Welcher ist der beste Taskmanager? Ein Vergleichstest

Die Zeiten, als mich mein Time/system als treuer Freund durch den Tag und mein Berufsleben begleitete, sind lange vorbei. Es kommt mir mittlerweile vor wie ein anderes, weit entferntes Leben.

 

Mit der heutigen Aufgabenflut oder besser: dem Aufgaben-Tsunami wäre mein Ringbuch komplett überfordert. Schade, aber auch nicht weiter schlimm, denn dafür gibt es heutzutage sehr gute Taskmanager.

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Aber, wie aus der Masse der Programme das Richtige auswählen?

Hier eine Liste der aus meiner Sicht wichtigsten und bekanntesten Tools zur Aufgabenverwaltung, welche ich persönlich alle schon eingesetzt habe.

ToDoist

ToDoist hat ein schönes und aufgeräumtes Interface. Es wirkt sehr modern und die Arbeit damit macht einfach Spaß.

Es gibt keine Plattform, für die es ToDoist nicht gibt. Sogar für Amazones Kindle existiert eine entsprechende App. Dazu kommen noch Plug-ins für alle gängigen Browser und ein gutes Web-Interface. Da hat ToDoist seine Hausaufgaben gemacht.

Das Programm ist einfach und klar strukturiert, man findet sich sofort zurecht. Dieser Vorteil wendet sich bei sehr komplexen Projekten leider zum Nachteil: ToDoist kann diese nicht übersichtlich darstellen.

Schön gelöst ist das Verschieben von nicht erledigten Tasks am Ende des Tages. Mit einem einfach Klick kann die Aufgabe auf morgen, nächste Woche oder nächsten Monat terminiert werden.

Es gibt eine kostenlose Demoversion, deren Funktionsumfang doch sehr eingeschränkt ist. Danach geht es nur noch als Abonnement weiter. Mit € 21,- pro Jahr ist man dabei. Kaufen kann man die Programme / Apps nicht.

Da dies das System meiner Wahl ist, habe ich einen Artikel dazu geschrieben:

Topp organisiert mit ToDoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

Plattformen:

Mac, Windows, iOs, Android, Web, kindle, Amazon kindle fire, Browser plug-in

Pros:

+ Für wirklich alle Plattformen verfügbar
+ modernes Design
+ Einfach strukturiert
+ Stabile und schnelle Synchronisation

Cons:

– Unübersichtlich bei komplexen Projekten
– Nur als Abo erhältlich

Wunderlist

Wunderlist ist ein Produkt der deutschen Softwareschmiede 6Wunderkinder, ein Start-up aus Berlin.

Sehr viel an Wunderlist erinnert an ToDoist. Bzgl. der unterstützten Plattformen könnte man meinen, die beiden würden sich einen Wettkampf um die Anzahl der unterstützten Geräten liefern.

Mir gefällt das ‚Look-and-Feel‘ ausgesprochen gut, nur leider, und das ist für mich unumgänglich, unterstützt Wunderlist keine Bereiche.

Der Einstieg in Wunderlist ist auf Grund des aufgeräumten Interfaces problemlos. Aber auch hier gilt das gleiche wie für ToDoist: Bei komplexeren Projekten kommt das Programm an seine Grenzen.

Die Grundversion ist kostenlos und hat sogar schon die Teamfunktionalität integriert. Einschränkungen gibt es bei der Anzahl von Unteraufgaben, bei der Größe der Dateianhänge und Anzahl der Teammitglieder.

Wunderlist gibt es nur als Abo. Die Pro Version kostet € 4,49 pro Monat.

Plattformen:

Mac, iOs, Android, Web, Amazon kindle fire, Browser plug-in

Pros:

+ Sehr schönes, ansprechendes Design
+ Schneller Webclient
+ intuitiv in der Bedienung
+ Einfache Teamintegration

Cons:

– Eingeschränkter Funktionsumfang
– Keine Bereiche
– Nur als Abo erhältlich
– teurer als ToDoist

Things

Things war jahrelang mein Aufgabenmanager, auch als ich, bis endlich die Synchronisation über die Cloud möglich war, eine Engelsgeduld aufbringen musste. Dafür funktioniert die Synchronisation jetzt wirklich ohne Fehl und Tadel (German Engineering).

Organisation Aufbau von Things, Software zum Task Management für den Mac

Das Interface ist aber sehr angestaubt. Jedesmal, wenn ich Things starte, fühlte ich mich mit einer Zeitmaschine um 10 Jahre in der Zeit zurückversetzt.

Schön ist dagegen der bereits im Programm vorgegebene und stark an David Allens GTD-Methode (Getting Things Done) angelehnte Workflow. So sind zum Beispiel die Ordner ‚Eingang’, ‚Heute’ und ‚Irgendwann‘ bereits vorinstalliert.

Dagegen wirkt die Umsetzung von Bereichen und Projekten nicht zu Ende gedacht. Für meine Anforderungen ist das nicht optimal gelöst.

Einen detaillierteren Einblick, wie ich mich persönlich mit Things organisiert hatte, gibt es in dem Artikel: Von Old-School zu New-School im Taskmanagement.

Plattformen: Mac, iOs

Pros:

+ Stabile und schnelle Synchronisation
+ Vorgegebener Workflow
+ An GTD von David Allen angelehnt

Cons:

– Design etwas angestaubt
– Unterstützt nur zwei Plattformen (Mac, iOs)
– Umsetzung Bereiche und Projekte hakelig
– Nicht teamfähig

2Do

2Do habe ich relativ lange eingesetzt. Was mir wirklich gefällt, ist die Struktur des Programms. Bereiche und Projekte sind für meine Art zu arbeiten perfekt gelöst.

Welches Tool zur Aufgabenverwaltung ist das beste

Der Funktionsumfang ist deutlich vielfältiger als bei ToDoist und Wunderlist. Daher braucht es etwas Zeit, bis man mit dem Programm vertraut ist.

Leider ist die App für iOs bis zum jetzigen Tag eine Vollkatastrophe (sorry, aber alles andere wäre eine Verharmlosung). Dazu kommt noch eine sehr wackelige Synchronisation.

Hier gelobt man bei 2Do Besserung. An dem neuen iOs App arbeiten sie seit längerer Zeit und die Vorveröffentlichungen auf ihrem Blog sind vielversprechend. Mal abwarten, was da noch kommt.

Plattformen:

Mac, iOs, Android

Pros:

+ Gute Umsetzung von Bereichen und Projekten
+ klar strukturiertes Interface
+ Hoher Funktionsumfang

Cons:

– iOs Client zur Zeit noch sehr schwach
– Teilweise langsame und fehlerhafte Synchronisation
– Nicht teamfähig

Omnifocus

Omnifocus war mein erster digitaler Taskmanager. Das Programm ist sehr mächtig und der Einstieg fällt entsprechend schwer.

Man muss sich schon richtig in Omnifocus reinfuchsen, um das Programm zu verstehen und die Funktionsvielfalt nutzen zu können. Mal eben auf die Schnelle loslegen geht mit dem Programm definitiv nicht.

Das hängt nicht zuletzt an den unzähligen Funktionen und Möglichkeiten, die Omnifocus bietet.

Dafür ist das Planen und Nachhalten von Projekten mit diesem Tool eine wahre Freude und auch die Übersicht geht hier nicht verloren.

Eine Funktion finde ich sensationell: Ein eingebautes Review, welches man je nach Belieben (täglich, wöchentlich, monatlich) durchführen kann.

Wenig super ist die Tatsache, dass es jeweils eine Version für das iPhone und das iPad gibt. Bei dem an sich schon recht hohen Preis bedeutet das doppelte Kosten.

Plattformen:

Mac, iPhoneiPad

Pros:

+ Funktionsumfang unerreicht
+ Eine eingebaute Review-Funktion
+ Stark bei komplexen Projekten

Cons:

– Version für das iPad kostet extra
– Nicht intuitiv
– Nicht teamfähig

Fazit

Was Du nicht erwarten darfst, ist eine klare Empfehlung. Die kann es nicht geben. Ich glaube, die Vielzahl an unterschiedlichen Systemen ist absolut gerechtfertigt, da jedes System eigene Schwerpunkte, einen bestimmten Fokus und somit eine eigene Zielgruppe hat.

Wenn Du es einfach magst und nicht umfangreiche Projekte managen musst, kann ToDoist oder Wunderlist das richtige Tool für Dich sein.

Musst Du komplexe Themen und Projekte bearbeiten, solltest Du unbedingt Omnifocus in Deine Überlegungen mit einbeziehen.

Things und 2Do rangieren irgendwo dazwischen: Einfach im Handling und doch auch für eine größere Aufgabenflut gewappnet.

Ist für Dich die Teamfähigkeit ausschlaggebend, so kommen nur ToDoist und Wunderlist in Frage.

Welcher ist Dein Taskmanager? Welches Programm nutzt Du zur Verwaltung Deiner Aufgaben? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.