In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit Fragen zum Thema Inbox Zero. Falls Ihr Fragen an mich habt, schreibt mir einfach an: office@larsbobach.de

Joel fragt:

Hallo Lars,

habe Dich schon vor einiger Zeit über Andre’s Paperless Community „kennen“ bzw lesen gelernt, und höre Deine Podcast auf der Fahrt zur Arbeit.

Versuche Deine Tipps zur Bewältigung des täglichen Wahnsinn an Mails, Aufgaben etc umzusetzen, aber so ganz rund läuft es noch nicht.

Hätte 3 Fragen zum Thema Inbox Zero bzw Aufgabenerfassung :

1) Wenn ich meine Inbox dadurch leere dass ich für jede (relevante) Email eine Task definiere, habe ich nicht einfach den ganzen Berg von der linken Tasche in die rechte Tasche verschoben ? Sprich : ich habe dann eine unendliche Task-Liste und dafür eine leere Inbox. Wo liegt der Mehrwert ? Das ist zumindest bei mir der Grund weshalb ich mit Inbox Zero noch nicht so richtig erfolgreich geworden bin.

2) Wie unterscheidest Du zwischen „kleinen“ Aufgaben (5-10 min Arbeit) und größere Brocken (mehrere Stunden Aufwand, Externe beteiligen, Infos einsammeln, Aktionen Triggern…) wenn Du sie aus einer Email ableitest? Machst Du gleich eine Art „Breakdown“ in eine Hauptaufgabe und „Unteraufgaben“ (Subtasks) ? Oder belässt Du es bei einer Aufgabe, die halt recht lange aktiv bleibt ? Wobei sie ja auch für eine Zeit ruhen kann weil auf etwas gewartet wird, und sie dann die Task-Liste unübersichtlich macht… Thema Task-List Zero 🙂

3) Du hast in einem der letzten Podcasts erklärt dass, wenn Du eine Aufgabe delegierst, sie für Dich aus dem Blickfeld sei, weil Deine Angestellten darauf geschult sind sich drum zu kümmern. Leider muss ich die Aufgaben verfolgen, meine Kollegen sind nicht so fleißig, bzw setzen ihre Prioritäten manchmal anders. Für die Durchführung bin leider ich verantwortlich, kann mich nicht herausreden dass ich die Aufgabe delegiert habe ! Im Augenblick definiere ich mir eine terminierte Aufgabe „nach Status von delegierter Aufgabe X bei Kollege Y fragen“. Wie würdest Du mit so einem Thema umgehen wenn Du es doch mal müsstest ?

Zur Letzt noch der Hinweis dass ich im beruflichen Umfeld auf Outlook eingeschränkt bin, also kein Todoist oder Trello benutzen darf ! Lösung müsste daher etwas „allgemeiner“ sein 🙂

 

Danke, viele Grüße und weiter so mit dem neuen Podcast-Format, ist eine gute Entscheidung !

Joel

Irina fragt:

Lieber Lars,
herzlichen Dank für Deinen Podcast, den ich sehr gerne höre und fleißig weiter empfehle. Die Fähigkeit, menschliche Unzulänglichkeiten in einen größeren Zusammenhang zu bringen und konkrete Lösungen (für scheinbar nur persönliche Probleme) anzubieten, schätze ich sehr. Die Kleinteiligkeit der vorgeschlagenen Schritte und die charmanten Dialoge mit Barbara begeistern mich immer wieder!

Ich habe vielleicht eine Frage für Dein Format „Frag Lars“: Inbox-Zero ist mir ein Begriff und ich versuche mehr oder weniger erfolgreich, dies als Gewohnheit zu etablieren. Outbox-Zero schaffe ich aber nicht. Wahrscheinlich müsste ich nach der „reinen Lehre“, einen Schnitt machen und alle E-Mail, die älter sind als ein Monat, einfach löschen. Darf ich aber nicht, da ich in einer Behörde arbeite und bei der guten deutschen Verwaltung alles dokumentiert werden soll. Ich habe mir eine Stunde am Tag zum Ablegen reserviert. Und werde fleißig sein.

Ich freue mich auf die angekündigte Intensivierung deiner Podcast‘-Aktivitäten.

Viele Grüße

Irina

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Thomas Wunderlin

    Hallo zusammen

    Ich schaue bei Lars immer wieder gerne rein und nutze heute (nicht zu letzt dank Lars) sehr erfolgreich und intensiv Todoist und Meistertask. Erfolgreich in den Sinne, als es mir unendlich viel hilft, meine vielen Projekte und täglichen Tasks zu organisieren, effektiver zu arbeiten und am Ende des Tages das erledigt zu haben was ich mir vorgenommen (zumindest in hohem Masse) – Ende Werbespot 😉

    Nutze auch Inbox Zero. Erledige Mails mit der 2 Min Regel. Wohin aber mit dem Rest.

    1) Grössere Tasks/Themen in Todoist
    2) Habe mir eine Terminplanung im Outlook „Inbox“ Order erstellt (Bild im Anhang. Beim wöchentlichen / monatlichen Review „lege“ ich mir die Mails wieder vor.
    3) Zudem Ordner für „Inbox Archiv“. Dort lege ich Mails ab, welche ich nicht in einen Projektordner ablege, nichts mehr damit machen muss (keine Wiedervorlage) aber trotzdem nicht löschen will (vielleicht doch noch mal nützlich)
    4) löschen

    Zu 3): die Suchfunktion in Windows (Start ==> Suchen) ist mittlerweile so effizient, dass ich Mails aus Inbox Archiv rasch finde – falls ich sie dann je wieder brauche.

    Meine Erfahrung – die manchmal doch aufwändige Triage der Mails wird mir dadurch stark erleichtert. Es hilft mir Inbox Zero durchzuziehen und doch mal eine Mail brauche finde ich sie.

    Dies einfach als eine weitere Idee – kann man sicher auch anders lösen, aber für mich passt es gut Inbox Zero zu leben ohne zu grossen Aufwand. Bin offen für Anregungen / Tipps

    Beste Grüsse
    Thomas

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    • Danke für die gute Ergänzung und den Input, lieber Thomas. Ein durchdachtes System 😉

  • Markus Rütimann

    Lieber Lars

    Erstmal herzlichen Dank für die

    • Danke für die sehr gute Frage, Markus.
      Wir habe die Prozesse weitestgehend mit Boards in MeisterTask und Checklisten in Evernote standardisiert und dokumentiert. Confluence werde ich mir aber auf jeden fall einmal anschauen. Danke für den Tipp 🙂