Wie Du im Team Angebote mit MeisterTask richtig managst

Herzlich willkommen zu einer weiteren Ausgabe von Frag Lars. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Wir haben Eure zahlreichen Zuschriften gesammelt, gesichtet und wieder einige interessante Fragen zur Beantwortung herausgesucht.

Links

Fokus Tag
MeisterTask
MeisterTask Workshops
MindMeister
Evernote
E-Mail App Spark
GoodNotes
G Suite

Die Themen

1. Angebotsverfolgung mit MeisterTask

Als erstes haben wir die Frage von Martin. Er ist im Außendienst für einen Baubeschlagshandel tätig und möchte eine Angebotsverfolgung realisieren. Seine Innendienst-Kollegen schreiben die Angebote an die Kunden, die er automatisch in Kopie als pdf-Datei bekommt. Er fragt, ob er das in MeisterTask umsetzen kann, so dass die Angebote an seine Kunden automatisch sortiert werden. Zum Beispiel 20 Angebote für den Kunden Meyer sollen in einer Spalte stehen und wenn er diese besprochen hat, verschiebt er sie in eine Spalte „gewonnen“ oder „verloren“. Daraufhin sollen seine Innendienst-Kollegen eine Info bekommen, ob das Angebot absgesagt oder als Auftrag notiert werden soll. Oder hat Lars noch eine andere Idee.

Dafür ist MeisterTask perfekt geeignet. Genau dieser Anwendungsfall ist Lars bekannt. Es kann sogar soweit gehen, dass man im Außendienst oder während eines Telefonats eine Angebotskarte eröffnet und dort schon die wichtigsten Punkte notiert. Die Innendienst-Mitarbeiter können direkt das Angebot erstellen und als pdf-Datei in die Karte hochladen, sobald sie es verschickt haben. So brauchen keine internen E-Mails geschrieben werden. Auch Änderungen und Anfragen können in einer MeisterTask-Karte abgebildet werden. Die Überlegung wäre, was besser ist, für jeden Kunden eine Spalte zu haben oder ob es reicht, für jeden Kunden eine Karte zu haben.

Genau für solche Umsetzungen gibt es unseren MeisterTask Pro Workshop. Nächstes Jahr haben wir bereits zwei Termine geplant. Wenn ihr noch dieses Jahr bucht, gibt es 20 Prozent Rabatt. Nähere Informationen erhaltet Ihr unter https://larsbobach.de/meistertask/.

2. MeisterTask und MindMeister

Auch Hermann nutzt MeisterTask und auch MindMaster und hat die Frage, ob der Übertrag von Mindmeister nach MeisterTask auch umgekehrt funktioniert. Oder ob das vielleicht mit einer anderen MindmapApp geht?

MindMeister ist die erste App, die von MeisterLabs herausgekommen ist. MeisterTask kam erst später dazu. Es geht nur von MindMeister in die Richtung MeisterTask. Es kann also aus der Mindmap heraus ein MeisterTask Board erstellt werden. Umgekehrt geht es leider nicht.

3. MeisterTask und Evernote

Niklas hat auch eine Frage im Zusammenhang mit MeisterTask, aber in Verbindung mit Evernote. Er nutzt Evernote bereits sehr erfolgreich und hat sich jetzt mit MeisterTask beschäftigt. Allerdings ist ihm noch nicht ganz klar, wie man beide Apps zusammen sinnvoll nutzen kann, gerade wenn es um die Ablage geht.

MeisterTask ist sicherlich ein gutes Tool für einen Projektflow, womit ich mir auch eine Ablage für Projekte strukturieren kann. Ich kann die Aufgaben archivieren und habe alle Dateianhänge und die Kommunikation direkt mit dabei. Das würde Lars dann auch in MeisterTask belassen und es nicht noch mal nach Evernote kopieren.

Hat man aber Dokumente, die gar keinen Prozess durchlaufen, also nie in einem MeisterTask Board auftauchten, dafür ein MeisterTask Board für eine Archivierung anzulegen, macht auch keinen Sinn. Nehmen wir beispielsweise die private Steuererklärung. Wo legt man sie ab? Da ist Evernote eine gute Ablagemöglichkeit. Das gilt auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen. Lars vergleicht Evernote immer mit einem Aktenschrank, wie es früher üblich war, der die ganzen Ordner enthielt. Alles, womit man nicht mehr arbeitet legt man dort ab. Im Gegensatz zu MeisterTask, wo mit gearbeitet wird. Es werden Prozesse designt und es wird kollaborativ mit den Mitarbeitern und Kollegen kommuniziert.

4. Scanner Empfehlung für Evernote

Thomas fragt nach einer Empfehlung für einen Scanner mit einer guten Evernote Anbindung. Bei dem Snapscan X500 scheint es wohl Treiberprobleme für das MacOS zu geben.

Lars kann bestätigen, dass es mit Snapscan, aber auch mit anderen Scannern immer wieder mal Kompatibilitätsprobleme gibt. Aber das bringen Updates und Software allgemein mit sich, aber es wird dann auch wieder gelöst.

5. Bilder in E-Mail App Spark einfügen

Die nächste Frage kommt von Markus, nämlich zu der E-Mail App Spark. Er benutzt sie schon etwas länger und ihn stört, dass er in Spark keine Bilder, wie es unter iOS und iPadOS funktioniert, einfügen kann. Auf dem Mac kann er auch keine Markierungen vornehmen.

Lars wußte gar nicht, dass das unter iOS geht, dass man also eingefügte Bilder bearbeiten kann. Daher sein Rat Apple Mail zu nutzen. Er hat bisher immer Screenshots gemacht, diese dann annotiert und in MeisterTask hochgeladen oder als E-Mail verschickt.

6. Goodnotes und iCloud

GoodNotes 5 Online-Kurs

Christian hat eine Rückfrage zu einem Beitrag von Lars aus dem Jahr 2017. Es ging darin um die Sicherheit bei der Synchronisierung von GoodNotes über die iCloud. Damals hatte Lars gesagt, dass es nicht gut funktionierte. Christian hat sich GoodNotes auf ein zweites Gerät geladen und hat alle Dateien gut synchronisieren können. Er fragt, ob es jetzt also sicherer geworden ist.

Damals war Lars richtig sauer und hatte dann das besagte Video dazu gemacht. Dieses Problem ist aber schon seit ca. zwei Jahren gelöst. GoodNotes nutzt den Apple eigenen Synchronisationsdienst und der funktioniert fehlerfrei.

7. Goodnotes 5 auf dem Mac

Manon möchte GoodNotes 5 nicht nur auf dem iPad, sonderrn auch auf dem Mac nutzen. Aber es kommt immer die Nachricht: Diese App steht nur im App Store für iOS-Geräte zur Verfügung. Woran liegt das?

Mittlerweile gibt es GoodNotes auch für den Mac. Dort sollte man dann aber nicht nach GoodNotes 5 sondern nur nach GoodNotes suchen, dann sollte es zu finden sein. Damit kann man über die iCloud dann die Daten zwischen iPad und Mac synchronisieren.

8. GoBD konforme E-Mail Archivierung mit G Suite

Eric nutzt die G Suite schon seit längerem für seine nebenberufliche Selbstständigkeit. In letzter Zeit stößt er häufiger auf Artikel über die Forderung der GoBD das alle geschäftlichen E-Mails revisionssicher archiviert werden müssen. Darunter zählt unter anderem, das E-Mails im Archiv nicht manipuliert werden können. Er fragt, ob die G Suite so etwas über das Google Vault bietet.

Google Vault ist eine sichere Ablage, das heißt, was da abgelegt wird, kann es nicht mehr manipuliert werden.

Das waren die Fragen für heute. Hast auch Du eine Frage zu digitalen Tools und Beiträgen von Lars, dann schicke uns eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de oder hinterlasse einen Kommentar auf YouTube mit #fraglars. Und vielleicht ist dann Deine Frage bei einer der nächsten Folgen mit dabei.

Willst Du mehr dazu erfahren, welche Apps Lars einsetzt und vor allen Dingen wie, dann solltest Du zum Fokus Tag am 22. Januar 2020 in Leverkusen kommen. Dort erhältst Du im Schnelldurchlauf einen Überblick über die Bobach-Methodik. Informationen dazu findest Du unter larsbobach.de/fokustag/.