels und Checklisten für die Auflistung der anfallenden Aufgaben.
Anbei ein konkretes Beispiel:

card Marcel Kraus

Ich definiere, ganz nach Scrum, „Akzeptanzkriterien“ zur erfolgreichen Erledigung einer Karte. Erst wenn alle diese Kriterien zutreffen, kann ich ruhigen Gewissens eine Karte als erledigt betrachten. Das ganze wirkt vielleicht etwas oversized, doch dieses Vorgehen hat einen gravierenden Vorteil: Es zwingt mich, mich mit der Thematik auseinander zu setzen und zu hinterfragen, was ich eigentlich erreichen will.

Das Beschreibungsfeld nutze ich darüber hinaus noch für Einkaufslisten und meine eigene Notizen. Diese beschränke ich allerdings auf das notwendigste, denn mein erster Anlaufpunkt dafür ist Evernote.
Trello bietet hier eine gute Integration, um Notizen an Karten anzuhängen:

evernote-attachment Marcel Kraus

Damit verbleiben alle meine Informationen gesammelt in meinem „Aktenschrank“ Evernote, sind aber dennoch für Trello verfügbar.
Ein Klick auf den Link und ich habe sofortigen Einblick in meine Notiz:

evernote-preview Marcel Kraus

Kann eine Karte in mehrere Aufgaben heruntergebrochen werden, nutze ich die Checklisten-Funktion. Auch dieses Auseinandersetzen mit der konkreten Problemstellung sorgt für Ruhe im Kopf – sobald ich die Halle betrete, weiß ich in der Regel, was der „nächste Schritt“ ist.

checkliste Marcel Kraus

Werden die notwendigen Aufgaben zur Erfüllung der Karte zu umfangreich, so wird diese Karte gemäß der oben genannten Optionen in eine eigene Liste ausgelagert.
Trello bietet dafür sogar ein einfaches Werkzeug an:

task Marcel Kraus

Labels to the Rescue!

Der aufmerksame Betrachter kann aus dem oberen Beispiel auch sehen, wie ich Labels einsetze, nämlich relativ sparsam.
Den Umfang beschränke ich restriktiv auf sechs Stück:

labels Marcel Kraus

  • Orange: In Arbeit
    Dieses Label kennzeichnet Karten, deren Umsetzung ich bereits begonnen habe. Damit markiere ich die „Losen Enden“, die es aufzulösen gilt. Das Label sagt mir damit „Beende deine Arbeiten, bevor du etwas neues anfängst“.
  • Rot: Hoher Aufwand
    Dieses Label kennzeichnet Karten, die die Vorstellung „Eine Karte pro Tag in der Halle“ sprengen, wie oben beschrieben.
  • Dunkelblau: Erfordert Dienstleister
    Dieses Label kennzeichnet Karten, die ich alleine nicht lösen kann. Ich benötige Unterstützung durch einen Dienstleister, der z.B. strahlt, pulverbeschichtet oder lackiert.
  • Hellblau: Erfordert Einkauf
    Dieses Label kennzeichnet Karten, an denen es ohne „Shopping“ nicht weitergeht. Fehlen Ersatzteile oder Material, so kann auch das schönste Auto der Welt nicht fertiggestellt werden.
  • Hellgrün: Erfordert Recherche
    Dieses Label kennzeichnet Karten, die den Einsatz von Hirnschmalz benötigen. „Welche Schrauben werden für die Fertigstellung des Teils benötigt?“ oder „Macht es Sinn, hier alternative Lösungen zu finden?“
  • Schwarz: Unvollständig
    Dieses Label kennzeichnet Karten, die nicht vollständig beschrieben sind. Aufgaben oder Einkaufslisten könnten ebenfalls leer sein. Im perfekten Leben gehören diese Karten ins Backlog, aber das Leben ist nunmal nicht perfekt.

Pro-Tipp: In Trello werden die Labels nach Farben, nicht nach Bezeichnung sortiert. Am Ende des Tages mag das egal sein, doch ich habe meine Farben danach ausgewählt – ich mag einfach geordnete Strukturen. 🙂

Zeit für Hausaufgaben

Da ich nur am Wochenende wirklich Zeit für eine Fahrt in die Mysteriöse Halle finde, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Auch ohne einen Besuch der Werkstatt kann ich das Projekt nach vorne bringen, indem ich die organisatorischen Dinge angehe. Und hier wird mein Workflow rund, denn in Trello lässt sich nach Labels hervorragend filtern.

Neben der Aufarbeitung der Karten mit „Unvollständig“ können alle Labels mit „Erfordert…“ vorbereitet werden. Termine mit den Dienstleister können vereinbart, notwendige Einkäufe getätigt und Probleme durch Recherche gelöst werden. Die Labels ermöglichen mir damit die gewünschte Form der Vorbereitung, um die Arbeiten in der Halle gezielt abarbeiten zu können. Vor dem Einsatz von Trello hatte ich oft das Gefühl „So, und was mache ich jetzt?“ beim Betreten der Werkstatt.

Fin

Das ist er also, mein aktueller Workflow in Trello. Ich bin mir sehr sicher, dass es sich bei diesem Blogeintrag um eine Momentaufnahme handelt und ich in einigen Wochen oder Monaten einige Bestandteile wieder angepasst habe. Ich möchte euch dafür sensibilisieren, dass dies vollkommen ok ist: Trello ist flexibel, weil das Leben flexibel ist. Passt euren Workflow an eure Anforderungen an, nicht umgekehrt. Probiert Dinge aus und ändert die Dinge, die euch nicht gefallen.

Ich freue mich auf eurer Feedback! Und wer Lust hat und mich und meine kleinen Projekte weiter verfolgen möchte, der findet mich unter folgenden Links: 

www.marcelkraus.de — Meine persönliche Internetpräsenz

www.myknight.de / www.facebook.com/myKNIGHT.de — Das hier vorgestellte Projekt

www.bugtales.de — Mein 1959er VW Standard-Käfer

Euer Marcel

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

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  • Paul

    Ich frage mich gerade wieviele Wochen die Restauration früher abgeschlossen worden wäre wenn die Planungsdokumentation aufs wirklich Notwendige beschränkt worden wäre. Sorry, aber ich hab den Eindruck das hier die Doku und Planung mehr als nur oversized waren.

    • Hi Paul, danke dir für dein Feedback! Ich kann dir versichern, dass es in der Praxis nur ein Bruchteil so aufwendig und „oversized“ wirkt, wie hier in Worten beschrieben. Ich habe hervorragende Erfahrungen mit dieser Methode gemacht und bin deutlich zufriedener als zuvor, als ich „Ohne Plan“ in die Halle fuhr oder wieder vergaß, notwendige Teile mitzubestellen. Der Blick auf diesen Plan lässt mich ruhiger schlafen. VG Marcel

      • Das kann ich mir sehr gut vorstellen und Dir auch nur beipflichten, lieber Marcel. Die Dinge niederschreiben und festhalten, macht den Kopf frei und gibt einem das gute Gefühl, alles im Griff und nichts vergessen zu haben. Weiter so 🙂

  • Hier sieht man den Scrum Profi, der gewohnt ist so zu arbeiten. Sehr gut beschrieben, Danke für die Inspiration.