In der heutigen Arbeitswelt kennen wir es alle: Ungeplante Aufgaben tauchen auf, durchkreuzen unsere sorgfältig erstellten Pläne und bringen uns aus dem Rhythmus. Sanny, eine treue Hörerin meines Podcasts, hat genau dieses Problem und hat mir folgende Frage geschickt:
Guten Morgen Lars,
ich habe gerade deine Podcastfolge gehört. Und dabei sind mir mal wieder einige Fragen durch den Kopf gegangen. Du betonst ja immer wieder, dass du keine Taskliste führst, was ich nach wie vor spannend finde.
Ich bin ein Outlook-Anhänger und trage mir die Tasks in den Kalender ein, getreu dem Motto „was nicht drinsteht, wird nicht erledigt“.
Doch ich merke, dass, egal wie ich den Tag plane, es immer anders kommt.Entweder bin ich so im Flow, dass ich folgende Aufgaben ignoriere, dann faktisch hinterher hänge oder aber mein Energielevel ist down, sodass ich anfange zu prokrastinieren.
Es stehen dann Aufgaben im Kalender, die nicht erledigt sind. Ich lege sie dann um, aber die Spirale geht weiter, da ich dann wieder andere Themen schieben muss.Wie gehst du mit solchen Themen um?
Ich meine, es gibt ja Menschen wie Elon Musk, die in 15 Minuten Blöcken planen, doch das wäre nicht meins.Es ist ja letztendlich nicht das Tool, sondern vielmehr die innere Einstellung dazu. Wie hast du dies für dich, nach Abschaffen des Taskmanagers gelöst?
Liebe Grüße
Sanny
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Ungeplante Aufgaben im Griff
Ich selbst bin kein Fan von Taskmanagern. Meine Erfahrung zeigt, dass sie oft zu Verzettelung und unfokussiertem Arbeiten führen. Stattdessen setze ich auf zwei Strategien, die mir helfen, ungeplante Aufgaben im Griff zu behalten:
1. Entspannter mit der Planung umgehen
Pläne sind wichtig, um eine Richtung vorzugeben, aber sie sollten nicht in Stein gemeißelt sein. Unvorhergesehene Ereignisse gehören zum Leben und sollten uns nicht aus der Bahn werfen. Stattdessen sollten wir lernen, flexibel zu bleiben und unsere Pläne anzupassen, wenn es nötig ist.
Das bedeutet für mich konkret:
- Ich plane nicht jeden Tag bis ins Detail. Stattdessen setze ich mir ein paar wenige Ziele für die Woche und lasse mir Freiräume für spontane Aufgaben.
- Ich bin offen für Veränderungen und passe meine Pläne an, wenn es nötig ist.
- Ich versuche, nicht zu verbissen an meiner Planung festzuhalten. Stattdessen sehe ich sie als Leitfaden, der mir hilft, auf Kurs zu bleiben.
2. Freiräume im Kalender einplanen
Eng getaktete Kalender laden förmlich zu Stress und Überforderung ein. Indem wir bewusst Pufferzeiten einplanen, schaffen wir Platz für spontane Aufgaben und unerwartete Ereignisse. So vermeiden wir, dass wir uns hetzen müssen und unsere Energie unnötig verpufft.
Tipp: Ziele im Blick behalten
Auch wenn wir unsere Tagesplanung flexibel gestalten, unsere langfristigen Ziele dürfen wir nicht aus den Augen verlieren. Indem wir uns regelmäßig vor Augen führen, was wir erreichen möchten, behalten wir die Motivation und den Fokus.
Fazit
Ungeplante Aufgaben sind ein unvermeidbarer Teil des Arbeitsalltags. Mit den richtigen Strategien und einer Prise Gelassenheit lassen sie sich jedoch meistern, ohne dass unser Workflow komplett aus dem Ruder läuft.
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