Die Vergabe von Prioritäten fällt vielen schwer. Das kann ich zumindest aus den häufigen Fragen und Kommentaren zu diesem Thema entnehmen.

Bei der Fülle an Aufgaben und Verpflichtungen, die jeden Tag auf uns einprasseln, kein Wunder. Das muss aber schon seit Längerem so gewesen sein, schließlich stammt die bewährte und auch heute noch sehr beliebte Methode zur Vergabe von Prioritäten vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower. Der wusste schon zu berichten: „The most urgent decisions are rarely the most important ones“

Das ist auch genau meine Erfahrung: ‚Wichtige Aufgaben sind ganz selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig‘.

Die Eisenhower Matrix

Jede Aufgabe, die Du erfasst, sollte sofort einem der folgenden vier Quadranten der Eisenhower Matrix zugeordnet werden.

Dringend und wichtig (A)

Hier steht alles, was Du sofort und vor allen Dingen selbst erledigen musst. Alles in diesem Quadranten hat die höchste Priorität.

Beispiele:

• akute private und berufliche Krisen
• Sportliche Aktivitäten nach einem Herzinfarkt
• Liquiditätsprobleme
• Eskalation bei wichtigen Kunden

Wichtig, aber nicht dringend (B)

Hier passiert das Magische. Das sind die Aufgaben, die Dich in Deinem Leben, privat und auch beruflich, wirklich nach vorne bringen.

Oft geraten genau diese Aufgaben aber leider in Vergessenheit, daher mein Tipp: Immer ein Fälligkeitsdatum vergeben oder, noch besser, direkt einen festen Termin dafür in Deinem Kalender reservieren.

Denn auch wenn die Aufgaben auf der Todo-Liste verschoben werden, an einen Eintrag im Kalender halten wir uns (in der Regel…).

Was sind das denn jetzt für Aufgaben?

Hier ein paar Beispiele:

• Sport / Gesundheit / Vorsorge
• Zeit mit der Familie
• Auszeiten
• Planung / Strategieentwicklung
• Buch schreiben
• Blog starten 🙂

Generell sind dies auch Aufgaben, die nicht delegiert werden können. Hier musst Du selber ran.

Dringend, aber nicht wichtig (C)

In diesem Quadranten bewegen wir uns leider viel zu häufig. Hier tummeln sich die Zeitfresser, die Dich täglich von Deinen wichtigen Aufgaben abhalten.

Meistens lassen sich Aufgaben in diesem Quadranten sehr gut delegieren.

Beispiele:

• Viele Telefonate
• Fast alle Emails
• Viel aus dem Tagesgeschäft
• Einige Besprechungen / Meetings

Nicht dringend und nicht wichtig (D)

Alles in dieser Kategorie solltest Du theoretisch nie machen. Diese Aufgaben einfach vergessen, nie erfassen oder direkt streichen.

Gehe diese Aufgaben wirklich nur dann an, wenn Du alles andere schon erledigt hast und sonst nichts Besseres zu tun hast, also nie…

Beispiele:

• Einige Emails
• Unwichtige Telefonate
• Social Media Aktivitäten

Umsetzung mit Todoist

Todoist bietet zur Umsetzung der Eisenhower-Methode direkt die passenden vier Prioritäten an. Die Zuordnung fällt entsprechend leicht.

Prio 1 – Dringend und wichtig

Prio 2 – Wichtig, aber nicht dringend

Prio 3 – Dringend, aber nicht wichtig

Prio 4 – Nicht dringend und nicht wichtig

Direkt beim Erfassen einer neuen Aufgabe sollte direkt die passende Priorität nach dem o. g. Schema vergeben werden.

Todoist Filter

Um den Überblick über Deine Prioritäten zu bewahren, können zusätzliche Filter eingesetzt werden.

Dazu einfach Todoist-Filter für die einzelnen Prioritäten anlegen. Das ist kinderleicht. Dazu in das Feld ‚Abfrage‘ zum Beispiel für die Priorität 1 ‚p1‘ eintragen.

So erhält man einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben, vergeben nach den Prioritäten.

Das Wöchentliche Review

Wenn es bei mir im Wöchentlichen Review mal schnell gehen muss (kommt leider viel zu häufig vor…), dann gehe ich nur durch die beiden Ansichten Prioritäten 1 und Prioritäten 2.

So gerät zumindest das Wesentliche nicht aus dem Fokus und die anstehende Woche lässt sich mit den Aufgaben dieser beiden Prioritäten hervorragend planen.

Nichts Dringend und wichtig?

Pro Tag hat bei mir nur eine Aufgabe die Priorität 1 für ‚Dringend und wichtig‘. Meist habe ich eine solche Aufgabe aber nicht (lucky me). D. h., ich habe keine dringenden Aufgaben zu erledigen, wichtige natürlich schon.

Hier greift jetzt mein Prinzip der MDD-Aufgabe (MDD = Mach Dein Ding). Ich mache eine meiner Aufgaben aus Priorität 2 (Wichtig, aber nicht dringend) zu Priorität eins. Diese erledige ich dann grundsätzlich als allererstes am Tag. Dafür habe ich mir jeden Tag die ersten zwei Stunden im Kalender geblockt, meine MDD-Zeit.

Siehe hierzu auch meinen Artikel: Wie Du Deine Ziele wirklich erreichst – Die MDD-Aufgabe.

Fazit zur Eisenhower Matrix

Solltest Du Dich beim Setzen Deiner Prioritäten schwer tun, ist die Eisenhower Matrix eine gute Hilfe. Auf Grund der vier vorgegebenen Prioritäten von Todoist lässt sich die Eisenhower-Methode perfekt mit Todoist umsetzen.

Ach ja, bitte bei aller Planung und Priorisierung auf keinen Fall die 2-Minuten-Regel vergessen. Ohne die funktioniert kein Selbstmanagement und keine Eisenhower Matrix.

Habt Ihr Fragen zur Eisenhower Matrix und der Umsetzung in Todoist? Wie setzt Ihr Prioritäten? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.