Unser Umgang mit E-Mails

Heute nimmt Lars unser Verhalten in Bezug auf Checken und Bearbeiten von unseren E-Mails ins Visier. Erfahre hier seine Tipps für den Umgang mit E-Mails und zur Inbox Zero.

Hier die Montagsmotivation als kurzes Video oder als Transkript zum Lesen:

Transkript

Hallo und herzlich willkommen zur Montagsmotivation.

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Heute habe ich zwei ganz konkrete Fragen an Dich. Die erste ist, wie oft am Tag schaust Du in Dein E-Mail-Postfach? In Deine E-Mail App? Die zweite, wie oft liest Du ein und dieselbe E-Mail?

Ich kann mir vorstellen, wenn Du ganz ehrlich zu Dir bist, ist die Antwort auf beide Fragen garantiert: zu häufig. Und ich möchte Dir heute bewusst machen, dass unser Umgang mit E-Mails uns nicht nur viel Zeit, klar das kostet es, aber auch wahnsinnig viel Fokus kostet.

E-Mail App – die erweiterte Aufgabenliste?
Ich habe immer wieder mit gestandenen Unternehmern und leitenden Führungskräften in meinen Workshops zu tun. Wenn ich dann so frage, dann stelle ich manchmal mit Erschrecken fest, wie viele von denen sich wirklich den Tag vom E-Mail Eingangskorb diktieren lassen. Da wird die Inbox der E-Mail App zur erweiterten Aufgabenliste.

Wir müssen uns darüber klar werden, dort liegen nur Aufgaben, die Andere uns vorgeben. Also, wir haben überhaupt keinen Fokus mehr auf unsere eigenen wichtigen Aufgaben. Wir fühlen uns total fremdbestimmt und wenn wir das auf Dauer machen, dann kommt dieses Hamsterradgefühl garantiert zu 100 Prozent.

Aber was kannst Du tun? Jetzt komme ich ganz konkret zur Beantwortung der beiden Fragen. Also nochmal zur Erinnerung, die erste war, wie oft schaust Du in Dein E-Mail Postfach? Da kann ich nur den Rat geben, lass es nicht ständig geöffnet, Deine E-Mail App. Das ist sowieso das Allerschlimmste, aber guck nur drei- bis fünfmal täglich rein. So mache ich das, maximal fünfmal am Tag und das ist vollkommen ausreichend.

Feste E-Mail Zeiten
Du kannst Dir, wenn Du die ganze Zeit im Büro sitzt, feste E-Mail Zeiten nehmen, zum Beispiel 10:00 Uhr, 12:00 Uhr, 14:00 Uhr, 16:00 Uhr zum Beispiel, 18:00 Uhr. Ich mache das aber relativ flexibel. Ich bearbeite die E-Mails dann, wenn ich Zeit habe, aber nie mehr als drei- bis fünfmal am Tag und immer im Block und immer komplett. Aus dem E-Mail checken wird wirklich richtig E-Mail bearbeiten während der Zeit. Und das kann ich Euch auch nur raten. Lasst auf keinen Fall die E-Mail App wirklich immer geöffnet und nehmt euch einfach Zeit, die E-Mails komplett abzuarbeiten.

E-Mails nur einmal lesen
Die zweite Frage war, wie oft liest Du ein und dieselbe E-Mail? Wenn auch hier Deine Antwort, wie ich mir gut vorstellen kann, mehrfach ist, ist das auf jeden Fall zu häufig und ich habe hier die eiserne Regel, wirklich eiserne Regel, jede E-Mail nur einmal lesen. Dann sofort entscheiden, wie ich damit weiter verfahre, sofort.

2-Minuten-Regel
Es kann natürlich sein, nach der 2-Minuten-Regel, also, ich kann sie dann sofort beantworten, wenn ich das in zwei Minuten machen kann. Ich kann sie weiterleiten und delegieren, wenn jemand anders in meinem Team, von meinen Angestellten besser dafür geeignet ist. Ich kann sie archivieren, löschen natürlich oder als Wiedervorlage mir auf die Zeit legen, wo ich mich wieder mit dem Thema beschäftigen muss, weil ich es vielleicht nicht sofort in zwei Minuten abhaken kann.

Wiedervorlage und Smooth-Funktion
Dazu kann man zum Beispiel eine E-Mail App mit Wiedervorlage oder Smooth-Funktion nutzen. Aber immer sofort hingehen, einmal lesen und sofort entscheiden. Und wenn ich das tue, zu meinen festen E-Mail Zeiten, habe ich hinterher immer meinen Posteingang komplett auf null. Inbox Zero.
Und das ist ein ganz tolles Gefühl, was ich mir vorstellen kann, was Euch auch gefällt und was ich Euch wirklich wünschen würde.

Also, ganz bewusst Deine nächste E-Mail Zeit wählen und sagen, jetzt setze ich mich hin, jetzt bearbeite ich meine E-Mails, kein Checken mehr. Und fang am besten damit an und nimm Dir Zeit für diese Dinge, damit Du wieder mehr Fokus auf die Dinge hast, die Dir wirklich wichtig sind.